MINIGUIDE. Samarbejdet med projektgrupperne. Forpligtende aftaler

Transkript

1 MINIGUIDE Samarbejdet med rne Forpligtende aftaler

2 Miniguide om samarbejdet med r Om denne miniguide Denne miniguide skal give dig indblik i samarbejdet om de forpligtende aftaler, som kommunerne, KL og SKI udarbejder i fællesskab. Det er højt prioriteret for KL og SKI, at de forpligtende aftaler i tæt samarbejde med kommunerne, så aftalerne rammer kommunernes behov og skaber grundlag for, at flest mulige kommuner tilslutter sig de forpligtende aftaler. På den måde opnår vi de størst mulige besparelser. Samarbejdet med kommunerne og KL SKI arbejder tæt sammen med kommunerne og KL for at finde frem til, på hvilke områder der skal etableres forpligtende aftaler, der dækker kommunernes behov. Både kommunerne og KL leverer ønsker og input til SKI i forbindelse med at identificere nye forpligtende udbudsområder. med de forpligtende aftaler, som detaljeret beskriver udviklingsprocessen for aftalerne. Se modellen på side 3. Ansvarsfordeling Det er væsentligt, at deltagerne har et fyldestgørende indblik i roller og ansvar i forbindelse med arbejdet, så de ved, hvad der forventes af deres deltagelse. Helt centralt er det at understrege, at: Udviklingsprocessen omkring de forpligtende projekter ledes altid af en af SKI s erfarne udbudskonsulenter. Der er således ingen tvivl om, hvem der har ansvaret for fremdriften, og hvem der kan besvare spørgsmål. Udviklingsprocessen er opdelt i klare og entydige faser, som gør det muligt for alle aktører at følge med i processen og komme med relevante input til arbejdet. Det er styregruppen for de forpligtende aftaler, der i sidste ende beslutter, hvilke udbudsområder der skal indgå i udbudsplanerne for de forpligtende aftaler. Styregruppen består af repræsentanter fra KL, SKI, en række kommunale økonomidirektører samt IKA s formand. Hvorfor r Et godt samarbejde med repræsentanter fra kommunerne er kernen i arbejdet med at etablere de forpligtende aftaler. For at sikre en høj kvalitet i udbuddene og i driften af aftalerne involverer SKI løbende brugerne, kvalitetssikrer materialet og informerer kommunerne undervejs i udviklingen af de forpligtende aftaler. SKI har udarbejdet en projektmodel for arbejdet 2

3 Udviklingsprocessen for forpligtende aftaler Udviklingsarbejdet for de forpligtende aftaler følger SKI s projektmodel. Du kan se et udsnit af modellen nedenfor. Denne giver et overblik over, hvornår de kommunale repræsentanter bliver involveret i de enkelte faser i udbuddet. Figur: Udsnit af projektmodel for de forpligtende aftaler Fase i udbuddet Hovedopgaver Brugerinddragelse Foranalyse/ udbudsplan Intern etableres Opstartsmøde Ekstern etableres Tids- og leveanceplan 1.0 Forventningsafstemning om roller og ansvar Kritiske succesfaktorer Markedsanalyse Markedsanalyse Dialog med leverandører Indkøbsdesign Udkast til tilbudsliste Udabejdelse af SKI business-case godkendelse af markedsanalyse Udbudsdesign Udbudsdesign Anvendelse i praksis Fremgangsmåde for benchmark Forpligelser Juridiske principper godkendelse af udbudsdesign Juridisk paradigme leveres Teknisk dialog Udbudsmateriale produceres Udbudsmateriale Sparring og godkendelse af udbudsmaterialet samt tilslutningsaftalen Høring og tilslutning Eventuelle ændringskrav aftales i dialog med n Kommentarer til udbudsmaterialet indhentes før tilslutning åbner Udbudsfase Udbud offentliggøres Informationsmøde for leverandører afholdes Spørgsmål/ svar periode Eventuelle ændringskrav aftales i dialog med n Evaluering og tildeling Konditionscheck Evt. unormale bud og kvailetsissues drøftes med tilbudsgiver og n Evaluering af tilbud Indstillingsog evalueringsnotat Tildeling Stand still Information om tildeling samt dialog om aftalens implementering Kontraktsignering og afslutning Kontraktsignering E-katalog Overlevering af udbud til KLS Ekstern kommunikation Praktisk afslutning Hjælpeværktøjer Kontrakt implementering Evaluering af kundetilfredshed Det opnår du som deltager Når du deltager i en af SKI s r, har du mulighed for at komme med input til udbudsmaterialet, få indflydelse på udbudsdesignet og være med til at sikre kvaliteten af den kommende aftale. Du får ligeledes indsigt i markedsanalysen og businesscasen samt mulighed for at dele erfaringerne fra din egen kommune fx i forhold til indkøbsmønstre og kvalitetskrav med de andre kommunale repræsentanter og SKI. Desuden er du med til at sikre, at der kan blive taget hensyn til din kommunes behov på den kommende aftale. De kommunale repræsentanters roller og opgaver Samarbejdet skal sikre, at de forpligtende aftaler bedst muligt imødekommer kommunernes aktuelle indkøbsbehov. Det er væsentligt, at deltagerne har et fyldestgørende indblik i roller og ansvar i forbindelse med arbejdet, så de ved, hvad der forventes af deres deltagelse. Du kan læse mere om ansvarsfordelingen i hver enkelt fase i udbuddet på de følgende sider. 3

4 Opstart af udbud Projektgruppen nedsættes for den enkelte forpligtende aftale. SKI udsender invitationer til at deltage i n til alle kommunale indkøbsfællesskaber. Alle kommunalt ansatte med viden eller faglige kompetencer inden for indkøb, eller det område som udbuddet omfatter, kan via sit eget indkøbsfællesskab melde sig som repræsentant. Er din kommune ikke medlem af et indkøbsfællesskab, kan du melde dig ind i en ved at tage direkte kontakt til SKI. Der kan efter behov dannes arbejdsgrupper i n, afhængigt af hvilke ressourcer og kompetencer kommunerne deltager med. SKI sammensætter grupperne sådan, at forskelligheder så vidt muligt afspejles. Projektgruppen - og evt. arbejdsgrupper - skal bidrage med ressourcer, viden, erfaring, indsigt og sparring, både forretningsmæssigt og teknisk. Markedsanalyse SKI og n udarbejder en markedsanalyse og indleder dialog omkring forventet udbudsdesign. Projektgruppedeltagerne bidrager med oplysninger fra egen organisation om nuværende forbrug, indkøbsmønster, kravspecifikation m.v. Ved at bidrage med disse input får deltagerne mulighed for at forme den kommende forpligtende aftale og være med til at sikre, at den dækker egne indkøbsbehov. Det er nødvendigt, at alle prioriterer de nødvendige ressourcer for at gøre arbejdet så effektivt som muligt og for at undgå uhensigtsmæssige tilbageløb i forhold til fx kravspecifikation senere i udbudsprocessen. SKI kan i samarbejde med n vælge at gennemføre en teknisk dialog med relevante aktører på markedet og potentielle leverandører for at udbrede kendskabet til den kommende aftale samt kvalificere markedsanalysen og sparringen omkring udbudsdesignet yderligere. Udbudsdesign SKI udarbejder et udkast til udbudsdesign på baggrund af markedsanalysen og den indledende dialog med kommunerne. Udkastet kommenteres af og bliver videreudviklet sammen med n. Fokus på markedsanalyse og udbudsdesign er sammen med dialogen med de kommunale repræsentanter afgørende for, at aftalen får den rigtige udformning, og at den dækker de kommunale indkøbsbehov. Udbudsmateriale På baggrund af udbudsdesignet udarbejder SKI udkast til udbudsmateriale. Projektgruppen er her med til at kvalitetssikre udbudsmaterialet, så det svarer til det aftalte udbudsdesign. Projektgruppen og SKI indarbejder eventuelle kommentarer i udbudsmaterialet. Høring SKI giver alle landets kommuner adgang til at se og kommentere på det foreløbige udbudsmateriale, inden udbuddet bliver offentliggjort. Det sker i den såkaldte høringsperiode. Tilslutning Kommunerne og andre offentlige institutioner har mulighed for at tilslutte sig de forpligtende aftaler i tilslutningsperioden, som ligger umiddelbart, før udbuddet bliver offentliggjort. Kun de kommuner, der har tilsluttet sig den forpligtende aftale i tilslutningsperioden, har mulighed for at købe ind på aftalen, når den træder i kraft. Udbudsfase SKI offentliggør udbuddet og afholder informationsmøde for interesserede tilbudsgivere. SKI har dialog og sparring med n i udbuddets spørgsmål/svar periode, hvis udbuddet bliver påvirket væsentligt af de indkomne input. Processen omkring markedsanalyse og udbudsdesign bør på forhånd sikre, at der ikke kommer ændringskrav, eller at de er reduceret til et absolut minimum. Evaluering og tildeling SKI foretager evaluering af og tildeling på udbuddet. SKI afholder informationsmøde med n 4

5 omkring evalueringen og tildelingen samt igangsætter dialogen om implementeringen. Kontraktsignering og afslutning af udbud Efter kontraktsignering gennemfører SKI en struktureret evaluering og tilfredshedsundersøgelse af forløbet med n, så læringen herfra kan anvendes i efterfølgende forpligtende udbud. Figur: Projektgruppeinddragelse Fase i udbuddet Brugerinddragelse Foranalyse/ udbudsplan Forventningsafstemning om roller og ansvar Markedsanalyse godkendelse af og markedsanalyse Udbudsdesign godkendelse af principielle elementer af udbudsdesign Udbudsmateriale Sparring om og godkendelse af udbudsmateriale Høring og tilslutning Høring og tilslutning Udbudsfase Eventuelle ændringskrav aftales med n Evaluering og tildeling Information om tildeling samt dialog om aftalens implementering Figuren nedenfor opsummere, hvad der sker på møderne i de enkelte faser i udbudsprocessen. Kontraktsignering og afslutning Implementering af aftale Indhold 1. møde med samt evt. arbejdsmøder 2. møde med samt sparring om udarbejdelse af udbudsdesign og kommerciel høring 3. møde med samt arbejdsmøder om tilbudslister, kravsspecifikation og kontraktuelle forhold 4. møde med Arbejdsgruppemøder fortsætter vedr. tilbudslister og kravspec. Feedback indarbejdes Høring Tilslutning til aftalen Spørgsmål/ svar periode Evt. Ændringer i kravsspecifikation Sparring med 5. møde med Opfølgning på aftale efter seks mdr. Implementering af den forpligtende aftale Efter aftalen er trådt i kraft har SKI ansvar for: Vejledning i at implementere og anvende aftalen Leverandørkontakt (statusmøder, overordnet kontraktstyring) Pris- og sortimentsopdateringer samt vedligeholdelse af e-kataloger Omsætningsrapportering (hvert kvartal til KL og til hver enkelt kommune på aftalen) Opfølgning på anvendelse af aftalerne. 5

6 Mere information Hvis du har spørgsmål til samarbejdet med rne kan du kontakte Markedschef Mickey Abben Johansen. Se kontaktinformation nedenfor. Du er altid velkommen til at kontakte SKI s Kundeservice på telefon , hvis du har generelle spørgsmål. Kontakt Mickey Abben Johansen, Markedskonsulent, Telefon: , maj@ski.dk Staten og Kommunernes Indkøbsservice Zeppelinerhallen, H.C. Hansens Gade København S Telefon