Ledermøde august (er visionen præsenteret + de første eksempler) Spørgsmål, august 15

Transkript

1 Dagtilbud ØST Kildemarksvej Næstved Fusionsredegørelse Alfehuset Børnely Ellebæk Grønnebakken Kornblomsten Lillevang Nattergalen Pilegården Skovbørnehaven Svend Gønge Sommerfugl Tappernøje Børnehus Næstved Kommune Center for Dagtilbud og Skole Januar 2017

2 Vision I Øst klædes vi på til livet Med børnene i fokus, vil engagerede og udviklingsorienterede medarbejdere skabe det bedste børnemiljø, hvor forældrene inddrages, som de vigtigste samarbejdspartnere omkring barnets læring, udvikling og trivsel. 1. At få skabt en fælles vision i ØST 2. At få visionen til at leve fælles og i de enkelte huse a) Alle medarbejdere i ØST b) Ledelsesteamet c) Forældrebestyrelse og MED d) Forældreråd Succeskriterier/resultater At visionen bliver ledestjerne og inspiration for ØST. At milepælene er nået. At visionen lever i det fælles ØST og i de enkelte huse. Dato/tidsramme Personalemøde Lederseminar maj 15 Bestyrelse juni 15 MED juni 15 Status august 15 og 16 Evaluering ultimo 16 /primo 17 Aktiviteter a)fælles personalemøde input fra alle b) Lederseminar formulering af vision, ud fra fælles input c,d)præsentation og fælles eksempler i forældrebestyrelse, -råd og i MED Sætte visionen på til drøftelse i de relevante fora Visionen er formuleret Visionen er drøftet i de relevante fora Visionen afspejles i praksis Visionen bruges som afsæt til at udvikle og evaluere praksis Status på milepæle Lederseminar maj (er visionen formuleret) Ledermøde august (er visionen præsenteret + de første eksempler) Spørgsmål, august 15 Områdeleder Daglige ledere Pædagogisk konsulent Evaluering Indgår som punkt i den fælles evaluering ultimo 16/primo 17. Fremgår af evalueringsdesign Høj faglighed og fokus på den røde tråd. Fokus på udvikling, og skabe det bedste. Processen og det flow og den energi der er. Alle har været aktive og bidraget konstruktivt til den fælles vision. Visionen blev skabt i fællesskab mellem ledelse og medarbejdere. Endvidere har områdebestyrelsen drøftet indhold og muligheder i visionen og har fundet den god for området. I de to år har visionen været genstand for flere drøftelser om hvilken betydning den har og hvilke handlinger der kan gøres til genstand for visionen. Ultimo 2016 er der enighed om, at visionen fortsat er vedkommende og dermed stadig en retning i området. Der er også enighed om, at visionen taler ind i både målgruppen for kerneopgaven børnene, men også i forhold til forældre og personale. Den kan ses ophængt i de fleste institutioner i Øst, sammen med andre dele af den grafiske fusionsplan. Der arbejdes fortsat videre med, at visionen er hele fundamentet og, at den til hver en tid skal ses i dens samtid og den udvikling tiden kalder på bredt set.

3 Værdigrundlag for området 1)At få skabt et fælles værdigrundlag for område ØST. 2)At få værdigrundlaget til at leve i område ØST, både fælles og i de enkelte huse. 1) Alle medarbejdere og ledelsesteamet 2) Virksomheds-Med og forældrebestyrelsen 3) Personale og forældre lokalt Succeskriterier/resultater Værdierne er formuleret og defineret Værdierne er drøftet i de relevante fora Værdierne afspejles i praksis Værdierne bruges som afsæt til at udvikle og evaluere praksis. Dato/tidsramme Personalemøde (input fra medarbejdere) Lederseminar maj 15 (udkast værdigrundlag er formuleret og defineret) Ledermøde juni 15 (udkastet justeres) Værdigrundlaget drøftes i de relevante fora Status august 15 og 16 Evaluering ultimo 16/primo 17 Aktiviteter 1)Fælles personale møde, hvor alle kommer med input. Lederseminar hvor værdigrundlaget formuleres og defineres ud fra input. Drøftelse og justering i lederteam. 2)Præsentation og drøftelse i med og forældrebestyrelse. Godkendelse af værdigrundlaget 3)Lokale drøftelser på personalemøde og i forældreråd Input fra medarbejdere er samlet Værdigrundlaget er formuleret og defineret Værdigrundlaget er justeret og drøftet i lederteamet Værdigrundlaget er præsenteret i de relevante fora. Værdigrundlaget er drøftet lokalt Værdigrundlaget lever i praksis Status på milepæle Værdierne er formuleret og defineret Værdierne er drøftet i de relevante fora Værdierne afspejles i praksis Værdierne bruges som afsæt til at udvikle og evaluere praksis. Områdeleder Daglige ledere Pædagogisk konsulent Evaluering Indgår som punkt i den fælles evaluering ultimo 16/primo 17. emetode, Fremgår af evalueringsdesign 2017 Høj faglighed og fokus på den røde tråd. Fokus på at skabe det bedste børnemiljø. Processen og det flow og den energi der er på alle niveauer. Alle har været aktive og bidraget konstruktivt til det fælles værdigrundlag. Medarbejdernes input har været afsæt for det fælles værdigrundlag. Afsættet til værdigrundlaget blev taget i den samlede medarbejdergruppe i Øst, hvorfor der opleves ejerskab. På efterfølgende side er de fire værdier defineret. De opleves generelt i høj grad efterlevet og vil ligge implicit i flere af de efterfølgende redegørelser. Værdierne har været et vigtigt fundament for, at arbejde med ordentlighed, som også har været gennemgående i de foregående år. Til trods for, at mange ting har været svære, at der har været gedigne besparelser og at forstyrrelserne har været store, så har viljen til at skabe de bedste rammer og grundlag for udvikling været til stede i høj grad. Alle aktiviteter og tidsrammer er overholdt. Flere af møde- og uddannelsesaktiviteterne i forskellige fora går i hånd med værdierne. Bestyrelsen har ved evaluering af fusionsplanen fået idé om, at gå på genopdagelse i værdierne. Der er over tid kommet nye forældre til i forældrerådene, hvorfor det vil give mening. Det samme kan give mening, at gøre i de respektive personalegrupper og i ledelsesteamet.

4 Område ØST Værdigrundlag, uddybende Med udgangspunkt i de overordnede værdier i Næstved Kommune, har vi valgt følgende fire værdier, der skal være bærende for område ØST. Værdier Definition af værdierne hed Vi vil udvise ansvarlighed for fællesskabet. hed i forhold til det menneskelige. Alt begynder hos den enkelte jeg bidrager med det jeg kan, bidrager til flere forskellige fællesskaber, og i løsning af kerneopgaven. Vi tager hver især ansvar på os ift eget arbejdsliv, trivsel og personlig/faglig udvikling, og bidrager til et godt fælles psykisk og fysisk arbejdsmiljø. hed i forhold til at skabe, fastholde og udvikle relationer på tværs af området både i forhold til børn, forældre, og kolleger. hed i forhold til beslutninger. Vise loyalitet over for fælles beslutninger og handlinger, og være opmærksom på at få italesat dette på en konstruktiv måde, hvis man ikke oplever at det virker. hed i forhold til økonomi, prioritering efter høring med bevidsthed om at det ikke er dine penge, mine penge, men vores penge. Fælles lager og inventar. Anerkendelse Vi vil i mødet med mennesker være nærværende og lyttende, så den anden oplever sig mødt, hørt, set og forstået. Anerkendelse er at lytte og prøve at forstå den andens intension, uden nødvendigvis at være enig. Vi anerkender den enkelte med de forskelligheder og særlige kompetencer, vi hver især har og giver hinanden oplevelsen af at være værdifulde. Kunststykket er at forstå og anerkende den anden og stadig have frihed til at bevare sig selv. Citat fra Axel Honneth Livsglæde Vi vil skabe hyggelig atmosfære og en positiv energi, hvor smil og latter er tilstede i dagligdagen, således at man oplever glæde og fascination, og lysten til livet. Livsglæde er at have og udstråle en positiv tilgang til livet. Livsglæde skaber grobund for modstandskraft over for livets udfordringer, og udvikling af et rigt indre liv. Livsglæde giver samhørighed med omgivelserne og lyst til at bidrage til og være en del af fællesskabet. Vi vil skabe de bedste rammer vi kan, for at alle skal opleve at det både er sjovt og betydningsfuldt at være en del af område ØST. Nysgerrighed Vi vil tale/gøre hinanden gode, ved at være nysgerrige på hinanden. Nysgerrighed er at udvise oprigtig interesse for egen og hinandens praksis. At turde gå på opdagelse, at turde stille spørgsmål. At være opmærksom på hvordan vi taler sammen, skabe refleksion og blive klogere på sig selv og hinanden. Nysgerrighed skal være tilstede på alle niveauer børn, forældre, kolleger, ledelse, samarbejdsparter. Fortæl og gode eventyr og syng os skønne sange, og lad os komme ud og rundt i alle livets gange. Citat fra ØST sang Vor verden er en tumleplads

5 Pædagogisk udvikling At igangsætte fælles pædagogiske udviklingstiltag i område ØST, og samtidig give plads til lokale tiltag. Tiltagene kan både være fælles temaer til inspiration og projektforløb, f.eks.: Barnet i Centrum, Sproglig udvikling, Flerfamilie- arbejde, Marte Meo og kunstprojekt. Deltagerne beskrives i forhold til de pædagogiske tiltag, der sættes i gang. Succeskriterier/resultater At vi får sat videndeling i system, så eksisterende viden og kompetencer udnyttes. At vi får igangsat en proces om fælles voksen- læreplan. Dato/tidsramme Januar 2015 Status august 15 og 16 Aktiviteter Fælles personalemøde om fusionsplaner - marts 2015 Pædagogisk dag om kerneopgaven og om mentalisering - maj 2015 Øvrige tiltag drøftes i løbet af efteråret. Der vil minimum være et fælles pædagogisk forløb sat i gang ved udgangen af Der vil være forløb med fokus på sproget. Status på milepæle Kendskab til sprogpakken på medarbejderniveau jf. målaftale ultimo 15. Fælles voksen læreplan i 16. Områdeleder, daglige ledere, pædagogisk konsulent Evaluering Indgår som punkt i den fælles evaluering ultimo 16/primo 17. Vores faglige niveau. Vores fælles fokus på udvikling. Fælles fokus på den røde tråd. At forældrene inddrages. Viljen til at ville, skaber evne til at kunne. Der har været en god balance mellem lokale tiltag og tiltag i området med et stort fokus på den råde tråd. Alle forhold i fusionsplanen er opfyldt til fulde og der er arbejdet langt ud over det planlagte. Allerede ved midtvejsevalueringen blev der lavet en grafisk facilitering der viste hvor mange pædagogiske tiltag der var sat i værk,- store som små. I flæng kan nævnes, ikke alt er nævnt: - Barnet i Centrum har været meget levende og har været fast punkt på ledelsesteamets dagsorden - IPadprojekt hvor to institutioner er indgået samarbejde - flerfamilietilbud er fysisk flyttet til områdets lokaler og der modtages familier fra forskellige institutioner - fri for mobberi er udbredt og der har været afholdt en fri for mobberi aktivitetsdag for størstedelen af institutionerne - Marte Meo terapeut fra en institution har støttet andre steder - der har været afholdt intern work shop i kompetencehjulet - de fælles pædagogiske dage har været målrettede - der er arbejdet målrettet med kerneopgaven i alle huse og flere steder er der udarbejdet pjecer om emnet - hverdagspædagogikken har været i fokus - der er indhentet udviklingsmidler fra BUPL til et kulturprojekt i samarbejde med Rønnebæksholm for alle institutioner. Et projekt, som har givet et særdeles positivt output - der er videreudviklet på Marte Meo, neuroaffektive udviklings aktiviteter - der er delt inspiration i mellem institutionerne Der er vældig mange tiltag og megen udvikling at bygge videre på. Der er allerede sendt ansøgning i samarbejde med bl.a. Rønnebæksholm om at udvikle et nyt projekt omkring musik. Et projekt hvor også øvrige områder er inviteret til at medvirke. Det er besluttet, at en fælles pædagogisk udviklingsdag primo 2017 skal være i forhold til pædagogisk udvikling. Der er entreret med oplægsholder Knud Helborn, som er i stand til at bygge ovenpå de sidste års pædagogiske tiltag og indsatsområder.

6 Ledelsesteam Vores faglige niveau. Vores fælles fokus på udvikling. Fælles fokus på den røde tråd. At forældrene inddrages. Viljen til at ville, skaber evnen til at kunne. Områdeleder De daglige ledere fra område ØST Succeskriterier/resultater Det er afklaret hvilke beslutninger der ligger hvor, og der er en strategi og et værdi sæt for information og dialog, der skaber størst mulig tryghed og gennemsigtighed og som løbende kan justeres. Dato/tidsramme Se under aktiviteter Aktiviteter Ledelsesteammøder i starten hver 14. dag, dernæst 1 gang pr måned. Individuelle samtaler OL DL Heldagsseminar 5/feb. -15 Lederseminar 12/13 maj -15 Procesdag august 2015 At ledelsesmøder afholdes At individuelle samtaler afholdes At de planlagte seminarer afholdes At der er afholdt LUS Status på milepæle Status på milepæle drøftes aug Ud fra mål og indhold. LUS ultimo Områdeleder Evaluering Indgår som punkt i den fælles evaluering ultimo 16/primo 17. emetode, Indgår som punkt i den fælles evaluering ultimo 16/primo 17. I teamet har vi fokus på at skabe et tillidsfuldt forum, hvor vi tør tage udfordringer op og handle på nye måder. Vi har fokus på den gode kommunikation, så vi kan gøre hinanden gode og være et godt eksempel på værdigrundlaget i ØST. Ledelsesteammøder har været afholdt kontinuerligt. Samtidig har der været såvel lederseminar, som procesdag hvert år. Der er arbejdet meget med teamudvikling, også sammen med den pædagogiske konsulent. Der er kommet tre nye ledere og de er blevet godt integreret i teamet. Ledelsesteamet har samarbejdet om flere svære opgaver. Bl.a. var det nødvendigt i 2016, at lukke en matrikel og flytte personale og børn på forskellige andre institutioner. Det blev en rigtig god proces, hvor der blev løftet i fællesskab til alles bedste. Teamet har arbejdet meget med teamtankegangen, kommunikation og styrken i forskelligheder. Det der kendetegner ledelsesteamet, er at udfordringerne forsøges løst bedst muligt, trods det har været nogle år med store nedskæringer og øget arbejdspres. Samtidig er der et stort fokus på, at teamånden skal bære, så det ikke bliver begrænsende tænkning. Trods forskelligheder i ønsket om områdeledelse eller en ønsket forandring til det der var, opleves der en stor grad af samarbejdsvilje og loyalitet, med fokus på opgaven. Der har været styrke til at flere har uddannet sig eller udviklet bl.a. Marte Meo, Nussa, It i et pædagogisk perspektiv, kulturprojekt, fri for mobberi og langt flere tiltag. Samtidig har der i flere sammenhæng været stor deltagelse i diverse tværgående arbejdsgrupper og modtagelse af besøg fra andre kommuner, KL med flere. Der skal investeres yderligere i den stærke pædagogiske ledelse. Samtidig skal hele fusionen i den ledelsesmæssige kontekst finde sig selv i en ny struktur i et fælles CDS. Fusion i fusionen. Hvad kan mit område gøre for mig skal ses sammen med hvad kan jeg gøre for mit område.

7 Kendetegn på ledelsesteam ØST, som højtydende team: Vi har kendskab til hinanden og vil hinanden og er nysgerrige på hinanden og inspirerer hinanden Vi har bevæget os fra to netværk til et team Vi har gode oplevelser sammen fra tidligere om fælles aktiviteter og er bevidste om fællesskabsfølelse Vi har tillid til hinanden - er trygge ved hinanden, vi tør hvilket skaber en åbenhed til god kommunikation Vi taler om hvad vi kan og vil Vi har fokus på indhold og kerneopgaven Vi tænker hinanden ind Vi er gode til at få ro på både sammen og ude i husene Vi er blevet i område ØST alle sammen Vi har fået den områdeleder vi gerne ville have Vi har hinanden som daglige ledere, og vi har Elise og Elin Vi kan skabe synergieffekt Vi viser ansvarlighed over for hinanden både i forhold til økonomi, ansættelse og andre opgaver Vi udvikler vores fælles kultur undervejs Vi klarer udfordringer sammen, hjælper hinanden og står sammen Vi oplever ligeværd, omsorg og sammenhæng Vi har plads til forskelligheder og mangfoldighed og alles kompetencer bringes i spil Vi spiller sammen Vi processer. giver os tid og foregriber firkantede beslutninger Vi har meget fokus på vi og VI skal lykkes sammen, og sætter ord på dette Vi ser os selv om et vigtigt bindeled/det gode kit, i det større system/organisationen Vi ser muligheder og skaber det bedste inden for de rammer vi har

8 Økonomisk bæredygtighed Udarbejde planer for de forskellige elementer der understøtter bæredygtighed i området. Og samtidig vægte at ressourcerne i kommunen generelt udnyttes bedst muligt. At de økonomiske ressourcer bruges til understøttelse af det gode børneliv i Næstved. At der udarbejdes strategier for helhedsorienteret og rationel prioritering. Udarbejder fællesbudgetter. Områdeleder, administrative medarbejdere, bestyrelse, Med-udvalg, daglige ledere Succeskriterier/resultater At der er grundlagt en struktur omkring langsigtet planlægning med henblik på større udnyttelse til fordel for alle. At der er balance. Dato/tidsramme Til stadighed løbende optimering ny kontoplan. Aktiviteter Sammenlægning af budgetter. Fokus på fremmøde. Økonomi som indsatsområde i forskellige fora: lederteam, bestyrelse, med. Optimere styring. Søge rotationsmidler. Balance og udnyttelse af ressourcerne. Bygningseftersyn så der kan planlægges en langsigtet og bæredygtig prioritering. Fælles tiltag for personalet. Kontoplan i fht. fælles konti. Status på milepæle r ultimo juni og ultimo oktober Aftale med Center for miljø og teknik. metode, opgørelser. Områdeleder Evaluering Løbende budgetopfølgninger. Indgår i evalueringsdesign Af en generel høj grad af økonomisk ansvarlighed og et fokus på at se muligheder i en områdestruktur, så vi får mest mulig for pengene. At der generelt er økonomisk balance. Fusionen havde en svær start i forhold til at få dels lokaliteter og dels administrativt personale sammenlagt. Det var først i anden halvdel af 2015, at arbejdet startede. Således var styringsredskaberne i 2015 ikke optimale. I 2016 har det været langt mere overskueligt, at styre efter kontrakter i de enkelte institutioner. Der er i 2016 udarbejdet fælles kontoplan med flere puljer der skal sikre, at det ikke er den enkelte institution der gøres sårbar ved forhold der ikke kan undgås at belaste økonomien. Der opleves generel stor økonomisk ansvarlighed, som betyder at budgettet samlet set er overholdt. Dog er der forbrugt af en overførsel, der er taget med ind i områdestrukturen. Der har været mulighed for at foretage nogle fællesindkøb der gør, at prisen kan holdes nede. Samtidig er der indkøbt forskellige ting der kan udlånes og som hver institution ikke nødvendigvis behøver have selv. Der er stor ansvarlighed i forhold til at sikre et højt fremmøde. Det har været progressivt stigende i de sidste år. Det har en vældig stor betydning i forhold til en økonomisk bæredygtighed. I 2015 og 2016 har det været muligt at fastholde det personale der er, trods store procentuelle besparelser. Fastholdelse af personale Der er søgt en del midler til bl.a. rotation i forbindelse med kursusvirksomhed. Ligeledes har der været en stram styring på refusioner, hvilket har en stor betydning for området. Der skal arbejdes hen imod et større samarbejde med øvrige centre, der kan have en støttende effekt. F.eks det bygningsmæssige overblik, økonomiske styringssystemer skal optimeres fra central hånd.

9 Forældreindflydelse At etablere og udvikle relevante fora for forældreinddragelse At forældre føler sig medinddraget At sikre den gode kommunikation 1)De valgte medlemmer iflg. vedtægterne og områdeleder. 2) De lokale valgte medlemmer + daglig leder. Succeskriterier/resultater At relevante temaer drøftes og besluttes i de rette fora. At forældrene oplever medindflydelse, og at de er velinformeret. At ansvarsfordelingen mellem områdebestyrelse og forældreråd kommer på plads Dato/tidsramme Etablering af bestyrelse og råd primo 2015 Fællesmøde ml. bestyrelse og råd Hyppig mødefrekvens i 2015 Aktiviteter 1)Etablering af områdebestyrelse 2)Etablering af forældreråd i det enkelte hus 3) Møder i hhv. bestyrelse og råd 4) Arrangere fælles møder Etablering af bestyrelse og råd primo 15 Arrangere fælles dialogmøde 15 Arrangere forældreaften (15)/16 Sætte kommunikation på dagsordenen Status på milepæle Børneintra er optimeret som kommunikationsforum. Der er fortsat stor aktivitet omkring forældreindflydelse i de enkelte huse emetode. Børneintra undersøgelse. Områdeleder sammen med bestyrelsen og de daglige ledere Evaluering Indgår som punkt i den fælles evaluering ultimo 16/primo 17. emetode, Fremgår af evalueringsdesign 2017 ØST har mange gode erfaringer med forældreinddragelse, som der kan bygges videre på og videndeles om. Den strukturelle del kom godt fra start med en områdebestyrelse der til stadighed har det største fokus på, at forældrerådene skal have stor indflydelse i de respektive huse. Samtidig vil områdebestyrelsen have den overordnede og mere politiske tilgang, hvor generelle forhold omkring det gode børneliv er i højsæde. Bestyrelsen har fra starten ønsket og efterlevet at være i dialog med forældreråd. Der er efter to år tradition for et fælles årligt møde med deltagelse af forældreråd, ledere og bestyrelse. Samtidig har der været en årlig aften med foredragsholder for alle forældre og personaler med et tema, som hvert år er udsprunget af hvad der rør sig blandt børn, forældre og i en rød tråd med øvrige tiltag. Bestyrelsen har brugt intra til at kommunikere bredt omkring indsatserne, høringer og generelle forhold. Bestyrelsen er rundt i husene til bestyrelsesmøder. Dette med henblik, på at styrke forståelsen af at vi er et fælles område med en vifte af forskellige tilbud og en vifte der gerne tager læring fra hinanden. I de enkelte huse har der konstant været fokus på forældreindflydelse og inddragelse. Erfaringer og ideer er delt i relevante lederfora og i råd og bestyrelse, hvilket har betydet at der er flere ideer der er startet et sted og hvor andre er blevet inspireret. Det kan være lige fra pædagogiske ideer til afholdelse af fædrecafeer. Forældreinddragelse og indflydelse skal sættes endnu mere på forskellige dagsordner. Også i forhold til dialogen om det enkelte barns udvikling og læring. Forældre har en enorm betydning for barnets udvikling.

10 Område ØST Forældre indflydelse Uddybelse af forældreindflydelse I forhold til forældresamarbejde og forældeinddragelse er vi ligeledes godt i gang. Også her drejer det sig om at få etableret de respektive fora og skabe tillidsfulde og transparente kommunikationsveje. ØST har mange gode erfaringer med forældreinddragelse, som der kan bygges videre på og videndeles om. Det er en fortløbende opgave at drøfte ansvarsfordeling mellem områdebestyrelser og forældreråd ift. konkrete opgaver. Bestyrelsen ønsker et bredt kendskab til enhederne i området og prioriterer at mødeaktiviteterne foregår i husene. Der er afsat tid til rundvisning. Ideer til kommende drøftelser: Visionen oplevet fra forældreperspektiv Værdierne oplevet fra forældreperspektiv Møder mellem bestyrelse og forældreråd Synliggørelse af områdebestyrelse f.eks. fællesbillede + læsevenlig beskrivelse af deres arbejde + nyhedsbrev Fælles politikker om relevante temaer, som f.eks. medicingivning, sygdom, hygiejne m.v. Udveksling/videndeling om f.eks. den gode opstart Forældrenævnets rolle

11 Medarbejderindflydelse At få etableret de relevante fora, og skabe tydelige og transparente rammer for medarbejder- indflydelse. At Intra er optimeret til fælles kommunikationsplatform Deltagerne er dem, der er beskrevet i retningslinjerne for de specifikke fora. Succeskriterier/resultater At de specifikke fora er etableret. At medarbejderne oplevet at de har medindflydelse. At det er afklaret hvilken kompetence og ansvar der ligger hvor. Dato/tidsramme Start primo 2015 og i løbende proces fremadrettet. Aktiviteter Etablering af virksomhedsmed Etablering af forum for TR Etablering af arbejdsmiljøgruppe Etablering af ledelsesteam Etablere områdebestyrelse, samt forældreråd Personalemøder og deltagelse i ovenstående At de enkelte fora er etableret At de aftalte møder afholdes At de relevante punkter omkring medindflydelse er på dagsordenen og drøftes APV efterår 2015 Status på milepæle August 15 Områdeleder i samarbejde med de forskellige medarbejderfora og de daglige ledere. Evaluering Indgår som punkt i den fælles evaluering ultimo 16/primo emetode. Fremgår af evalueringsdesign Vi er godt i gang med at få styr på alle de nye fora og det sker med god energi.og det er en løbende proces vejen bliver til mens vi går I første halvdel af 2015 blev der brugt mange ressourcer på etablering af relevante fora som nævnt under aktiviteter. Som tidligere skrevet kom vi godt fra start med et fælles personalemøde, hvor alle var så involverede og dedikerede på opgaven, at der blev lagt mange gode byggesten og givet mange gode ideer til det videre arbejde i området. I de respektive fora har der været en høj mødefrekvens og samtidig et højt fremmøde. Intentionen for alle har været, at det var vigtigt ikke at træffe hurtige beslutninger i de tilfælde hvor det har været muligt at få debatterne lokalt og derefter have grundlag for at blive enige om f.eks. forskellige principper. Som udgangspunkt produceres der ikke principper uden, at det giver mening og uden at der er opstået et fælles behov der giver mening. Arbejdsmiljødelen er strukturelt meget uhensigtsmæssig og der er i mange sammenhæng gjort opmærksom på vigtigheden af, at det er de daglige ledere der har kompetencen til at arbejde med APV sammen med amr. Selve arbejdsmiljøgruppen har været en gruppe der på bedste vis har formået, at udveksle gode erfaringer omkring arbejdsmiljøet til glæde for alle. TR-strukturen er ændret undervejs og er slanket væsentligt. Set fra et ledelsesperspektiv er det optimalt, at der samarbejdes tæt med de forskellige kasketter der er i spil. Der er just kommet et nyt intra. Det er særdeles vigtigt, at det bliver muligt at kommunikere optimalt via dette og at der er mulighed for at lægge diverse information, så den enkelte medarbejder har muligheden for at søge informationen. Samtidig er det vigtigt, at der satses på det flow der er i de etablerede fora og at medarbejderne har en indflydelse at gøre gældende via de forskellige organer.

12 Medarbejder indflydelse Uddybelse af medarbejderindflydelse Medarbejderindflydelse er en løbende proces, der starter med at etablere de respektive fora, og ikke mindst få skabt tillidsfulde og transparente kommunikationsveje. Det er oplevelsen i ØST at det lykkes godt med at skabe tillid til at det hele nok skal komme til at fungere, at det tager tid, og at ledelsen tager hånd om dette. Og så kommer indholdet på. Lige nu er det aktuelt at få drøftet de forskellige elementer i fusionsplanen ud fra det, der er arbejdet med på lederseminaret, og finde ud af, hvordan den videre implementering skal foregå fælles og lokalt. Det er en fortløbende opgave at drøfte ansvarsfordeling ift konkrete opgaver. Der er i MED og AMR sammenhænge enighed om, at sætte det gode arbejdsliv på dagsordenen og sikre at der er flow fra enhederne til de medarbejderfora der er etableret og omvendt. Alt materiale, dagsordner, referater m.v. lægges på Intra, så den enkelte har mulighed for at holde sig ajour. Der er en ide om: At skabe en mere aktiv område ØST fane på Børneintra At få lavet årsplan for virksomheds MED og AMR At få udarbejdet principper for møder referater, tidsfrister mm. Afholde et årligt husmøde for AMR/DL/OL + mulighed for ad hoc møder + evt. AMR DL opsamling efter møder.

13 Kompetenceudvikling Vi er godt i gang med at få styr på alle de nye fora og det sker med god energi.og det er en løbende proces vejen bliver til mens vi går 1)Lederteamet og den pædagogiske konsulent 2,3) Alle medarbejdere 4) Lederteam, Virksomheds-Med 5) Områdeleder, pædagogisk konsulent Succeskriterier/resultater At vi hele tiden er i gang med målrettet kompetenceudvikling i ØST. At vi på sigt får et samlet overblik over kompetencerne i området, og kan bringe dem endnu mere i spil på tværs af området. Dato/tidsramme Se status på milepæle. Lederteammøde Juni 2015, findes datoer til arbejdet med milepælene. Aktiviteter Videndeling via ledelsesteamet 1)Udarbejdelse af pædagogisk læreplan for de voksne i ØST 2)Et fælles årligt personalemøde 3)En fælles pædagogisk dag årligt 4)Fælles uddannelsesplan i området 5)Udvikle ledelsesteam ift. pædagogisk viden/kompetencer Der er udarbejdet en fælles læreplan for de voksne Der er udarbejdet en fælles uddannelsesplan Der er fastlagt et årligt fælles personalemøde i området. Der er fastsat en årlig pædagogisk dag i området. Status på milepæle Alle 4 milepæle er formuleret ultimo november 2015 emetode, konstatering/afkrydsning Dato, nov 2015 Områdeleder, daglige ledere, pædagogisk konsulent. Virksomheds-Med. Evaluering LUS og MUS årligt Evaluering jf. evalueringsdesign Vi er allerede i fuld gang med fælles udvikling i området. Vi har en gruppe med en høj faglighed og med ønsket om og kompetencerne til at udvikle området til gavn for børnene. Kompetenceudvikling er et vigtigt element. Der er en høj faglighed i området. Der har været afholdt fælles pædagogisk dag, som har givet et fælles fundament og en fælles forståelse bl.a. af kerneopgaven uden at det er ensrettet og de samme beskrivelser i husene. Der har været arbejdet med mentalisering og med en fælles læreplan for de voksne. Den enkelte institutions særkende er dog vigtig at udvikle for at få de brede kompetencer. Flere institutioner har samarbejdet om forskellige udviklingstiltag og der er udarbejdet uddannelsesprincip i området. Der er meget få kursusmidler. Disse dækker kun de fælles aktiviteter der er over året. Derfor er det den enkelte institution der skal finde midlerne til øvrig individuel uddannelse og kursusvirksomhed, hvilket er en kæmpe udfordring og kræver en særlig indsats og et særligt blik på at finde muligheder. Alle de muligheder der er i forhold til sparring, coaching og kommunikation benyttes. Kompetenceudvikling sker i høj grad også qua de tilbud og projekter der er: BIC, kulturprojekt, flerfamilie, brugen af tilbud i f.eks børnekulturhuset, temadage o.m.a. Kompetencerne skal endnu mere i spil på tværs i området. Vi kan i højere grad bruge de mange forskellige og værdifulde kompetencer der findes blandt medarbejderne. Og samtidig sikre og udvikle at diverse kursusvirksomhed, temadage sættes i en ramme der understøtter videre udvikling.

14 Opbygning af ny fælles kultur At opbygge en fælles kultur i område ØST, der understøtter vision og værdier og samtidig giver plads til forskelligheder Alle i område ØST som en vigtig del i den samlede organisation og med de interessenter der er. Succeskriterier/resultater Såvel børn, forældre og personale oplever VI følelse, og at de er en del af område ØST. Dato/tidsramme Se under aktiviteter Aktiviteter Marts 2015: Fælles personalemøde Fælles sang for område ØST vælges Der tages fat på at formulere de første fælles politikker Maj 2015: Lederseminar for DL og OL med fokus på fusionsplan Fælles aktiviteter fri for mobberi og idrætsdag (dele af ØST) September 2015: Fælles sommerfest på Rønnebæksholm November 2015: Fælles forældremøde i området Fælles uddannelsesplan udarbejdes Voksenlæreplan for de voksne udarbejdes December 2015: Fælles julefrokost i Herlufsholmhallen Er de forskellige aktiviteter gennemført i til den planlagte tid. Oplever medarbejderne at være en del af område ØST. Status på milepæle Status en gang i kvartalet. Områdeleder og daglige ledere. Alle interessenter bidrager positivt på forskellige plan. Evaluering Indgår som punkt i den fælles evaluering ultimo 16/primo 17. emetode. Fremgår af evalueringsdesign Vi oplever at vi har mulighed for at bygge videre på det fællesskab, der er skabt i ØST, gennem mange år. Vi har engagementet og viljen til at gøre en forskel og bygge på faglighed og social kapital. Alle planlagte aktiviteter er gennemført og til planlagt tid. BIC, Fri for mobberi, kulturprojektet m.m. understøtter også en fælles kultur. Der blev hurtigt arrangeret og etableret langt flere aktiviteter der understøtter en fælles kultur. Ved en midtvejsevaluering af fusionsplanen blev det oplistet, hvor mange ting der var udsprunget yderligere. Nogle af dem er nævnt her: Gå-ture med træningsbluse med et Øst logo Julefrokost blev afholdt med deltagelse i den fælles julefrokost i I 2016 stod virksomhedsmed for en egen fælles julefrokost med en deltagelse så nær fuld deltagelse som mulig. Evalueringen i alle fora viser, at det har en stor værdi for kendskabet til hinanden. Og det er besluttet, at der arrangeres en fælles i Besøg i institutioner Samarbejde på tværs Fredagsbar på tværs af alle fire område og dagplejen Løsning af opgaver i fællesskab Fælles sang: Vor verden er en tumleplads En god indikator er også når nogen med stolthed udtaler, jeg er en del af område Øst og når nogen byder ind til fællesskabet. Såvel på leder som medarbejderniveau er der stor vilje. Solidaritet også i svære situationer er et tema, der fortsat skal plejes. Der findes allerede mange gode eksempler fra de forgangne to år, som kan udvikles endnu mere.

15 Område ØST Fælles kultur Uddybelse af Fælles kultur Foreløbig liste over fælles aktiviteter i område ØST listet op efter dato Marts 2015: Fælles personalemøde Fælles sang for område ØST er valgt Der tages fat på at formulere de første fælles politikker Maj 2015: Lederseminar for DL og OL med fokus på fusionsplan Fælles aktiviteter fri for mobberi og idrætsdag, - områdebestemt September 2015: Fælles sommerfest på Rønnebæksholm en mulighed for socialt samvær i området November 2015: Fælles møde med forældrebestyrelse og råd i området Fælles uddannelsesplan udarbejdes Voksenlæreplan for de voksne udarbejdes December 2015: Fælles julefrokost i Herlufsholmhallen en mulighed for socialt samvær i området Maj 2016: Fælles personaledag Oktober fælles personalemøde med fokus på videndeling, og at lære hinanden bedre at kende Januar 2017: Videndeling og drøftelse af struktur og læreplaner

16 Administrativt arbejde At de administrative opgaver løses af områdekontoret, så det frigiver tid til de daglige ledere til pædagogiske opgaver. At der sker en synergi i opgaveløsningen. At den kvalificeres. Områdeleder Administrative Medarbejdere De daglige ledere Succeskriterier/resultater De daglige ledere og medarbejdere oplever, at det administrative arbejde er blevet mindre og lettere Dato/tidsramme Fuldt implementeret primo 2017 Aktiviteter Etablere et områdekontor med fælles kontor. Definere de adm. opgaver. Systematisere og optimere opgaverne. Skabe gennemsigtighed i opgaveflow. Fælles placering medio 2015/ etablering af kontor. Ultimo 2015 er der udarbejdet opgavefordeling ml. områdeleder/daglige ledere/ adm.medarb. Primo 2016 er der en fælles kontoplan, der betyder en tidsmæssig optimering. Status på milepæle Der måles på den skematiske opgavefordeling og på arbejdsgangsanalyser. Områdeleder og de administrative medarbejdere i et samarbejde med de daglige ledere. Evaluering Evalueres løbende med såvel adm.medarb. som med daglige ledere. At vi sætter opgaverne i spil og tænker nye måder at gøre tingene på. At vi bruger den enkeltes kompetencer bedst muligt. At vi kan klare opgaverne trods svære forhold at starte på det første halvår Som skrevet andetsteds havde det administrative team svære vilkår i første halvår. Opgavefordelingen er gennemført og der er ved at blive lagt sidste hånd på opgavebeskrivelserne. Det munder ud i et opgavekatalog, hvor de daglige ledere kan få anvisninger til hvad og hvem og hvordan opgaver løses. Mange nye opgaver er kommet til og samtidig også store ændringer af procedurer. Hele SAO delen som er kommet til har gjort, at flere opgaver har skulle fordeles anderledes. Det er mange driftsopgaver der er tidskrævende og mange hjælpesystemer der ikke har været optimale sammen med en masse udefra kommende forstyrrelser; ændringer i indkøbsmønstre, ændringer i indberetninger på løndelen o.s.v. Der er arbejdet kontinuerligt på at optimere arbejdsgange, hvilket er nået i mange forhold. Nogle opgaver giver ikke mening at flytte til et områdekontor og nogle giver god mening. I hele opbygningen af strukturen har der været et ikke altid hensigtsmæssigt fokus på opgavefordeling. I forbindelse med SAO og den effektivisering der er krav om vil der ske ændringer i den administrative sammensætning og dermed en omdefinering af nogle opgaver. Det skal revurderes om der er opgaver der kan løses mere effektivt, selvfølgelig med respekt for de forhold omkring opgaver, der er skærpet, og som skal løses anderledes. Der skal også kigges på tværs og på samarbejdsflader med de forskellige centre og på forskellige administrative løsningsmodeller.