Referat fra projektgruppemøde omkring projekt forbedring af epikrise. Dato: Onsdag den 23. maj MedCom, Konferencen

Transkript

1 Forskerparken 10 DK-5230 Odense M Telefon: Mobilnr ghe@medcom.dk Dato Vor ref. GHE Referat fra projektgruppemøde omkring projekt forbedring af epikrise Dato: Onsdag den 23. maj 2018 Sted: MedCom, Konferencen Deltagere: Annemarie Gammelgaard Frandsen, Region Nordjylland Tine Hoelgård, Region Midtjylland Bjarke Beier Kjeldsen, Region Hovedstaden Susanne Pedersen, Region Syddanmark Linda Kromann, Region Syddanmark Erik Holk, Region Syddanmark/PKO Torsten Breuerbach Larsen, Styrelsen for patientsikkerhed Jette Galatius, PLO Tom Høg Sørensen, MedCom Michael Johansen, MedCom Anders Jensen, MedCom Alice Kristensen, MedCom Gitte Henriksen, MedCom (referent) Fraværende Mette Bay Skov, Danske Regioner Morten Ohrt, PKO, Region Nordjylland Bjørn Perrild, PKO, Region Hovedstaden Anne Kathrine Langfeldt Leksø, Region Sjælland Referat: Tilføjelse til referat under punkt 5 efter første afsnit: PLO drøfter på et møde den 12. juni, om man bakker op om den alternative midlertidige løsning med farvemarkering i epikriseteksfeltet frem for den med RLTN

2 aftalte, som i en midlertidig periode indebærer fremsendelse af korrespondancemeddelelse samtidig med en gul epikrise. 1. Velkomst og præsentation af mødedeltagere Alice bød velkommen, der er 4 afbud. Vi er glade for, at I deltager i gruppen og vil være med til at bidrage med input til dette projekt. Alice gennemgik kort dagsordenen og derefter var der en kort præsentationsrunde. Alice viste oversigt over navnene på deltagerne i projektgruppen. Se slide. Opfordring til at deltagerne sender telefonnumre til Alice på de personer som mangler på listen. 2. Digital Almen praksis programmet Tom fortalte om baggrunden for opstart af programmet. Der blev lavet en rapport tilbage i februar 2017, Digital Almen Praksis, som Deloitte stod for. Formålet med digital almen praksis blev listet op. Se slide. Deloitte rapporten anbefalede 8 projekter, men MedComs styregruppe besluttede at starte op med kun 6 af projekterne. Tom gennemgik kort de 6 projekter: se slides for detaljeret info. 1. Hurtigt patientoverblik 2. Bedre forberedelse til konsultation 3. Den intelligente indbakke Her får Tom brug for nogle regionsfolk, hvor I gerne må melde jer til, hvis I brænder for dette. Lægger sig meget op af forbedret epikrise. 4. Forbedret epikrise 5. Kommunikation med kommunal pleje med understøttelse af akutfunktion. Der skal laves en idebeskrivelse før man kan sætte et projekt i gang. Torsten vil gerne være med i de workshops som kommer. 6. Borgerrettet app (Min Læge) Torsten nævnte, at man ikke i Forbedret epikrise projektet kan bruge nedbringelse af UTH-er som mål og lave statistik ud fra dette. Det er heller ikke målet blot en af motiverne for at gøre noget ved det. 3. Projekt Forbedring af epikriser a) Spor 1 og spor 2 Baggrund for projekt forbedring af epikriser. Praksis modtager rigtig mange epikriser, som kan være lange og uoverskuelige. Der bliver brugt meget tid på at finde ud af om epikrisen er til orientering eller skal der tages aktion på noget. Styrelsen for Patientsikkerhed har også lavet en analyse omkring indberettede UTH er ved sektorovergange, som viser, at forkerte og mangelfulde oplysninger øger risikoen for fejl i behandlingen af patienten. Erik Holk: Det er vigtigt at få defineret, hvad en epikrise er. Nogen gange kommer epikriser også som korrespondancer, måske ambulantepikriser. Vigtigt med organisering og undervisning i hvordan man skriver, og hvornår man skriver en epikrise eller en korrespondance. Gennemgang af PLOs overenskomstaftale tekst med styrket opfølgningsindsats ved sektorovergange. Se slide. 2

3 Gennemgang af målsætninger: Se slide. At lægen tydeligt kan se hvilken opfølgning han anbefales at gøre. At højne kvaliteten af epikriser for at øge patientsikkerheden i sektorovergange. Epikriserne skal være prioriterede og målrettede ift. hvad der anbefales af opfølgning fra den praktiserende læge. Og så skal de anbefalede handlinger ikke kunne overses. Organisationen: Se slide hvordan den er opbygget. Projektgruppen er den gruppe, som vi har møde med i dag. Projektet er delt op i 2 spor med en kortsigtet løsning med fælles nationale overskrifter og mulighed for prioritering og en langsigtet løsning med tilretning/ændring af standarderne DIS01, DIS02, DIS03 4. Nationale overskrifter i epikrisetekstfelt. Epikrisetekstfeltet er et fritekstfelt, hvor man i mange systemer selv kan gå ind og lave overskrifter, skabeloner, fraser osv. Vi skal have aftalt nogle fælles nationale overskrifter, som skal implementeres i alle epjsystemers epikriseskabelon. Det lyder rigtig nemt, men det bliver en stor organisatorisk opgave samt meget undervisning af personalet, som skriver epikriserne. Tilbagemeldingen fra nogle af deltagerne er, at det store problem er DIS02 og DIS03, hvor der er mange afarter af skabeloner. Gennemgang af forslag til nationale overskrifter: Den første er ikke til diskussion, den anser PKO erne som den vigtigste. 1. Anbefalinger til opfølgning hos e.l. De næste kan diskuteres og er ikke helt så vigtige i rækkefølgen. 2. Årsag til indlæggelse/resume af behandlingsforløb/relevante undersøgelser og fund 3. Væsentlige medicinændringer/medicineringsplan/senest ajourført I FMK 4. Sagt og aftalt med patienten/pårørende 5. Plan for sundhedsfremme og sygdomsforebyggelse 6. Ikke afsluttede undersøgelser Der blev debatteret meget omkring forslagene til nationale overskrifter: Det er ikke nemt at gøre hurtigt, der er nogle arbejdsgange som skal laves om i epj-erne, og det tager bare tid at få gennemført. Det vil kræve både noget teknisk og noget organisatorisk omrokering for at kunne sætte tekst ind på de forskellige overskrifter. I MidtEPJ bruger man meget automatik og henter data flere forskellige steder fra, når man bygger epikrisen op og lige umiddelbart kan man ikke sætte notatet ind uden at skulle dele det op under de forskellige overskrifter. Det samme gælder for Region H, hvor man har en skabelon med nogle af overskrifterne, men også en masse andre. Man kan også slette skabelonen og lave sin helt egen. I Region Syd er det heller ikke nemt at indføre. Her er lægerne begyndt selv at lave epikriserne, og det vil blive et stort arbejde at ændre mindsæt/vaner for dette. I region Nord ligner overskrifterne meget dem som de har i forvejen og Annemarie mener ikke, at det vil være et stort problem for dem at ændre. Generelt er man forstående og positive overfor at der skal gøres noget, men det kan bare ikke gøres hurtigt. 3

4 Den første overskrift vil den give mening i alle 3 standarder? Erik Holk mener, at den sagtens kan bruges og vil være relevant. PKO-erne er enige om, at den vigtigste overskrift er den første og resten af overskrifterne var ikke så vigtige i forhold til rækkefølge. Alice spørger, hvordan det sikres, at vi får prioriteringerne rød, gul, grøn og anbefaling til at stå som det første i epikrisen? Der er viden i regionerne om, at der er denne her opgave. Man vil gerne have skåret ned på de lange tekster, men det skal lige forespørges hos Styrelsen for Patientsikkerhed om overskrifterne er meget faste. Man kunne også sende det med tilbage til PKO igennem Erik Holk. Hvor faste er de overskrifter som er listet op her? Man sigter efter instruksniveauet i vejledningen. MedCom vil gerne sikre, at overskrifterne er ens i alle 5 regioner og står i samme rækkefølge. Forslag om at man kan skrive Resume på punkt 2 og så kan man kigge i vejledningen omkring hvad der kan stå der. Alice spørger ind til, om det er et problem, at det er praksiskoordinatorerne som definerer overskrifterne. Der skal helst ikke blive flere overskrifter end de 6 som allerede er besluttet. Erik Holk vil gerne have at vide, hvis der skal være begrænsning på hvor lange overskrifterne må være, så de kan tilrette dem efter dette. Udestående: Rød, gul, grøn Overskrifter beskrevet i vejledning fra Styrelsen for Patientsikkerhed. Erik Holk får en opgave med hjem omkring forkortelse af længden af overskrifterne sammen med PKO-erne. 5. Midlertidig løsning ift. prioritering af epikriser til orientering eller handling i henhold til PLO s overenskomst og aftaletekst (Rød, gul og grøn) Prioritering af epikriser, hvordan får vi løst denne. Der ligger allerede nu en aftaletekst fra PLO, som er trådt i kraft pr. 1. januar 2018 og som i princippet skal fungere nu. Man har kun taget udgangspunkt i udskrivningsepikrisen i aftaleteksten, men ifølge Erik så hænger det også sammen med ambulantepikrise og skadestueepikrise, så patienten ikke falder imellem de 2 sektorer. Opgaven til regionerne er, at I skal gå hjem og sørge for, at systemerne kan sætte rød, gul, grøn markering af epikriserne som den øverste tekst i epikrisetekstfeltet. Det skal defineres, hvad de forskellige farver indikerer for at regionerne ikke gør det forskelligt. En gul epikrise er de tilfælde, hvor patienten risikerer at falde mellem sektorovergange, hvis de f.eks. ikke kan tage vare på sig selv, ikke får kontaktet e.l. eller ikke har nogen pårørende til at hjælpe. Ved de røde epikriser skal der ringes, og det kommer også til at stå i vejledningen. Ved de gule skulle der også sendes en korrespondance. Det viser sig nu, at regionerne ikke er glade for denne løsning. Man skal være sikker på, at lægesystemerne kan vise epikrisen i oversigtsform i indbakken. MedCom vil sikre, at dette er tilfældet i lægesystemerne. 4

5 PLO drøfter på et møde den 12. juni, om man bakker op om den alternative midlertidige løsning med farvemarkering i epikriseteksfeltet frem for den med RLTN aftalte, som i en midlertidig periode indebærer fremsendelse af korrespondancemeddelelse samtidig med en gul epikrise. Opgaven for regionerne er at tage ovenstående med hjem og undersøge om det kan lade sig gøre at få rød, gul, grøn prioritering ind, som den første del af epikrisen. Man vil gerne have vejledningen for tolkning af rød, gul, grøn inden man kan gå i gang. Man vil gerne gå hjem og søsætte projektet og planlægge og dernæst orientere personalet. Det kunne være godt at få vejledningen, som så kunne sendes ud sammen med orienteringen. MedCom vil presse på for at få vejledningen hurtigst muligt. Der er aftalt møde mellem PLO, DR og Styrelsen for patientsikkerhed med henblik på en fælles forståelse af trafiklysmodellen. 6. Ændringsønsker/tilpasning til standarden DIS01, 02 og 03 Gitte gennemgik ændringsønsker til standarden. Se slide. Kommentar til længden af feltet omkring anbefaling til lægen skal være længere. Det er ikke nok med 700 karakterer. Nok mere svarende til ½ A4 side. På den ene side skal der være plads til det væsentlige og på den anden side må det heller ikke være så langt, så hele epikrisen kan stå i feltet. Det er en versionsændring til den eksisterende standard der laves og ikke en helt ny standard. Det gælder både for udskrivningsepikrisen, ambulantepikrisen og skadestueepikrisen. Der bliver lavet tilsvarende rettelser for XML-udgaven af standarderne. 7. Drøftelse af aktiviteter og tidsplan Torsten meddeler, at vejledning kan kun træde i kraft 1.1. og 1.7. Så den nye gældende vejledning, vil først kunne træde i kraft pr. den , hvor den gælder fra, men styrelsen vil levere vejledningen pr , så den er klar samtidig med MedComs standarddokumentation. Torsten meddeler, at den nugældende vejledning vil gælde indtil den nye træder i kraft. Region Syd pointerer, at det er meget vigtigt at vejledningen ligger klar, så man har noget at bygge argumenterne på og henholde sig til, når man skal ud og overbevise lægerne om at de skal gå i gang med en arbejdsgangsændring. Det er kun I aftalestoffet at der står noget om rød, gul og grøn. MedComs materiale skal ligge klar med udgangen af september, så det kan sendes ud til leverandørerne, så de kan testes i foråret, så man kan være klar til Q2 i Opgaver til regionerne, som I får med hjem i dag: Spor 1: Tilpasse epikriseskabelonen i EPJ-erne til det nye epikrisetekstfelt, så der er mulighed for at skrive anbefaling til opfølgning hos lægen samt markere om epikrisen er rød, gul, grøn. Spor 2: I får notatet omkring hvad det er der skal laves i forhold til ny standard tilsendt i separat mail, så I kan gå videre med det i regionen. Der spørges ind til hvem der har bestemt, at det skal laves. Danske regioner, KL, PLO og sundhedsministeriet har bestemt at det skal laves, det er skrevet ind i den nye overenskomst mellem Danske Regioner og PLO. 5

6 Overenskomst om almen praksis: Jette citerer fra overenskomsten, bilag 3, den tekniske epikrisestandard skal være implementeret og taget i brug i Q Implementering af spor 1 og 2: forberede og planlægge implementeringsopgave ift. nye arbejdsgange for klinikerne. 8. Kommende møder Planlagt møde den 20. august. Mødet rykkes til onsdag den 29. august kl Planlagt møde den 7. november. Mødet rykkes til onsdag den 21. november kl Evt. Tom har en forespørgsel til gruppen omkring Projektet intelligent indbakke. Projektet ligner meget epikriseprojektet, og kan der evt. laves en sammenhæng mellem disse beskeder, f.eks. med UUID? Skal der rød, gul, grøn på flere standarder, så man kan lave en bedre prioritering? Tom vil gerne have nogle regionsfolk med på dette projekt, så man kan kigge på bookingsvar, lab.svar osv., og også få jeres mening med. Tina nævner som eksempel korrespondancen med emnefelter, som man kan sortere på. Tom vil gerne have repræsentation fra både Østdanmark og Vestdanmark. Der vil blive lavet 3 workshops i august og september. Tom vil gerne sende noget materiale til jer, så I kan tage det med hjem og få taget stilling til det, så det kan komme ind ad de rigtige kanaler. 6