Til stede: Anja Zimmerdahl, Carsten Dalsager, Jane Frølund Irming, Merete Elmann, Niels Jørgen Relsted, Iben Skrydstrup Vejen

Transkript

1 Møde den: 8. juni 2017 kl Aarhus BSS FAMU Referat Til stede: Anja Zimmerdahl, Carsten Dalsager, Jane Frølund Irming, Merete Elmann, Niels Jørgen Relsted, Iben Skrydstrup Vejen Afbud: Nikolaj Harbjerg, Eigil Jensen, Mikkel Nørgaard (barsel), Søren Michael Nicholson, Anette Storgaard 1. Godkendelse af dagsorden Pkt. 6 drøftes kl. 13 med deltagelse af Søren Risløv Staugaard fra arbejdsmiljøgruppen ved PSY. 2. Beredskab Tenna Eliasen (TE) orienterede om den nye app, AU Evacuate. AU Evacuate er målrettet medarbejdere, studerende og gæster. Den vil blive testet ifm. to øvelser på Fuglesangs Allé i juni måned. Medarbejderne er informeret om app en via en mail fra linjeledelsen og via information på medarbejderservice. De studerende er informeret via studieportalerne. Læs mere: Dato: 8. juni 2017 Side 1/5 Formålet med app en er at evakuere hurtigt nok. Med en app når man ud til flere, hurtigere, og den fungerer som supplement til AU s eksisterende beredskabsmodel. Aarhus BSS Bygningsservice er ansvarlig og kan sende en varsling ud. Hvis man ikke har app en på sin telefon, kan man stadig tilmelde sig varslinger via mail eller sms. Der var en kort drøftelse af app en, og hvordan en krisesituation håndteres bedst. Det skal besluttes, hvem der fremover sender varslinger ud. Pt. får man en varsling, også selvom man ikke sidder i bygningen. Opkobling til GPS kan udvikles. App en vil kunne fungere, selvom AU s IT system ikke fungerer. NR nævnte, at man skal være opmærksom på, at ikke alle medarbejdere har medarbejderbetalt telefon. AU kan ikke kræve, at app en downloades til private telefoner. Nyt setup for evakueringsøvelser: AZ orienterede om, at der til punktet er udarbejdet et notat, som beskriver det nye setup. Baggrunden for udarbejdelsen af det nye setup er, at fakultetsledelsen på et møde d. 6. december 2016 besluttede, at setuppet omkring fakultetets evaku- Dekanatet, Aarhus BSS Aarhus Universitet Bartholins Allé Aarhus C Tlf.: Fax: bss@au.dk bss.au.dk

2 eringsøvelser skulle videreudvikles inden næste øvelsesrunde i 2017 med fokus på øget kvalitet i såvel planlægnings-, afviklings- og opfølgningsfaserne for at imødekomme kritikken udsprunget af øvelserne i Der er derfor udarbejdet et forslag til et nyt setup, hvor den lokale bygningsservice har en langt mere fremtrædende rolle, og hvor der lægges vægt på den løbende dialog med institutterne. Notatet indeholder endvidere oplysning om planlagte evakueringsøvelser i 2017 i hhv. forårs- og efterårssemestret. Side 2/5 Fakultetsledelsen godkendte på et møde d. 6. juni det nye setup og de foreslåede øvelser i Ved udgangen af 2017 vil der være installeret talevarsling i alle public-områder ved Aarhus BSS (undervisningslokaler, åbne studieområder inkl. specialepladser, biblioteksområder, kantiner og p-kældre). På AU-niveau i regi af HAMU drøftes, hvorledes talevarsling mest hensigtsmæssigt kan udbredes til hele eller dele af universitetets bygningsmasse med den nye app som supplement. Fakultetsledelsen vil i december 2017 modtage en redegørelse om status for beredskab, herunder en evaluering af de gennemførte øvelser. NR spurgte ind til ressourcetrækket ved det nye setup. AZ svarede, at Bygningsservice før har været involveret, dog mere på sidelinjen. Beslutning: FAMU tog orienteringen om det nye setup til efterretning og tilsluttede sig forslaget om, at øvelserne evalueres med udgangspunkt i de 3 faser (før, under, efter), og at man for hver fase ser på roller, kommunikation, dialog mv. 3. Opfølgning på Aarhus BSS FAMU møde d. 6. marts 2017 Referatet er godkendt i forbindelse med tidligere udsendelse til FAMU. Der var ingen bemærkninger til referatet. 4. Orientering fra HAMU-HSU møde d. 6. april 2017 og HAMU møde d. 29. maj 2017 HAMU/HSU-fællesmødet 6. april: Der henvises til referatet. AZ nævnte kort, at prorektor Berit Eika orienterede om resultatet af studiemiljøundersøgelsen 2017: De største problemer er stress og manglende feedback. Samtidig angives imidlertid høj trivsel. CD nævnte, at feedback er udbredt på psykologisk institut, men de studerende efterspørger mere. Det bør undersøges, hvad deres behov for feedback er.

3 NR efterspurgte mere kvalitativ metode, da et spørgeskema kan skabe ubesvarede spørgsmål. Side 3/5 HAMU-mødet 29. maj: Opfølgning på tidligere HAMU-møde: P-numre: HAMU har drøftet p-numre på flere møder. Det blev besluttet, at næstformand for HAMU Hans-Peter Degn og Jørgen B. Jespersen deltager i en taskforce sammen med relevante medarbejdere fra fællesadministrationen mhp. at få afklaret, hvilke problemer der opleves, og hvad der evt. kan gøres ved det. Eventuelle problemstillinger kan fremsendes til Hans-Peter Degn og Jørgen B. Jespersen. AZ formidler gerne. Opfølgning på tidligere HAMU-møde: Evakuering og talevarsling: Rådgivningsfirmaet Lindpro har udarbejdet en teknisk rapport, der estimerer omkostningerne til udbredelse af talevarsling til hele AU til 41,5 mio. kr. Anders K. Moestrup anbefaler på den baggrund, at der ikke etableres fuld talevarsling på AU på én gang. HAMU tilkendegav, at man kunne fokusere på områder med mange mennesker (public områder som vi har gjort på Aarhus BSS) og på områder med forhøjet risiko (typisk de våde områder med laboratorier, kemikalier o.lign.). HAMU efterspurgte desuden beregninger på tonevarsling, som må formodes at være billigere, og dette kan evt. kombineres med talevarsling i public-områder. Dertil kommer som muligt yderligere supplement ibrugtagning af app en AU Evacuate på hele AU. HAMU drøfter emnet igen på næste møde 3. oktober med udgangspunkt i nye beregninger. Status for initiativet God omgangstone: HAMU/HSU har på et tidligere fællesmøde med udgangspunkt i APV en - valgt God omgangstone som særligt fokusområde i HAMU-HSU formandskabet har efterfølgende besluttet følgende interne proces for indsatsen: Rektor igangsætter initiativet efter sommerferien med en generel udmelding, en drøftelse i Universitetsledelsen og en præsentation på de akademiske råds seminar ultimo september. Dernæst skal fakultets-, institut- og de administrative ledelser drøfte, hvordan man sikrer en god omgangstone lokalt. Hvis der ifm. APV en i 2016 er identificeret konkrete problemer med omgangstonen, skal dekan/direktør løbende følge op ift. de pågældende enheder. Medlemmerne af samarbejds- og arbejdsmiljøorganisationerne inviteres i løbet af det kommende år til åbne workshops, der kan give inspiration og konkrete redskaber til den videre lokale dialog om emnet. Initiativet afrundes medio 2018, og næste måling vil ske ifm. APV en i 2019.

4 Arts oplyste, at fakultetet har nedsat en arbejdsgruppe, der skal se på omgangstonen, herunder italesættelsen af bl.a. faglig kritik forskerne imellem via sociale medier og i mails. Side 4/5 AT s tilsynsbesøg: AT s 160 besøg ved 174 enheder er mundet ud i 1 rød smiley og 1 gul smiley. Eventuelt: Jørgen B. Jespersen orienterede om ST s 2 pjecer om stresshåndtering målrettet dels medarbejdere, dels ledere. Man er velkommen til at lade sig inspirere. 5. Opfølgning på løbende sager Status for rådgivningspåbud i 1483 AT har forlænget AU s frist for at efterkomme påbuddet med ca. ½ år til d. 31. december Begrundelsen er, at der allerede er gennemført en række tiltag, og at der er brug for yderligere tid til at indføre yderligere tiltag i form af automatisk regulering af ventilationen i bygningen i efteråret På det tidspunkt huserer Aarhus BSS ikke i Nobelparken. Der sikres en overlevering til Arts, som overtager lokalerne. Beslutning: AZ hører Eigil Jensen, om der er planlagt lydprøver ift. letbanen. 6. Støjklage i forbindelse med byggeri Søren Risløv Staugaard (SRS) orienterede om sagen. Der har været sygemeldinger og klager pga. støj fra byggeri. Derfor er der nu udarbejdet en handleplan. Det er vigtigt at få beskrevet, hvordan man tilrettelægger dialogen mellem bygningsservice og berørte institutter ifm. byggeprojekter, herunder de dele som forventes at medføre støjgener, og at man får beskrevet mulige løsninger, når støj ikke kan undgås. AZ nævnte, at det er vigtigt, at instituttet og håndværkerne har en kontaktperson, de kan henvende sig til, hvis byggeriet fx skal stoppes, eller der skal laves nye aftaler. Generelt blev det drøftet, at det er vigtigt, at medarbejderne er informeret, men på en måde så der er forståelse for pludselige ændringer. Medarbejderne bør have en kontaktperson, de kan henvende sig til ved frustrationer. NR foreslog en telefonkæde, så medarbejderne har mulighed for at reagere. Beslutning: Aarhus BSS Bygningsservice drøfter snarest tilrettelæggelsen af et kommende renoveringsprojekt i juni med Psykologi. Efterfølgende udarbejdes en overordnet beskrivelse af dialogprocessen, roller, værktøjer samt koordineringen med Studieplan og instituttet ift. berørte undervisnings- og forskningsaktiviteter.

5 På næste FAMU-møde d. 14. september drøftes et konkret forslag til en overordnet beskrivelse af proces mv. Side 5/5 7. Arbejdsmiljøstatistik Q ISV orienterede om arbejdsmiljøstatistik Q Der har været et markant fald i antallet af rådgivningsforløb. Syv personer har henvendt sig i Q Aarhus BSS har hverken fået anmeldt eller registreret arbejdsskader i Q1. Sygefravær er nu opdelt på kort- og langtidssygemeldinger. 8. Eventuelt AZ roste universiteternes arbejdsmiljøkonference. JFI fortalte, at de på baggrund af opfølgning på den fysiske APV har haft besøg af en ergoterapeut. ISV spurgte ind til behovet for information om eksterne og interne arbejdsmiljøkurser. Beslutning: ISV sender materiale ud om kurser til AMO når relevant Mødet sluttede 13.55