Dagsorden AARHUS UNIVERSITET. Møde den: 25. august 2015 kl IT-Undervisningslokale LSU Økonomi og Bygninger

Transkript

1 AARHUS UNIVERSITET Møde den: 25. august 2015 kl IT-Undervisningslokale LSU Økonomi og Bygninger Dagsorden Deltagere: Niels Jørgen Rasmussen, Anette Svejstrup, Arne N. Skov, Charlotte Lyngholm, Gitte Bak Ditlefsen, Michael Hertzum Krattet, Tina Dreier, Anders Kragh Moestrup, Anita Pedersen, Søren Harbo Jensen, Marianne Maria Larsen, Lisbeth Lauritsen 1. Godkendelse af dagsorden Dato: 17. august Opfølgning på referat fra den 24. juni 2015 Opfølgning på lønkriterier. Link til referat fra LSU den 24. juni Side 1/1 3. Orientering fra formand og næstformand Orientering om status på analyserne 4. Studentermedhjælpere./. Revideret notat med et estimat af timeforbrug 5. Ferieregistrering./. HR skemaer samt orienteringsbrev til medarbejderne 6. GPS-registrering af køretøjer./. Sagsfremstilling 7. Forretningsorden for LSU Økonomi og Bygninger./. Forretningsordner fra det tidligere LSU Økonomi og LSU Planlægning er sammenskrevet til et udkast til forretningsorden for LSU Økonomi og Bygninger. 8. Budget og regnskab 2015 Opfølgning på kompetencemidler. Ansættelse af nye medarbejdere. 9. Eventuelt Status på funktionschefstilling i Bygninger. Status på flytteplaner. Økonomi og Bygninger Aarhus Universitet Fuglesangs Allé Aarhus V Tlf.:

2 AARHUS UNIVERSITET Modtager(e): LSU Økonomi og Bygninger Notat Angående omfang af studentermedhjælpere i Økonomi og Bygninger På LSU mødet den 25. marts 2015 blev det aftalt, at synliggøre omfanget af studentermedhjælpere samt opgaverne der udføres heraf for at se, om der er potentiale for fastansættelser. BI-enheden Enheden anvender ikke studentermedhjælpere. Marianne Maria Larsen Chefsekretær Dato: 3.juli 2015 Side 1/2 Bygninger Anvendelse af studentermedhjælpere er i 2014 og 2015 blevet reduceret. Studentermedhjælpere anvendes til sæsonprægede opgaver. Der er ikke sammenhæng mellem opgaverne. Opgaver: Posten Fast op bemanding i forhold til større opgaver, ved sygdom og ferie - dog væsentligt nedsat i forhold til før besparelsesprocessen Kortproduktion - ved studiestart og belastede tidspunkter Receptionen - ved sygdom og ferie Projektopgaver i kortere perioder - f.eks. Dalux Estimeret antal timer på årsbasis: Omstillingen Intern post Kortproduktion Dalux Alm. studentermedhjælpertimer Total Indkøb Der er tilknyttet én studentermedhjælper med et max. ugentligt timeantal på 15. Opgaver: Primært til Excel-opgaver, f.eks. med forberedelse af tilbudslister, herunder kategorisere dataudtræk udbudskonsulenterne har lavet i SAS og viderebearbejdelse af dette. Estimeret antal timer på årsbasis: max. 660 timer (15 t/u 44 arbejdsuger i 2015) Økonomi og Bygninger Aarhus Universitet Fuglesangs Allé Aarhus V Tlf.:

3 AARHUS UNIVERSITET Regnskab Studentermedhjælpere anvendes til rutineprægede opgaver. Der er ikke tilknyttet et fast timeantal til opgaverne, hvorfor timeforbruget til studentermedhjælpere er varierende. Opgaver: Indscanning og oprettelse af udenlandske fakturaer i IndFak Arkivering Opfølgning af funktionspostkasser EU-dokumentation Kopi af bilag Andre ens opgaver f.eks. gennemlæsning af dokumenter i forbindelse med aktindsigt og overstregning af f.eks. cpr.nr. Printning af fakturaer i forbindelse med leverandøranalyser Lette indtastningsopgaver Side 2/2 Estimeret antal timer: Forbrug og fordeling i 2014: Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Total Økonomisekretariatet Enheden anvender ikke studentermedhjælpere. Det vurderes, at der ikke er potentiale for konvertering af de ovenfornævnte opgaver til eventuelle fastansættelser grundet en eller flere af følgende årsager: Der er tale om sæsonprægede opgaver, hvor der ikke er et fast timeantal knyttet til opgaverne Graden af rutine er høj, og vil ikke give den fornødne afveksling eller udfordrende opgaver Tilkaldevikar ved ferie eller sygdom varierende timeantal Stort spænd i forskellen på opgaverne

4 Aarhus Universitet December 2014 FERIESKEMA VEDRØRENDE FERIEÅRET Undertegnede medarbejder ved oplyser herved, at min ferie for ferieåret 1. maj 2015 til 30. april 2016 ønskes afholdt som anført herunder: Hvis du er tidsbegrænset ansat: Hvornår udløber din ansættelse? Udfyld kun ferieplaner op til fratrædelsen. Ordinær ferie Antal feriedage til afholdelse (max. 25 dage) + evt. overført ferie Feriedagene afvikles som følger: Som hele uger à 5 dage (angiv uge nr.): og/eller som enkelte dage (angiv datoer): Særlige feriedage Antal særlige feriedage til afholdelse i ferieåret (max 5 dage): + evt. overført ferie De særlige feriedage vil blive afholdt på følgende datoer: Særlige feriedage kan kun afholdes, såfremt de er optjent i dit aktuelle ansættelsesforhold, eller hvis der efter aftale er overført særlige feriedage fra et tidligere ansættelsesforhold. Jeg er bekendt med, at hvis jeg ikke udfylder skemaet inden for den i skemaet angivne frist, eller kun udfylder det delvist, vil det, hvis opgavevaretagelsen tillader det, blive registreret, at de 5 ugers ferie og 5 særlige feriedage afvikles på de tidspunkter, som er angivet i medfølgende brev. Der kan efterfølgende aftales ændringer i den fastlagte ferie, såfremt jeg ønsker det, og hvis tjenesten tillader det. Dato: NAVN(blokbogstaver): CPR-nummer: Underskrift medarbejder Underskrift arbejdsleder: Skemaet returneres til (NAVN)

5 Aarhus Universitet Februar 2015 Ændring til tidligere registrering af ferie/særlige feriedage NAVN: CPR: Hvilke FERIEdage skal annulleres: Registrerede FERIEdage, som skal annulleres: Fra: Til: Hvilke SÆRLIGE feriedage skal annulleres: Registrerede SÆRLIGE feriedage, som skal annulleres: Fra: Til: I stedet holder jeg: FERIE Antal dage: Dato for første feriedag: Dato for sidste feriedag: I stedet holder jeg: SÆRLIGE FERIEDAGE Antal dage: Dato for første særlig feriedag: Dato for sidste særlig feriedag: Dato: Medarbejderens underskrift: Dato: Arbejdslederens underskrift: Afleveres i underskrevet stand til (navn) til registrering

6 AARHUS UNIVERSITET Til månedslønnede medarbejdere ansat ved Økonomi og Bygninger Registrering af ferie for ferieåret På baggrund af drøftelser i HSU, har universitetet vedtaget ferieretningslinjer, som kan ses på Ifølge retningslinjerne indledes dialog om ferieplanlægning primo februar. Som et led i dialogen om feriens tilrettelæggelse fremsendes hermed et ferieskema. I skemaet kan du anføre ønsker om tidspunkt for afvikling af ferie og evt. også for afvikling af særlige feriedage. Du bedes udfylde vedlagte skema senest d. 23. april 2015 og aflevere eller fremsende som vedhæftet fil til følgende: AU Økonomi og Bygninger Niels Jørgen Rasmussen Vicedirektør Dato: 15. april 2015 Side 1/2 Økonomi Mai Ammitsbøl Andersen mai.a.andersen@au.dk Bygninger Esther T. Henriksen eh@au.dk Hvis du har optjent fuld ferieret, men ikke udfylder skemaet eller kun udfylder det delvist inden den angivne frist, vil der, hvis opgavevaretagelsen tillader det, blive registreret, at de 5 ugers ferie og 5 særlige feriedage afvikles som følger: Ferie: 4 uger i juli (uge inkl.) 1 uge omkring jul og nytår (23. december, dagene før jul og nytår, og evt. resterende dage umiddelbart efter nytår) Særlige feriedage: 2 dage i efterårsferien (uge 42) 3 dage før påske Vær opmærksom på, at særlige feriedage kun kan afholdes, såfremt de er optjent. Du har som medarbejder derfor kun ret til at holde særlige feriedage, hvis de er optjent i dit aktuelle ansættelsesforhold, eller hvis der efter aftale er overført særlige feriedage fra et tidligere ansættelsesforhold. Det vil sige, at du ikke har ret til at afholde særlige feriedage uden løn. For nyansatte medarbejdere, der har optjent delvis ferieret, men ikke udfylder vedlagte skema inden for den angivne frist, vil der ligeledes under hensyntagen til opret- Økonomi og Bygninger Aarhus Universitet Fuglesangs Allé Aarhus V Tlf.:

7 AARHUS UNIVERSITET holdelse af nødvendige funktioner blive registreret afvikling af feriedage efter ovennævnte principper. Side 2/2 Du vil umiddelbart efter 1. april få oplyst om dine ferietidspunkter imødekommes. Ferietidspunkterne betragtes herefter som fastlagt. Der kan efterfølgende aftales ændringer i den fastlagte ferie, hvis du ønsker det, og hvis tjenesten tillader det. Ledelsen kan ændre i planlagt ferie med følgende varsel: Hovedferie: 3 mdr. før Restferie: 1 md. før Eventuelle spørgsmål om afholdelses af ferie rettes til nærmeste chef. Eventuelle spørgsmål om registrering af ferie eller antal tilbageværende feriedage kan rettes til Mai eller Esther. Med venlig hilsen Niels Jørgen Rasmussen Vicedirektør

8 AARHUS UNIVERSITET Dato: 12. august 2015 Side 1/3 Sagsfremstilling Mødedato: 25. august 2015 Møde: Møde i LSU Økonomi og Bygninger Punktejer: Arne N. Skov Gæst: Beslutningspunkt (sæt kryds) Drøftelsespunkt (sæt kryds) Meddelelsespunkt (sæt kryds) Lukket punkt (sæt kryds) X Emne GPS-registrering af køretøjer. Resumé Se sagsfremstilling. Indstilling Det indstilles, at LSU tager til efterretning, at der bliver installeret GPS apparatur i biler tilhørende AU Økonomi og Bygninger. Sagsfremstilling Formålet med at indføre en GPS-registrering af tjenestebiler skal ses i flere sammenhænge: 1. Sikre at brugen af tjenestebiler sker i overensstemmelse med reglerne i Bekendtgørelse af lov om registreringsafgift af motorkøretøjer m.v. (registreringsafgiftsloven), og der derved fortsat kan opretholdes en afgiftsfritagelse af tjenestebiler 2. Lette arbejdet ifm. udfyldelse af kørebøger 3. Sikre bilerne mod tyveri 4. Mulighed for at tilvejebringe beslutningsgrundlag for optimering af bilpark Ad 1) Sikre at brugen af tjenestebiler sker i overensstemmelse med reglerne i registreringsloven AU har i 2014 fået refunderet kr som følge af en afgørelse i Østre Landsret, hvor det blev afgjort at universiteter i Danmark er at betragte som statslige institutioner, og derfor fortsat kan købe biler afgiftsfrit. Der var tale om en præcisering af registreringslovens 2, stk. 1, nr I dette afsnit står: Personkøretøjer og varevogne som nævnt i 5, stk. 1, 2 og 8 der udelukkende anvendes af danske statsinstitutioner, bortset fra køretøjer, der anvendes erhvervsmæssigt i konkurrence med private erhvervsdrivende. Endvidere præciseres dette i den juridiske vejledning, hvor SKAT efterfølgende har tilføjet følgende afsnit-

9 AARHUS UNIVERSITET Dato: 12. august 2015 Side 2/3 Dette betyder, at Københavns Universitet, Aarhus Universitet, Syddansk Universitet, Roskilde Universitet, Aalborg Universitet, Danmarks Tekniske Universitet, Copenhagen Business School - Handelshøjskolen og IT-Universitetet i København, skal anses som statsinstitutioner i registreringsafgiftslovens forstand. Det bemærkes, at fritagelsen i registreringsafgiftslovens 2, stk. 1, nr. 2 ikke omfatter "køretøjer, der anvendes erhvervsmæssigt i konkurrence med private erhvervsdrivende". Hvis en selvejende institution, der er omfattet af universitetsloven, har erhvervsmæssige aktiviteter i konkurrence med private erhvervsdrivende, er personkøretøjer og varevogne, der anskaffes til disse aktiviteter ikke omfattet af afgiftsfritagelsen i registreringsafgiftslovens 2, stk. 1, nr. 2. Endvidere ligger der også i registreringslovens 2, stk. 1, nr. 2, at privat kørsel ikke er tilladt i biler, der er afgiftsfritaget køretøjer. Reglerne er som sådan ikke ændret, i det Østre landsret bekræftede de regler, som AU har efterlevet siden Der er dog en forventning om, at SKAT vil føre en mere aktiv kontrol af om reglerne jf. registreringslovens 2, stk 1, nr. 2. bliver overholdt. Kontrolopgaven skal sikre, at køretøjerne bliver brugt til formål der opfylder registreringslovens 2, stk 1, nr. 2, og ikke bliver brugt til formål der ligger under registreringslovens 1, hvilket vil medføre at AU skal betale registreringsafgift på bilerne. Dette er anslået, at ville medføre et krav fra SKAT på ca. t.kr pr. bil, hvilket vil sige samlet et krav på t.kr Konkret vil der ved brug af tjenestebilerne skulle laves en bookning i Outlook, og der skal skrives en anledning til brug af bilen. Bilerne må ikke bruges uden, at der er foretaget en bookning, da det derved ikke kan dokumenteres, hvad bilen er brugt til. Dette vil ikke afvige væsentligt fra det der praktiseres i dag, dog med den ændring at bookningerne nu bruges som kontrolgrundlag. Det vil være muligt at følge bilerne online ligesom det vil være muligt at udsøge bestemte tidspunkter for kontrol, hvilket vil blive sammenholdt med bookningerne i Outlook. Til sammenligning sker der i dag et skøn, om en køretur Aarhus København udgør et rimeligt antal kilometer. Denne kontrol er ikke tilstrækkelig præcis, og sammenholdt med at formålet med brug af bilen ikke er oplyst nogen steder, ønsker ledelsen i højere grad at kunne dokumentere bilernes færden og formål med anvendelse heraf. Kontrollen etableres primært for at fremtidssikre afgiftsfritagelsen, og ikke på baggrund af en mistanke om misbrug af bilerne. Sekundært årsagerne nævnt i punkt 2-3. Medarbejderne i Ø&B vil modtage information om GPS-installationerne forud for implementeringen. Endvidere vil der blive skiltet med GPS overvågning i bilerne, samt hvor man kan rette evt. spørgsmål til vedr. GPS-installationerne. Ad 2) Lette arbejdet ifm. udfyldelse af kørebøger Med en GPS-installation og kravet om bookninger af køretøjerne i Outlook vil udfyldelse af kørebøger bortfalde.

10 AARHUS UNIVERSITET Dato: 12. august 2015 Side 3/3 Fra personerne, der benytter bilerne, til postudbringning er der fremsat ønske om at slippe for udfyldelse af kørebøger, hvilket vil kunne efterkommes med den digitale løsning. Ad 3) Sikre bilerne mod tyveri Med en installeret GPS-overvågning af bilerne vil det være muligt at genfinde bilerne, hvis de skulle blive udsat for tyveri. Det er en situation, der ikke har været aktuelt endnu, men der har igennem tiderne været hærværk på bileren, så en situation, hvor bilerene bliver stjålet kan ikke udelukkes - ligesom det oplevede niveau af kriminalitet i Fuglesangs allé området taler for en øget sikring af bilerne. Ad 4) Mulighed for at tilvejebringe beslutningsgrundlag for optimering af bilpark Med en digital registrering af kørselsmønsteret vil det være muligt at danne et beslutningsgrundlag for at optimere sammensætningen af bilparken. Denne forventning er skabt ud fra erfaringer fra andre virksomheder, som det valgte firma har som referencer. Perspektivet skal ses i sammenhæng med de udmeldte krav til besparelser, som dette tiltag vil kunne understøtte, og forhåbentligt kan det resultere i en mere økonomisk bildrift for afdelingen. Sagsbehandler Teamleder Lise K. Mortensen og regnskabschef Arne N. Skov. Involvering Tidsfrist Ingen deadline. Bilag

11 FORRETNINGSORDEN FOR AU ØKONOMI OG BYGNINGERs SAMARBEJDSUDVALG (LSU) Under henvisning til statens samarbejdsaftale af 1. april 2013 fastsættes følgende forretningsorden: 1. Regelgrundlag 1: LSU udøver sin virksomhed i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner, for tiden Cirkulære af 1. april 2013 om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner (herefter kaldet Samarbejdsaftalen). 2. LSU s opgaver 2: LSU s opgaver fremgår af Samarbejdsaftalens 2, 3, 4 og LSU s sammensætning 3: LSU består af ledelsesrepræsentanter og medarbejderrepræsentanter. Antallet af pladser fastsættes ved aftale mellem ledelsen og de forhandlingsberettigede personaleorganisationsrepræsentanter. Dog kan LSU maksimalt bestå af 10 medarbejderrepræsentanter og 5 ledelsesrepræsentanter - 15 medlemmer i alt. Er der flere forhandlingsberettigede organisationer på vicedirektørområdet, fastsættes fordelingen mellem organisationerne ved aftale mellem disse. Stk. 2: Vicedirektøren er formand for LSU og udpeger de øvrige ledelsesrepræsentanter samt suppleanter for disse blandt de medarbejdere, der har ledelsesbeføjelser. Stk. 3: Medarbejderrepræsentanterne og suppleanterne for disse udpeges af de forhandlingsberettigede personaleorganisationer, så vidt muligt blandt de anmeldte tillidsrepræsentanter. Det meddeles skriftligt til ledelsen, hvem der er udpeget. Stk. 4: LSU s næstformand vælges af medarbejderrepræsentanterne for en periode på 2 år. Ved forfald over 3 måneder skal der udpeges ny næstformand. 17. august 2015 Side 1 af 6

12 Stk. 5: Medlemmerne og suppleanterne udpeges ligeledes for en periode på 2 år. En udpegning bortfalder, når grundlaget for udpegningen ikke længere er til stede. 4. Formandskabet 4: Formand og næstformand udarbejder i fællesskab dagsorden for møderne Stk. 2: Medarbejderrepræsentanterne meddeler inden 14 dage før 1. møde efter nyvalg, hvem de har valgt til næstformand. 5. Mødeledelse 5: Møderne ledes af formanden - i dennes fravær af næstformanden. Er såvel formand som næstformand fraværende, aflyser sekretæren mødet og et nyt møde berammes. Stk. 2: Det er mødeleders opgave at sikre, at dagsordenen overholdes, at alle synspunkter kommer frem og at der bliver konkluderet på punkterne. 6. Mødeafholdelse, formøder og kontaktudvalg 6: Der afholdes 4 ordinære møder om året. Stk. 2: På det sidste møde i året fastlægges der en plan for arbejdet i LSU i det kommende år. Stk. 3: Møderne afholdes i arbejdstiden. Medlemmerne skal have den fornødne tid til rådighed til samarbejdsudvalgsarbejdet. Stk. 4: Ekstraordinære møder afholdes, når formanden finder det fornødent, eller hvis næstformanden eller mindst halvdelen af medarbejderrepræsentanterne fremsætter begæring herom til formanden med redegørelse for hvilken sag, der ønskes behandlet. Stk. 5: Der afholdes formøder efter behov på henholdsvis medarbejderside og ledelsesside Stk. 6: Der etableres kontaktudvalg efter nærmere aftale. Kontaktudvalget virker vejledende og rådgivende for personalerepræsentanterne i LSU. Kontaktudvalget består af LSU s medarbejderrepræsentanter samt en repræsentant for hver af de personaleorganisationer, der ikke er repræsenteret i LSU. Endvidere kan suppleanter deltage i kontaktudvalgets møder. 17. august 2015 Side 2 af 6

13 7. Dagsorden og indkaldelse til møder 7: LSU indmelder punkter til dagsordenen til formanden eller næstformanden senest 3 uger før mødet. Forslag til dagsordenspunkter skal ledsages af en motivering af punktet samt præcisering af, om punktet er til orientering eller til drøftelse. Stk. 2: Dagsordenen drøftes i formandskabet ca. 10 dage før mødet og udsendes med nødvendige bilag til medlemmerne senest 7 dage før mødets afholdelse. Dagsordenpunkterne skal være så udførligt beskrevet, at medlemmerne har optimale muligheder for at forberede sig. Stk. 3: Såfremt særlige grunde gør det påkrævet, kan formanden efter aftale med næstformanden bestemme, at indkaldelse sker med kortere varsel. Stk. 4: Dagsordenen lægges på relevante elektroniske fora samtidig med udsendelse til udvalgets medlemmer. Stk. 5: Dagsordenen godkendes endeligt på møde i LSU. 8. Referater 8: Formand og næstformand træffer i fællesskab beslutning om sekretariatsbetjening af udvalget. En medarbejder, som er medlem af udvalget, kan ikke udpeges som sekretær. Der er mulighed for at træffe aftale med AU HR om at varetage sekretariatsbetjening af udvalget. Stk. 2: Sekretæren udarbejder et referat fra møderne og sender det til medlemmerne snarest muligt og normalt senest 14 dage efter mødets afholdelse. Stk. 3: Medlemmerne sender inden for en frist på 7 dage eventuelle kommentarer til referatet. Stk. 4: Når eventuelle rettelser til referatet efter aftale med formand og næstformand er indarbejdet er referatet godkendt, og sendes i sin endelige form til LSU og gøres samtidig tilgængeligt på relevante elektroniske fora. 9. Nedsættelse af underudvalg 9: LSU kan nedsætte midlertidige underudvalg bestående af ledelsesrepræsentanter og medarbejderrepræsentanter. Stk. 2: Medlemmer til underudvalg udpeges af LSU. 17. august 2015 Side 3 af 6

14 Stk. 3: LSU fastsætter et kommissorium for sådanne underudvalg. 10. Indhentning af bistand og vejledning 10: Ved behandling i LSU af specielle spørgsmål, der kræver særlig ekspertise eller indsigt, kan hver af parterne anmode om, at der tilkaldes særligt sagkyndige på det pågældende område fra institutionen for at besvare spørgsmål og rådgive parterne. Stk. 2: Samarbejdsudvalget kan endvidere indhente bistand og vejledning fra HSU, de berørte faglige organisationer og aftalens centrale partnere. 11. Samarbejde med arbejdsmiljøorganisationen 11: Møderne i LSU og i vicedirektørområdets arbejdsmiljøudvalg søges koordineret tidsmæssigt. Stk. 2: Der tilstræbes personsammenfald på formandsposten i de to udvalg. Stk. 3: De to udvalg kan efter behov og nærmere aftale arrangere fælles seminarer om temaer, som går igen i begge udvalg. 12. Gensidig information 12: Det er ledelsens ansvar at sikre, at information og drøftelse sker parallelt til ledelses- og beslutningsstrukturen samt, at information og drøftelse etableres mellem den ledelse, der har kompetencen og medarbejderrepræsentanter for de personalegrupper, der berøres. Stk. 2: Medarbejderrepræsentanterne skal informere LSU om synspunkter og forhold hos medarbejderne, der har betydning for samarbejdet. Stk. 3: Det påhviler LSU at sikre, at samtlige medarbejdere løbende holdes orienteret om samarbejdsudvalgets arbejde. Stk. 4: Ledelsen skal informere om de emner, der nævnes i Samarbejdsaftalens 3, og informationen skal gives så tidligt og med et så passende indhold, at der kan gennemføres en grundig drøftelse i LSU, således at medarbejdernes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for ledelsens endelige beslutning. 13. Uddannelse af LSU-medlemmer 13: Nyudpegede medlemmer skal tilbydes et kursus for samarbejdsudvalgsmedlemmer inden for de første 6 måneder efter deres udpegning. Udgiften hertil afholdes af den pågældendes ansættelsessted. 17. august 2015 Side 4 af 6

15 Stk. 2: Universitetet afholder med jævne mellemrum SU-kurser og brush-up kurser, ligesom der arrangeres årlige samarbejdsudvalgsseminarer med aktuelle emner. 14. Tavshedspligt 14: LSU s medlemmer har den tavshedspligt, der følger af forvaltningslovens regler, f.eks. når en oplysning ved lov eller anden gyldig bestemmelse er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til institutionens eller private interesser. Stk. 2: Bortset fra de tilfælde der er omfattet af tavshedspligten, har medlemmerne pligt til at bidrage til at orientere universitetets øvrige medarbejdere om arbejdet i LSU. 15. Uoverensstemmelse 15: Uoverensstemmelse om fortolkningen af og påstande om brud på samarbejdsaftalens bestemmelser kan af hver af parterne kræves behandlet i hovedsamarbejdsudvalget. Stk. 2: Opnås der ikke enighed her, forelægges uoverensstemmelsen til afgørelse i Samarbejdsnævnet. 16. Lokale aftaler om ændret organisering af arbejdsmiljøarbejdet 16: For at styrke arbejdsmiljøarbejdet kan der aftales en anden organisering af dette arbejde for eksempel ved at sammenlægge samarbejdsudvalget og arbejdsmiljøudvalget. Der henvises i øvrigt til denne forretningsordens 11 og Samarbejdsaftalens 8. Stk. 2: Ved en sammenlægning skal der udarbejdes en skriftlig aftale, der skal være tilgængelig for de ansatte. 17. Evaluering af LSU s arbejde 17: LSU evaluerer sit arbejde hvert 2. år. Stk. 2: Evaluering kan ske ved at anvende et af de værktøjer, som Samarbejdssekretariatet har udarbejdet til formålet. Stk. 3: Evaluering sker på et møde i LSU og med bistand af udvalgets sekretær, evt. med en repræsentant fra HR. Stk. 4: Der udarbejdes en opfølgningsplan efter evalueringen. 17. august 2015 Side 5 af 6

16 18. Ikrafttrædelse, ændringer og opsigelse 18: Forretningsordenen træder i kraft umiddelbart efter det møde, hvor LSU har fastsat den. Stk. 2: Ændringsforslag til enkelte paragraffer skal fremsendes til LSU mindst 1 måned før afholdelse af det møde, hvori ændringen ønskes drøftet. Stk. 3: Såfremt der sker ændringer i Samarbejdsaftalen, rettes denne forretningsorden i overensstemmelse hermed. Stk. 4: Hver af parterne kan opsige forretningsordenen med 3 måneders varsel til den første i en måned, hvis forhandling om en ny har fundet sted inden for denne periode. Stk. 5: Aftalen erstatter tidligere indgåede aftaler. Vedtaget på møde i LSU den 25. august 2015 Aarhus, den 25. august 2015 Niels Jørgen Rasmussen Formand for LSU Anders Kragh Moestrup Næstformand for LSU 17. august 2015 Side 6 af 6