Referat af afdelingsmøde i Afdeling 5 Rosengården, tirsdag den 11. september 2018

Transkript

1 Referat af afdelingsmøde i Afdeling 5 Rosengården, tirsdag den 11. september 2018 Tilstede: 10 husstande Afdelingsbestyrelsen: Heidi Lindhardt Søren Enghoff Daniel Bødskov Kenny Jensen Organisationsbestyrelsen: Administrationen m.v.: Allan Søstrøm Lene Willis (ref.) Dagsorden 1 Velkomst ved afdelingsbestyrelsen 2 Valg af dirigent 3 Valg af stemmeudvalg 4 Behandling af forslag: Forslag nr. 1: Flagregler Forslag nr. 2: Hundehold i afdelingen 5 Eventuelt Ad. 1 Heidi Lindhardt, afdelingsbestyrelsens formand, byder velkommen til afdelingsmødet. Ad. 2 Allan Søstrøm blev valgt som dirigent. Ad.3 Pernille 46 03, Lasse th. og Lene Willis blev valgt. Ad. 4 Der har været afholdt sommerarrangement med pølsevogn. Tak for god ro og orden ved arrangementet, og vi ser frem til, at vi får et godt arrangement til jul. Ad. 5 Forslag nr. 1: Flagregler Alle beboere har ret til at benytte flaget og alle har ret til at flage, når man selv har brug for det. Flaget bliver lagt i en reol udenfor afdelingsbestyrelsesrummet og der hænges en tørresnor op til flaget, hvis det er vådt. Forslaget blev vedtaget Forslag nr. 2: Hundehold i afdelingen Der er mange problemer med hunde i gården. Der har været et problem med en kamphund. Der var argumenter for og imod forslaget. Der foretages skriftlig afstemning: 8 stemmer - JA 12 stemmer - NEJ Forslaget blev ikke vedtaget.

2 Ad. 6 Allan Søstrøm gennemgik afdelingens nøgletal for budgettet for Nettohuslejen stiger med 2,27 %. Stigningen skyldes: Ejendomskatter Vandafgifter Renovation Forsikringer Konto 114 Renholdelse falder og er lagt over på konto 116 på planlagt periodisk vedligeholdelse Der spørges til konto Kælderrum: Der findes 3 kælderrum, som er udlejet til beboere i afdelingen. De 2 af rummene står nu tomme. Afdelingsbestyrelsen skal sammen med driftschefen finde ud af, hvad der skal ske med de 2 tomme rum. Der spørges til konto 405 Tab på fraflyttere: Allan Søstrøm svarer: Det er et stort beløb, men vi slipper aldrig tidligere fraflyttere, der skylder os penge. Der aftales afdragsordninger. Budgettet blev enstemmigt godkendt. Allan Søstrøm gennemgik planlagt periodisk vedligeholdelse (PPV) for Ad 7 Valg af 1 medlem til afdelingsbestyrelsen for 1 år Søren Birch, Daniel Bødskov og Kenny Jensen stiller op Kenny fik 2 stemmer Daniel fik 7 stemmer Søren fik 7 stemmer 4 blanke stemmer Der var stemmelighed mellem Daniel og Søren. Daniel trækker sig fra valget. Søren blev valgt som afdelingsbestyrelsesmedlem for 1 år. Valg af 2 suppleanter til afdelingsbestyrelsen for 1 år Daniel Bødskov og Kenny Jensen stiller op Daniel fik 13 stemmer og er 1. suppleant Kenny fik 4 stemmer og er 2. suppleant Ad 8 Spørgsmål: Er der andre afdelinger, der vil leje deres fælleslokaler ud til afdelingen og eventuelt også som privatperson? Lene Willis undersøger dette hos de øvrige afdelinger. Kommentar: Der er så mange, der parkerer i gården, og porten står ofte åben og ulåst. Der opfordres til, at der ikke parkeres i gården. Og porten skal lukkes, når man kører ud. Spørgsmål: Hvis der er noget, der bliver smadret i gården, er det så afdelingen, der skal betale? 2

3 Allan Søstrøm svarer: Ja, det er det, hvis man ikke kan finde den person, der har gjort det. Det skal meldes til forsikringen og til politiet. Spørgsmål: En beboer har fået udskiftet sit komfur med induktionen og derfor skal have en ekstra udgift til indkøb til nye gryder og pander. Kan man bruge vedligeholdelseskontoen? Allan Søstrøm svarer: Man kan ikke anvende vedligeholdelseskontoen til at indkøbe gryder og pander; den er kun til indvendig vedligeholdelse. 3

4 AFDELINGSMØDE Afdeling 5 Rosengården Tirsdag den 11. september 2018 kl I kantinen, Søren Frichs vej 25 Indkomne forslag Budgetudkast 2019

5 Forretningsorden for afdelingsmøde: 1. Afdelingsmødet tager stilling til afdelingens budget og andre væsentlige beslutninger af betydning for afdelingens økonomi, drift og miljø. 2. Hver husstand i afdelingen har to stemmer på afdelingsmødet. 3. Østjysk Boligs vedtægter fastsætter regler for afdelingsmødets dagsorden og forløb ( 14-19) 4. Den valgte dirigent leder afdelingsmødet i overensstemmelse med disse regler og med respekt for god mødeskik. Sammen med dirigenten er alle afdelingsmødets deltagere ansvarlige for et sagligt og demokratisk forløb til gavn for afdelingen og dens beboere. 5. Kun forslag, der er optaget på afdelingsmødets dagsorden, kan besluttes. 6. Dirigenten må kun tillade ændringsforslag, der ikke væsentligt ændrer et forslag på afdelingsmødets dagsorden. 7. Valg af formand: Såfremt kun én kandidat foreslås, betragtes vedkommende som valgt uden afstemning. Såfremt to kandidater foreslås, vælges den, der ved skriftlig afstemning opnår flest stemmer. Såfremt flere end to kandidater foreslås, og ingen kandidat ved første skriftlige afstemning opnår flere end halvdelen af de afgivne stemmer, foretages ny skriftlig afstemning mellem de to kandidater, der ved første afstemning har opnået flest stemmer. 8. Valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer: Opstilles ved valg flere end det antal personer, der skal vælges, foretages skriftlig afstemning. En stemmeseddel skal indeholde det antal personer, der skal vælges. Dirigenten kan forud for valget få forsamlingens tilslutning til, at kandidater, som ikke vælges til bestyrelsen, indtræder som suppleanter i forhold til stemmetal. Den nyvalgte afdelingsbestyrelse vælger selv medlemmer og suppleanter til repræsentantskabet. 9. Afdelingsbestyrelsen skal sørge for, at der bliver udarbejdet et beslutningsreferat fra mødet. Referatet offentliggøres på boligorganisationens hjemmeside stk. 5 i vedtægterne er gældende for afholdelse af afdelingsmøder.

6 Dagsorden 1 Velkomst ved afdelingsbestyrelsen. 2 Valg af dirigent. Der skal vælges dirigent til at styre mødet 3 Valg af stemmeudvalg. Der skal vælges stemmeudvalg til at tælle stemmer 4 Fremlæggelse af Afdelingsbestyrelsen fremlægger beretningen afdelingsbestyrelsens beretning 5 Behandling af indkomne forslag Forslag nr. 1: Flagregler Forslag nr. 2: Hundehold i afdelingen 6 Godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år. Afdelingens budget for 2019 gennemgås. 7 a. Valg af 1 medlem til Daniel Bødskov er på valg afdelingsbestyrelsen for 2 år b. Valg af 2 suppleanter til afdelingsbestyrelsen for 1 år Og der skal vælges suppleanter 8 Eventuelt Ordet er frit Afdelingsbestyrelsens sammensætning indtil 11. september 2018: Navn Titel Valgperiode På valg i 2018 Bemærkning Heidi Lindhardt Formand Søren Enghoff Medlem Daniel Bødskov Medlem X Genopstiller Kenny Jensen Suppleant

7 Forslag nr. 1 Afdelingsbestyrelsen i Rosengården har følgende forslag til afdelingsmødet i september 2018: Flaget i Rosengården skal være frit tilgængelig for alle beboere og alle beboere bestemmer selv - hvornår og af hvilken årsag flaget skal hejses. Beboerne er selv ansvarlig for at flaget tages ned inden solnedgang. Flaget vil blive lagt udenfor bestyrelsesrummet. Venlig hilsen Afdelingsbestyrelsen Forslag nr. 2 Jeg stiller hermed forslag om, at vi ikke må have hund mere i afdelingen. Dem som har hund må beholde dem indtil de dør. Alle hunde skal registreres i boligforeningen, så vi ikke får flere problemer. Forslag stillet af Pernille Enghoff Silkeborgvej 46 3 sal

8 Østjysk Bolig Udgifter Afdeling 5 Rosengården Budget for perioden 01. Januar december 2019 Konto Note Specifikation Regnskab Budget Budget Budget Afvigelser ORDINÆRE UDGIFTER * NETTOKAPITALUDGIFTER (beboerbetaling) , OFFENTLIGE OG ANDRE FASTE UDGIFTER 106 Ejendomsskatter , Vandafgift , Renovation , Forsikringer , Afdelingens energiforbrug: 1. El og varme til fællesarealer , El og varme til ungdomsboliger 0, Målerpasning m.v , Bidrag til foreningen: 1. Administrationsbidrag , Tillægsydelse 0, Dispositionsfond , Afd. pligtmæssige bidrag til byggefonden: 1. A-indskud 0, G-indskud 0, OFFENTLIGE OG ANDRE FASTE UDGIFTER IALT , VARIABLE UDGIFTER 114 * Renholdelse , * Almindelig vedligeholdelse , * Planlagt og periodisk vedl. og fornyelser: 1. Afholdte udgifter , Heraf dækkes af tidligere henlæggelser , Fælleskonto A-ordning 1. Afholdte udgifter 0, Heraf dækkes af henlæggelser 0, Fælleskonto B-ordning 1. Afholdte udgifter 0, Heraf dækkes af henlæggelser 0, Istandsæt. ved fraflyt. m.v.: (B-ordning) 1. Afholdte udgifter , Heraf dækkes af henlæggelser , * Særlige aktiviteter: 1. Drift af fællesvaskeri , Andel i fællesfaciliteters drift 2.100, Drift af møde- og selskabslokaler 0, Diverse udgifter 1. Advokatomkostninger 651, Afdelingsmøder og fester m.v 1.143, Beboeraktiviteter 3.326, Afdelingsbestyrelsen 173, Beboerblad 0, Kontingent til BL , Kursus afdelingsbetyrelsen 0, EDB udgifter 4.827, Telefonudgifter 3.986, Div udgifter ifm ejendomsfunkt , Diverse udgifter afdelingsbestyrelsen 0, RKI 1.375, Repræsentantskabskursus 2.846, Boligsociale aktiviteter 0, Diverse udgifter 700, VARIABLE UDGIFTER IALT ,

9 Østjysk Bolig Afdeling 5 Rosengården Konto Note Specifikation Regnskab Budget Budget Budget Afvigelser HENLÆGGELSER 120 Planl. og periodisk vedl. og forny. (kt. 401) , Istandsættelse ved fraflytning A-ordning: (kt. 402) 0, Fælleskonto B-ordning: (kt. 403) , Indvendig vedligeholdelse B-ordning: (kt. 404) , Tab ved frafl. (konto 405) 0, Andre henlæggelser (konto 406) 0, HENLÆGGELSER IALT , SAMLEDE ORDINÆRE UDGIFTER IALT , EKSTRAORDINÆRE UDGIFTER 125 Ydelse vedr. realkreditlån til forb.arb. m.v.: 1. Afdrag (konto 303.1) , Renter m.v , Heraf dækket ved løb. off. Tilskud 0, Afskr. på forbedringsarb. m.v. 1. (konto 303.1) , Ydelse vedr. realkreditlån til bygn.skader: 1. Afdrag (konto 303.2) 0, Renter m.v. 0, Rentebidrag 0, Ydelsesstøtte 0, Tab ved lejeledighed m.v. 1. Årets udgift 0, Heraf dækket af tidligere henlæggelse 0, Tab ved fraflytninger 1. Årets udgift , Heraf dækket af tidligere henlæggelse , Andre renter: 1. Renter af gæld til boligorganisationen , Morarenter vedr. prioritetsydelser 0, Diverse renter 0, Ydelser vedr. driftsstøtte: 1. Driftstabslån 0, Midlertidige driftslån 0, Beboerindskudslån 0, Særstøttelån 0, Andre driftstøttelån 0, Afvikling af: 1. Underskud fra tidligere år (konto 407.1) 0, Underfinansiering (konto 411/412) 0, Korrektion vedr. tidligere år 8.708, Beboerrådgivere, sociale viceværter m.v. 0, EKSTRAORDINÆRE UDGIFTER I ALT , UDGIFTER IALT , Årets overskud, der anvendes til: 1. Afvikling af underfinansiering 0, Overført til opsamlet resultat 0, Udgifter og evt. overskud i alt ,

10 Østjysk Bolig Afdeling 5 Rosengården Indtægter Konto Note Specifikation Regnskab Budget Budget Budget Afvigelser ORDINÆRE INDTÆGTER Boligafgifter og lejer: 1. Almene familieboliger , Almene ældreboliger 0, Private familieboliger , Almene ungdomsboliger 0, Erhverv , Institutioner 0, Institutioner 0, Kælderrum m.v , Garager 0, Indvendig vedligeholdelse B-ordning , Istandsættelse køkken og bad 0, Individuel modernisering , Hund og kat 0, Andre lejeindtægter 0, * Renter 0 Renter mellemregning med boligorganisation , Renter individuel modernisering m.m , Andre renteindtægter , Andre ordinære indtægter: 1. Tilskud fra boligorganisationen 0, Drift af fællesvaskeri , Andel af fællesfaciliteters drift 0, Drift af møde- og selskabslokaler 0, Indeksoverskud 0, Overført fra opsamlet resultat , Bidrag merinvestering solcelleanlæg 0, ORDINÆRE INDTÆGTER IALT , EKSTRAORDINÆRE INDTÆGTER 204 Driftsikring og anden løb. særlig driftstøtte 0, Ydelse vedr. beboerindskudslån 0, Korrektion vedr. tidligere år -952, Ekstraordinære indtægter 0, EKSTRAORDINÆRE INDTÆGTER IALT -952, INDTÆGTER IALT , Nødvendig merindtægt/underskud , Indtægter og evt. underskud i alt ,

11 Østjysk Bolig Afdeling 5 Rosengården Huslejeberegning for boliglejemål Areal boliglejemål Huslejeændring m2 Nyt budget Nuværende Ændring Nettohusleje pr. kvm. pr. år. 861,48 842,34 19,14 B-ordning pr. m2. pr. år. 38,00 39,00-1,00 Gennemsnitlig husleje incl. B-ordning 899,48 881,34 18,14 Nettohuslejeændring i % 2,27 Huslejeberegning Nuværende leje Stigning Ny leje Ændring af husleje hvis budgettet stiger kr. 1 lejemål på 29,0 m ,45 1 lejemål på 29,0 m ,45 4 lejemål på 29,0 m ,45 5 lejemål på 34,0 m ,53 1 lejemål på 51,0 m ,79 23 lejemål på 51,0 m ,79 3 lejemål på 54,0 m ,84 3 lejemål på 55,0 m ,85 6 lejemål på 57,0 m ,88 1 lejemål på 60,0 m ,93 5 lejemål på 60,0 m ,93 3 lejemål på 61,0 m ,95 3 lejemål på 63,0 m ,98 2 lejemål på 67,0 m ,04 3 lejemål på 70,0 m ,09 1 lejemål på 74,0 m ,15 3 lejemål på 75,0 m ,16 3 lejemål på 81,0 m ,26 1 lejemål på 82,0 m ,27 2 lejemål på 82,0 m ,27 3 lejemål på 93,0 m ,44 4 lejemål på 69,5 m ,08 1 lejemål på 83,0 m ,29 1 lejemål på 84,0 m ,30 1 lejemål på 85,0 m ,32 2 lejemål på 88,0 m ,36 1 lejemål på 91,0 m ,41 1 lejemål på 95,0 m ,47 1 lejemål på 103,0 m ,60

12 Østjysk Bolig Afdeling 5 Rosengården Faste noter Konto Specifikation Regnskab Budget Budget Budget Afvigelser Noter til resultatopgørelsen Nettokapitaludgifter Prioritering ved nominallån: Henlæg. svarende til prioritetsafdrag , Prioritetsrenter , Aministrationsbidrag , Ydelsesstøtte fra staten , ,1 Reservefondsandel 0, Afdragsbidrag 0, Rentebidrag 0, Ydelsesstøtte 0, Ungdomsboligbidrag 0, Ydelser vedr. afviklede prioriteter m.v. eller omp. 0, Ydelser vedr. afviklede prio. (Indbetales til LBF.) 0, Ydelser vedr. negativ ydelsesstøtte( LBF Nybyggeri) 0, Nettokapitaludgifter i alt , Renholdelse.1 Driftscenter , Trappevask/vinduespolering m.v , Grønneområder/vinterforanstaltninger , Renholdelse i alt , Almindelig vedligeholdelse.1 Terræn , Bygning, klimaskærm , Bygning, bolig-/erhvervsenhed , Bygning, fælles indvendig 6.715, Bygning, tekniske installationer , Materiel , Almindelig vedligeholdelse i alt , Planlagt vedligeholdelse og fornyelser.1 Terræn , Bygning, klimaskærm 0, Bygning, bolig-/erhvervsenhed , Bygning, fælles indvendig 0, Bygning, tekniske installationer , Materiel 0, Planlagt vedligeholdelse og fornyelser i alt ,

13 Østjysk Bolig Afdeling 5 Rosengården Faste noter Konto Specifikation Regnskab Budget Budget Budget Afvigelser Noter til resultatopgørelsen /203 Særlige aktiviteter 1. Drift af fællesvaskeri , Indtægt af fællesvaskeri , Netto udgift , Andel i fællesfaciliteters drift 2.100, Indtægt fællesfaciliteters drift 0, Netto udgift 2.100, Drift af møde og selskabslokaler 0, Indtægt af møde og selskabslokaler 0, Netto udgift 0, Nettoudgift af særlige aktiviteter i alt , Renter mellemregning - sats i procent 1,74 2,00 2,25 2,00-0,25 Henlæggelser pr. 31/ Regnskab 401 Planlagt periodisk vedligeholdelse , A-ordning 0, B-ordning fælleskonto , B-ordning lejlighedskonti , Tab på flyttere , Resultatkonto Regnskab 1. Saldo Primo ,67 Årets underskud 2017 (konto 210) ,79 Årets overskud 2017 (konto 140) 0,00 Budgetmæssigafv. af underskud 2017 (kt 133.1) 0,00 Overført til drift 2017 (konto 203.6) ,00 2. Ultimo saldo ,46

14 LANGTIDSPLAN AFD. 05 Rosengården Budgetperiode: Bygningsareal: 5476 m2 Opført: 1932 Antal boliglejemål: 91 Alle beløb er i dkk Konto Tekst Parkerings og stiarealer Udvendig belysning Kloak (fornyelsesplan - strømpeforin Tv inspektion Kloak Nedgravet container Planlagt vedligehold - Terræn Fundament Facade Tag Altan Trapper og ramper Vinduer og døre Port Planlagt vedligehold - Klimaskærm Komfurer/køleskabe/emh Gulve Opgange Kommunikationsanlæg Planlagt vedligehold - Fællesareal Elforsyningsanlæg Vandmåler Teknisk install. vand Teknisk install. varme Radiatormåler / Varme Vaskeri Maling af vaskeri Ventilationsanlæg Årenes totale forbrug Årets henlæggelse Primosaldo konto Ultimo henlæggelse Anden kap. pr. m2 Terræn Klimaskærm Boliger Fællesarealer Tekniske anlæg Materiel Nøgletal Henlæggelse i kr./m² 66,65 122,35 140,61 158,88 177,14 177,14 177,14 177,14 177,14 177,14 177,14 177,14 177,14 177,14 177,14 177,14 Henlæggelses saldo i kr./m² 160,88 219,69 295,47 310,99 195,58 239,41 271,37 358,11 455,26 532,87 619,61 672,57 777,57 867,97 817,75 896,64

15 LANGTIDSPLAN AFD. 05 Rosengården Budgetperiode: Bygningsareal: 5476 m2 Opført: 1932 Antal boliglejemål: 91 Alle beløb er i dkk Konto Tekst Parkerings og stiarealer Udvendig belysning Kloak (fornyelsesplan - strømpeforin Tv inspektion Kloak Nedgravet container Planlagt vedligehold - Terræn Fundament Facade Tag Altan Trapper og ramper Vinduer og døre Port Planlagt vedligehold - Klimaskærm Komfurer/køleskabe/emh Gulve Opgange Kommunikationsanlæg Planlagt vedligehold - Fællesareal Elforsyningsanlæg Vandmåler Teknisk install. vand Teknisk install. varme Radiatormåler / Varme Vaskeri Maling af vaskeri Ventilationsanlæg Årenes totale forbrug Årets henlæggelse Primosaldo konto 401 Ultimo henlæggelse Anden kap. pr. m2 Terræn Klimaskærm Boliger Fællesarealer Tekniske anlæg Materiel Henlæggelse i kr./m² 177,14 177,14 177,14 177,14 177,14 177,14 177,14 177,14 177,14 177,14 177,14 177,14 177,14 177,14 177,14 177,14 Henlæggelses saldo i kr./m² 819,03 826,33 893,54 971, , ,42 931, , , , , ,00 873,81 398, , ,10