Revideret dagsorden: Deltagere fra bestyrelsen: Allis M. Jensen, formand Anne Christiansen, næstformand Eli Kølleskov Hans-Jørgen Nielsen

Transkript

1 Tønder Boligselskab Referat fra organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 31. august 2011 kl , med efterfølgende repræsentantskabsmøde. Mødet blev afholdt på Hostrup Hotel, Søndergade 30, 6270 Tønder. Revideret dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Tønder Boligselskab Orientering fra formanden Bestyrelsesforhold Bestyrelseshonorar Boligselskabets årsregnskab Revisionsprotokol Bestyrelsens årsberetning Godkendelse af styringsrapport Boligselskabets budget Bestyrelsens arbejdskapital budget for kommende regnskabsår Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab Valg af kredsdelegerede til BL Forvaltningsrevision årlig opfølgning Udlejningsforhold Regulering af indskud ved genudlejning Udlejningssituationen Dispositionsfond tilskud til afd Personaleforhold Generel orientering Personaleforhold Medarbejdernes IT-kompetencer Nybyggeri Boligselskabets afdelinger Årsregnskaber Driftsbudgetter Orientering om driftsforhold Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen: Allis M. Jensen, formand Anne Christiansen, næstformand Eli Kølleskov Hans-Jørgen Nielsen Rita Mortensen Svend Weiland-Petersen Kaj Ringsted Øvrige deltagere: Martin Andreasen, Domea (referent) Der var afbud fra: Erik Lønne Gottfredsen, Domea Helle Østergaard Kehlet, Domea Domea Boligcenter Haderslev, den 5. september 2011

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: Bestyrelsen godkendte dagsorden. 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 29. juni Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Bestyrelsen godkendte og underskrev referatet. 3 Tønder Boligselskab 3.1 Orientering fra formanden Allis Jensen oplyste at der siden sidste bestyrelsesmøde havde været holdt kontaktudvalgsmøde for alle almene boligorganisationer i Tønder Kommune. Der holdes 4 møder årligt og værtskabet varetages på skift af Tønder Andels Boligforening/Salus - Tønder Boligselskab/Domea Toftlund Andels Boligforening og de andelsboligforeninger som administreres af Dalbo: Højer, Skærbæk og Løgumkloster. Ellers havde der i alt været 18 møder/kurser i de forløbende år. Allis ønskede at få drøftet om jubilæer for 25 og 50 års beboere skulle holdes. Der havde været nogle jubilæer i det sidste år som var blevet markeret med et lokalt kaffebord i afdelingen. I det kommende år er der også jubilæer. Efter en drøftelse blev det vedtaget, at der skulle holdes et årligt arrangement for de beboere som havde boet i samme lejlighed i henholdsvis 25 eller 50 år. Første gang arrangementet holdes, inviteres dem som har boet i samme lejlighed i mere end 25 år med, da det er vigtigt at der ikke er nogle der føler sig forbigået fremover vil det kun være 25 og 50 års jubilarer som inviteres. Allis finder ud af hvem det har haft jubilæer og hvor/hvornår arrangementet skal afholdes. Referat: Efter en drøftelse blev det vedtaget, at der skulle holdes et årligt arrangement for de beboere som havde boet i samme lejlighed i henholdsvis 25 eller 50 år. Første gang arrangementet holdes, inviteres dem som har boet i samme lejlighed i mere end 25 år med, da det er vigtigt at der ikke er nogle der føler sig forbigået fremover vil det kun være 25 og 50 års jubilarer som inviteres. Allis finder ud af hvem det har haft jubilæer og hvor/hvornår arrangementet skal afholdes. Side 2 af 10

3 3.2 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har følgende sammensætning: Navn Post Valgt af Valgt indtil Allis Marie Jensen Formand Repr. skabet 2012 Anne Christiansen Næstformand Repr. skabet 2011 Eli Kølleskov Medlem Repr. skabet 2012 Hans-Jørgen Nielsen Medlem Repr. skabet 2011 Rita Mortensen Medlem Repr. skabet 2011 Svend Weiland Petersen Medlem Repr. skabet 2012 Kaj Ringsted Medlem Domea 2013 Med Domea som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at Anne Christiansen, Hans-Jørgen Nielsen og Rita Mortensen og Josef Lehner er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Hans Jørgen Nielsen oplyste dog at han ikke modtog genvalg. 3.3 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2010 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 71,49 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 42,89 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar, 1 ½ portion til næstformanden, og 1 portion til de øvrige medlemmer. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Referat: Indstilling godkendt af bestyrelsen. 3.4 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden til bilag vedlægges. Regnskabet udviser et underskud på kr Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 25 til 27. Side 3 af 10

4 Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Årsregnskab godkendt af bestyrelsen. 3.5 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden til , bilag vedlægges. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Revisionsprotokollat blev godkendt. 3.6 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab på side 10 til 20 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Referat: Indstilling blev godkendt. 3.7 Godkendelse af styringsrapport Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisation og afdelinger er vedlagt. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Referat: Bestyrelsen godkendte styringsrapporterne. 3.8 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden til vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinært repræsentantskabsmøde til orientering. Referat: Bestyrelserne godkendte budgettet. Side 4 af 10

5 3.9 Bestyrelsens arbejdskapital budget for kommende regnskabsår Fra og med regnskabsåret 2010 skal boligafdelingerne have den fulde forrentning af deres indestående i Domeas fællesforvaltning. Hidtil har boligselskabet fået den fulde forrentning af det samlede indestående og derefter udbetalt renter til afdelingerne efter en lavere sats. Denne såkaldte rentemarginal har i de fleste boligselskaber været den historisk væsentligste metode til at sikre opbygning og fastholdelse af en rimelig arbejdskapital, men muligheden bortfalder altså nu som følge af ændret lovgivning. I konsekvens heraf åbner lovgivningen op for, at afdelingerne kan opkræves et bidrag til selskabets arbejdskapital på maksimalt kr. 136,00 pr. bolig/år, indtil arbejdskapitalen udgør kr pr. bolig (2010-niveau). Ved seneste regnskabsafslutning udgjorde selskabets arbejdskapital kr svarende til kr pr. bolig. Det særlige bidrag vil udgøre en omkostning i afdelingerne, som i varierende grad opvejes af afdelingernes øgede renteindtægter. For afdelinger med stor opsparing vil de øgede renteindtægter langt overstige udgiften til det særlige bidrag til arbejdskapitalen, mens det for mindre likvide afdelinger kan forholde sig anderledes. Hvis arbejdskapitalen nedbringes under dette beløb, kan der på ny indbetales årlige bidrag til arbejdskapitalen, indtil arbejdskapitalens indestående udgør det fastsatte minimum. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at der såfremt arbejdskapitalen kommer under det fastsatte minimum igen opkræves særligt bidrag til arbejdskapitalen Referat: Indstilling blev godkendt. Tidligere besluttede bevillinger på bl.a. tilskud til badeværelser i afd. 1303, Klostervej kr bidrag til Domea landsdispositionsfond kr og helheldsplan til Bernadotteparken, afd kr er ikke afholdt af arbejdskapitalen endnu, hvilket betyder, at kapitalen pr. bolig kommer under maksimum i regnskabsåret 2011/ Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Tønder Boligselskab kan vælge op til 2 repræsentanter. Repræsentanterne vælges af repræsentantskabet efter indstilling fra organisationsbestyrelsen Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller op til 2 repræsentanter til valg til Domeas repræsentantskab for 1 år. Referat: Formand og næstformand blev udpeget, er de forhindret tilbydes et af de øvrige bestyrelsesmedlemmer muligheden for at deltage Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorga- Side 5 af 10

6 nisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Tønder Boligselskab kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. Referat: Formand og næstformand blev udpeget, er de forhindret tilbydes et af de øvrige bestyrelsesmedlemmer muligheden for at deltage Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Som dokumentation for målsætning om administrativ ledelse vedlægges uddrag af Domeas Mål & Resultater. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. Referat: Indstilling godkendt Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 325 personer. Heraf har 215 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. Til selskabets ungdomsboliger er for tiden opnoteret 46 personer. Heraf har 43 personer for tiden valgt at stå i bero. For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Afdeling Rum Antal boliger Aktive på listen I bero på listen I alt på listen Aktive pr. bolig Klostervej , I alt i afdelingen Sælstræde , I alt i afdelingen Tønder Byhuse , , ,36 I alt i afdelingen Sælstræde/ Hvalstræde , , ,13 I alt i afdelingen I alt i Tønder / Rømø Side 6 af 10

7 Nul personer på venteliste indikerer, at der enten er tale om 100 % kommunal anvisning eller anden særlig anvisning. Ventelistesituationen er at der er behov for særlige indsatser eller overvejelser. Fraflytningsstatistik for perioden til for samtlige afdelinger vedlægges til orientering. Det fremgår af materialet, at fraflytningsprocenten er høj, nemlig 21% i afd. 1329, Tønder Byhuse. Fraflytningsstatistik for perioden til Antal fraflytninger Gestvej /Klostervej Sælstræde Tønder Byhuse Hvalstræde 1 I alt 64 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Bestyrelsen er dog opmærksom på at der er behov for særlige tiltag og muligvis reduktion af antallet af boliger i afd. 1329, Tønder Byhuse, såfremt Landsbyggefonden vil gå i dialog med boligselskabet efter indsendelse af helhedsplan for Bernadotteparken (udgave 1) Regulering af indskud ved genudlejning Regulering af indskud ved genudlejning af familieboliger har hidtil kun kunnet gennemføres med kommunal godkendelse. Med virkning fra 1. januar 2011 kan indskud imidlertid reguleres uden kommunal godkendelse, hvis blot indskuddet efter regulering ikke overstiger kr. 216,00 /m 2 for den enkelte bolig. Beboerindskud reguleres eller indekseres ikke automatisk, og i ældre afdelinger er indskuddet derfor ofte utilstrækkeligt til at dække lejernes forpligtelser overfor afdelingen - herunder udgifter i forbindelse med det lejedes fraflytning. For i videst muligt omfang at sikre afdelingerne økonomisk anbefaler Domea generelt at indskud forhøjes ved fraflytning til kr. 216,00 pr. m 2 i afdelinger, hvor det har relevans. For afdelingerne i Tønder Boligselskab kan de aktuelle indskudsbeløb for familieboliger opgøres som følger: Afdeling Indskud/m Klostervej m.fl. kr 200, Sælstræde kr 188, Kastaniebo kr 242, Tønder Byhuse kr 200,00-234, Sælstræde/Hvalstræde kr 200,00 Beslutning om regulering af indskud ved genudlejning kan træffes af organisationsbestyrelsen. Forholdet skal ikke behandles på afdelingsmøde, idet de nuværende beboere ikke berøres af reguleringen (medmindre de på et senere tidspunkt flytter internt i boligorganisationen). Side 7 af 10

8 Domeas arbejde med beregning og registrering af nye indskudsbeløb for de enkelte boligtyper faktureres overfor boligorganisationen som en tillægsydelse efter medgået tid. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at indskud reguleres ved genudlejning til kr. 216,00 pr. m 2 i afdeling Sælstræde. Referat: Det blev dog også besluttet at andre afdelinger med indskud på under kr. 216 pr. m2 skulle have forhøjet indskud til kr Udlejningssituationen Drøftelse af udlejningssituationen i afd Tønder Byhuse. Referat: Domeas oplæg blev godkendt, hvilket betyder at boliger der går i tomgang (dvs. den fulde opsigelsesperiode på 3 måneder skal være brugt), får et tilskud fra dispositionsfonden til nedbringelse af huslejen. I Bernadotteparken betyder det at boliger nedsættes med kr. pr. måned (en årlig leje på kr.) at boliger i Brofennen, Allegade, Vestergade m.v. nedsættes med kr. pr. måned (en årlig leje på kr.) at boliger i Bryggergården nedsættes med kr. pr. måned (en årlig leje på 554 kr.) Boliger i opgangene Brofennen 2, 4 og 6 er undtaget, da disse forsynes med elevatorer inden 1. december Dispositionsfond tilskud til afd På ekstraordinært bestyrelsesmøde den blev det besluttet, at nedsætte huslejen i afd Huslejen nedsættes i tomgangsperioden med tilskud fra dispositionsfonden i de boliger som har stået tomme ca. 1 år med ca kr. pr. md. Alternativt 1500 kr. pr mdr. i et år. Beregning af nedsættelse af huslejen vedlægges. Behandlet under pkt Personaleforhold Generel orientering Der var intet til dette punkt Personaleforhold Medarbejdernes IT-kompetencer Bilag: Brev af 21. januar 2011 Med vedlagte brev af 21. januar 2011 til organisationsbestyrelsens formand har Domea anbefalet et obligatorisk uddannelsesforløb for boligorganisationens ledende ejendomsfunktionærer og disses stedfortrædere. Forløbet indebærer en afklaring af medarbejdernes aktuelle kompetenceniveau og et efterfølgende tilpasset kursusforløb. Det noteres for god ordens skyld, at boligorganisationen har tilsluttet sig det obligatoriske kursusforløb. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Side 8 af 10

9 Referat: Der blev gjort opmærksom på at det er vigtigt at ejendomsmester bliver udannet i at arbejde i det nye domea.dk, da afdelingsbestyrelserne mangler den tidligere kalender fra Domea-web, som oplyste om udlejning af fælleshuse, da de har mistet adgangen til de tidligere web-sider med kalender, kontospecifikationer, muligheder for at se bilag m.v. 4 Nybyggeri Der er ikke aktuelle planer om byggeri, da der er et overskud af almene boliger i kommunen, p.t. ca. 40 boliger alene i Tønder by hos Andelsboligforeningen og Tønder Boligselskab. Referat: Helhedsplan for Bernadotteparken og tilsagn fra Landsbyggefonden er afgørende for byggeaktiviteter i Tønder Boligselskab. 5 Boligselskabets afdelinger 5.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden vedlægges som bilag. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 1303: overskud på kr Afdeling 1304: overskud på kr Afdeling 1313: underskud på kr Afdeling 1314: overskud på kr. 982 Afdeling 1329: overskud på kr Afdeling 1351: overskud på kr Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 10 til 20. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Referat: Bestyrelsen godkendte afdelingernes årsregnskaber. 5.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden til vedlægges som bilag. Afdeling 1303: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 1,29 % pr Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 30. juni Afdeling 1304: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 1,08 % pr Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 6. juli Side 9 af 10

10 Afdeling 1313: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 2,75 % pr Budgettet er godkendt af afdelingsbestyrelsen 30. juni Afdeling 1314: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 2,51 % pr Budgettet er godkendt af Tønder Kommune den Afdeling 1329: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 3,61 % pr Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den Afdeling 1351: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 0 % pr Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 6. juli Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Referat: Bestyrelsen godkendte afdelingernes driftsbudgetter. 5.3 Orientering om driftsforhold Referat: Bestyrelsen godkendte at der fortsat måtte laves kollektive råderetsarbejder og at disse måtte belånes. Dette gælder bl.a. køkkener, badeværelser i afd. 1303, 1329 og 1351 samt varmepumper (luft til luft) i afd Det blev også godkendt, at der er indført stop for at lave planlagt vedligeholdelse i Bernadotteparken, da der er helhedsplan på vej til Landsbyggefonden kun nedbrud på hvidevarer, installationer og lign. Laves, der indføres også stop for gennemførelse af kollektive råderetsarbejder (køkkener og badeværelser). 6 Eventuelt Allis orienterede om tur til Domeas Landscenter i Høje Tåstrup og Christiania den 30. september og det stadigt var muligt at tilmelde sig hos hke@domea.dk Referatet godkendt på bestyrelsesmøde den Formandens underskrift Side 10 af 10