Brug af Uniconta APP. Før brug skal App en Downloades og Integrationen skal sættes op i Uniconta. Ved opstart logges ind med dit Uniconta Login

Transkript

1 Brug af Uniconta APP Før brug skal App en Downloades og Integrationen skal sættes op i Uniconta. Ved opstart logges ind med dit Uniconta Login I startbilledet kan der registreres omkostningsbilag Tryk på Ikonet i øverste højre hjørne for at registrere bilag. I omkostningsbilaget kan der ved at trykke på kameraet tages et billede af regningen. Omkostningsbilagene overføres til Fysisk Indbakke. Medarbejderen sættes som første godkender og bilaget godkendes. Ved at Swipe til venstre kan de næste skærmbilleder vælges.

2 I sidste skærmbillede kan data opdateres og overføres til Uniconta Der kan vælges et andet firma, som brugeren har adgang til Projekter/art osv opdateres ved at trykke på lister. Download Uniconta APP Android For at Downloade Uniconta APP. Gå til Google Play. Søg efter Uniconta.

3 Installer App en Er App en sat op i Uniconta, så er den nu klar til brug. Læs mere her. IPhone Er ikke frigivet. Opsætning App Før brug af Uniconta APP, så skal integrationen sættes op i Uniconta Projekt. For at der kan logges på app en skal medarbejderen connectes med en Uniconta bruger. Dette gøres under medarbejder. Kan findes under: Firma / Vedligeholdelse / Medarbejder eller Projekt / Vedligeholdelse / Medarbejder Feltet Login-ID udfyldes. Brugernavn udfyldes automatisk når medarbejderen gemmes

4 Herudover skal der oprettes en kladde til medarbejderen. Dette gøres under Projekt / Kladder / Kladde Der skal også opsættes et standard regnskab på brugeren.

5 Vælg Ikonet på toplinien Sæt standardregnskabet Efter download og denne opsætning kan App en tages i brug. Abonnement. Generelle links Layout, Skabeloner, Søg, Vedhæftede filer, Filter/Ryd filter Under firma/vedligeholdelse/abonnement eller Administrator/Abonnementer kan et abonnement ændres.

6 Beskrivelse CVR-nr.: Indtast kundens CVR nr. Adresse oplysninger slås op. Udfyld altid til faktura Valuta. Skal udfyldes Rabatprocent kan kun udfyldes af Uniconta AbonnementsID. Genereres af Uniconta Oprettet af. Genereres af Uniconta Ejer. Skal vælges og skal være lig med ejeren på firmaet for at der kan faktureres Univisor Pid. Genereres af Uniconta

7 Adresse Kundens adresse oplysninger indtastes Abonnement Felterne Package, Logistic, Ordre, CRM, Projekt, Produktion, Server users, Firmaer og Posteringer sættes af Uniconta. Bloker/Annuller Sættes et abonnement til <Blokeret>, så kan brugeren ikke bogføre. men kunden bliver stadig faktureret. Sættes et abonnement til <Annulleret>, så kan brugeren ikke bogføre og kunden bliver ikke faktureret. Slutdato sættes automatisk. Dette kan kun gøres af Uniconta. Skriv til Årlig. Sættes denne faktureres kun en gang om året. Kan kun bruges til Univisorer og kan kun sættes af Uniconta. Skriv til Kræver godkendelse og bruges næsten aldrig. Varighed Oprettelse. Sættes automatisk af Uniconta Startdato sættes af forhandler Slutdato sættes af Uniconta Forhandleradgang Hvem har adgang til mit regnskab? Når man nu kører sit økonomisystem i skyen, hvem kan så egentlig se mine data: Som udgangspunkt, kan alle, som du selv tilknytter via Administrer brugere, se dit regnskab Har du tilknyttet en revisor, så kan alle revisorens medarbejdere se dit regnskab Hvis du er tilknyttet en forhandler, så kan alle forhandlerens medarbejdere se dit regnskab Endelig kan Uniconta s supportafdeling også se dit regnskab. Hvordan kan jeg begrænse denne liste? Hvis man kun vil have, at en enkelt medarbejder hos sin revisor må se regnskabet, så skal man i Firmaoplysninger fjerne sin revisor. Derefter skal man få det login-id, som den medarbejder hos revisoren har, og så tilknytte ham via Administrer brugere. Hvis man ikke ønsker at andre hverken forhandler eller Uniconta support skal kunne se sit regnskab, så skal man fjerne fluebenet Forhandler adgang i Firmaoplysninger. Her gælder det samme som ved revisorerne. Hvis man ønsker at en enkelt medarbejder hos forhandleren eller Uniconta Support, skal kunne se ens regnskab, så tilknytter man den person i Administrer brugere. Tæller forhandler og revisor som brugere? Giver man en person hos sin revisor og/eller forhandler adgang til ens regnskab via Administrer brugere, tæller disse ikke som betalende brugere. Disse personer servicerer kunden og man bliver derfor ikke straffet for, selektivt at give denne type brugere adgang til at se ens regnskab. Hvad sker der, når man skifter ejerskab? Hos rigtig mange kunder har Uniconta partneren brugeradgang på Uniconta-installationen ved opstart, konfigurering og eventuel konvertering fra et andet system, for at sikre at kunden kommer rigtigt i gang. På et tidspunkt skal ejerskabet

8 overdrages til kunden, og her skal man være opmærksom på at give den eller de personer hos Uniconta Partneren adgang. Opsætning Selve administrationen foregår under Firmaoplysninger, samme sted som man giver sin revisor adgang: Hvis man fjerner ovenstående flueben, så er der kun de personer, der er defineret i Administrer bruger, der kan se regnskabet. Styklister på ordrelinjer På salgsordrelinjerne er det muligt at udfolde sine styklister. På en stykliste er det muligt at benytte menupunktet Stykliste Ved valg af Udfold stykliste får man mulighed for at vælge om man vil benytte Prisen fra styklisten

9 Hvis man ikke sætter hak i Brug priserne fra styklisten får man prisen fra hovedvaren for stykliste, som vist herunder. Vælger man at benytte priserne fra styklisten, sættes hak i Brug priserne fra styklisten Derefter udfoldes styklisten, og viser priserne pr. stykliste vare, som vist herunder. Udskriv Faktura Generelle links Layout, Skabeloner, Søg, Vedhæftede filer, Filter/Ryd filter Her er det muligt at udskrive en faktura, der lister alle de posteringer der er lavet på et projekt.

10 Følgende kan vælges Simulering: [Proforma faktura] Dato for fakturaen Om fakturaen skal Forhåndsvises = Printes til skærm eller udskrives med det samme Hvomange kopier, der skal printes. Til og fra dato på de posteringer, der skal faktureres Hvilken Indtægtsart, der skal faktureres på. Fakturaen kan om nødvendigt tilpasses. Ovenstående giver nedenstående faktura.

11 LeverandørService tilmelding udsendelse Udsend tilmelding til leverandørservice til dine kunder Via OData og Excel tilbyder vi at hjælpe med udsendelse af Leverandørservice tilmeldinger til dine kunder. Der skal ligeledes rettes i fakturalayoutet. Rapportgeneratoren skal bruges. Vær opmærksom på at denne hjælp faktureres. Læs mere her om OData opsætning For at komme videre Download Excel skabelonen ved at trykke på linket LeverandørService_Kunder Udpak filen til biblioteket C:\Users\<Bruger>\Documents\Brugerdefinerede Office-skabeloner Åben filen fra Excel menuen under Ny

12 Læs og tryk på [OK] Gå til arket Tekster. Udfyld oplysningerne Gå til arket Mailinglist. Vælg de debitorer mailen skal sendes til.

13 Tryk på [Send] Ønskes mailen modificeret, så tryk på Alt+F11 Ret teksten direkte i koden under Modul UC_Send

14 Abonnement Oprettelse af regnskab og kunde med abonnement (for Reseller / Forhandler) Opret et firma Vælg Firma / Opret regnskab Udfyld de relevante oplysninger omkring firmaet. Læs mere. Tryk Opret firma Skift til det nye firma i listen over firmanavne, øverst til højre. Opret en bruger 1. Vælg Administrator / Alle brugere 2. Tryk på Tilføj bruger og udfyld de relevante oplysninger En bruger kan have en rolle som en Standard, CompanyAdmin og Accountant OBS.: En Accountant bruger bliver ikke tilknyttet den korrekte Univisor. Kontakt Uniconta Support på

15 for at få brugeren sat korrekt op. Oplys Univisor nr og navn. 3. Tryk på Gem 4. Tryk Ja for at tildele brugeren adgang til et firma 5. Vælg firmaet og tryk OK 6. Tildel brugerrettigheder og tryk på OK Ved valg af Fuld adgang for Ejer, bliver brugeren ejer af det valgte firma 7. Derefter får du mulighed for at oprette et abonnement for brugeren. Tryk Ja, hvis der skal oprettes

16 abonnement. 8. Indtast relevante oplysninger og tryk på Gem abonnement Der er nu oprettet en bruger med abonnement for et regnskab. Ændre abonnementer Vælg Administrator / Alle firmaer Søg efter firmanavnet Marker firmaet i listen over firmaer, hvis flere, og tryk Gå til ejer Marker brugeren i listen og tryk på Abonnement Ændre i abonnement informationen og tryk Gem abonnement

17 Enhedsomregning Enhedsomregning benyttes til omregning af enheder på lageret. Enhedsomregning gør det muligt at købe ind i tønder og sælge i liter, eller købe ind på paller og sælge i pakker. Bemærk: For at kunne benytte enhedsomregning, skal denne aktiveres under Firma/Vedligeholdelse/Slå funktioner til/fra i Logistik modulet. Bemærk: Uniconta supporterer ikke enhedsomregning for serie batchnumre. Opret enhedsomregning Gå til Lager/Vedligeholdelse/Enhedsomregning

18 Klik på Tilføj for at oprette en ny Enhedsomregning Indtast en Gruppe og en Navn for enhedsgruppen (Både Gruppe og Navn er alfanumerisk) Klik på Gem for at gemme enhedsgruppen. Når man har oprette en enhedsgruppe, skal man oprette selve enhedsomregningen. Marker enhedsgruppen og klik på Linjer i menuen. På linjerne skal man vælge følgende: Enhed, der omregnes fra (Her anbefaler vi at benytte den største enhed, f.eks. en palle indeholder stk.) Faktor, det antal styk der går på den valgte enhed der omregnes fra (f.eks ) Enhed. der omregnes til (f.eks. stk.) Felterne Fra og Til udfyldes derefter automatisk, så man kan se omregningens resultatet.

19 Herunder ses et eksempel på et karton der indeholder 24 falsker Herunder ses et eksempel på 1 kasse der indeholder 100 pakker, dette kunne være ved indkøb af 1 kasse, hvorefter man videresælger 1 pakke Herunder ses et eksempel på en spand olie der indeholder 158,9873 liter (42 UD gallon en tønde), som benyttes til indkøb, hvorefter man sælger olien i liter. Vare med enhedsomregning Oprettelse af varen der skal benytte enhedsomregning

20 Når man skal gøre brug af enhedsomregning, skal man være opmærksom på følgende, ved oprettelse af varer. 1. Kostprisen skal være prisen for 1 vare. (Eksemplet viser at en pakke kuglepenne koster 50,00 kr. i kostpris) 2. Salgsprisen (både 1, 2 og 3) skal være prisen for det antal vare der indgår i den solgte enhed (Eksemplet viser at udfra vores pakke som vi sælger, er salgsprisen 100,00 kr. for 1 pakke) 3. Salgenheden vælges for varen (denne enhed er den der er valgt i opsætningen af enhedsomregningen) 4. Indkøbsprisen skal være den fulde indkøb for den indkøbte enhed (Eksemplet viser at vores indkøbspris er de 50,00 kr. fra kostprisen ganget med antallet af pakker i kassen) 5. Købsenheden vælges for varen (denne enhed er den der er valgt i opsætning af enhedsomregningen) 6. Den enhed der sælges i 7. Enhedsomregning, her vælges den oprettede enhedsomregning Eksempel på indkøb og salg af en vare med enhedsomregning Ved indkøb, opret en indkøbsordrer og tilføj kuglepennen på vores ordre. Her kan vi se at der bliver bestilt 1 kasse, til indkøbsprisen fra varekortet. Ved salg, opret en salgsordre og tilføj kuglepennen på vores ordre. Her kan vi se at der sælges en pakke, til den salgspris der er noteret på varekortet.

21 Lagerposteringerne viser at vi har indkøbt et antal på 100 og har solgt 1, hvilket er udregnet via enhedsomregningen. Bemærk: Fjerner man enhedsomregningen fra varekortet, bliver enhedsantallet for indkøb og salg sat til selve enheden på varen.