Udskrift af forhandlingsprotokollen for Damager Kollegiet afdeling 22

Transkript

1 Udskrift af forhandlingsprotokollen for Damager Kollegiet afdeling 22 Afdelingsbestyrelsesmøde nr. 32 den 16. marts 2015 kl på Kollegiekontoret. Til stede: Fraværende: Rasmus Raundahl Christian W. Christensen Mads Engel Hauberg Henrik Bendtsen Cæcilie Sander Tais Sandal Nissen Anne Johnson Fra Kollegiekontoret deltog økonomimedarbejder Heidi Grud, boliginspektør Henrik Møller Hjarsen (HMH) og varmemester Jens Peter Bang (JPB). Dagsorden 1. Godkendelse af referat 2. Valg til afdelingsbestyrelsen 3. Godkendelse af budget 2015/16 Herunder: a. Fastlæggelse af budget for energi b. Fastlæggelse af alm. vedligeholdelse c. Fastlæggelse af PPV (planlagt periodisk vedligeholdelse) 4. Aktuel drift 5. Evt. Ad 1. Godkendelse af referat Referatet af møde nr. 31 blev godkendt og underskrevet. Ad 2. Valg til afdelingsbestyrelsen Kollegiets bestyrelse består af: Formand Næstformand Kasserer Sekretær Menigt medlem Fællesrumsansvarlig Mads Engel Hauberg Christian W. Christensen Henrik Bendtsen Cæcilie Sander Tais Sandal Nissen Anne Johnson Rasmus Raundahl Ønskes ind- og fraflytterlister: Ja Hvem skal de sendes til: Formanden sender referater fra afdelingsmøderne til Kollegiekontoret og giver besked ved ændring i bestyrelsessammensætningen. Side 1 af 5

2 Ad 3. Godkendelse af budget 2015/16 Økonomimedarbejderen oplyste at vand, varme og el, almindelig vedligeholdelse samt PPV gennemgås af boliginspektøren efter den øvrige budgetgennemgang. Kapitaludgifter Nettoprioritetsydelser Posten dækker over udgifter til lån og ydelser vedr. udamortiserede lån, som fortsat skal betales. Offentlige og andre faste udgifter Renovation - Der budgetteres med en prisstigning på 19,5 %, hvilket skyldes ekstra afhentning af skrald; bl.a. storskrald, pap og haveaffald. Forsikringer Kollegiets forsikringsaftaler, som dækker skade på kollegiet og dettes inventar, bliver jævnligt kontrolleret mht. pris og dækning. Prisen reguleres i forhold til gældende aftale. Administration mv. Administration Der budgetteres med uændret administrationsbidrag og indstillingsgebyr til Kollegiekontoret. Indstillingsgebyr Indstillingsgebyret udgør i år kr. 326 pr. lejemål pr. år. Gebyret dækker ydelse for behandling af ansøgere og indstilling til boliger. Revision Der er indgået aftale med revisor om en stigning på 3 %. Dispositionsfond - Der indbetales til dispositionsfonden pr. lejemål, beløbet er lovbestemt og er i dette budget på kr. 549 pr. lejemål. Variable udgifter Ejendomsfunktionærer Denne post indeholder løn, social sikring samt diverse udgifter, som jeres varmemester har til f.eks. telefon og kontor. Der budgetteres med en stigning på 5,5 % Rengøring (indvendig) Denne post indeholder udgifter til rengøringsartikler, -personale, rengøring af fællesarealer og vinduespudsning, og der forventes en merudgift på ca. kr jf. regnskabet for 2013/2014. Bestyrelsen tager punktet op på beboermødet, om der f.eks. skal ændres på hyppigheden af rengøringen. Diverse udgifter Betalingsvaskeri Der har været en øget udgift på kr , hvilket primært skyldes et større indkøb af sæbe. Diverse udgifter Denne post indeholder primært udgift til vagtordning. Beboerfaciliteter Bestyrelsen har tidligere besluttet, at der budgetteres med kr Dette beløb råder afdelingsbestyrelsen over, og det kan bl.a. bruges til arrangementer for beboerne. Henlæggelser Henlagt til PPV Denne post indeholder beløbet til kollegiets opsparing til fremtidig planlagt vedligeholdelse og fornyelser, der skal henlægges tilstrækkeligt til at dække kollegiets forventede udgifter til dette i mindst 10 år. Hensættelsen til tab på debitorer Der hensættes i år kr så jeres samlede henlæggelser svarer til kr. 319 pr. lejemål. Evt. tab ud over dette beløb dækkes af dispositionsfonden. Indtægter Leje af ungdomsboliger Der budgetteres med en stigning på 0,8 % på huslejen. Renteindtægter Der budgetteres med en forrentning på 1 % af kollegiets opsparede midler. Betalingsvaskeri og fælles tlf. Der budgetteres med priser ud fra regnskabet 2013/2014. Afvikling af overskud Afvikling af overskud skal ske over 3 år. Side 2 af 5

3 Antenne-, telefon og it budget Antennebudget Der budgetteres med et fald på 24 %, hvilket skyldes afvikling af overskud fra tidligere år. Telefoni og it Der budgetteres med en stigning på 9,2 %. Stigningen er primært på grund af afvikling af underskud fra tidligere år. Vand, varme og el Energiforbrug for el, vand og varme blev gennemgået på regnskabsmødet i efteråret og budgettallene for dette budget drøftedes. Budgettet fastlægges således: Vand m 3 El kwh Varme 780 MWh Bestyrelsen ønsker, at der stadigvæk skal arbejdes på besparelser på el, vand og varme. Almindelig vedligeholdelse Alm. vedligeholdelse Forslaget er beregnet som et gennemsnit af forbruget de seneste 5 år. Forventet forbrug er budgetteret til ,00 kr. En stigning på ,00 kr. Planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) Der er planlagt arbejder for i alt ,00 kr. Terræn Klimaskærm Boliger Fælles indvendig Tekniske anlæg/installationer Materiel Kloakanlæg eftersyn/vedligehold Vedligehold grønne arealer Maling trappeskakter Dilatationsfuger Udvendige døre smøres/justeres/repareres 50 stk. Ilmod dørfuger Toiletter 191 stk. Linoleum fællesarealer Lysarmatur i køkken - bad Tag ventilatorer Ventilationsmotor + frekvensstyring Intet planlagt Afdelingsbestyrelsen godkendte og underskrev budgettet ved balancegivende husleje, dermed fastsættes huslejen inkl. antennebidrag, telefon og it pr. 1. august 2015 til: 1. vær. lejlighed kr. en regulering på 11 kr. 2 vær. lejlighed kr. 29 kr. Inspektøren oplyste, at hovedtallene fra kollegiets driftsbudget samt huslejevarslet omdeles til alle beboere og lægges på kollegiets hjemmeside. Ad 4. Aktuel drift Almindelig vedligeholdelse Budgettet er på ,- kr. Pr. d.d. er der brugt ,- kr. Der har været indtægter ved syn på ,- kr. Der kan være udført arbejde, der endnu ikke er modtaget faktura for. Side 3 af 5

4 PPV arbejder Der er p.t. planlagte udgifter for i alt ,- kr. Der er pr. d.d. brugt ,77 kr. på denne konto. Udførte arbejder med fed skrift. Planlagte opgaver er med almindelig skrift. Terræn Klimaskærm Bolig Fælles indvendig Tekniske installationer Materiel Grill plads. Postkasser 191 stk. Udskift. Termoruder. Maling af 12 stk. fællesgange. Køkkenoverskabe rest Ny foldevæg. Poolbord - bordfodbold. Stibelysning, lyskilde ændres Lysarmaturer i fællesarealer. Skotlamper. Projektører på gavle. Brusesæt. HV bla. Batteri. BR bla batteri. Veksler, automatik. Varmeveksler eftersyn vedligehold. Intet planlagt. Hver enkelt post vedr. almindelig vedligeholdelse og planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) kan afdelingsbestyrelsen se på WebZonen. Vælg Administration derefter Kontokort og indtast kontonr. 115 for almindelig vedligeholdelse eller konto 116 for PPV. Grill - Bestyrelsen ønsker at den murerede grill skal renoveres, JPB får en pris fra murer, og aftaler nærmere med bestyrelsen. Ventilation - I opgang N virker ventilationen ikke som den burde, ifølge bestyrelsen, JPB får det gennemgået. Toiletter - Der skal til sommer laves en gennemgang af alle boliger, for at optælle hvor mange toiletter der ikke er udskiftet endnu, samtidigt kan køkkener optælles, hvor mange der mangler at få monteret overskabe. HMH følger op og igangsætter. Pool bord - Bestyrelsen ønsker at leverandør kommer og ser på bordet og afgør hvor meget der skal renoveres, (nyt klæde, bander osv.). HMH kontakter leverandør. Cykler - Bestyrelsen ønsker foretaget cykel razzia, bestyrelsen og JPB aftaler indbyrdes, hvordan det skal udføres og dato for det. Tv pakker - Bolignet-Aarhus tilbyder nu to tv-pakker og kollegiet kan nu vælge mellem grundpakke 1 og grundpakke 2. Grundpakke 2 indeholder også TV3, Kanal 5, DK4 og TV2 Charlie. Valg af pakke gælder for hele kollegiet fra 1. august 2015, og et år frem. Pakkeskift kan herefter kun foretages en gang årligt, med virkning pr. 1. august. Boliginspektøren udleverede et priseksempel udarbejdet af administrationen. Bestyrelsen meddelte at de ikke ønsker at tage spørgsmålet om grundpakke1 eller grundpakke 2 op på beboermødet, de mener ikke der er nogen interesse for at skifte på kollegiet. Det var næsten de samme programmer som de før havde ved Stofa. Bestyrelsen besluttede fortsat at have grundpakke 1. Ad 6. Evt. Bestyrelsen oplyste, at der afholdes afdelingsmøde den 28. april Formanden bedes sende referat af afdelingsmødet til Kollegiekontoret. Mødet slut kl. 09:35 Side 4 af 5

5 Referent: Heidi Grud/Henrik Møller Hjarsen Referat sendt den /jb Side 5 af 5