Dagsorden til mødet i HovedUdvalget

Transkript

1 Mødedato: 27. februar 2017 kl Dagsorden til mødet i HovedUdvalget Mødested: Parkvejens skole, Indskolingens fællesrum ( det hvide rum ) Mødelokalet er reserveret fra kl til formøde for medarbejderrepræsentanterne Deltagere: Ledelsesrepræsentanter: Henning Haahr (formand), Jette Lorenzen, Morten Møller, Leo Kristoffersen, Karsten Poulsen (frem til kl. 14). Medarbejderrepræsentanter: Lone Bay (BUPL) (næstformand), Jette Harlund (AC), Torben Nielsen (DLF), Thomas Jørgensen (3F), Birgit Hegelund, Rita Ernstsen, Rikke Liboriussen, Tom Thielemann (suppleant for Jonas Sørensen). Arbejdsmiljørepræsentanter: Niels Nejst, Christa Jacobsen Arbejdsmiljø/HR - referent: Ulla Salling Afbud: Erik Bjerrum, Jonas Tscherning Sørensen Parkvejens skole deltog fra mødets start og fortalte om deres MED-arbejde Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Forventet tid til punktet: 2 minutter Referat fra mødet den 24. november 2016, doknr Referat fra det ekstraordinære møde den 27. januar 2017, doknr Godkendt. 2. Godkendelse af dagsorden Forventet tid til punktet: 2 minutter Godkendt 3. Opfølgning på det ekstraordinære møde til beslutning Der afsættes 15 minutter til punktet Med afsæt i referatet fra det ekstraordinære møde drøfter og beslutter Hovedudvalget, om der er behov for særlige tiltag fra Hovedudvalgets side i forhold til at sikre den lokale medarbejderinddragelse og kommunikation og videndeling på tværs. Dokumentnr.: side 1

2 Det blev drøftet, hvordan vi sikrer, at information om arbejdet med effektiviseringer når ud i hele organisationen. Der blev drøftet mulighed for at skabe et idékatalog, hvor de enkelte virksomheder kan melde idéer ind til måder at arbejde med hverdagseffektiviseringer på til inspiration for andre. Der blev efterspurgt en portal, hvor man hurtigt og nemt kan give indspil til gode idéer, som man arbejder med på de enkelte arbejdspladser. Det blev i forlængelse heraf drøftet om intranettet er det rette sted, da tilgængeligheden er en udfordring for mange medarbejdere. Når der sker økonomiopfølgning og der kommer indspil fra virksomhederne forholder styregruppen sig til, hvordan man kan formidle på en måde, så det skaber størst mulig videndeling. Det blev besluttet, at Hovedudvalget og Områdeudvalgene skal have effektiviseringerne med som fast punkt på dagsordenen. Det blev endvidere drøftet at der kan være behov for at forventningsafstemme, hvad der ligger i begrebet medarbejderinddragelse, da der kan være forskellige opfattelser af begrebet. Direktionen har mandag den 27. februar godkendt forslaget fra styregruppe om et temamøde med Anders Seneca.Formålet med temamødet er at give inspiration til, hvordan man sammen kan arbejde videre med hverdagseffektiviseringer på de enkelte arbejdspladser. Der bliver informeret nærmere. 4. Til og fra Direktionen til information og drøftelse Der afsættes 10 minutter til punktet Herunder status på anvendelse af e-dagsorden for Hovedudvalg og Områdeudvalg. Status på organisationsændringer. Skoleområde/Landsbyordninger: Byrådet vedtog den 6. februar ændring af skolestrukturen med fokus på fælles ledelse. Der er igangsat en rekrutteringsproces for to skoleledere med forventet tiltrædelse af de nye ledere pr. 1. maj. Herefter skal de nye ledelsesteams falde på plads. Tanken er at bruge det første år (skoleår)på at få hele i organisationen på plads. Sundheds og omsorg. Der er ansat chef for området pr. 1. januar med Anne Stenbæk og der er beskrevet en organisation med fem virksomhedsledere mod tidligere syv. Der arbejdes med at få den endelige organisering på plads, herunder også MED-organiseringen. Social- og Borgerservice. Chefstillingen er besat pr. 1. januar 2017 med Britta Kempel. Lederniveauet nedenunder er også på plads. De tre tidligere områder Fabos, Åhusene og Rosenhuset er omorganiseret til dag og døgn. Der arbejdes fortsat med navngivning. Der er dermed reduceret fra tidligere tre Dokumentnr.: side 2

3 virksomhedsledere til to. Der arbejdes med at få den endelige organisering på plads, herunder også MED-organiseringen. Tema 2 effektiviseringer Administration. Der er udsendt spørgeskema med en kvalitativ undersøgelse af hvilke administrative opgaver der løses og hvor meget tid der medgår. Der er arbejdet en del med definitionen af administration. Kortlægningen omfatter alle administrative opgaver. Kortlægningen skal lede frem til at styregruppen kan træffe beslutning om, hvilke indsatser der skal arbejdes videre med. Der er deadline for besvarelse den 17. marts. Ejendomsadministration/Ejendomsservice Der er igangsat en proces med at få samlet pedelfunktioner i en enhed. Der har været informationsmøde for alle de medarbejdere, der bliver berørt. Status vedr. kommunens økonomi. Der er regnskab på vej, og det ser fornuftigt ud. Både samlet og i forhold til de enkelte virksomheder. Regnskabet kommer i løbet af marts måned. Hovedudvalget inviteres sammen med Strategisk Lederforum til Byrådets dialogmøde den 13. juni. Derudover er der aftalt dialogmøde mellem Hovedudvalget og Økonomiudvalget den 18. april. E-dagsorden til brug for HU og OU Det er forbundet med en betydelig udgift at få både områdeudvalg og hovedudvalg koblet på e- dagsorden. Vi har i dag økonomi til licenser, der kan give mulighed for at Hovedudvalget kan komme på e-dagsordenssystemet, så det i første omgang alene Hovedudvalget, der kobles på. Dette træder i kraft pr. 1. august 2017, når det nye Hovedudvalg er på plads. 5. Temadrøftelse: Sundhed og sundhedsordning til beslutning der afsættes 45 minutter til punktet Sundhedskoordinator Klaus Grabbert deltager under punktet med det oplæg om Det dobbelte KRAM. På baggrund af oplægget fra Klaus og anbefalingerne fra arbejdsmiljøgruppen (jf. referat) drøfter Hovedudvalget en fælles forståelse af sundhedsbegrebet samt beslutter, hvordan sundhedsordningen skal anvendes i Bilag: Referat fra arbejdsmiljøgruppens møde den 5. december 2016, doknr Oversigt over ansøgninger til Sundhedsordningen 2016, doknr Ramme for anvendelse af sundhedsordning 2016, doknr På baggrund af Klaus oplæg om Det dobbelte KRAM drøftede Hovedudvalget forståelsen af sundhed og om begrebet/modellen kan bruges i forbindelse med vores sundhedsordning. Dokumentnr.: side 3

4 Det dobbelte KRAM består dels af de traditionelle KRAM-faktorer, der lægger vægt på det fysiske: Kost, Rygning, Alkohol og Motion. Det andet KRAM i modellen lægger mere vægt på mental sundhed og består af faktorerne: Kompetence, Relationer, Accept og Mestring. De fælles tilbud der indgår i vores nuværende sundhedsordning i form af rygestopkurser, kostvejledning og DHL læner sig op af de traditionelle KRAM faktorer (dog lægges der også med DHL vægt på relationer). De midler der er søgt til sundhedstiltag lokalt i 2016 læner sig dog i lige så høj grad op ad de nye KRAM-faktorer. Der var enighed om at fortsætte drøftelsen af sundhedsbegrebet hen over 2017 med henblik på beslutning om, hvordan sundhedsordningen skal fungere fremadrettet. I 2017 fortsætter den uændret, således at der er en pulje på kr. som arbejdspladserne kan søge lokalt. Dog således, at man ved ansøgning beskriver, hvordan tiltaget relaterer sig til Det dobbelte KRAM. Det præciseres, at der skal være tale om fælles ansøgning fra ledelse og medarbejdere på arbejdspladsen. Rammebeskrivelsen for ansøgning justeres til på baggrund af beslutningen. Samtidig fastholdes to kostvejledningshold, DHL samt rygestopkurser i Arbejdsmiljøregnskab 2016 (årlig arbejdsmiljødrøftelse) til beslutning der afsættes 30 minutter til punktet Arbejdsmiljøregnskabet indeholder dels opgørelser og statistikker over sygefravær, arbejdsulykker, anvendelse af psykologordning og besøg af Arbejdstilsynet i det forgange år. Regnskabet indeholder derudover en opsummering i forhold Hovedudvalgets indsatser samt et blik på MED- og arbejdsmiljøarbejdet for det kommende år. Arbejdsmiljøregnskabet er afsæt for den lovpligtige årlige arbejdsmiljødrøftelse i Hovedudvalget. Med afsæt i arbejdsmiljøregnskabet og de nuværende arbejdsmiljømål drøfter Hovedudvalget arbejdsmiljøindsatsen og beslutter, om der er behov for særlige arbejdsmiljøindsatser og/eller justering af arbejdsmiljømålene. I henhold til arbejdsmiljøloven skal alle arbejdsmiljøgrupper tilbydes efteruddannelse, svarende til 1½ dags uddannelse. Hovedudvalget beslutter som en del af arbejdsmiljødrøftelsen, hvordan dette tilrettelægges for Det er i den forbindelse Ledelse & Udviklings anbefaling, at MED- /arbejdsmiljøkonferencen, som gennemføres i efteråret indgår som den ene dags efteruddannelse, og at der derudover tilrettelægges en halv dags uddannelse, for alle arbejdsmiljøgrupper samlet. Bilag: Arbejdsmiljøregnskab 2016, doknr Arbejdsmiljømål , doknr Sygefraværet er samlet set steget, men det bemærkes at fraværet lander på et lavere niveau i december 2016 end i december Dokumentnr.: side 4

5 Antallet af ulykker er steget det er primært mindre ulykker, og i den relation også ulykker forbundet med spark, slag, bid m.v. Der opleves et større fokus på at få registreret disse hændelser, så stigningen kan også være udtryk for bedre registreringssystematik. Der blev rettet opmærksomhed på, at 27 ud af 45 sager i forhold til vores psykologordning er begrundet i stress/udbrændthed. Det er et område vi skal have fokus på, også i relation til at trivselsmålingen i 2014 viste et stort arbejdspres. I forhold til arbejdsmiljømålene blev det drøftet at opstille andre mål end sygefravær. Der var dog enighed om at, vi arbejder med nogle vigtige indsatser i form af fokus på sygefraværet og arbejdspres. Det blev aftalt, at arbejde med at omformulere arbejdsmiljømålene, så der arbejdes med positiv målsætning, der fokuserer på målet om at skabe robuste arbejdsfællesskaber. Til næste møde laves et oplæg til en omformulering af arbejdsmiljømålene, der også kan rumme plads til at indsatser starter nedefra. 7. Opfølgning på trivselsmåling 2014, til information og drøftelse Der afsættes 20 minutter til punktet I forbindelse med trivselsmålingen i 2014 besluttede Hovedudvalget en midtvejsopfølgning på, hvordan der er arbejdet med målingen lokalt, som følge af, at der først gennemføres trivselsmåling igen i efteråret Opfølgning er sket via Områdeudvalgene, og tilbagemeldingerne/drøftelserne herfra er samlet i vedlagte bilag. Hovedudvalget drøfter tilbagemeldingerne fra Områdeudvalgene, herunder også om de giver anledning til særlige opmærksomhedspunkter i forhold til arbejdet med den kommende trivselsmåling. Bilag: Opfølgning fra Områdeudvalgene på trivselsmålingen 2014, doknr Der blev givet udtryk for, at det er positivt at se, at der er tilbagemeldinger der viser, at man løbende arbejder med fokus på trivsel, herunder konkret opfølgning på trivselsmålingen. 8. Trivselsmåling og APV 2017, til beslutning der afsættes 20 minutter til punktet I efteråret 2017 gennemføres fornyet trivselsmåling og APV vedr. psykisk arbejdsmiljø. Derudover skal trivselsmålingen også indgå som en del af ledelsesevaluering/lederfeedback. Det betyder, at der i forbindelse med målingen skal udarbejdes en række spørgsmål om ledelse med afsæt i lederprofilerne (KAR-beskrivelserne), jf. Ledelses- og Organisationsgrundlaget. Det er målet, at trivselsmålingen gennemføres i efteråret, hvorfor der skal nedsættes en arbejdsgruppe, der kan medvirke til at udarbejde spørgeramme for hele målingen. Arbejdsgruppen skal bestå af medarbejderrepræsentanter udpeget af Hovedudvalget samt repræsentanter fra Dokumentnr.: side 5

6 Strategisk Lederforum (virksomhedsledere), som udpeges af Direktionen. Ledelse & Udvikling varetager projektledelsesopgaven. Der lægges i processen op til, at der som en del af MED-/Arbejdsmiljøkonferencen i efteråret 2017 gives introduktion/vejleding til læsning af rapporter og inspiration til opfølgning, således at hele MED-organisationen er klædt på til arbejdet med resultatet. Udkast til overordnet tidsplan for trivselsmålingen vedlægges som bilag. Samtidig vedlægges til information procesbeskrivelse for lederfeedback, som er vedtaget i Direktionen. Bilag: Overordnet tidsplan for gennemførelse af trivselsmåling/apv/lederfeedback 2017, doknr Procesbeskrivelse for lederfeedback, doknr Det blev kort drøftet, om vi skal tilbage til at gennemføre trivselsmåling hvert andet år, så det er samstemt med lederaftaler. Der tages endelig beslutning om dette senere i Der blev nedsat en arbejdsgruppe, der arbejde med formulering af spørgsmål m.m Til arbejdsgruppen har medarbejdersiden i Hovedudvalget udpeget følgende medarbejderrepræsentanter: Jette Harlund, Christa Jacobsen og Marianne Hundebøll. Fra lederside har Direktionen peget på følgende virksomhedsledere: Anette Dam Andersen, Birgit Hansen og Anni Andersen. 9. Årshjul for 2017 til beslutning Der afsættes 15 minutter til punktet Hovedudvalget drøfter udkast til årshjul med henblik på endelig godkendelse. Bilag: Udkast til Hovedudvalgets årshjul for 2017, doknr Ligestillingsredegørelse tilføjes samt datoer for de møder og arrangementer der er på plads. MED konference bliver den 4. oktober i Spektrum. Årshjulet blev med disse rettelser godkendt. 10. Til efterretning Referat fra Områdeudvalgsmøde for Rådhuset den 8. december 2016 Referat fra Områdeudvalgsmøde for Børn, Unge og Kultur den 12. december 2016 Referat fra Områdeudvalgsmøde for Social og Sundhed den 15. december 2016 Dokumentnr.: side 6

7 Referat fra Områdeudvalgsmøde for Teknisk område den 21. december Eventuelt Der blev spurgt til, hvordan vi forholder os som kommune/ arbejdsplads i forhold til pres medarbejdere og ledere kan komme under i forbindelse med voldsomme hændelser eksempelvis som den nylige sag fra Ry/Skanderborg. Vi har i Odder et kriseberedskab, som træder i kraft, når der har været ulykker eller andet. Det blev aftalt, at der på næste møde orienteres om kriseberedskabsplanen. Næste ordinære møde: 3. april 2017 på rådhuset. Dokumentnr.: side 7