Boligselskabet DFB Referat af organisationsbestyrelsesmøde nr. 72 Torsdag d. 21. august 2014 kl Hos Domea, Oldenburg Alle 3, Høje Tåstrup

Transkript

1 Boligselskabet DFB Referat af organisationsbestyrelsesmøde nr. 72 Torsdag d. 21. august 2014 kl Hos Domea, Oldenburg Alle 3, Høje Tåstrup Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Orientering fra formandskabet Orientering fra administrationen Boligselskabet DFB Generelt om servicecentre Tilslutning til servicecenter Farum-Ballerup Tilslutning til Servicecenter Jærgerspris Opgaver i servicecenteret Deltagende organisationer/afdelinger servicecenteret Dato for opstart af servicecenter Navngivning af servicecenter Placering af servicecenter Etableringsudgifter Personale på det servicecenteret Fordeling af omkostninger i servicecenter Lokale samdrifter og fælles ledelse Overslag over økonomien ved indtrædelse i servicecenter Tillæg til forretningsføreraftale Godkendelse af styringsrapport Styringsdialog med Høje Tåstrup Kommune Afdelinger i drift Charlotteager Projekt Råderum status Lukket punkt Mødeplanlægning Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen: John Adelsteen Andersen, formand Peter Hansen, næstformand Bente Nees Susanne Pia Hansen Henrik Schram (afbud) Kirsten Malinovsky Petina Larsen Poul Erik Jensen Tanja Hornehøj Øvrige deltagere: Lars Gruby, Domea Michael H. Jørgensen, Domea (referent) Carsten Pedersen Domea Boligcenter København, den 27. august 2014

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. Dagsorden blev godkendt 2 Godkendelse af referat Referatet fra bestyrelsesmødet d. 26. maj 2014 er tidligere udsendt og Domea har ikke modtaget indsigelser hertil. Det indstilles, at bestyrelsen godkender referatet. Referatet blev godkendt 3 Orientering fra formandskabet Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. John Adelsteen Andersen (JAA) rejste med udgangspunkt i drøftelserne omkring budgetoverskridelsen i Morelhaven en diskussion omkring hvilke udgifter der skal betales af afdelingerne via servicecenteret og hvilke udgifter der betales over administrationen. Domea lovede at undersøge dette nærmere, idet der på grund af den specielle konstruktion vedrørende driften af Morelhaven kan være nogle uklarheder. Lars Gruby fastslog, at der selvfølgelig ikke skal betales dobbelt for administration og at oprettelse af servicecentre ikke handler om at flytte udgifter fra administrationen til servicecenteret men alene om at organisere driften smartere med henblik på at opnå en besparelse og en bedre og mere professionel organisering af driften. Det blev aftalt, at Domea får afholdt de nødvendige møder i Morelhaven med henblik på at få godkendt budgettet. JAA fastslog endvidere, at DFB gerne vil have implimenteret den arbejdsgang, at hvis der skal laves noget udover de aftalte budgetter og DVplaner, så tager man fat i bestyrelserne. Lars Gruby orienterede om, at Domea er enig heri. Endvidere blev betalingen af en advokatregning fra en sag rejst af en afskediget medarbejder for uberettiget fyring drøftet. Peter Hansen og Lars Gruby orienterede om, at det er DFB, der er arbejdsgiveren (Domea er administrator af dette arbejdsgiveransvar), og at en afskediget medarbejder altid har ret til at rejse en sag (i enkelte meget sjældne tilfælde kan sager blive afvist i domstolen). I denne type sager skal arbejdsgiveren betale sagsomkostningerne, selvom sagens vindes. I det konkrete tilfælde har DFB vundet sagen ved byretten, mens at sagen er blevet anket til landsretten. Det er således DFB, der skal dække advokatomkostningerne. Denne orientering blev taget til efterretning af bestyrelsen. 4 Orientering fra administrationen Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Side 2 af 13

3 Michael Jørgensen (MHJ) orienterede om, at Domea på vegne af DFB har ansøgt Københavns Kommune om dispensation for dispensationsfondens dækning af tab ved fraflytninger. Herudover orienterede han om, at der arbejdes på en ansøgning til Landsbyggefonden om støtte til en gældrådgiverfunktion i Charlottegården og Gadehavegård netop for at imødegå de store og voksende tab ved fraflytninger. 5 Boligselskabet DFB 5.1 Generelt om servicecentre Domea orienterer på mødet omkring status på processen og planerne vedr. servicecentre for de DFB-afdelinger, som endnu ikke er tilsluttet et servicecenter. Det indstilles til bestyrelsen at tage orienteringen til efterretning. Lars Gruby orienterede om status på de enkelte servicecentre og de overordnede organisatoriske planer. Det blev aftalt, at der fremadrettet skal være et punkt på bestyrelsesmøderne, der omhandler status for servicecentrene. Både de allerede etablerede og dem som er under planlægning. 5.2 Tilslutning til servicecenter Farum-Ballerup På temamødet d. 30. april 2014 drøftede bestyrelsen og Domea servicecenter tilslutningen for DFBs 7 afdelinger i Slangerup. Bestyrelsen og Domea udtrykte enighed om, at det vil være mere hensigtsmæssigt for disse afdelinger at blive tilsluttet det servicecenter, som Domea planlægger at opstarte med kontor i Farum pr. 1. april Servicecenteret skal foruden de nævnte afdelinger servicere Bolbrohaven. Af andre selskaber, der skal indgå i servicecenteret, kan nævnes Ballerup Boligselskab og Boligselskabet Farumsødal. Servicecenteret skal i henhold til planerne servicere godt boliger, hvilket giver et solidt økonomisk og organisatorisk fundament. De boligselskaber og afdelinger, der skal indgå, samt den planlagte organisering fremgår af vedlagte bilag. Hvad angår organiseringen skal det nævnes, at der er tale om et foreløbige bud. I processen frem mod etableringen vil der ske tilpasninger i dialog med de relevante organisationsbestyrelser. Af bilag fremgår endvidere økonomien for DFBs afdelinger i servicecenteret. Som det fremgår, er det Domeas vurdering, at DFBs afdelinger kan imødese en samlet årlig besparelse på ca. kr Det vurderes på baggrund af Domeas erfaringer med etablering af samdrift og servicecentre, at der kan opnåes en besparelse ved forbedrede arbejdsgange og mere synlig og tilstedeværende ledelse. Herudover vurderes det, at der kan ske store besparelse på driftsudgifterne ved at flere opgaver udføres af de i servicecentret ansatte specialister og ved, at den professionelle og nærværende ledelse sikrer systematik omkring tilbudsindhentninger, ved vedligeholdelses- og forbedringsarbejder samt flytteistandsættelser mv. De DFB afdelinger der skal indgå i servicecenteret er: Afdeling boliger Bolbrohaven, Hørsholm 30 Morelhaven, Slangerup 41 Side 3 af 13

4 Nybrovænge Ældre, Slangerup 18 Nybrovænge, almen, Slangerup 12 Kongensgade, Slangerup 16 Købmandsgården, Slangerup 21 Klostergården, Slangerup 52 Klostergården Ældreboliger 21 Sideløbende med DFBs beslutningsproces kører der tilsvarende processer i de øvrige berørte boligselskaber, og etableringen af et servicecenter i Farum forudsætter at alle - eller i hvert fald hovedparten af - de berørte selskaber træffer beslutning herom. Domea indstiller derfor til bestyrelsen i DFB, at den træffer principbeslutning om at tilslutte ovenstående afdelinger til servicecenter Farum-Ballerup. Ved at træffe en principbeslutning har Domea bedre mulighed for at gå videre med beregningerne af etableringsudgifterne og driftsudgifterne. Når disse foreligger, vil Domea vende tilbage til organisationsbestyrelsen med et endeligt beslutningsoplæg. Det indstilles til bestyrelsen at træffe principbeslutning om tilslutning til servicecenter Farum-Ballerup. Lars Gruby og Michael Jørgensen uddybede ovenstående. Bestyrelsen fulgte indstillingen og traf dermed principbeslutning om tilslutning til servicecenter Farum-Ballerup. 5.3 Tilslutning til Servicecenter Jærgerspris Etableringen af et lokalt servicecenter har til formål at give en bedre økonomi i driften, at effektivisere beboerservicen og renholdelsen og at varetage en stor del af de opgaver, der hidtil har været løst på de lokale ejendomskontorer og på Domeas regionale boligcentrer. Med etablering af et lokalt servicecenter følger ansættelse af en kundechef og servicekoordinator. Det betyder mere administrativ service lokalt for både beboere og bestyrelser, øget tilgængelighed samt udvidet åbningstid for beboerhenvendelser Opgaver i servicecenteret De opgaver, som påtænkes løst fra servicecenteret er: Planlægning og styring af lokal ejendomsdrift Personaleledelse af driftsledere, ejendomspersonale og øvrigt kontorpersonale Beboerservice, herunder håndtering af tilladelser, renholdelse af fællesarealer og fælles udeområder Sikring af tryghed for beboerne Rekvirering af håndværkere og tilsynsopgaver Oprettelse af rekvisitioner og godkendelse af betalinger Servicering af beboerdemokratiet på organisationsniveau, herunder afholdelse af organisationsbestyrelses- og repræsentantskabsmøder efter aftale med markedschefen Side 4 af 13

5 Servicering af beboerdemokratiet på afdelingsniveau, herunder navnlig afdelingsbestyrelsen og afholdelse af afdelingsmøder DV-planer inklusiv markvandring med afdelingsbestyrelsen Driftsopgaver, fraflytningssyn m.m. Budgetopfølgning og økonomistyring af konto Personlig ekspedition Markedsføring af fx åbent-hus-arrangementer Fremvisning af boliger og udlejning af fælleslokaler Indkaldelser, udsendelser af breve m.m. i forbindelse med bestyrelses- og afdelingsmøder mv. Behandling af simple beboerklager Dette indebærer, at servicecenteret vil varetage en lang række opgaver, som boligorganisationerne og afdelingerne hidtil har købt hos Domea. Det skal understreges, at ledelsesretten forbliver hos Domea. Der vil i løbet af 2014 blive udarbejdet et nyt ydelseskatalog, som beskriver Domeas ydelser. Ydelserne vil i det nye katalog være reduceret med de ydelser, som fremadrettet skal varetages i servicecenteret. Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at afdelingerne Markedspladsen, Blommestien, Rosenhaven og Sølvkær indtræder i et lokalt servicecenter til varetagelse af de ovenfor nævnte opgaver Deltagende organisationer/afdelinger servicecenteret For at kunne udnytte mulighederne ved etablering af et servicecenter er det nødvendigt at servicecenteret betjener en vis mængde lejemål. De foreslåede samarbejdspartnere i servicecenteret er: Boligselskabet Alliken Holbæk Ældreboligselskab Jægerspris Boligselskab Danske Funktionærers Boligselskab, afdeling Blommestien, Markedspladsen, Sølvkær og Rosenhaven. Samarbejdet mellem organisationerne i servicecenteret foreslås varetaget ved en styregruppe. Styregruppen foreslås at have 4 deltagere udpeget fra hver organisation. Styregruppen indstiller afgørelser til de respektive organisationsbestyrelsers godkendelse. Det indstilles, at bestyrelsen tiltræder samarbejdsmodellen mellem organisationerne i servicecenteret. Side 5 af 13

6 5.3.3 Dato for opstart af servicecenter Servicecenteret, som Danske Funktionærers Boligselskab, afdelingerne Markedspladsen, Blommestien, Rosenhaven og Sølvkær, vil blive tilknyttet, vil blive sat i drift Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at servicecenteret sættes i drift pr Navngivning af servicecenter Servicecenteret har i øjeblikket arbejdsnavnet Servicecenter Jægerspris. Dette navn vil blive foreslået til de øvrige deltagere i servicecenteret og er betinget af deres godkendelse. Det indstilles, at bestyrelsen godkender at servicecenteret navngives Servicecenter Jægerspris. Men oplyste, at det servicecenterforum som bliver nedsat, skal have lov til at ændre navnet Placering af servicecenter Servicecenteret placeres centralt i forhold til de boligorganisationer og afdelinger, som skal dækkes af servicecenteret. Servicecenteret foreslås etableret og fysisk placeret i nye lokaler Egeparken 4, 3630 Jægerspris. Det indstilles, at bestyrelsen godkender placeringen af servicecenteret Etableringsudgifter Etableringen og opstart af et servicecenter vil koste ca. kr Danske Funktionærers Boligselskabs andel af omkostningerne vil beløbe sig til ca. kr Overslag over etableringsudgifterne vedlægges som bilag. Etableringsudgifterne kan dækkes på følgende måder: 1) Etableringsudgifterne dækkes af selskabets dispositionsfond dog eksklusiv IT-investeringer. IT-investeringerne fordeles i stedet ud på afdelingerne i forhold til antal lejemålsenheder. IT-investeringerne aktiveres i afdelingerne og nedskrives lineært i henhold til forventet levetid her max. 5 år. Side 6 af 13

7 2) Etableringsudgifterne dækkes af selskabets dispositionsfond dog eksklusiv IT-investeringer. IT-investeringerne dækkes af selskabets arbejdskapital. 3) Etableringsudgifterne dækkes af selskabets arbejdskapital. 4) Etableringsudgifterne dækkes af det/de deltagende afdelinger i forhold til antal lejemålsenheder. Etableringsudgifterne aktiveres i afdelingerne og nedskrives lineært i forhold til forventet levetid her max 5 10 år alt efter aktivets forventede levetid. Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at dække selskabets andel af etableringsudgifter til servicecenteret som beskrevet i mulighed 2 Etableringsudgifterne dækkes af selskabets dispositionsfond, dog dækkes ITinvesteringerne af selskabets arbejdskapital. Bestyrelsen fulgte indstillingen, og bevilligede en ramme på op til kr til etableringsudgifter Personale på det servicecenteret Kundechef Med etableringen af et servicecenter vil der blive ansat en kundechef. Kundechefen skal fungere som den daglige leder af servicecenteret og dets medarbejdere. Dette vil som hovedregel omfatte driftsledere, ejendomspersonale og øvrigt kontorpersonale, således som det kendes i dag fra det lokale ejendomskontor. Kundechefens rolle og profil vil således i vidt omfang minde om den nuværende driftschefprofil, der kendes fra Domeas regionale boligcentrer. Foruden ledelsen af kontorets medarbejdere vil kundechefen skulle servicere bestyrelserne og varetage opgaver af overordnet betydning for driften af boligorganisationen. Her tænkes navnlig på planlægning, koordinering af udbud, økonomistyring på driftskonti, rådgivning til beboerdemokratiet, kontakt til myndigheder mv. Den styrkede ledelse af driften forventes at medføre en højere kvalitet i servicering og planlægning. Dette vil sikre den bedst mulige udnyttelse af de personalemæssige ressourcer. Kundechefen vil referere til en markedschef i Domea. Servicekoordinator Herudover ansættes en servicekoordinator. Servicekoordinatoren skal assistere i den daglige administration og være kontorets blæksprutte. Servicekoordinatoren vil bl.a. skulle tage sig af beboerhenvendelser samt udstede godkendelser og tilladelser til fx husdyrhold. Herudover vil servicekoordinatoren udsende dagsordener til- og evt. deltage i og tage referat af bestyrelsesmøderne. Ansættelse af en servicekoordinator på servicecenteret indebærer også, at åbningstiderne for beboerhenvendelser kan udvides. I Danske Funktionærers Boligselskab, afdelingerne Markedspladsen, Blommestien, Rosenhaven og Sølvkær, er Bent Gordon Johansen ansat som kundechef og Birgitte Marcussen som servicekoordinator. Ansættelsesforhold Medarbejderne vil blive ansat i boligorganisationen/-erne. Derved overgår lønudgiften fra Domea til boligorganisationen/-erne. Boligorganisationen vil derved opnå en Side 7 af 13

8 besparelse ved ansættelse af medarbejderne, idet boligorganisationen ikke skal afholde moms på lønningerne. Hidtil er lønningerne blevet betalt over administrationsbidraget til Domea hvorpå der er tillagt moms. Administrationsbidraget, som boligorganisationen betaler til Domea, vil blive nedsat med kr. 454 eksklusiv moms (2013-priser) pr. deltagende lejemålsenhed. Domea vil fortsat bevare ledelsesretten over medarbejderne i servicecenteret. Boligorganisationen og den/de enkelte afdelinger vil således ikke opleve en ændring herved. Anciennitet For de medarbejdere, hvis ansættelsesforhold overgår fra Domea til boligorganisationen (kundechef og servicekoordinator), vil ancienniteten blive videreført. Det vil sige, at har den pågældende medarbejde oparbejdet en anciennitet på eksempelvis 15 år, da vil denne blive medtaget. Øvrige ansættelsesvilkår vil herudover også blive bevaret iht. gældende overenskomst og tilhørende lokalaftaler. Såfremt det på et tidspunkt måtte vise sig at være nødvendigt, at afskedige den pågældende kundechef og/eller servicekoordinator, da vil Domea dække den andel af en eventuel fratrædelsesgodtgørelse, der er erhvervet i løbet af den tid, medarbejderen har været ansat hos Domea inden ansættelsen blev overflyttet til boligorganisationen. Denne forpligtelse fra Domeas side bortfalder, når medarbejderen har opnået samme anciennitet mht. opsigelsesvilkår i boligorganisationen, som vedkommende havde ved overførslen fra Domea, samt hvis boligorganisationen skifter administrator. Eksempel 1: Kundechefen har en anciennitet fra Domea på 12 år. Efter 3 års ansættelse i boligorganisationen afskediges kundechefen. Kundechefen har da 15 års anciennitet i alt og ret til en fratrædelsesgodtgørelse svarende til 2 måneders løn. Domea betaler den ene måned svarende til godtgørelsen efter 12 års ansættelse, og den anden måned betaler boligorganisationen. Eksempel 2: Kundechefen har en anciennitet fra Domea på 12 år. Efter 12 års ansættelse i boligorganisationen afskediges kundechefen. Kundechefen har da 24 års anciennitet i alt og ret til en fratrædelsesgodtgørelse svarende til 3 måneders løn. Boligorganisationen betaler 3 måneders fratrædelsesgodtgørelse, da kundechefen har opnået samme anciennitet mht. opsigelsesvilkår i boligorganisationen, som kundechefen forinden havde opnået i Domea. Eksempel 3: Kundechefen har en anciennitet fra Domea på 12 år. Efter 11 års ansættelse i boligorganisationen afskediges kundechefen. Kundechefen har da 23 års anciennitet i alt og ret til en fratrædelsesgodtgørelse svarende til 3 måneders løn. Domea betaler den ene måned, og 2 måneder betales boligorganisationen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender overflytning af personale fra Domea til servicecenteret på de angivne vilkår Fordeling af omkostninger i servicecenter Servicecenteret oprettes som en såkaldt fordelingsafdeling, hvorfra udgifter fordeles ud på de deltagende afdelinger. Side 8 af 13

9 Det administrative personale på servicecenteret, kontorholdsudgifter, husleje for servicecenter mv. fordeles efter antal lejemålsenheder. Omkostningerne til blåt og grønt arbejde fordeles frem til efter lejemålsenheder i de respektive samdrifter, derefter efter registreret timeforbrug. Servicecenteraftale indeholdende fordelingsnøgle vedlægges som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender og underskriver servicecenteraftalens generelle og specifikke del Lokale samdrifter og fælles ledelse De tre deltagende boligorganisationer Boligselskabet Alliken, Holbæk Ældreboligselskab og Jægerspris Boligselskab har i forvejen hver især egen samdrift i selskaberne. Disse bevares. Danske Funktionærers Boligselskab afdeling Markedspladsen og afdeling Blommestien knyttes til samdriften i Holbæk Ældreboligselskab og Danske Funktionærers Boligselskab afdeling Rosenhaven og afdeling Sølvkær knyttes til samdriften i Jægerspris Boligselskab. Samdrift indebærer, at ejendomsmestre og ejendomsfunktionærer i en eller flere boligorganisationer er fælles om at løse afdelingernes opgaver som fx beboerservice og pleje af udearealerne. I stedet for at have hjemsted på hvert sit ejendomskontor, bliver ejendomspersonalet overordnet ledet og fordelt fra servicecenteret. Arbejdsopgaver, materiel, indkøb, udbud af håndværkeropgaver og de administrative opgaver i forbindelse med ejendomsdriften koordineres fra servicecenteret, hvorved administrationen effektiviseres og ejendomsmestrene får frigivet tid til mere praktisk arbejde. De tidligere lokaler brugt af driften i Boligselskabet Alliken og i Danske Funktionærers Boligselskab bruges fremadrettet som mandskabslokaler. Der indføres et planlægnings- og opgavestyringssystem, som bruges til at planlægge opgaver over året og fordele dagens opgaver til medarbejdere via en løsning til mobiltelefon. Systemet bruges også til tidsregistrering, således at tidsforbruget i hver enkelt afdeling kan bestemmes. Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at afdelingerne Markedspladsen, Blommestien, Rosenhaven og Sølvkær indtræder i de eksisterende samdrifter som ovenfor anført samt at ledelse og administration varetages af servicecenteret Overslag over økonomien ved indtrædelse i servicecenter Overslag over økonomien ved Danske Funktionærers Boligselskabs, afdelingerne Markedspladsen, Blommestien, Rosenhaven og Sølvkær, indtrædelse i servicecen- Side 9 af 13

10 teret er vedlagt som bilag. Overslaget er foretaget ud fra regnskabet , og besparelser ved samdrift skal ses i forhold til dette resultat. Den del af administrationsbidraget, der før har dækket løn til kundechef og servicekoordinator plus moms, bortfalder, i det ansættelsen overgår til boligorganisationen. Det bemærkes, at det kun er den andel af en fultidslønning svarende til det hidtidige træk på fx kundechefen, som administrationsgebyret nedsættes med. Udover den andel af en kundechef og servicekoordinator, som hidtil har betjent boligorganisationen fra Domea, kan de deltagende boligorganisationer vælge at ansætte og aflønne ekstra ressourcer i servicecenteret. Fx så servicecenteret bliver betjent af 1 hel servicekoordinator, frem for de fx 30% af en servicekoordinator, der tidligere har betjent de tilsluttede boligorganisationer i Domea. Servicecenteret vil blive etableret med en standardpakke for teknisk udstyr (fx kopimaskine), IT-udstyr og softwarelicenser samt telefoni. Der er indgået en leasingog serviceaftale ved et EU-udbud. Ensartethed i udstyr og programmer, centralt styrede opdateringer og support er nødvendigt for at servicecenteret kan opnå de nødvendige resultater. Et uddybende overslag over driftsomkostninger vedlægges ligeledes som bilag. Der gøres opmærksom på, at beregningen er foretaget på baggrund af gennemsnitstal for lønninger, datalinjer m.v. og estimater for effektiviseringer. Det indstilles, at bestyrelsen godkender overslaget på driftsøkonomien i servicecenteret Tillæg til forretningsføreraftale For at formalisere organisationens indtræden i det lokale servicecenter, skal der indgås et tillæg til forretningsføreraftalen mellem hver af de deltagende organisationer i servicecenteret og Domea som forretningsfører. Tillægget til forretningsføreraftalen præciserer udflytningen til det lokale servicecenter af en andel af kundechef og servicekoordinator og den modsvarende nedsættelse af administrationsbidraget pr. deltagende lejemålsenhed med kr. 454 eksklusiv moms (2013-priser). Derudover præciserer tillægget til forretningsføreraftalen, at deltagerne i servicecenteret skal betale de nye IT-pakker til Domea, der afregner med serviceleverandøren. I 2013-niveau udgør priserne for IT-pakkerne kr eks. moms årligt for en pcarbejdsplads med telefon og kr eks. moms årligt for en mobilbruger. Dertil kommer en årlig supportafgift på kr eks. moms pr. servicecenter. Udgifterne fordeles i de deltagende boligorganisationer i henhold til den indgåede servicecenteraftale. Tillæg til forretningsføreraftalen er vedlagt som bilag. Side 10 af 13

11 Det indstilles, at bestyrelsen tiltræder og underskriver tillægget til forretningsføreraftale. Bilagsliste: Overslag over etableringsudgifter Servicecenteraftale generel del Servicecenteraftale specifik del Overslag over økonomien i servicecenter Tillæg til forretningsføreraftale 5.4 Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporten for boligorganisationen er vedlagt. Domea har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporten. Der blev forslået en række mindre ændringer og Domea tager dem med i den endelige styrringsrapport, der fremsendes til Københavns Kommune. 5.5 Styringsdialog med Høje Tåstrup Kommune Domea har på vegne af organisationsbestyrelsen været til styringsdialog med Høje Tåstrup Kommune. Referat og styringsdialogaftale er vedlagt som bilag. Domea vil give yderligere orientering på mødet. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Carsten Pedersen orienterede om styringsdialogen. Det blev aftalt, at Domea fremadrettet drøfter med afdelingsbestyrelserne i Gadehavegård og Charlottegården om disse også ønsker at deltage i styringsdialogmøderne. 6 Afdelinger i drift Charlotteager Projekt Råderum status Med godkendelsen af projekt Råderum ved DFB Charlottegårdens beboermøde tirsdag d er projektet i sin fulde størrelse på 44 mil. kr. en realitet og er nu gået ind i projekteringsfasen. DFB Charlottegården vedtog på mødet at bidrage med 1,4 mil. kr. og sikrede derved, at projektet kunne udnytte den samlede rammebevilling fra Landsbyggefonden. Side 11 af 13

12 Tidsplanen for projektet: Projektet sendes i udbud start oktober i forlængelse af skema A godkendelsen i kommunen. Den fysiske realisering af projektet forventes afsluttet efteråret Det får Charlottegården ekstra ved at bidrage med 1,4 mil. kr. Ny stor legeplads, motionsredskaber m.m. inklusiv belægning Ny affaldsgård & nyt skur til ejendomsservice. Rampe/sti til affaldsgården samt ny belægninger foran affaldsgården til ophold og hygge. 24 nye parkeringspladser og ekstra grøn areal, samt forøgelse af det samlede areal til en værdi af 0,7 mil. kr. Borde, bænke, skraldspande, skilte Belægningsarbejde i området udekøkken til 26A I alt 1,1 mil. kr. 2,9 mil. kr. 0,6 mil. kr. 0,4 mil. kr. 0,6 mil. kr. 5,7 mil. kr. Liste over de forskellige elementer Charlottegården får igennem projekt råderum. Ny stor legeplads, motionsredskaber, siddemiljø m.m. Skraldespande langs stier og på bakken Ny affaldsgård & nyt skur til ejendomsservice Rampe/sti til affaldsgården, Bakken: Sti med belægning, oprydning af krat, renovering af eksisterende aktiviteter på Bakken, udsigts punkt Forhindringsbane op ad bakken, ny fodbane ved foden af bakken Renovering af trapper til affaldsgård og vaskeri 24 nye parkeringspladser Sti og overgang til Hedehushallen Bænke og skiltning rundt i kvarteret Borde og bænke til ophold ved affaldsgård, legeplads og ved bakken Rydning af vaskeri- skrænten - ny beplantning - mere grønt areal - let vedligehold Ny belægninger foran affaldsgården til ophold og hygge Tryg belysning i tunneller Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Carsten Pedersen uddybede ovenstående og orienteringen blev efterfølende taget til efterretning. 6.2 Lukket punkt 7 Mødeplanlægning Side 12 af 13

13 Følgende møder er aftalt frem til næste repræsentantskabsmøde. bestyrelsesmøde Tirsdag 21. oktober 2014 kl. 17 bestyrelsesmøde Tirsdag 2. december 2014 kl. 17 bestyrelsesmøde Tirsdag 3. februar 2015 kl. 17 bestyrelsesmøde Mandag 9. marts 2015 kl. 17 bestyrelsesmøde Torsdag 19. marts 2015 kl Repræsentantskabsmøde Torsdag 19. marts 2015 kl. 18 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 8 Eventuelt Susanne Pia Hansen spurgte til, hvornår bestyrelsen skal besøge de afdelinger, der ikke blev besøgt på sidste års studietur. JAA orienterede om, at bestyrelsen foreløbigt har fokus på etablering af servicecentre, så dette foreløbigt er udskudt. Kirsten Malinovsky oplyste, at hun udtræder af DFBs bestyrelse, idet hun har fået en ny lejlighed og dermed flytter fra Sølvkær. Hun sagde, at det havde været en svær beslutning, og at hun har været enormt glad for at være en del af DFBs bestyrelse. JAA takkede på vegne af DFBs bestyrelse Kirsten for hendes store indsats og hende store engagement. Lars Gruby takkede Kirsten for hendes indsats på Domeas vegne. Uffe Dybdal overtager som 1. suppleant den ledige bestyrelsesplads. Side 13 af 13