KOMMUNIKATIONSPLAN FOR IMPLEMENTERING AF FI&D

Transkript

1 KOMMUNIKATIONSPLAN FOR IMPLEMENTERING AF FI&D HVEM, HVORFOR & HVORDAN?

2 HVAD ER FI&D? Et nyt digitalt fælles indkøbs- og disponeringssystem (FI&D) Simplere indkøb og disponering på tværs af AAU Simplere tilgang til varesøgning Simplere fakturering Visualisering af disponerede midler og lettere budgettering Målsætningen er klar: Indkøbsprocessen skal være lettere og korrekt fakturering skal garanteres

3 HVAD ER DE STØRSTE FORANDRINGER At du skal oprette indkøbsrekvisitioner i stedet for at ringe eller maile til leverandør At du ikke skal enkelt-bilagsbehandle alle fakturaer, da der matches mellem indkøbsordre og faktura At du skal lave elektronisk varemodtagelse At den budgetansvarlige har adgang til disponeringer, som dannes på baggrund af indkøbsordrer At elektroniske kontrakter med betalingsplaner automatisk sikrer kontering og betaling af tilbagevendende udgifter, herunder husleje

4 HVEM STÅR BAG FORANDRINGEN? FI&D har to spor i implementeringen: E-handel udrulles, forankres og supporteres af Indkøbsenheden i ØA Disponeringsregnskabet udrulles, forankres og supporteres af Økonomistyringsenheden i ØA Systemet er baseret på ØSS-systemet som er AAUs økonomisystem

5 SUPPORTORGANISATIONEN FOR E-HANDEL Bruger Første supportled Superbruger Andet supportled e- handelsteamets Support ITS Support ØA-IT Tredje supportled Systemleverandøren

6 FORANKRINGSANSVARLIG Lederen af den enkelte enhed har i kraft af rollen som forankringsansvarlig disse opgaver: Forberede egen enhed på udrulning af FI&D Allokere medarbejdere i egen enhed til at medvirke i udrulningen Understøtte projektet loyalt ved at italesætte overfor egne medarbejderne, at de skal agere som positive og aktive medspillere, der udviser ansvar omkring den fælles opgave med at etablere de forandringer, der følger med udrulning af FI&D på AAU Nedlægge tidligere indkøbsprocesser i egen enhed Sikre opnåelse af driftsrutine og nyttevirkning af FI&D i egen enhed

7 HANDLINGSPLAN FOR ENHEDEN Udpege brugere samt superbrugere af systemet og udfylde det tilsendte skema, samt returnere det til Ovenstående skal ske inden introduktionsmødet vedrørende FI&D Superbrugere modtager undervisning inden idriftsættelsen og fungerer som 1. leds support jvf. tidligere slide

8 HVEM BLIVER PÅVIRKET? Alle medarbejdere som foretager indkøb og/eller håndterer fakturaer De budgetansvarlige og andre på institutterne og afdelingerne vil have lettere ved at følge deres budget, samt lettere ved få adgang til disponeringsregnskab Leverandører bliver garanteret rettidig betaling ved rettidig indsendelse af faktura

9 HVORFOR SKAL VI HAVE ET INDKØBSSYSTEM? Baggrunden er, at AAU direktionen vil have et indkøbssystem implementeret i 2014/2015 Disponeringsregnskab giver forbedret opfølgning på budgetter og overblik over nutidige og fremtidige økonomiske dispositioner Automatisk match mellem indkøbsordre og faktura sparer tid i den samlede proces Fælles indkøb sikrer indkøb på indgåede aftaler med leverandører Fælles indkøb sikrer dokumentation gennem hele processen og ensartet kommunikation til leverandøren Revisionen og uddannelsesministeriet anbefaler, at AAU får et indkøbssystem

10 DISPONERING Taktisk disponering drift & ekstern virksomhed Disponeringsregnskab, ØSI-baseret rapportering (Qlikview) Lønseddelsbaseret økonomi RES Rektors delegation Fakturabaseret økonomi FI&D Rejser, udlæg RUS Anlæg mv. ØSS Operationel disponering FI&D + Oracle Budgets

11 HVORDAN VIL FORANDRINGEN FINDE STED? I første kvartal af 2015 vil FI&D blive implementeret hos en række pilotenheder Efterfølgende vil udrulningen for de øvrige enheder finde sted med start i september 2015 De ansvarlige for indkøb i hver enhed modtager undervisning i anvendelse af FI&D og håndtering af implementeringsprocessen Marts 2015 Udrulning starter for pilot-enheder September 2015 til december 2016 Udrulning for øvrige enheder Udgang 2016 Fuld implementering

12 IMPLEMENTERINGSFORLØBET Lederen af enheden indkaldes til møde (før udrulning) Introduktionsmøde vedrørende FI&D for lederen og superbrugere, mfl. (6 uger før udrulning) Go live uge: Kick off for relevante medarbejdere i enheden (første dag i udrulningsugen) En halv dags uddannelse for superbrugere og rekvirenter (første dag i udrulningsugen) I den første uge er e-handelsteamet fysisk til stede i enheden Spørgemøde for indkøbere (sidste dag i udrulningsugen) Opfølgningsmøde med lederen af enheden (ca. 1 måned efter opstart) Kvartalsvise møder med brugergrupperne (under planlægning)

13 HVILKE INDKØB ER OMFATTET AF FI&D? FI&D omfatter alle fakturabaserede indkøb Indkøbstype Volumenbaserede indkøb (Katalogindkøb) Dialogbaserede indkøb (Fritekstordre) Faste ydelser (Abonnementskontrakter) Kontant- og Kreditkortkøb (Rejseafregnings- /udlægssystemet, RUS) Eksempler Kontorartikler, kaffe, IT-forbrugsstoffer, IThardware, Inventar, Laboratorieartikler, Kemikalier, Elektroniske komponenter, mv. Specialvarer, Konsulentbistand, Håndværkerydelser, IT-systemer, større apparaturanskaffelser mv. Husleje, avis- og tidsskriftsabonnementer, telefonregninger, El, vand, varme, rengøring, vagt m.fl. Dagligvarebutikker og madsteder, Taxikørsel, Tog- og busbilletter, repræsentation, forplejning.

14 Faktura baseret indkøb som ikke er med i 1.udrulning Rejsebestilling (Via Egencia - Online Booking (AeTM)) Hoteller (Diamond Online Booking eller leverandørernes egne webløsninger) Faktura behandles i Rejseafregningssystem (RUS) Faktura behandles i ØSS Mødeforplejning (Compass/Eurest portalløsning) Faktura behandles i ØSS

15

16 HER FÅR DU HJÆLP TIL E-HANDEL Superbrugere i din enhed Quickguides Ehandel@adm.aau.dk Hotline 3000

17 DEMONSTRATION AF FI&D SYSTEMET Bestilling fra markedsplads (demo) Fritekstbestilling (demo) Godkendelse af indkøb Varemodtagelse (demo) Ordrematch (100% match, match indenfor tolerance, ikke match) Favoritlister - varer jeg ofte bestiller Disponeringsregnskab i Qlikview (under udarbejdelse)