LEDER STØTTE TIL JERES FRAVÆRSINDSATS. Københavns Kommunes Task Force ved højt sygefravær. taskforce. arbejdsmiljøkøbenhavn

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "LEDER STØTTE TIL JERES FRAVÆRSINDSATS. Københavns Kommunes Task Force ved højt sygefravær. taskforce. arbejdsmiljøkøbenhavn"

Christian Dideriksen
5 år siden
Visninger:

1 LEDER STØTTE TIL JERES FRAVÆRSINDSATS Københavns Kommunes Task Force ved højt sygefravær taskforce arbejdsmiljøkøbenhavn

2 Indhold Dem skal I møde 4 Det skal der ske 6 I har flere muligheder for støtte 7 Handleplanen 8 Opgaver, roller og spilleregler i Task Forcen 10 Arbejdsmiljø København (AMK) er Københavns Kommunes rådgiver om arbejdsmiljø og arbejdsliv. Vi arbejder på tværs af kommunens syv forvaltninger, hvor vi rådgiver arbejdspladser og ansatte inden for alle arbejdsmiljøområder. Københavns Kommunes Task Force ved højt sygefravær støtte til jeres fraværsindsats Hvad, der ligger bag et højt fravær, er meget forskelligt. Man kan som leder og arbejdsplads opleve, at man allerede har gjort rigtig meget for at håndtere fraværet. Men de samme udfordringer bliver måske ved med at være aktuelle. Eller nye presser sig på. De næste 8-10 måneder får I støtte fra Arbejdsmiljø Københavns Task Force-konsulenter til at nedbringe et højt sygefravær og til at styrke jeres fraværsindsats. I denne pjece får I en kort introduktion til: Hvem I skal møde i Task Forcen Et prototypisk Task Force-forløb Andre muligheder for støtte i Task Force-forløbet Handleplanen som et gennemgående redskab til dialog Opgaver, roller og spilleregler i Task Force-forløbet Task Force-forløbet er i første omgang en støtte til jer som ledelse. Undervejs i Task Force-forløbet vil det ofte være hensigtsmæssigt at inddrage MED/arbejdsmiljø-/tillidsrepræsentant direkte i nogle af de initiativer, som I sætter i gang. Hele arbejdspladsen har gavn af information om, at arbejdspladsen deltager i Task Force-forløbet, og hvad det betyder for medarbejderne. Task Forcen har udarbejdet en informationspjece særligt til medarbejderne på arbejdspladsen, som I kan bruge. Task Forcen ser frem til samarbejdet med jer. FRAVÆRS-TASK FORCE 3

MÅLET MED TASK FORCE-FORLØBET PÅ JERES ARBEJDSPLADS Jeres opgave i Task Force-forløbet er, i samarbejde med Task Forcekonsulenterne, at: Nedbringe fraværet på jeres arbejdsplads Styrke jeres

Forcen kombinerer et individuelt og et organisatorisk blik på fravær og består af to konsulenter fra Arbejdsmiljø København.

3 MÅLET MED TASK FORCE-FORLØBET PÅ JERES ARBEJDSPLADS Jeres opgave i Task Force-forløbet er, i samarbejde med Task Forcekonsulenterne, at: Nedbringe fraværet på jeres arbejdsplads Styrke jeres handlemuligheder i forhold til at håndtere fraværet Styrke samspillet med MED/tillids- og arbejdsmiljørepræsentant om opgaven med at forebygge og nedbringe fravær Læs mere på Dem skal I møde Task Forcen kombinerer et individuelt og et organisatorisk blik på fravær og består af to konsulenter fra Arbejdsmiljø København. Den ene konsulent har særlig erfaring med rådgivning til ledere og arbejdspladser om organisatoriske forhold. Den anden konsulent har særlig erfaring med individuelle, afklarende samtaler med medarbejdere og ledere om fravær og mistrivsel. Rådgivning om organisatoriske forhold kan fx handle om arbejdsmiljø, arbejdspladskultur, ledelse og følgeskab, samspillet med MED/Trio og forandringsprocesser. Rådgivning om individuelle forhold kan handle om jeres muligheder for at støtte, når en medarbejder mistrives eller har fravær. Det kan også handle om rummelighed og systematik i fraværsarbejdet. 4 FRAVÆRS-TASK FORCE

4 Det skal der ske I har flere muligheder for støtte Forud for opstart af Task Force-forløb på en arbejdsplads har Task Forcekonsulenterne normalt en kontakt til jeres overordnede chef og eventuelt HR i jeres forvaltning, da de er rekvirenter på opgaven. Herefter igangsættes forløbet med arbejdspladsen. Et typisk Task Force-forløb består af tre møder mellem arbejdspladsens ledelse og Task Force-konsulenterne. Inden de tre mødes afholdes et opstartsmøde, hvor I som ledelse og jeres overordnede chef mødes med Task Force-konsulenterne med henblik på forventningsafstemning. De tre møder mellem jer og konsulenterne finder sted hos jer. Der er tale om: Et kortlægningsmøde Et opfølgningsmøde 2-4 måneder senere Et afsluttende møde 8-10 måneder efter opstarten Ovenstående beskriver et prototypisk forløb. Forløbet kan dog varieres og udformes særligt efter behovet på den enkelte arbejdsplads. På møderne arbejder I sammen med Task Forcen om det, der lige præcis er udfordringerne hos jer. Imellem møderne arbejder I videre med de områder, der er relevante hos jer. I har mulighed for at få ekstra sparring fra konsulenterne mellem de tre møder. Gennem hele forløbet bruger I en handleplan til at fastholde og dokumentere jeres arbejde. I dialogen med Task Forcen tager I bl.a. udgangspunkt i sygefraværsrapporter på både enheds- og individniveau. I fremsender jeres handleplan ved start og slut til jeres overordnede ledelse, medmindre andet er aftalt ved opstart. Ved afslutning laver Task Force-konsulenterne en skriftlig tilbagemelding til jer og jeres overordnede ledelse, medmindre andet er aftalt ved opstart. Tilbagemeldingen indeholder Task Forcens vurdering og fremadrettede anbefalinger. Formålet med tilbagemeldingen er at understøtte forankring og fastholdelse af det videre arbejde. I har yderligere muligheder for at få støtte til at nedbringe sygefraværet undervejs i Task Force-forløbet. Leder-sparring Leder-sparring kan handle om sparring på problemstillinger, der kan medføre fravær eller mistrivsel. Fx udvikling af organisationen eller vanskelige medarbejdersager. Erfaringer fra tidligere Task Force-forløb viser, at én til én ledersparringer er vigtige at vælge til, og anbefales derfor kraftigt. Trio-/MED-sparring Trio-/MED-sparring kan handle om at få Trio en/med bedre i spil hos jer. Fx hvordan I sikrer, at tillids- og arbejdsmiljørepræsentant er involveret og derfor kan løfte deres del af opgaven med at forebygge og nedbringe fravær og styrke trivslen. Kompetenceudviklende kurser Erfaringerne fra tidligere Task Force-forløb viser, at det er udbytterigt, at I som ledelse og Trio deltager i Arbejdsmiljø Københavns kurser om fravær. Der er to gratis én-dagskurser for henholdsvis ledere og Trio: Find balancen mellem empati og handlekraft Temadag for ledere om at håndtere vanskelige fraværsforløb Fokus på fravær og de nærværende et kursus for Trio en (leder, arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentant) Se de aktuelle kursusdatoer på Medarbejderforløb hos en fysioterapeut eller psykolog i Tidlig Indsats I kan som altid benytte Tidlig Indsats, hvis I har medarbejdere, der mistrives eller har fysiske problemer, som har betydning for deres muligheder for at passe arbejdet. Medarbejdere kan få et tilbud om et kortere forløb hos en fysioterapeut eller psykolog i Tidlig Indsats. Som ledere kan I få sparring på, hvordan I bedst støtter op. Læs mere om Tidlig Indsats på /ti 6 FRAVÆRS-TASK FORCE FRAVÆRS-TASK FORCE 7

Forvaltningernes timebank Det ligger uden for Task Forcens rammer at tilbyde direkte interventioner i forhold til teams/personalegrupper, konflikthåndtering, organisationsudvikling m.m. Finansieringen af dette sker gennem forvaltningernes Timebank hos Arbejdsmiljø København.

5 Forvaltningernes timebank Det ligger uden for Task Forcens rammer at tilbyde direkte interventioner i forhold til teams/personalegrupper, konflikthåndtering, organisationsudvikling m.m. Finansieringen af dette sker gennem forvaltningernes Timebank hos Arbejdsmiljø København. Handleplanen Handleplanen er et gennemgående dokument og dialogredskab i hele Task Force-forløbet. Handleplanens funktion er at understøtte fremdriften i jeres arbejde med at nedbringe fraværet. Handleplanen er et vigtigt omdrejningspunkt i samarbejdet mellem jer som ledelse og Task Force-konsulenterne. Handleplanen fungerer bedst, når den bruges som udgangspunkt for en løbende dialog mellem jer som lokal ledelse og jeres overordnede chef. Task Forcen understøtter og anbefaler, at MED/tillids- og arbejdsmiljørepræsentant involveres i handleplanen. 8 FRAVÆRS-TASK FORCE

OPGAVER, ROLLER OG SPILLEREGLER I TASKFORCEN Her får I et hurtigt overblik over opgaver, roller og spilleregler i Task Force-forløbet: Jeres opgave som ledelse er at sætte de tiltag i værk, som I

6 OPGAVER, ROLLER OG SPILLEREGLER I TASKFORCEN Her får I et hurtigt overblik over opgaver, roller og spilleregler i Task Force-forløbet: Jeres opgave som ledelse er at sætte de tiltag i værk, som I sætter jer for i handleplanen. I skal sende en handleplan til jeres overordnede chef ved start og afslutning af forløbet, når I har fået sparring fra Task Force-konsulenterne på den, hvis dette er aftalt ved opstart. I skal også sende en opdateret handleplan til Task Force-konsulenterne inden hvert af de tre møder. I arbejder sammen med Task Force-konsulenterne i et fortroligt rum Konsulenterne skal støtte, inspirere og udfordre jer på passende vis og hjælpe jer med at finde handlemuligheder. I kan inddrage jeres overordnede chef, hvis I ikke oplever, at et Task Force-forløb er den rette støtte til jer. Task Forcen anmoder om, at I drøfter det med Task Force-konsulenterne inden inddragelsen. Task Force-konsulenterne skal inddrage jeres overordnede chef, hvis der ikke er fremdrift i forløbet eller tidsplanen ikke holder men altid efter aftale med jer. Task Forcen giver ved afslutning sine fremadrettede anbefalinger og faglige vurdering af, hvor Task Force-forløbet er landet, når dette er aftalt ved opstart. Det sker i en skriftlig tilbagemelding til jer og jeres overordnede chef. Tilbagemeldingen har til formål at understøtte fastholdelse af indsatsen i jeres ledelsessamarbejde. Københavns Kommunes Task Force ved højt sygefravær støtte til jeres fraværsindsats Arbejdsmiljø København September 2015 Design og illustration: Target Media 10 FRAVÆRS-TASK FORCE

7 Hvad, der ligger bag et højt fravær, er meget forskelligt. Man kan som leder og arbejdsplads opleve, at man allerede har gjort rigtig meget for at håndtere fraværet. Men de samme udfordringer bliver måske ved med at være aktuelle. Eller nye presser sig på. I får det kommende stykke tid støtte fra Arbejdsmiljø Københavns Task Force-konsulenter til at nedbringe et højt sygefravær og til at styrke jeres fraværsindsats. Pjecen introducerer jer til, hvad Task Force-forløbet går ud på, hvem I skal samarbejde med og de muligheder for støtte, I har som en del af forløbet. Arbejdsmiljø København Enghavevej København SV Tlf: amk@amk.kk.dk

Relaterede dokumenter

FÆLLESSKAB OM FRAVÆRSINDSATSEN

MEDARBEJDER FÆLLESSKAB OM FRAVÆRSINDSATSEN Københavns Kommunes Task Force ved højt sygefravær taskforce arbejdsmiljøkøbenhavn Indhold Et typisk Task Force-forløb 4 Inddragelse af tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter