Møde i Lederforum fredag den 18. maj 2018 Skovlund-Ansager Hallen kl til 12.00

Transkript

1 Dato 18. maj 2018 Dok.nr Sagsnr. 17/9623 Ref. giki Møde i Lederforum fredag den 18. maj 2018 Skovlund-Ansager Hallen kl til Referat: 1. Velkomst v/mogens Pedersen Mogens bød velkommen og gennemgik programmet. 2. Politisk orientering v/erik Buhl Erik Buhl sendte videohilsen. 3. Opsamling fra ledelsesudvikling og ledelseskommissionsindlæggene v/kirsten Mørch Hansen I fortsættelse af Alfred Josephsens indlæg på tidligere møde, samles der op på ledelsesudvikling og ledelseskommissionsindlæggene. Tværfaglige ledernetværk tilbydes alle virksomhedsledere i Varde Kommune, som en del af ledelsesudvikling Der er startet 3 ledernetværk op, og hvis flere er interesseret, bedes de kontakte Lars Bo Stenderup. Der vedhæftes tilbud (74785/18 om Ledelsesudvikling i lederteams 3 timers proces fra Personale. Ledelsesudvikling i lederteams vil udfordre jeres nuværende ledermøder og bringe ledelsesudviklingen tilbage på de daglige ledermøder. 4. It-sikkerhed v/ Lars Peter Mosgaard Lars Peter gav et indblik i den nuværende sikkerhedssituation samt planen, for at komme fra den nuværende situation til det nødvendige niveau. De viste plancher kan ses i dok /18. Den nye persondataforordning træder i kraft 25. maj 2018, men ro i maven! Der er lagt en plan for implementering af persondataforordningen. Det vil tage noget tid, og der vil blive arbejdet ud fra en prioriteret rækkefølge. Grundlæggende kommer ALLE til at arbejde med implementering af persondataforordningen hvornår afhænger af planen. Planen er, at vi følger KL s 11 punkts anbefalinger til Direktionens opmærksomhedspunkter: 1. Etablér en implementeringsorganisation 2. Brug årlige sikkerhedsmålinger og analyser til at øge sikkerheden 3. Udpeg databeskyttelsesrådgiver 4. Informér medarbejderne om de databeskyttelsesregler, der gælder pr. 25. maj 1/5

2 5. Indgå databehandleraftaler 6. Færdigudfyld fortegnelser, når de kommer fra KL i 1. kvartal Tilret blanketter ift. nye oplysninger til borgerne 8. Implementér de nødvendige processer og arbejdsgange, herunder proces for håndtering og dokumentation af sikkerhedsbrud 9. Sørg for, at it-systemerne lever op til databeskyttelseskravene 10. Implementér de nye sikkerhedskrav 11. Udarbejd evt. konsekvensanalyser. Der kan læses mere om punkterne via linket Der er nedsat et Sikkerhedsudvalg i Varde Kommune der skal arbejde med at få implementeret KL s 11 punkter og skal på første møde bl.a. godkende en sikkerhedsbestemmelse samt etablere arbejdsgrupper for det videre arbejde. På sigt udarbejdes et Årshjul for arbejdet med Sikkerhed. Når sikkerhedsskrivelsen er godkendt, vil den blive udsendt til afdelingerne, hvorefter IT vil tage fat på de enkelte områder, begyndende i Børn og Unge, derefter Social og det Tekniske område. Hvad bliver jeres rolle i sikkerhedsarbejdet? Sikkerhedsudvalget vil planlægge implementeringen af sikkerhedsarbejdet og dernæst udarbejde Sikkerhedsbestemmelsen, hvor der forefindes retningslinjer til at hjælpe jer samt med at løse jeres roller i sikkerhedsarbejdet. Fagcheferne/ledernes rolle: Sikre operativ implementering og forankring samt løbende kontrol af overholdelse af retningslinjer, procedurer mm. herunder Sikre kendskab til sikkerhed hos medarbejderne og sikre det medtages i planlægning Påtage sig ansvaret for at sikre udarbejdelser af de detaljerede procedurer, instrukser og tjeklister inden for rammerne af de sikkerhedsniveauer direktionen har fastlagt Ligesom medarbejderne skal også lederne rapporterer risici og hændelser. Fagcheferne/lederne agerer som risikoejer/systemejer og dataejer. 5 tips til medarbejdere: 1. Log af din pc/tablet/mobil når du forlader den, eller lås den. 2. Klik ikke på links du ikke har tillid til. 3. Lad ikke dokumenter med personfølsomme oplysninger ligge fremme på dit skrivebord. 2/5

3 4. Brug kun sikker mail til personfølsomme oplysninger. 5. Spørg ServiceDesk, hvis du er i tvivl. Der vil på Vores Varde komme en pixi-udgave af definitionen på personfølsomme oplysninger. Følg arbejdet med persondataforordningen og i Sikkerhedsudvalget på intranettet: 5. Fælles Ejendomscenter v/ Thomas Jaap Ifølge budgetaftalen blev det besluttet at vurdere, om drift og vedligehold af kommunens bygninger kunne tilrettelægges mere hensigtsmæssigt, herunder om de ressourcer, som vi har, kan anvendes mere på tværs af organisationen. Plancher om modeller for organisering af Ejendomsområdet kan ses i dok /18. Proces omkring kommunens ejendomme har gået forud for fælles ejendomscenter. Vi skal hente 1,5 mio. kr. ifølge budgettet ved effektiviseringstiltag på ejendomsområdet. Vigtigt vi kommer ud og laver generel driftsaftale med den enkelte institution, og det er vigtigt vi får kigget på processerne, således der kan blive råd til nye tage o.l. Der er ikke lagt op til besparelser vedr. tekniske servicemedarbejdere. Der skal derimod sikres en bedre ejendomsdrift og der sigtes efter en bedre maskinudnyttelse. Beslutningen om fælles ejendomscenter har været i høring i Fælles-MED og Hoved-MED, og skal til efterfølgende politisk godkendelse i ØUE og Byrådet den 29. maj 2018, inden arbejdet kan sættes i gang. 6. Borgeren i centrum/borgerorientering v/mogens Pedersen På sidste møde i lederforum fremlagde Alfred Josefsen, at de offentlige skal være bedre til at få borgeren i centrum Hvad vil det sige og hvordan arbejder vi med det centralt og decentralt i hele kommunen? Mogens indledte med at byde velkommen til de 3 indlægsholdere vedr. de 3 skarpe indlæg: Hvor og hvordan kan vi blive bedre til at få borgeren i centrum? Berit Østergaard: Gennemgik plancher om De offentligt ansattes syn på borgerne - Hvordan i centrum? Plancher kan ses i dok.nr /18. Bente Brun Jørgensen: Indlæg om Én indgang til det offentlige, er det det rigtige? Medarbejderne stiller deres specialistviden til rådighed for borgerne hver i sær og der stilles politisk valgte kvalitetstilbud til rådighed. 3/5

4 Line Berner politiker: Fortællingen drejer sig om placering af barn nr. 2 i dagpleje, og beskrev et forløb, hvor det var problematisk at få åbningstider til at passe med pasningsbehovet. Der efterlyses oplysninger på hjemmesiden om mulige åbningstider i dagplejen. Herefter var der gruppedrøftelser, hvor følgende spørgsmål blev drøftet: - Hvad kan vi gøre bedre og hvordan gør vi det? Forslag til indsatser. Opsamling skete ved, at synspunkter blev noteret gruppevis og efterfølgende delte 2 grupper deres synspunkter. Opsamlingen er samlet i dok / Orienteringspunkter og Eventuelt a) Implementering af nyt løn- og økonomisystem v/ Karin Esmarch og Maj Hvidholm Orientering om implementeringen af nyt økonomisystem samt lønsystem efter udbud samt forventet ressourcetræk i organisationen i den forbindelse. Implementeringen er igangsat og skal være færdig ultimo De gennemgåede plancher kan ses i dok /18. b) Status på OK18 v/ Kirsten Mørch De gennemgåede plancher kan ses i dok /18. Hovedpunkter: Lønstigninger og forbedringer på i alt 8,1 procent over de kommende tre år Privatlønsværnet bortfalder, og reguleringsordningen videreføres som i O.13 Rekrutteringspulje på over 500 mio. kr. til SOSU'er og sygeplejersker Organisationspulje på 0,35 pct. til udmøntning i organisationsforhandlingerne En ny start for folkeskolen - undersøgelseskommission Tryghed om spisepausen Ændringer i åremålsregler. c) APV og trivselsundersøgelse samt ledelsesevaluering 2018 v/ Kamilla Andersen, HR Kamilla Andersen informerede om proces, indhold, samt ledernes opgave i forhold til at sikre svarprocent og organisere deres medarbejdere. De gennemgåede plancher kan ses i dok /18. Det er et nyt spørgesystem, der anvendes denne gang. Der kan efterfølgende udskrives en rapport, som er mere informativ, i forhold til tidligere. Der kan drages sammenligning også med andre kommuner. HR udsender en liste over medarbejdere, som skal kontrolleres f.s.v. angår 4/5

5 medarbejdernes tilhørsforhold. Som udgangspunkt er det alle medarbejdere, der deltager. Undersøgelsen er 100% anonym. Lederne kan dog ikke garanteres anonymitet. Medarbejderne får undersøgelsen udsendt til deres E-boks. Afdelingens og kommunens samlede svarprocent kan følges på Vores Varde. Gennemgang af resultaterne skal behandles i MED-udvalgene i uge 43, så det vil være end god ide at have et MED-møde aftalt her. Handlingsplaner skal oprettes i systemet. Eventuelt: Mogens Pedersen orienterede om følgende: Byrådet er godt i gang med Udviklingsstrategien, som skal sendes i høring i efteråret. Sygefraværet har været faldende i Varde Kommune, men er nu begyndt at stige igen. Udbud på rengøring koster 6 mio. kr. mere, befolkningstallet er faldende og det nye udligningssystem giver budgetmæssige tab for Varde Kommune. Regeringen og KL forhandler i øjeblikket ny økonomiaftale for kommunerne. Ny skole- og dagtilbudsstruktur træder i kraft den 1. august /5