Deltagere: Arnold Boon, Ole Jensen, Søren Michael Nicholson, Susanna Holm Nielsen, Birthe Hestbæk og Lizzi Edlich (referent)

Transkript

1 Administrationens arbejdsmiljøudvalg (AAMU) Møde den 1. juni 2017 Referat Deltagere: Arnold Boon, Ole Jensen, Søren Michael Nicholson, Susanna Holm Nielsen, Birthe Hestbæk og Lizzi Edlich (referent) Afbud: John Westensee og Anne-Marie Bach Dagsorden: 1. Konstituering af udvalget 2. Godkendelse af dagsorden og opfølgning på referat af AAMU-mødet Evaluering af arbejdet i AAMU 4. Opfølgning på løbende sager og gensidig orientering om arbejdsmiljøsager på vicedirektørområder og i administrationscentre 5. Videndeling om AEU s arbejdsmiljøkonference Opfølgning på den årlige arbejdsmiljødrøftelse 7. Status på AT-besøg i Enhedsadministrationen 8. Arbejdsmiljøstatistikker for 1. kvartal Status på opfølgning på fysisk APV 10. Status på arbejdsulykker i Enhedsadministrationen 11. Eventuelt Dato: 16. juni 2017 Ref: LIE Side 1/6 Ad pkt. 1 Konstituering af udvalget Birthe Hestbæk er trådt ind i udvalget i stedet for Ole Rahn, og Søren Nicholson er valgt til ny næstformand. Ad pkt. 2 - Godkendelse af dagsorden og opfølgning på referat af AAMU-mødet d. 15. marts 2017 Dagsordenen blev godkendt. Opfølgning på referat: Håndtering af sygefravær har været drøftet i LEA med afsæt i de nye retningslinjer. Vicedirektører og administrationschefer tager det op i egen ledergruppe og LSU/LAMU, hvor det er relevant. Organisationsudvikling og Arbejdsmiljø Aarhus Universitet Jens Baggesens Vej Aarhus N Tlf.: Fax: hr@au.dk

2 Kurser for AU s rengøringspersonale som foreslået af AAMU vil blive drøftet på et af de førstkommende LEA-møder. Side 2/6 Susanna Holm Nielsen ønskede at præcisere udtalelsen under punkt 2 vedrørende psykologisk rådgivning, idet pointen var, at man ikke behøver at være så kritisk ift. antallet af rådgivningsforløb, idet disse også meget vel kan have forebyggende effekt. Punkter til drøftelse: Ad pkt. 3 Evaluering af arbejdet i AAMU I forhold til udvalgets sammensætning og størrelse fandt medarbejderrepræsentanterne, at den brede sammensætning fungerer godt, og at der ikke er behov for at udvide antallet af medlemmer af udvalget. Arnold Boon var enig og tilføjede, at man kan søge at undgå, at der er flere repræsentanter fra samme område. Bliver der behov for mere indgående kendskab til konkrete sager, som kommer på dagsordenen, kan en repræsentant ad hoc inviteres. Derimod fandt medarbejderrepræsentanterne, at der er behov for at styrke kommunikationen fra udvalget og i højere grad inddrage de områder i ENH, som ikke er repræsenteret i AAMU. De vil derfor i første omgang som et éngangstiltag - skrive til næstformændene for LAMU erne med opfordring til at komme med input til AAMU s dagsordener. Der var enighed om at arbejde på en styrkelse af kommunikationen fra udvalget. Ift. udvalgets arbejdsform og de enkelte udvalgsmedlemmers bidrag og ansvar var der enighed om, at alle udvalgsmedlemmer har ansvar for at videreformidle både til og fra AAMU. Det kræver tid at nå ud og tale med andre end de nærmeste kollegaer. For at det kan lade sig gøre, er der brug for opbakning og forståelse fra ledere og kollegaer for, at udvalgsmedlemmerne bruger den fornødne tid. Arnold Boon lovede at tage det op i LEA-kredsen. Ole Jensen sagde, at også lederrepræsentanterne i udvalget har vanskeligt ved at nå rundt og få input uden for egen enhed. Han fandt derfor, at det kunne være en god idé generelt at inddrage LEA mere i arbejdet i AAMU. Der var enighed om, at der på AAMU-møderne skal være den fornødne tid til drøftelse. Det blev aftalt, at formandskabet fremover holder et kort formøde, inden endelige dagsorden fastlægges. I relation til mødernes form og indhold blev det efter en kort drøftelse konkluderet, at det ikke har den store betydning, om HAMU-møderne kommer før AAMU-møderne eller omvendt, når blot man husker at bringe relevante punkter videre.

3 Arnold Boon sagde, at AAMU s opgave er at tilse, at arbejdsmiljøet i ENH bliver håndteret på et ordentligt niveau overordnet set samt at tage emner af fælles interesse op. Hovedvægten i arbejdsmiljøarbejdet ligger decentralt og foregår derfor bedst i de enkelte enheder. Side 3/6 AAMU ønsker et tættere samarbejde med ASU om de temaer, som er fælles for de to udvalg. Der var enighed om at forsøge at få arrangeret 1-2 årlige fælles møder med ASU. Det kan f.eks. være som trip-trap-møder (først AAMU-møde, dernæst fællesmøde og til slut ASU-møde), hvor der forinden holdes et formøde med formandskaberne. Fælles temaer kan f.eks. være drøftelse af den årlige arbejdsmiljøstatistik og APV. På sidste møde blev det foreslået at rykke den årlig arbejdsmiljødrøftelse til december mødet i stedet for som nu marts mødet. Der var ikke umiddelbart tilslutning til forslaget bl.a. fordi nogle funktioner har særlig travlt i slutningen af året, og fordi de enkelte enheder allerede har tilrettelagt dette års udvalgsmøder. Det blev aftalt, at AAMU indtil videre også i 2018 har den årlige arbejdsmiljødrøftelse på marts mødet, men at udvalget drøfter sagen igen på mødet d Der var tilfredshed med sekretariatsbetjeningen. Punkter til mundtlig orientering: Ad pkt. 4 Opfølgning på løbende sager og gensidig orientering om arbejdsmiljøsager på vicedirektørområder og i administrationscentre Susanna Holm Nielsen sagde, at medarbejderne oplever, at der er blevet igangsat lidt rigeligt med optimerings- og effektiviseringsprocesser. Det er meget at kapere i en i forvejen travl hverdag. Hun tilføjede, at procesoptimering ikke nødvendigvis behøver at komme fra store processen, men lige så godt kan komme, ved at den enkelte medarbejder løbende har et kritisk øje på egne arbejdsprocesser. Arnold Boon noterede sig beskeden og bakkede op om synspunktet om kritiske øjne på egne arbejdsprocesser. Han tilføjede, at det handler om at finde den passende balance mellem at kunne håndtere udvikling og drift samtidig. Kan man ikke det, fastholdes ineffektive processer. Det, som giver pres her og nu, skaber luft på sigt. Søren Nicholson sagde, at det er en udfordring, at rengørings og driftsmedarbejdere ikke altid bliver inddraget i forbindelse med bygningsrenovering og nybygning. Det betyder, at man ikke i alle tilfælde får den bedste drift af bygningerne efterfølgende.

4 Arnold Boon lovede at tage spørgsmålet med i LEA og til næste møde undersøge, om der findes screeningsprojekter ift. arbejdsmiljø. Tilsvarende problemstilling gælder ift. anskaffelse af IT-systemer, hvor antallet af klik skal søges minimeret. Side 4/6 Birthe Hestbæk fortalte, at AU IT som et af flere elementer i indsatsen imod stress har haft besøg af en konsulent fra AU HR, hvilket har været en succes. Ad pkt. 5 Videndeling om AEU s arbejdsmiljøkonference 2017 Lizzi Edlich orienterede kort om workshoppen vedr. langtidsfriske arbejdspladser, hvor en af pointerne var, at 0 sygedage ikke nødvendigvis var det optimale, idet undersøgelser havde vist, at medarbejdere, som går syge på arbejde, ofte også er dem, der ender med at få en langtidssygemelding. Susanna Holm Nielsen fortalte om workshoppen om anerkendelse, hvor nogle af pointerne var, at folk er forskellige og derfor skal anerkendes forskelligt, samt at den enkelte medarbejder har et væsentligt medansvar for eget arbejdsmiljø. Ole Jensen havde hæftet sig ved orienteringen om AAU s APV-model, hvor de i stedet for en stor undersøgelse hvert 3. år foretager løbende og mundtlige reviews af institutterne. Det er en anderledes men ikke mindre ressourcekrævende måde at lave APV på. Program for AEU s arbejdsmiljøkonference vedhæftes referatet. AAMU s medlemmer får tilgængelige slides tilsendt. Andre kan kontakte Lizzi Edlich, hvis der er slides, de er interesseret i. Ad pkt. 6 Opfølgning på den årlige arbejdsmiljødrøftelse HAMU/HSU tema og god omgangstone: HAMU/HSU formandskaberne har drøftet et fælles initiativ. Da meget allerede foregår lokalt, vil der blive tale om et enkelt initiativ, hvor rektor sætter kursen, og der derefter sker drøftelse i UL og Akademiske Råd samt i fakultetsledelser, institutledelser og administrative ledelser. Omdrejningspunktet vil være, hvordan man vil sikre god omgangstone ud fra fælles skabelon med oplæg og forslag til konkrete handlinger. Dekaner/direktør følger op løbende med enheder, hvor der er problemer. Der vil være tilbud om åbne og frivillige workshops for medlemmer af SU- og arbejdsmiljøorganisationen. Initiativet afrundes ifm. næste APV. AU HR arrangerer en række kurser som opfølgning på den psykiske APV. Desværre har tilslutningen ikke været stor, så flere af kurserne har måttet rykkes til efteråret. Susanna Holm Nielsen foreslog, at kurserne annonceres bredere.

5 Søren Nicholson spurgte, om det ville være muligt at finansiere supplerende uddannelse for arbejdsmiljørepræsentanter af en central pulje. Arnold Boon svarede, at han principielt var imod centrale puljer, men at han gerne over for LEA vil understrege, at arbejdsmiljørepræsentanter skal have mulighed for at få den fornødne efteruddannelse. Side 5/6 Arnold Boon oplyste, at der overvejes konkrete løsninger af indeklimaproblemerne i AU IT, en mulighed er at flytte til andre bygninger. Punkter til skriftlig orientering: Ad. Pkt. 7 - Status på AT-besøg i Enhedsadministrationen Der blev omdelt et revideret bilag, ellers ingen bemærkninger. Ad pkt. 8 Arbejdsmiljøstatistikker for 1. kvartal 2017 Udvalget hæftede sig ved, at sygefraværet er steget lidt. Arnold Boon sagde, at LEA allerede har ageret på det, jf. pkt. 2. Desuden blev det bemærket, at det er positivt, at der kun har været 2 arbejdsulykker i 1. kvartal. På baggrund af bemærkninger til sygefraværstallene for Administrationscenter Arts fortalte Ole Jensen, at de i administrationscentret arbejder med det. Et af initiativerne er at drage læring af, hvordan Randers kommune er lykkedes med at rykke fra en plads i bunden hvad angår sygefravær til nu at ligge 3. bedst. Endvidere arbejder Administrationscenter Arts på at formulere en sygefraværspolitik. Ole Jensen vil dele relevante erfaringer fra Randers kommune med AAMU. Ad pkt. 9 Status på opfølgning på fysisk APV Der er fortsat en del åbne sager i Rambøll APV-systemet. Det er opfattelsen, at der arbejdes godt med opfølgning på den fysiske APV rundt i de enkelte enheder, men at det blot kniber med at få registreret sagerne som færdigbehandlede. Derfor mindes der endnu engang om, at alle problemer i handleplansystemet skal tilknyttes en handleplan eller løses uden en handleplan tilknyttet, samt at alle handleplaner skal registreres som afsluttet i systemet. Ad pkt. 10 Status på arbejdsulykker i Enhedsadministrationen Oversigten blev taget til efterretning.

6 Side 6/6 Ad pkt. 11 Eventuelt Susanna Holm Nielsen fortalte, at ST har lavet en stressfolder, som vil blive omdelt til alle medarbejdere på ST. Desuden har ST udarbejdet en stressfolder, som henvender sig til lederne. Hensigten er at få talt om, hvad man kan gøre for hinanden i relation til stress. Link til folderne Ole Jensen fortalte, at en gruppe medarbejdere i Administrationscenter Arts i en periode har haft et konsulentfirma til at foretage en stressmonitorering, hvor medarbejderne hver måned har skullet svare på en række spørgsmål, som tilsammen giver en score ift. hvor stresset man er. Ligger medarbejderen i rød zone, bliver vedkommende kontaktet af en af firmaets konsulenter. Resultatet er, at stressniveauet i enheden er faldet. Enkelte medarbejdere har ønsket at fortsætte i ordningen, mens størstedelen ikke længere føler et behov for det.