Forprojekt vedr. digitalisering af handicap- og udsatte voksneområdet.

Transkript

1 Forprojekt vedr. digitalisering af handicap- og udsatte voksneområdet. Leverance 4: Detaljeret projektplan for det samlede digitaliseringsprojekt Velfærdsministeriet og KL Juni 2009 Revision.Skat.Consulting.Financial Advisory.

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Indsatsområder Centrale forudsætninger for planen Sagsbehandlingsmetode Formål med sagsbehandlingsmetoden Aktiviteter Fase 1. Udvikling Fase 2. Afprøvning Fase 3. Endelig metode Ressourceforbrug Udredningsmetode Aktiviteter Fase 1. Udvikling Fase 2. Afprøvning Fase 3. Endelig metode Ressourceforbrug It-understøttelse Fase 1. Etablering af kravspecifikationer Fase 2. Anskaffelse af it-løsninger Fase 3. Implementering af it-løsninger Ressourceforbrug Samlet tidsplan Revision.Skat.Consulting.Financial Advisory.

3 Copyright Deloitte Business Consulting A/S. All rights reserved. Rapportens anvendelse Denne rapport er alene udarbejdet til Deloittes opdragsgiver ud fra det givne opdrag. Deloitte påtager sig intet ansvar for andres anvendelse af rapporten. Kontakt Spørgsmål til denne rapports indhold kan stiles til: Mette Lindgaard, partner, telefon René Dan Adrian, seniormanager, telefon Om Deloitte Business Consulting Fra idé til virkelighed Deloitte Business Consulting fokuserer på udvikling og effektivisering af kundernes organisation, kerneprocesser, økonomistyring og it for at bidrage til realisering af kundernes strategiske målsætninger. Vi kender den offentlige sektor til bunds og kombinerer vores faglige kompetencer med evnen til at lede, styre og gennemføre projekter i et politisk miljø. Det kan være som rådgivere eller som ansvarlige for processer fra idéstadie til implementering. Deloitte er Danmarks største revisions- og rådgivningsfirma. Vi tilbyder en bred vifte af ydelser og kombinerer konsulentrollen i Deloitte Business Consulting med Deloittes kompetencer inden for revision, skat og finansiering. Det giver vores kunder en unik mulighed for at få integrerede løsninger, som er skræddersyet til de enkelte opgaver. Vi er en del af den globale virksomhed Deloitte Touche Tohmatsu med medarbejdere på verdensplan. Vi udvikler og deler viden på tværs af kontorer i mange lande. Inspirationen fra udlandet kombineret med systematisk metodeudvikling på tværs af landegrænser sikrer, at vores løsninger altid tager udgangspunkt i den seneste viden. Det er forudsætningen for, at vi i dag og i fremtiden kan være en attraktiv og værdiskabende rådgiver. Deloitte Business Consulting A/S Telefon Fax businessconsulting@deloitte.dk Besøgsadresse Weidekampsgade København S Postadresse Deloitte Business Consulting A/S Postboks København C 3

4 1. Indledning Forprojektet vedrørende digitalisering af handicap- og udsatte voksneområdet er igangsat af Velfærdsministeriet, KL og Danske Regioner og skal danne baggrund for et egentligt digitaliseringsprojekt på området. Målet med digitaliseringen er at skabe grundlaget for en sammenhængende og helhedsorienteret indsats med borgeren i centrum. Det egentlige digitaliseringsprojekt skal således sikre etablering af itunderstøttelse af den kommunale sagsbehandling, ledelsesinformation, smidig kommunikation mellem de relevante aktører, herunder koordinering af indsatsen mellem myndighed og udfører. I lyset af de omfattende ressourcer, der anvendes på handicap- og udsatte voksne-området, og den store kompleksitet i opgaveløsningen, som er af afgørende betydning for mange borgere, er der et stort kommunalt behov for bedre it-understøttelse. Digitaliseringen af området indgår således også som et element i den fællesoffentlige strategi for digitalisering på det sociale område, ligesom utallige analyser peger på behovet for it-understøttelse. Det er karakteristisk, at kommunerne i dag har investeret i it-systemer, som anvendes på handicap- og udsatte voksne-området, men også at disse ikke er målrettet opgaveløsningen på området og kun i begrænset omfang dækker behovet for digitale arbejdsgange, kommunikation og ledelsesinformation på området. Udbredelsesmodellen tager således her udgangspunkt i en markedsbaseret model, hvor der på forskellig vis kan bygges videre på de nuværende løsninger i den enkelte kommune, og dermed at kommunernes it-investeringer respekteres og nyttiggøres. Denne udbredelsesmodel er en væsentlig forudsætning for digitaliseringen i forhold til såvel udvikling og implementering og ikke mindst de risici, der skal tages højde for undervejs i projektforløbet. Fordi hensigten med forprojektet er at skabe grundlag for det egentlige digitaliseringsprojekt, er der i projektdesignet lagt vægt på, at de analyser, der udarbejdes i forprojektet, skal have en sådan karakter, at de vil kunne indgå direkte i det egentlige digitaliseringsprojekt, herunder ligge til grund for udarbejdelse af kravspecifikationer m.v. Forprojektet skal således overordnet munde ud i en detaljeret projektplan og businesscase, som skal kunne anvendes direkte som grundlag for at tilrettelægge digitaliseringsprojektet. Forprojektet omfatter følgende fem hovedleverancer: 4

5 Leverance 1: Kortlægning af arbejdsgange og kommunikationsstrømme. Leverance 2: Faglig struktur for god sagsbehandling på handicapog udsatte voksne-området, herunder udvikling af indsatskatalog, målgruppeklassifikation og plan for udvikling af funktionsudredningsmetode. Leverance 3: Oplæg om samlet it-arkitektur. Leverance 4: Detaljeret projektplan for det samlede digitaliseringsprojekt fra primo 2009 og 3-4 år frem. Leverance 5: Businesscase, succeskriterier og effektmål for det samlede digitaliseringsprojekt. Der foretages selvstændige afrapporteringer for hver enkelt leverance. Nærværende notat udgør leverance 4. Udarbejdelsen af en detaljeret projektplan for det samlede digitaliseringsprojekt tager udgangspunkt i de tidligere leverancer fra forprojektet, herunder særligt kortlægningen (leverance 1) og it-arkitekturen (leverance 3) samt businesscasen (leverance 5). 1.1 Indsatsområder Der er som udgangspunkt identificeret tre særskilte indsatsområder for digitaliseringsprojektet, herunder: Sagsbehandlingsmetode: Udvikling af en metode til understøttelse af en målrettet og lovmedholdelig sagsbehandling. Udredningsmetode: Udvikling af en metode til at understøtte en systematisk afdækning af borgerens behov og identifikation af den relevante indsats. It-understøttelse: Etablering af it-arkitekturen, herunder udvikling af kravspecifikationer til it-understøttelse af de moduler, som indgår i den overordnede it-arkitektur, jævnfør leverance 3. De tre indsatsområder hænger tæt sammen og understøtter samlet set en god varetagelse af myndighedsopgaven på handicap- og udsatte voksne-området: 5

6 Henvendelse Sagsoplysning Vurdering Afgørelse Bestilling Opfølgning Udredningsmetode Sagsbehandlingsmetode It-understøttelse Nedenfor præsenteres de tre indsatsområder hver for sig med formål, centrale overvejelser vedrørende tilgang m.m. samt hovedaktiviteter og forløb med angivelse af milepæle for hvert indsatsområde. I forhold til sagsbehandlingsmetode og udredningsmetode vil der skulle træffes en række strategiske valg i forbindelse med det videre arbejde, herunder i hvilket omfang der bygges videre på eksisterende erfaringer og metoder samt omfanget af afprøvning. Nærværende dokument præsenterer således et forslag til, hvordan udvikling af henholdsvis en sagsbehandlingsmetode og en udredningsmetode overordnet kan gribes an. Afslutningsvis præsenteres et samlet overblik over tidsplan og milepæle for de tre indsatsområder. 1.2 Centrale forudsætninger for planen Nedenstående plan er udarbejdet med afsæt i en række centrale forudsætninger: Kommunerne efterspørger allerede i dag it-understøttelse på området. Ligeledes er en række leverandører allerede i gang med at udvikle og sælge løsninger. Planen skal derfor komprimeres så meget som muligt. Der er forskellige leverandører, som må formodes at være interesserede i at udvikle løsninger til området. Leverandørerne har forskelligt systemmæssigt udgangspunkt og vil derfor sandsynligvis være interesserede i at gå i gang med forskellige moduler først. For at stille alle leverandører lige og dermed sikre maksimal understøttelse af den valgte markedsmodel skal kravspecifikationerne af de enkelte moduler ideelt set stilles til rådighed på samme tid. De endelige kravspecifikationer kan først udarbejdes, når sagsbehandlings- og udredningsmetoderne er udviklet. Ikke desto mindre kan kravspecificeringsarbejdet i vidt omfang foregå parallelt med udviklingen af de to nævnte metoder. 6

7 Standardiseringsarbejdet i form af etablering af begreber er centralt for it-understøttelsen. Således skal der udarbejdes tværgående begrebs- og datamodeller, som skal anvendes i kravspecifikationsarbejdet og danne grundlag for integration mellem moduler og systemer, herunder udveksling af data mellem forskellige myndigheder og interessenter i sagsbehandlingsforløbet. Datamodellen bygger videre på de tværgående begrebsmodeller, hvorfor det er centralt at der foretages koordinering på tværs af indsatsområderne. 7

8 2. Sagsbehandlingsmetode Der er i forbindelse med leverance 1 udviklet en generisk model for sagsbehandling på handicap- og udsatte voksne-området. Modellen bidrager med systematik og overblik i sagsarbejdet og samler de arbejdsgange og redskaber, som sagsbehandleren har brug for i sagsbehandlingen. Principperne for den generiske model er, at modellen skal sikre: Smidige sagsgange, som giver overblik og sikrer en målrettet proces. Skalerbare processer, som kan anvendes uanset borgerens behov og kompleksiteten i den enkelte sag. It-understøttelse af arbejdsprocesser og kommunikation. Genbrug af data, hvor det er relevant, og at dobbeltregistrering og redundante data undgås. Adgang til relevante oplysninger (inden for lovens rammer). Registrering af relevante strukturerede data vedrørende målgruppe, tilbud og ydelser. Som vist i businesscasen bidrager den generiske model væsentligt til at højne kvaliteten i sagsbehandlingen og sikre data til ledelsesinformation. I forbindelse med kortlægningen er der dog også identificeret behov for en egentlig sagsbehandlingsmetode, der kan sikre en lovmedholdelig, målrettet og hensigtsmæssig proces i hele sagsbehandlingen, kan bidrage til at sikre ressourcefokus og skalerbarhed, adskillelse af sagsoplysning og vurdering samt sikre begreber og relevant sagsoplysning. Kommunerne efterspørger redskaber til at understøtte sagsbehandlingen, og hvis metoden skal give mest mulig værdi, skal den udvikles inden for en relativt kort tidshorisont. Dermed kan kommunerne tage højde for de nye redskaber i anskaffelsen af it på området. Således er der i nedenstående forslag lagt vægt på, at metoden skal tage udgangspunkt i eksisterende viden på området og bygge videre på erfaringerne fra udvikling af andre sagsbehandlingsmetoder på velfærdsområdet. Det skal understreges, at både kadencen for udviklingen og ressourceforbruget afhænger meget af, i hvilket omfang der tages udgangspunkt 8

9 i allerede eksisterende metoder og erfaringer med metodeudvikling på handicap- og udsatte voksne-området og på tilgrænsende områder. Herunder fx beskæftigelsesområdet og ældreområdet. Herudover vil ressourceforbruget afhænge af, i hvilket omfang og hvordan metoden skal afprøves. Afhængig af ambitionsniveau og ønsker til afprøvning vil det således være muligt at justere det foreslåede design. 2.1 Formål med sagsbehandlingsmetoden Formålet med udvikling af en sagsbehandlingsmetode er at: Sikre en fast systematik i sagsbehandlingen. Tilgodese en relevant sagsoplysning. Synliggøre myndighedsrollen i sagsbehandlingen. Synliggøre borgeren i sagsbehandlingen. Sikre hensigtsmæssig dokumentation. Sikre gode afgørelser og handleplaner. Sagsbehandlingsmetoden skal således understøtte arbejdsgangene i sagsbehandlingen (workflow) og dermed sikre, at sagsbehandlingen tilrettelægges hensigtsmæssigt og skalerbart i forhold til de forskellige sagstyper, at sagsoplysningen omfatter de relevante elementer m.m. I forbindelse med sagsbehandlingsmetoden skal der udvikles skabeloner til at understøtte udarbejdelsen af centrale dokumenter, herunder: handleplan, indstilling og afgørelse. Skabelonerne skal både bidrage til at sikre, at de centrale dokumenter indeholder de rigtige elementer, kommunikerer hensigtsmæssigt til modtageren (borgeren, tilbuddet m.m.) og sikrer lovmedholdelighed. Herudover identificeres der gennem udvikling af skabeloner også muligheder for autogenerering af elementer i fx handleplan og afgørelse og dermed en mere smidig sagsbehandling. Det drejer sig fx om, at den faglige vurdering automatisk overføres til handleplanen og kan danne udgangspunkt for opstilling af mål m.m., eller at ydelsestildelingen automatisk indføres i afgørelsen for at lette sagsbehandlerens arbejde, ligesom der kan ske en automatisk registrering af centrale dokumenter i journalen. 9

10 2.2 Aktiviteter Udvikling af sagsbehandlingsmetoden vil hensigtsmæssigt kunne ske i samarbejde med udvalgte projektkommuner, som kan indgå i udvikling af afprøvning af metodens elementer. Det er således afgørende, at metoden tager udgangspunkt i praksis og har fokus på en anvendelsesorienteret udvikling af redskaber og processer, der samtidig understøtter lovgivningen på området. Der er to særskilte elementer i udviklingen af sagsbehandlingsmetoden, herunder: Udvikling af en systematisk proces gennem hele sagsbehandlingen, som sikrer lovmedholdelighed, borgerinddragelse, effektivitet m.m. Udvikling af de gode redskaber, herunder afgørelse, indstilling, handleplan samt bestilling. For at sikre forankring i praksis foreslås det, at der tages udgangspunkt i det dokumentationsgrundlag, der er indsamlet i forbindelse med forprojektet, herunder procesbeskrivelser og sagsgennemgang. Det foreslås dog også, at der indsamles yderligere data fra kommunerne til belysning af sagsbehandling og arbejdsgange. Justering Implemen -tering På baggrund heraf udvikles processer og redskaber, og der sker en løbende afprøvning i praksis i de deltagende kommuner. Evaluering Afprøvning Nedenfor fremgår et overordnet forslag til projektdesign for udvikling af sagsbehandlingsmetoden med angivelse af formål for hver fase, aktiviteter samt hovedleverancer: 10

11 Figur 1: Model for udarbejdelse af sagsbehandlingsmetode på handicapog udsatte voksne-området Hver hovedleverance vil udgøre en milepæl i udviklingen af metoden. Ressourceforbruget og tidsplanen for udviklingen af sagsbehandlingsmetoden vil være afhængig af, i hvilket omfang der tages udgangspunkt i eksisterende erfaringer fra forprojektet og udviklingen af lignende sagsbehandlingsmetoder. Deloitte vurderer, at projektet kan gennemføres på 6-8 måneder, hvis der bygges videre på de hidtidige erfaringer. Nedenfor beskrives de enkelte faser særskilt. 2.3 Fase 1. Udvikling Formålet med fase 1 er dels at mobilisere projektets ressourcer, herunder sikre deltagelse og forankring i de kommuner, der skal deltage i projektet. Herudover er formålet at udvikle de enkelte elementer i metoden i tæt samarbejde med sagsbehandlerne fra de udvalgte kommuner. Det er oplagt i denne fase også at inddrage blandt andet Ankestyrelsen med henblik på at sikre, at metoden både tilgodeser en smidig proces i sagsbehandlingen og også sikrer overholdelse af lovgivningen på området. 11

12 Nedenfor beskrives de overordnede aktiviteter i forhold til henholdsvis mobilisering og udvikling Aktiviteter i fase 1 Mobilisering Opstartsmøde med opdragsgiver med henblik på at aftale detaljeret projektindhold, tidsplan og projektorganisering samt udpegning af projektkommuner. Informations- og planlægningsworkshopper i projektkommunerne med henblik på at skabe engagement, forankre projektet i organisationen og indhente information om praksis. Udpegning af tovholder fra hver projektkommune, som kan varetage den daglige projektledelse i forbindelse med projektet, sikre koordinering internt og bidrage til forankringen af projektet i den enkelte kommune. Etablering af tværgående koordinationsgruppe bestående af tovholderne fra de ti kommuner, der også skal fungere som arbejdsgruppe i fase 1. Eventuelt opstartsmøde med styregruppe med henblik på at informere om det konkrete projektdesign og drøfte eventuelle særlige problemstillinger. Eventuel udarbejdelse af nyhedsbrev om projektet til brug bredt i landets kommuner til interne formidling til fx sagsbehandlere, leverandører m.m. Udvikling Formålet med metodeudviklingen er at udvikle redskaber til at strukturere sagsbehandlingen og sikre en fagligt forsvarlig og juridisk gyldig sagsbehandling (herunder opstart, inddragelse, afgørelse, høring, formidling, bestilling og opfølgning). Dette omfatter en række aktiviteter, herunder: Yderligere afdækning af praksis. Der er i forbindelse med forprojektet skabt et billede af praksis i forhold til sagsbehandling på handicap- og udsatte voksne-området. Det vil dog som grundlag for udviklingen af sagsbehandlingsmetoden være relevant at supplere denne analyse med yderligere viden gennem en afdækning af sagsbehandlingspraksis i projektkommunerne. For at sikre, at metodeudviklingen tager afsæt i praksis, gennemføres der således en afdækning af arbejdsgange, anvendelsen af redskaber og skabeloner samt kommunikation med borgeren, leverandører og andre samar- 12

13 bejdspartnere internt og eksternt i forbindelse med sagsbehandlingen. Der gennemføres ligeledes en analyse af udvalgte sager for hver kommune. I forbindelse med praksisafdækningen gennemføres endvidere en måling af tidsforbruget i forhold til forskellige sagstyper. Denne analyse vil ligeledes fungere som baseline i forhold til dels den løbende opfølgning på metodeafprøvningen, dels en efterfølgende evaluering af metodens virkning i forhold til praksis. Rammerne for sagsbehandlingen lovgrundlaget. Udviklingen af en sagsbehandlingsmetode skal tage udgangspunkt i lovgrundlaget på området, herunder de rammer for sagsbehandlingen, der fastsættes i serviceloven, retssikkerhedsloven, forvaltningsloven, offentlighedsloven, persondataloven m.m. Derfor er det nødvendigt som grundlag for metodeudviklingen at skabe overblik over, hvad reglerne betyder i praksis i relation til fx omfanget af dokumentation, inddragelsen af borgeren samt udarbejdelsen af afgørelse og handleplaner. Metode til sagsbehandling udvikling af redskaber, skabeloner og arbejdsgange. Der udvikles i samarbejde med projektkommunerne en sagsbehandlingsmetode til handicap- og udsatte voksneområdet. Herunder udvikles en række redskaber og skabeloner samt arbejdsgange, der kan understøtte anvendelsen af disse. Således udvikles: Den gode indstilling, som giver overblik over sagen og et grundlag for at vurdere, hvilke afgørelser der skal træffes. Den gode afgørelse, som både har fokus på retssikkerhed og god kommunikation til borgeren. Afgørelsen skal således indeholde elementerne i en god afgørelse, jævnfør fx Ankestyrelsens at skrive en afgørelse, og samtidig tilgodese målgruppernes forskellige behov i forhold til kommunikation. Den gode handleplan, som kan danne grundlag for både en forventningsafstemning med borgere, fastsættelse af fremadrettede mål og en efterfølgende evaluering. Handleplanen skal samtidig udgøre et redskab, som kan understøtte samarbejdet mellem borger, myndighed og udfører. Den gode bestilling, som skal indeholde de relevante elementer og informationer til at kunne danne rammen for samarbejdet mellem myndighed og udfører. Bestillingen skal således udgøre en form for kontrakt eller aftale om indsatsen til den enkelte borger, herunder mål og ydelser, samt krav til opfølgning og evaluering. 13

14 Arbejdsgange for sagsbehandlingen, som sikrer en skalerbar og målrettet proces, der kan tilpasses den enkelte borgers behov og ansøgning. Arbejdsgangene skal blandt andet omfatte henvendelse/opstart, inddragelse, indstilling, afgørelse, høring, formidling, bestilling og opfølgning. Der skal i videst mulig omfang ske genbrug af allerede dokumenterede oplysninger i forbindelse med udviklingen af ovenstående redskaber, skabeloner og arbejdsgange, ligesom der skal sikres en effektiv og smidig proces for sagsbehandlerne. I udviklingsfasen afprøves elementerne i sagsbehandlingsmetoden på en række konkrete sager, således at det fortløbende sikres, at metodens elementer er relevante og anvendelige i praksis. Kompetenceafdækning. Endelig gennemføres en afdækning af kompetencer hos sagsbehandlerne for at få et overblik over sagsbehandlernes egne vurderinger af både styrker og udviklingsbehov i forhold til at sikre en god og lovmedholdelig sagsbehandling Resultater Der er gennem opstartsaktiviteterne skabt fælles forståelse for forløb, projektdesign og samarbejdsform blandt de centrale aktører i projektet. Med udgangspunkt i den indledende afdækning og analyse foreligger der endvidere ved afslutningen af projektets første fase: En analyse af sagsbehandlingspraksis i projektkommunerne, som kan supplere det grundlag, der er skabt i forbindelse med forprojektet. En sagsbehandlingsmetode, som omfatter redskaber, skabeloner og arbejdsgange. En vurdering af behov for kompetenceudvikling. 2.4 Fase 2. Afprøvning I denne fase afprøves sagsbehandlingsmetoden i den daglige sagsbehandlingspraksis i projektkommunerne. Afprøvningen sker som udgangspunkt i alle sagstyper og blandt alle sagsbehandlere på handicapog udsatte voksne-området i kommunerne. Afprøvningen skal foregå som en styret proces, hvor redskaber, skabeloner og arbejdsgange løbende justeres, efterhånden som der opnås erfaringer med anvendelsen. Det er en væsentlig forudsætning for, at denne proces skal lykkes, at afprøvningen sker på en struktureret må- 14

15 de, således at det sikres, at forudsætningerne for anvendelsen af metoden er til stede, at redskaber og skabeloner anvendes efter hensigten, og at der systematisk samles op på de væsentligste temaer Aktiviteter i fase 2 Afprøvningen omfatter følgende aktiviteter: Kompetenceudvikling. Udvikling af kompetenceudviklingsmateriale og -forløb. Med udgangspunkt i den udviklede metode udvikles der materiale, som kan understøtte formidlingen af metodens elementer til sagsbehandlerne på handicap- og udsatte voksne-området i projektkommunerne. Samtidig tilrettelægges et program for kompetenceudvikling. Materiale og forløb skal understøtte en praksisnær formidling af dels de lovgivningsmæssige rammer på området, som danner grundlag for metoden, dels metodens enkeltelementer. Kompetenceudviklingen skal være praksisrelevant og inddrage konkrete cases, som kan illustrere metodens anvendelse i praksis. Det vurderes, at kompetenceudviklingen kan gennemføres over to dage. Sagsbehandlerne på handicap- og udsatte voksne-området gennemfører kompetenceudviklingen, og der evalueres efterfølgende med henblik på justering af materiale og program. Uddannelse af superbrugere. De sagsbehandlere, som har deltaget i metodeudviklingen, vil i afprøvningsfasen fungere som superbrugere i forhold til metoden og have et særligt ansvar for den lokale forankring og afprøvning. Superbrugerne deltager i kompetenceudviklingen, men modtager herudover en ekstra dags undervisning, som skal klæde dem på til rollen som superbrugere, herunder får de særlig undervisning i læringsprincipper og -metoder samt konstruktiv feedback. Justering Evaluering Implemen -tering Afprøvning Afprøvning, evaluering og justering. Metodens enkeltelementer afprøves i den konkrete sagsbehandling. Det er væsentligt, at afprøvningen sker bredt i forhold til alle målgrupper og sagstyper. Afprøvningen sker i første omgang i papirskabeloner, hvor henholdsvis handleplan, indstilling, afgørelse og bestilling kan afprøves i praksis. Der samles løbende op på erfaringerne gennem sagsgennemgang og workshopper med sagsbehandlerne, og herefter justeres, implementeres og afprøves redskaberne i de nye versioner. Således sker der en systematisk opfølgning og videreudvikling af metodens elementer gennem hele forløbet. Metoden evalueres både i forhold til sagsbehandlernes oplevelse af anvendelighed i den daglige praksis og i forhold til den lovgivningsmæssige ramme for sagsbehandlingen, som er opstillet i fase 1. 15

16 Eventuelt understøttes afprøvningen med en midlertidig digital løsning, som kan sikre, at gevinsterne ved workflowunderstøttelse, autogenerering af relevante elementer, genbrug af dokumentation m.m. fremgår tydeligt i afprøvningen. En digital løsning vil ligeledes give mulighed for en løbende monitorering af metodeanvendelsen Resultater Resultaterne af denne fase er henholdsvis et afprøvet kompetenceudviklingsprogram og tilhørende materiale. Herudover er resultatet, at elementerne i sagsbehandlingsmetoden er afprøvet i praksis, at der er gennemført en grundig og løbende evaluering, samt at redskaber, skabeloner og arbejdsgange herefter er justeret og dermed foreligger i forbedrede versioner. 2.5 Fase 3. Endelig metode Formålet med fase 3 er at færdiggøre sagsbehandlingsmetoden og skabe grundlaget for en bredere udrulning af metoden Aktiviteter i fase 3 Dette omfatter følgende aktiviteter: Færdiggørelse af sagsbehandlingsmetoden. Der udarbejdes endelige versioner af de redskaber, skabeloner og arbejdsgange, som indgår i sagsbehandlingsmetoden. Færdiggørelse af kompetenceudviklingsprogram og tilhørende materiale. Med udgangspunkt i tilbagemeldingerne fra kompetenceudviklingsforløbet og de reviderede redskaber udvikles program for kompetenceudvikling, som kan understøtte en bredere udrulning af sagsbehandlingsmetoden. Der udvikles tilhørende materiale (metodehåndbog), øvelser og cases, som kan anvendes til at understøtte undervisningen og sagsbehandlernes arbejde med metoden generelt. Understøttende redskaber. Med henblik på at understøtte en bredere udrulning og forankring af metoden udvikles en række understøttende redskaber, herunder: Et test din sagsbehandling -redskab, som kan give sagsbehandlerne et indtryk af, i hvilket omfang de kender lovgivningen og anvender den i praksis. 16

17 Et evalueringsredskab, som kan understøtte løbende læring, opfølgning og kvalitetssikring af sagsbehandlingen lokalt. Formidlingsmateriale. For at understøtte udbredelsen af metoden til alle landets kommuner udarbejdes formidlingsmateriale pjece om metoden og dens anvendelse, artikler m.m. Formidlingsmaterialet er dels målrettet sagsbehandlerne, som skal anvende metoden i praksis, men i lige så høj grad deres ledere, der skal sikre en hensigtsmæssig implementering og bakke op om anvendelsen. Eventuelt udvikles en portal for sagsbehandlerne hvor der samles materiale, cases, eksempler på god praksis, øvelser, FAQ m.m. Implementeringsplan og formidlingsplan. Der udvikles afslutningsvis en plan for udrulning af metoden, herunder kravspecificering, it-understøttelse og kompetenceudvikling. Der udvikles ligeledes en plan for formidling til relevante aktører Resultater Resultaterne af denne fase er en sagsbehandlingsmetode, som er afprøvet og fungerer i praksis. Resultatet er ligeledes et kompetenceudviklingsforløb med tilhørende materiale, der er afprøvet i praksis og kan understøtte en bredere udrulning af metoden til landets kommuner. Endvidere er der i forbindelse med denne fase udviklet en række redskaber, der kan understøtte udbredelsen af metoden og anvendelsen af den i praksis, herunder evalueringsredskaber, test-dig-selv, FAQ m.m. Eventuelt forankres disse redskaber i en samlet portal. Det er vigtigt, at der skabes opbakning til implementeringen af metoden og indsigt i fordelene ved at anvende en mere systematisk metode i sagsbehandlingen. Derfor udvikles målrettet formidlingsmateriale, som kan sikre en hensigtsmæssig kommunikation til både ledere og sagsbehandlere. Endelig udvikles der afslutningsvis en plan for udrulning af metoden, herunder kravspecificering, it-understøttelse og kompetenceudvikling, samt en plan for formidling til relevante aktører. 2.6 Ressourceforbrug Det forventes, at udvikling og afprøvning af sagsbehandlingsmetoden vil beløbe sig til 5 til 10 millioner kroner. Det brede spænd i estimatet skyldes, at der vil være afgørende forskel på ressourceforbruget i forbindelse med udviklingen afhængig af, i hvilket omfang der tages ud- 17

18 gangspunkt i eksisterende erfaringer og metoder fra tilgrænsende områder. Herudover vil længden af afprøvningsperioden have betydning for ressourceforbruget, ligesom antallet af kommuner, der skal indgå i afprøvningen af metoden kan påvirke prisen. I estimering af tidsplan for metodeudviklingen i denne projektplan er der taget udgangspunkt i en høj grad af genanvendelse og en komprimeret metodeafprøvning, hvorfor tidsplanen skitserer et projektforløb i den lave ende af det angivne ressourcemæssige spænd. Endelig kan det have betydning for omkostningerne, i hvilket omfang der skal indgå målrettede formidlingsaktiviteter i forbindelse med implementeringen, herunder hvorvidt der skal udvikles en portal, en egentlig metodehåndbog og yderligere formidlingsmateriale. Det vurderes dog, at dette vil have mindre indflydelse på de samlede omkostninger end tidligere nævnte parametre. 18

19 3. Udredningsmetode Der er i forbindelse med både den tidligere foranalyse og forprojektet peget på, at der er behov for en udredningsmetode på handicap- og udsatte voksne-området. Metoden udgør et centralt element i sagsbehandlingen, idet den skal understøtte en systematisk, ressourcefokuseret og dækkende afdækning af borgernes behov, ensartet begrebsanvendelse samt dokumentation af strukturerede data som grundlag for vurdering (og ledelsesinformation). I øjeblikket findes der ikke en alment udbredt og accepteret metode på området. Funktionsevnemetoden anvendes i øjeblikket på 100-sager og i enkelte kommuner mere bredt. Herudover anvendes indstillingsskemaer i nogle kommuner som ramme for sagsoplysningen. Funktionsevnemetoden er genkendelig for sagsbehandlerne og fremhæves positivt for sin åbne tilgang og inddragelse af borgeren. Udfordringer ved denne metode er dog, at den mangler strukturerede data og definerede begreber og derfor ikke p.t. kan understøtte ledelsesinformation. Funktionsevnemetoden kan heller ikke som udgangspunkt understøtte en skalerbar sagsbehandlingsproces. Kommunerne har i forbindelse med forprojektet fremhævet det presserende behov for en udredningsmetode og ønsker herunder: En genkendelig ramme (som er målrettet området). Strukturerede data på centrale områder. En systematisk og ressourceorienteret vurdering af funktionstab gennem anvendelsen af en skala. En skalerbar proces, der kan målrette forskellige behov og ansøgninger. Sikring af en hensigtsmæssig sagsoplysning. Herudover er det meget væsentligt for kommunerne, at der sker en hurtig udvikling. Enkelte kommuner er således i gang med at udvikle it-understøttelse som særlige moduler i EOJ-systemerne. Disse anvender typisk funktionsevnemetoden som ramme, men behovet for ledelsesinformation og strukturerede data kan ikke tilgodeses på denne måde. Også i forbindelse med udredningsmetoden vil ressourceforbrug og tidsplan afhænge af, hvorvidt der tages afsæt i erfaringer og eksiste- 19

20 rende metoder på området. Af hensyn til kommunernes behov for løsninger på kort sigt foreslås det, at der i videst mulig omfang tages udgangspunkt i eksisterende løsninger. Herunder er det relevant at inddrage erfaringer fra ICF, Fælles Sprog, Funktionsevnemetoden, Ressourceprofilen og IPA (Impact on Participation and Autonomy). 3.1 Aktiviteter Udvikling af udredningsmetoden vil hensigtsmæssigt kunne ske i samarbejde med udvalgte projektkommuner, eventuelt de kommuner, som indgår i udvikling af sagsbehandlingsmetoden, som kan indgå i udvikling af afprøvning af metodens elementer. Det er således afgørende, at udredningsmetoden tager udgangspunkt i målgruppen på handicap- og udsatte voksne-området og den kommunale praksis. Der er to særskilte elementer i udviklingen af udredningsmetoden, herunder: Identifikation af elementer/parametre, som kan sikre en systematisk afdækning af borgerens behov med udgangspunkt i eksisterende metoder på området. Udvikling af en skala til vurdering af funktionstab. Det foreslås, at der her tages udgangspunkt i ICF-skalaen eller skala fra IPAmodellen. Udviklingsprocessen understøttes af en løbende afprøvning og evaluering i projektkommunerne, således at der kan ske en grundig afprøvning af metodens elementer. Justering Implemen -tering Evaluering Afprøvning Ressourceforbruget og tidsplanen for udviklingen af sagsbehandlingsmetoden vil som nævnt være afhængig af, i hvilket omfang der tages udgangspunkt i eksisterende metoder. Deloitte vurderer, at projektet kan gennemføres på måneder med den forudsætning, at der bygges videre på de hidtidige erfaringer. Nedenfor fremgår et overordnet forslag til projektdesign for udvikling af udredningsmetoden med angivelse af formål for hver fase, aktiviteter samt hovedleverancer. Hver hovedleverance vil udgøre en milepæl i udviklingen af metoden: 20

21 Figur 2: Model for udarbejdelse af udredningsmetode på handicap- og udsatte voksne-området Nedenfor beskrives de enkelte faser særskilt. 3.2 Fase 1. Udvikling Formålet med fase 1 er dels at mobilisere projektets ressourcer, herunder sikre deltagelse og forankring i de kommuner, der skal deltage i projektet. Herudover er formålet at udvikle en udredningsmetode til at understøtte afdækning af behov og sagsoplysning på handicap- og udsatte voksne-området. Udredningsmetoden skal sikre en systematisk og grundig afdækning, som kan målrettes den enkelte borger og have fokus på såvel udfordringer som ressourcer, sikre den nødvendige dokumentation samt en effektiv sagsbehandlingsproces. Udredningsmetoden udvikles i tæt samarbejde med sagsbehandlerne fra de udvalgte kommuner. Det er et vigtigt element i denne fase at afdække mulighederne i eksisterende metoder på både handicap- og udsatte voksne-området og på tilgrænsende områder. Herudover skal der indhentes erfaringer med metoder både nationalt og internationalt, jævnfør ovenfor. Nedenfor beskrives de overordnede aktiviteter i forhold til henholdsvis mobilisering og udvikling. 21

22 3.2.1 Aktiviteter i fase 1 Mobilisering Opstartsmøde med opdragsgiver med henblik på at aftale detaljeret projektindhold, tidsplan og projektorganisering samt udpegning af projektkommuner. Informations- og planlægningsworkshopper i projektkommunerne med henblik på at skabe engagement, forankre projektet i organisationen og indhente information om praksis. Udpegning af tovholder fra hver projektkommune, som kan varetage den daglige projektledelse i forbindelse med projektet, sikre koordinering internt og bidrage til forankringen af projektet i den enkelte kommune. Etablering af tværgående koordinationsgruppe bestående af tovholderne fra de ti kommuner, der også skal fungere som arbejdsgruppe i fase 1. Eventuelt opstartsmøde med styregruppe med henblik på at informere om det konkrete projektdesign og drøfte eventuelle særlige problemstillinger. Eventuel udarbejdelse af nyhedsbrev om projektet til brug bredt i landets kommuner til intern formidling til fx sagsbehandlere, leverandører m.m. Udvikling Formålet med metodeudviklingen er at udvikle en samlet metode til udredning på handicap- og udsatte voksne-området. Udviklingen skal have fokus på identifikation af elementer/parametre, som kan sikre en systematisk afdækning af borgerens behov med udgangspunkt i eksisterende metoder på området. Herudover er det centralt, at der udvikles en skala til vurdering af funktionstab. Dette omfatter en række aktiviteter, herunder: Yderligere afdækning af praksis. Der er i forbindelse med forprojektet skabt et billede af praksis i forhold til sags-oplysning og udredning på handicap- og udsatte voksne-området. Det vil dog som grundlag for udviklingen af sagsbehandlingsmetoden være relevant at supplere denne analyse med yderligere viden gennem afdækning af praksis i projektkommunerne. For at sikre, at metodeudviklingen tager afsæt i praksis, gennemføres der således en afdækning af arbejdsgange, anvendelsen af redskaber i udredningen m.m. Der gennemføres ligeledes en analyse af udvalgte sager for hver kommune. 22

23 I forbindelse med praksisafdækningen gennemføres endvidere en måling af tidsforbruget i forhold til udredning af forskellige målgrupper og sagstyper. Denne analyse vil ligeledes fungere som baseline i forhold til dels den løbende opfølgning på metodeafprøvningen, dels en efterfølgende evaluering af metodens virkning i forhold til praksis. Afdækning af muligheder i eksisterende metoder. Der eksisterer allerede en række metoder til udredning, dels på handicap- og udsatte voksne-området, dels på tilgrænsende områder, herunder ældreområdet og beskæftigelsesområdet. Herudover er det vigtigt også at inddrage de metoder, der er udviklet i andre lande, herunder den hollandske IPA-metode. Der er allerede gennemført afdækninger i forbindelse med foranalysen og forprojektet, og det er oplagt at arbejde videre med erfaringerne herfra. Det er også centralt, at der her sker en dybtgående afdækning af mulighederne for at anvende metoderne på dette område, metodernes egnethed i forhold til formålene, viden om metodernes effekter m.m. Rammerne for udredningen lovgrundlaget. Udviklingen af en udredningsmetode skal også tage udgangspunkt i lovgrundlaget på området, herunder de rammer for sagsoplysningen, der fastsættes i serviceloven, retssikkerhedsloven, forvaltningsloven, offentlighedsloven, persondataloven m.m. Derfor er det nødvendigt som grundlag for metodeudviklingen at skabe overblik over, hvad reglerne betyder i praksis i relation til fx omfanget af dokumentation, inddragelsen af borgeren m.m. Metode til udredning udvikling af analyseramme og skala. Der udvikles i samarbejde med projektkommunerne en udredningsmetode til handicap- og udsatte voksne-området. Herunder identificeres de elementer/parametre, som kan sikre en systematisk afdækning af borgerens behov. Der udvikles arbejdsgange, som kan sikre en smidig proces, og herudover er det centralt, at der udvikles en skala til vurdering af funktionstab. Det kan være relevant at udvikle særlige begreber til at understøtte udredningsprocessen. Der skal i udviklingen også skeles til sagsbehandlingsmetoden, der er nævnt ovenfor. Det er således vigtigt, at der sker en koordinering af de to udviklingsprocesser. I udviklingsfasen afprøves udredningsmetoden i sagsbehandlingsmetoden på en række konkrete sager, således at det fortløbende sikres, at metodens elementer er relevante og anvendelige i praksis. Kompetenceafdækning. Endelig gennemføres en afdækning af kompetencer hos sagsbehandlerne for at få et overblik over sagsbehandlernes egne vurderinger af både styrker og udviklingsbehov i forhold til at sikre en systematisk, hensigtsmæssig og lovmedholdelig udredning og sagsoplysning. 23

24 3.2.2 Resultater Der er gennem opstartsaktiviteterne skabt fælles forståelse for forløb, projektdesign og samarbejdsform blandt de centrale aktører i projektet. Med udgangspunkt i den indledende afdækning og analyse foreligger der endvidere ved afslutningen af projektets første fase: En analyse af praksis i forbindelse med udredning og sagsoplysning i projektkommunerne, som kan supplere det grundlag, der er skabt i forbindelse med forprojektet. En udredningsmetode, som omfatter en samlet ramme med elementer til afdækning af borgerens behov, arbejdsgange til at understøtte udredningsprocessen, eventuelle begreber og en skala til vurdering af funktionstab. En vurdering af behov for kompetenceudvikling. 3.3 Fase 2. Afprøvning I denne fase afprøves udredningsmetoden i den daglige sagsbehandlingspraksis i projektkommunerne. Afprøvningen sker som udgangspunkt i alle sagstyper og blandt alle sagsbehandlere på handicap- og udsatte voksne-området i kommunerne. Afprøvningen skal foregå som en styret proces, hvor udredningsmetoden løbende justeres, efterhånden som der opnås erfaringer med anvendelsen. Det er en væsentlig forudsætning for, at denne proces skal lykkes, at afprøvningen sker på en struktureret måde, således at det sikres, at forudsætningerne for anvendelsen af udredningsmetoden er til stede, at metodens elementer, arbejdsgange, begreber og den udviklede skala til vurdering af funktionstab anvendes efter hensigten Aktiviteter i fase 2 Afprøvningen omfatter følgende aktiviteter: Kompetenceudvikling. Udvikling af kompetenceudviklingsmateriale og -forløb. Med udgangspunkt i den udviklede metode udvikles der materiale, som kan understøtte formidlingen af metodens elementer til sagsbehandlerne på handicap- og udsatte voksne-området i projektkommunerne. Samtidig tilrettelægges et program for kompetenceudvikling. Materiale og forløb skal understøtte en praksisnær formidling af metodens enkeltelementer. Kompetenceudviklingen skal være praksisrelevant og inddrage konkrete cases, som kan illustrere metodens anvendelse i praksis. Det vurderes, at kompetenceudviklingen kan gennemføres over to dage. 24

25 Sagsbehandlerne på handicap- og udsatte voksne-området gennemfører kompetenceudviklingen, og der evalueres efterfølgende med henblik på justering af materiale og program. Uddannelse af superbrugere. De sagsbehandlere, som har deltaget i metodeudviklingen, vil i afprøvningsfasen fungere som superbrugere i forhold til metoden og have et særligt ansvar for den lokale forankring og afprøvning. Superbrugerne deltager i kompetenceudviklingen, men modtager herudover en ekstra dags undervisning, som skal klæde dem på til rollen som superbrugere, herunder får de særlig undervisning i læringsprincipper og -metoder samt konstruktiv feedback. Justering Evaluering Implemen -tering Afprøvning Afprøvning, evaluering og justering. Metoden afprøves i den konkrete sagsbehandling. Det er væsentligt, at afprøvningen sker bredt i forhold til alle målgrupper og sagstyper. Afprøvningen sker i første omgang i papirskabeloner, hvor elementer til afdækning af behov, arbejdsgange, begreber og skala til vurdering af funktionstab kan afprøves i praksis. Der samles løbende op på erfaringerne gennem sagsgennemgang og workshopper med sagsbehandlerne, og herefter justeres, implementeres og afprøves redskaberne i de nye versioner. Således sker der en systematisk opfølgning og videreudvikling af metoden gennem hele forløbet. Eventuelt understøttes afprøvningen med en midlertidig digital løsning, som kan sikre, at gevinsterne ved workflowunderstøttelse fremgår tydeligt i afprøvningen. En digital løsning vil ligeledes give mulighed for en løbende monitorering af metodeanvendelsen Resultater Resultaterne af denne fase er et afprøvet kompetenceudviklingsprogram og tilhørende materiale. Herudover er resultatet, at elementerne i udredningsmetoden er afprøvet i praksis, at der er gennemført en grundig og løbende evaluering, samt at metoden herefter er justeret og dermed foreligger i en forbedret version. 3.4 Fase 3. Endelig metode Formålet med fase 3 er at færdiggøre udredningsmetoden og skabe grundlaget for en bredere udrulning af metoden. 25

26 3.4.1 Aktiviteter i fase 3 Dette omfatter følgende aktiviteter: Færdiggørelse af udredningsmetoden. Der udarbejdes endelige versioner af de elementer, som indgår i udredningsmetoden. Herunder eventuel udarbejdelse usecases med henblik på kravspecificering. Færdiggørelse af kompetenceudviklingsprogram og tilhørende materiale. Med udgangspunkt i tilbagemeldingerne fra kompetenceudviklingsforløbet og de reviderede redskaber udvikles program for kompetenceudvikling, som kan understøtte en bredere udrulning af udredningsmetoden. Der udvikles tilhørende materiale (metodehåndbog), øvelser og cases, som kan anvendes til at understøtte undervisningen og sagsbehandlernes arbejde med metoden generelt. Understøttende redskaber. Med henblik på at understøtte en bredere udrulning og forankring af metoden udvikles en række understøttende redskaber, herunder: Et test din udredning -redskab, som kan give sagsbehandlerne et indtryk af, i hvilket omfang de udfører en systematisk, tilstrækkelig og lovmedholdelig udredning. Et evalueringsredskab, som kan understøtte løbende læring, opfølgning og kvalitetssikring af udredning/sagsoplysning lokalt. Formidlingsmateriale. For at understøtte udbredelsen af metoden til alle landets kommuner udarbejdes formidlingsmateriale pjece om metoden og dens anvendelse, artikler m.m. Formidlingsmaterialet er dels målrettet sagsbehandlerne, som skal anvende metoden i praksis, men i lige så høj grad deres ledere, der skal sikre en hensigtsmæssig implementering og bakke op om anvendelsen. Eventuelt udvikles en portal for sagsbehandlerne hvor der samles materiale, cases, eksempler på god praksis, øvelser, FAQ m.m. Implementeringsplan og formidlingsplan. Der udvikles afslutningsvis en plan for udrulning af metoden, herunder kravspecificering, it-understøttelse og kompetenceudvikling. Der udvikles ligeledes en plan for formidling til relevante aktører Resultater Resultaterne af denne fase er en udredningsmetode, som er afprøvet og fungerer i praksis, henholdsvis et kompetenceudviklingsforløb med 26

27 tilhørende materiale, der er afprøvet i praksis og kan understøtte en bredere udrulning af metoden til landets kommuner. Endvidere er der i forbindelse med denne fase udviklet en række redskaber, der kan understøtte udbredelsen af metoden og anvendelsen af den i praksis, herunder evalueringsredskaber, test-dig-selv, FAQ m.m. Eventuelt forankres disse redskaber i en samlet portal. Det er vigtigt, at der skabes opbakning til implementeringen af metoden og indsigt i fordelene ved at anvende en mere systematisk udredningsmetode i sagsbehandlingen. Derfor udvikles målrettet formidlingsmateriale, som kan sikre en hensigtsmæssig kommunikation til både ledere og sagsbehandlere. Endelig udvikles der afslutningsvis en plan for udrulning af metoden, herunder kravspecificering, it-understøttelse og kompetenceudvikling, samt en plan for formidling til relevante aktører. 3.5 Ressourceforbrug Det forventes, at udvikling og afprøvning af udredningsmetoden vil beløbe sig til 5 til 10 millioner kroner. Det brede spænd i estimatet skyldes, at der vil være afgørende forskel på ressourceforbruget i forbindelse med udviklingen afhængig af, i hvilket omfang der tages udgangspunkt i eksisterende erfaringer og udredningsmetoder fra tilgrænsende områder. Længden af afprøvningsperioden vil dog ligeledes have betydning for ressourceforbruget, ligesom antallet af kommuner, der skal indgå i afprøvningen af metoden, kan påvirke prisen. I estimering af tidsplan for metodeudviklingen i denne projektplan er der taget udgangspunkt i en høj grad af genanvendelse og en komprimeret metodeafprøvning, hvorfor tidsplanen skitserer et projektforløb i den lave ende af det angivne ressourcemæssige spænd. Endelig kan det have betydning for omkostningerne, i hvilket omfang der skal indgå målrettede formidlingsaktiviteter i forbindelse med implementeringen, herunder hvorvidt der skal udvikles en portal, en egentlig metodehåndbog og yderligere formidlingsmateriale. Det vurderes dog, at dette vil have mindre indflydelse på de samlede omkostninger end tidligere nævnte parametre. Det kan overvejes her at samle formidlingen af både sagsbehandlingsmetode og udredningsmetode. 27

28 4. It-understøttelse For at sikre en ensartet og sammenhængende it-arkitektur på handicapog udsatte voksne-området har Velfærdsministeriet og KL besluttet at stimulere markedsudviklingen og støtte op omkring kommunernes itudvikling ved blandt andet at udarbejde en række kravspecifikationer, som specificerer, hvilke funktioner Velfærdsministeriet og KL mener modulerne i it-arkitekturen bør indeholde. Udarbejdelsen af kravspecifikationer er dog blot en del af de aktiviteter, der bør gennemføres for at sikre etableringen af den samlede itarkitektur for området. Den samlede indsats er skitseret i nedenstående figur. Figur 3: Hovedfaser i etablering af it-understøttelsen af handicap- og udsatte voksne-området Den første fase er forprojektet (indeværende projekt), som har til formål at etablere rammerne for de følgende faser, herunder etablere overordnet masterplan og business case for projektet. De følgende faser er beskrevet i nedenstående afsnit. 4.1 Fase 1. Etablering af kravspecifikationer Der skal udarbejdes kravspecifikationer for følgende moduler: 1. Sagsmodul 2. Borgeroverblik 28

29 3. Ledelsesinformation 4. Ventelistehåndtering 5. Brugerstyring 6. Workflow 7. Tilsyn 8. Magtanvendelse 9. Økonomi/fremskrivning Formål Kravspecifikationerne skal sikre, at der udvikles sammenhængende systemer på tværs af handicap- og udsatte voksne-området, som understøtter og fremmer brugen af den generiske sagsbehandlingsmodel, sagsbehandlingsmetoden og udredningsmetoden. Kravspecifikationerne skal endvidere understøtte kommunernes anskaffelse af systemer, der passer ind i den udarbejdede it-arkitektur, og som kommunerne kan tilpasse lokale behov. Endelig skal kravspecifikationerne stimulere markedet, således at eksisterende systemer videreudvikles i henhold til den udarbejdede itarkitektur og gør det muligt for leverandørerne at udvikle nye systemer på de områder, hvor der ikke i dag er it-understøttelse Aktiviteter Standardkravspecifikationer Kravspecifikationerne foreslås udarbejdet i en række delprojekter, som gennemføres i henhold til nedenstående model. Modellen angiver, hvilke faser der skal gennemføres, samt formål, aktiviteter og hovedleverancer for hver fase. 29

30 Figur 4: Model for udarbejdelse af kravspecifikationer på handicap- og udsatte voksne-området Modellen er inddelt i fire faser tilpasset digitaliseringsprojektet for handicap- og udsatte voksne-området: 1. Projektafgrænsning, som skal sikre enighed omkring projektets mål, leverancer og indhold. 2. Initiel afdækning, der skal sikre størst mulig genanvendelse af investeringer i it inden for og uden for området. 3. Kravdefinering, der skal sikre identificering og dokumentation af krav til modulerne. 4. Høring og godkendelse, der skal sikre enighed om og opbakning til kravspecifikationerne samt udbredelse af disse til markedet. I figuren er endvidere angivet de væsentligste hovedleverancer for hver fase. Mobilisering af kommunerne For at sikre, at kommunerne påbegynder etableringen af en itarkitektur som beskrevet i forprojektets leverance 3, er der behov for, at Velfærdsministeriet og KL mobiliserer kommunerne. Mobiliseringen skal dels motivere kommunerne til at efterspørge den beskrevne funktionalitet, dels motivere systemleverandørerne til at implementere funktionaliteten. Derudover skal kommunerne motiveres til at etablere en række indkøbsfællesskaber, således at forhandlingspositionen over for systemleverandørerne styrkes, og således at anskaffelsesomkostningerne minimeres ved at dele udgifterne ud på flere kommuner. 30