Sådan arbejder vi i Cura

Transkript

1 Sådan arbejder vi i Cura Sagsbehandlere Side 1 af 16

2 Indhold Daglige opgaver for myndighedspersoner og sagsbehandlere... 3 Sagsoverblik... 3 Mit overblik... 3 Indstil filtre for sagsoverblik... 4 Sagsåbning... 5 Ny henvendelse... 5 Overblik over sager samt sagsbehandlende organisationer... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. Status på sagen... 7 Sagsoplysning... 8 Funktionsevnetilstandsvurderingen... 8 Helbredstilstandsvurdering... 9 Generelle oplysninger... 9 Resultat af Helhedsvurderingen Stamdata Registrering af mors Afgørelse/bestilling Oprettelse af ydelser + bestilling Ydelse tilkobles til funktionsevnetilstand Pausere/aktivere ydelser Afslutte ydelser Breve Vedhæft dokument Sagsnotat Beskeder til leverandører Afslutte sager og henvendelser Opfølgning/ revurdering Modtagelsesteamet Overblik over igangværende sager Søge ekstern kommunikation Når der modtages flere eksterne meddelelser på borger Side 2 af 16

3 Daglige opgaver for myndighedspersoner og sagsbehandlere VIGTIGT: Alle der arbejder med sager i Cura SKAL tjekke følgende dagligt på arbejdsdage. Du kan se om du arbejder med sager på Overblik over sager samt sagsbehandlende organisationer. Her fremgår det hvis du er ansvarlig for en eller flere sagstype(r). Sagsoverblik Tilgås fra Mit overblik. Her skal tjekkes: Henvendelser uden sagstyper oprettet af din organisation. Henvendelser med sagstyper oprettet til din organisation. (Se næste side: Filtre for sagsoverblik) Du kan også lave flere filtre som er tilpasset dit behov. Husk dog at ovenstående skal tjekkes hver arbejdsdag. Mit overblik Her skal følgende kort tjekkes: Fælles opgaver Opfølgninger Ekstern kommunikation opgaver For yderligere information om ovenstående find punkterne i indholdsfortegnelse. Side 3 af 16

4 Indstil filtre for sagsoverblik 1) Under vælg brugere vælges Min organisation (som er loginorganisation). Alle viste kolonner er markeret. Alle sager og henvendelser til loginorganisationen ses MED evt. sagsansvarlig på. 2) Under vælg brugere vælges Min organisation (som er loginorganisation). Feltet ansvarlig er fjernet: Alle sager og henvendelser til loginorganisationen ses (den sagsansvarlige vises ikke, men ALLE sagerne gør). 3) Derudover er det muligt at søge på sagstyper samt status på sagen. Det er også muligt under vælg brugere at sætte en specifik sagsbehandler på, da vil der KUN blive vist de henvendelser og sager som den pågældende står som sagsansvarlig for. På i højre hjørne kan man gemme en søgning (= man opretter et filter). Der kommer en boks frem og man vælger om det skal være ens fremtidige forvalg (standard) OG om man vil have vist sagsoverblik på Mit overblik (det vil blive vist som et kort på Mit overblik, hvor der fremgår et tal som angiver det antal sager der ligger i dit forvalgte filter i dit sagsoverblik, dog virker denne funktion ikke ordentligt pt. så anvende den ikke!). Man kan have flere gemte filtre, man kan vælge imellem. Side 4 af 16

5 Sagsåbning Ny henvendelse Myndighed modtager en henvendelse fra borger, pårørende, sygehus etc. Fremsøg borgeren Der kan stadig ikke søges på æ,ø og å Tjek tilhørsforhold. Gå til stamdata. På kortet om borgeren skal de relevante organisationer fremgå og ellers skal du tilføje dem. VIGTIGT: Myndighed skal ALTID være tilføjet. Opret ny henvendelse Udfyld: Henvendelse fra Modtager Henvisningsårsag (Bemærk vi ikke arbejder med diagnoser) evt. kommentar (Anvendes ikke pt! Kommer ikke med på aktindsigt! Opret i stedet observationen sagsnotat på henvendelsen). Tilføj sagstype(r) Husk status på sagen (se afsnit om dette). Klik på luppen i højre hjørne, skriv CPR nummer i feltet og tryk enter. OBS: Hvis der herefter kommer en advarsel op: Skal du blot vælge gyldig grund og trykke gem. Du kommer herefter til borgeroverblikket. Klik på stamdata i menuen til venstre. Hvis du skal tilføje (eller fjerne) tilhørsforhold: Tryk på kortet om borgeren. Tryk herefter på tilføj organisation. Klik på det blå plus nede i højre hjørne og vælg derefter opret henvendelse. Vælg en fra listen. Vælg dig selv som modtager. Kort og sigende for årsagen. Sagsnotat på henvendelse oprettes på kortet Åbne henvendelser på borgers overblik. Her trykkes på de 3 prikker ud for henvendelsen. Indeholder henvendelsen evt. også en sag til en anden sagsbehandlende organisation, tilføjes deres sagstype på overordnet niveau samt deres organisation. Dermed opretter du en sag hos dem. Se næste side for overblik over sager samt sagsbehandlende organisation. VIGTIGT Det er vigtigt at du i sagsnotatet på henvendelsen beskriver fyldestgørende, hvorfor du har oprettet en sag til en anden organisation, så de ved hvad de skal handle på. Opretter du et kommentarfelt kommer den ikke med når der laves udskrift til aktindsigt Tryk Gem. Du lander på borgers overblik. Side 5 af 16

6 Overblik over sager samt sagsbehandlende organisationer skal opdateres! Sagstyper (fed skrift = overordnet niveau) Personlig Pleje og Praktisk Hjælp SEL Personlig hjælp og pleje SEL 83.1 Praktisk hjælp i hjemmet SEL 83.2 Madservice SEL 83.3 Rehabilitering personlig hjælp og pleje SEL 83a Rehabilitering praktisk hjælp i hjemmet SEL 83a Bolig ABL og SEL Ældrebolig ABL 5 og 54 Plejebolig ABL 5.2, 54 og SEL 192a Træning SEL og SUL Genoptræning SEL 86.1 Vedligeholdelsestræning SEL 86.2 Genoptræning SUL 140 Sygepleje SUL Sygepleje SUL 138 Lynghuset SUL 138 Daghjem SEL Daghjem Demens 84.1 og 86 Daghjem Social 86 Afløsning/Aflastning/Støtte SEL Aflastning SEL 84.1 Afløsning SEL 84.1 Midlertidigt ophold SEL 84.2 Hjælpemidler SEL og SUL Hjælpemidler 112 (udlån) Nødkald SEL 112 Forbrugsgoder SEL 113 Boligindretning SEL 116 Hjælpemidler SUL 140 APV Hjælpemidler (udlån) Øvrige SEL Demenskonsulent SEL 81 Demensholdet SEL 81 Befordring SUL Pasning af nærtstående SEL 118 Plejevederlag til Pasning af dødende SEL 119 Forebyggelse og Sundhedsfremme SUL Forebyggende hjemmebesøg SEL 79a SOFT - forløb SUL Rehabilitering Hjerneskade SUL 119 Sagsbehandlende organisation Aktivt liv Aktivt liv Aktivt liv Aktivt liv Træningsteamet Sygeplejerske modtagelse Lynghuset Hjælpemiddelterapeuter Hjælpemiddelterapeuter Hjælpemiddelterapeuter Hjælpemiddelterapeuter Hjælpemiddelterapeuter Hjælpemiddelterapeuter Demenskonsulenter Demensholdet Træningsteamet Læg ikke sag! Kontakt Anette Rise Læg ikke sag! Kontakt Anette Rise Forebyggende sygeplejersker Livsstilsteamet, Rygcentret Hjerneskadekoordinator Side 6 af 16

7 Status på sagen Status på sagen anvendes for at lette sagsoverblikket for sagsbehandlere. Disse skal anføres hver gang man opretter en sag, og kan vise hvad status er for den pågældende sag. Hvis man opretter sager til anden organisation, anføres status på sagen som: videregivet. Tip: Overvej gerne hvilke status er der kunne give mening ifht. jeres sagsbehandling. På sigt vil vi kunne præge de valg der er på listen. Superbrugere er meget velkomne til at samle forslag og sende disse til Cura postkassen. Når fast sagsbehandler har modtaget sagen og går i gang med sagsbehandlingen, anføres status på sagen som: Aktiv. Når man modtager en sag Modtager man en henvendelse på baggrund af aten anden organisation f eks visitationen har modtaget borgeren og lagt en henvendelse til træning, hjælpemidler eller lignende. Modtager man en sag fra en anden organisation, er det vigtigt at afslutte denne sag og derefter oprette en ny henvendelse hvori man opretter en ny sag. (Det er på baggrund af en fejl i funktionaliteten) Modtager hjemmesygeplejen (også 138 hjemmesygepleje på plejecentre) en sag. Når sager sendes til Hjemmesygeplejen Plejecentre og/eller centersygeplejersker Hjemmeplejen Træning Demenskonsulenter Inkontinens sygeplejersken Hjælpemiddelterapeuter Livsstilsteam Rygcenter Hjerneskadekoordinator Forebyggende hjemmebesøg Sæt dit egen navn på sagen Luk sagen Opret en ny som omhandler træning (se ovenfor) Vedhæft evt. filer Er der brug for indsats indenfor 24 timer skal der ringes til den organisatoriske enhed. Lukkes sagen med det samme Opret helbredstilstande Opret ydelser Opret handleanvisninger Sygeplejemodtagelse Plejecentre Der sendes ikke sager til hjemmeplejen Inkontinenssygeplejerske Side 7 af 16

8 Sagsoplysning Åben borgers helhedsvurdering. Udfyld Funktionsevnetilstandsvurderingen eller helbredstilstandsvurderingen. Klik i menuen til venstre. Ved hjemmebesøg skal myndighedspersoner gennemgå disse 4 punkter og notere hvis der er relevant information. Generelle oplysninger Resultat af helhedsvurdering. stamdata. (Se længere nede for uddybning af ovenstående punkter): Funktionsevnetilstandsvurderingen Funktionsevnetilstandsvurderingen er beregnet til dokumentation jf. serviceloven. Alle tilstande skal udfyldes eller markeres som ikke relevant. Sådan udfylder man: Åben et af de fem funktionsevneområder, ved at trykke på den lille pil-ned. Så fremkommer fire funktionsevnetilstande. Tryk på de tre prikker til højre på skærmen, og tryk derefter opret. Sådan markerer man som ikke relevant: Hvis hele funktionsevneområdet ikke er relevant, klikkes der på øjet til højre. VIGTIGT (ved ændringer i tilstand) Funktionsevnen kan ikke låses samlet (som i Vitea) og anvendes af både, (fortsættes) Aktivt liv og Hjælpemiddelterapeuterne, dette for at give et samlet billede af borgeren (jf. FSIII). Hvis der er dokumenteret noget på en borgers funktionsevnetilstand og denne ændres og dermed skal opdateres, må der ikke skrives oveni men der skal laves en ny vurdering. Hvis det er en funktionsevnetilstand der ikke er relevant, klikkes der på de tre prikker og derefter på ikke relevant. Tryk på de tre prikker til højre på skærmen, og tryk derefter ikke længere relevant. Hermed bliver den vurderede tilstand gemt i historikken og kan findes ved at trykke på de tre prikker i toppen (ud for funktionsevnetilstande og vis historik) Herefter kan man oprette en ny opdateret tilstandsvurdering. Side 8 af 16

9 Helbredstilstandsvurdering Helbredstilstandsvurderingen er beregnet til sygeplejefaglig dokumentation jf. sundhedsloven. Denne anvendes således af alle sygeplejersker i kommunen herunder hjemmesygeplejerskerne, demenskonsulenterne, inkontinenssygeplejerske mv. Den udfyldes på samme måde som funktionsevnetilstanden (se afsnit funktionsevnetilstandsvurdering). VIGTIGT (ved ændringer i tilstand) Helbredstilstandsvurderingen kan ikke låses samlet (som i Vitea) og anvendes som nævnt af alle sygeplejerske i Odsherred kommune, dette for at give et samlet billede af borgeren (jf. FSIII). Hvis der er dokumenteret noget på en borgers helbredstilstand og denne ændres og dermed skal opdateres, må der ikke skrives oveni men der skal laves en ny vurdering. Tryk på de tre prikker til højre på skærmen, og tryk derefter ikke længere relevant. Hermed bliver den vurderede tilstand gemt i historikken og kan findes ved at trykke på de tre prikker i toppen (ud for helbredstilstande og vis historik) Herefter kan man oprette en ny opdateret tilstandsvurdering. Generelle oplysninger Generelle oplysninger kan udfyldes ved besøg hvis det findes relevant. Informationer om kontaktpersoner noteres under stamdata. Under helhedsvurdering trykkes på kortet generelle oplysninger og der fremkommer 4 punkter som hver indeholder flere underpunkter. Side 9 af 16

10 Resultat af Helhedsvurderingen Anvendes til at indikere borgers forløbstype: Enkelt forløb Sammensatforløb Varigt forløb moderat nedsat funktionsevne. Varigt forløb betydeligt nedsat funktionsevne. Ikke i forløb Praktisk hjælp og/eller personlig pleje eller træning efter serviceloven revurdering efter 12 uger og herefter 1 gang årligt Rehabiliterende sammensat forløb. Sundhedsfaglig forløb eller sundhedsfaglig træning med evt. servicelovsydelser revurderinger hver uge. Kronikker forløb med servicelovsydelser med moderat nedsat funktionsevne. Efter 12 uger og herefter 1 gang årligt. Kronikker forløb med betydelig nedsat funktionsevne. Efter 12 uger og herefter 1 gang årligt Sundhedsfaglige (sygepleje og/eller træning eller ren genoptræning) Enkelt ydelser og/eller kort periode. Revurdering efter 4-12 uger. Stamdata Her noteres relevant stamdata for borger fx: Tilhørsforhold Kontaktpersoner (også interne og eksterne). Observationer om hjemmet (laves som observationer- se afsnit om disse). Redigere oplysninger om borgeren. Ændringer i stamdata foretages via det blå plus nederst i højre hjørne eller ved at klikke på de forskellige kort. Registrering af mors På den pågældende borger: Afslut ydelser. Fjerne alle tilhørsforhold. Tjek civiltilstand: denne skal være død Registrer dato og tidspunkt for mors manuelt Man kan ikke lukke borgers journal (som i Vitea), så for nuværende er det blot de tre trin man skal udføre. Side 10 af 16

11 Afgørelse/bestilling Oprettelse af ydelser + bestilling Ydelser kan oprettes på to måder: I forbindelse med udarbejdelsen af funktionsevnetilstandsvurderingen. Under borgers liv på kortet ydelser. Bemærk: Der kan skrives en kort bemærkning på ydelsen, fx ønsket tid mv. Men Hjemmeplejen skal orientere sig om baggrunden for ydelsen i funktionsevnetilstanden, og på baggrund af denne udforme handlingsanvisning og evt. besøgsplan. Ydelser bestilles på kortet ydelser når dette er åbent. (Bestilles vil sige at de sendes til planlægger i hjemmeplejen). Når en tilstand er vurderet, trykkes på de tre prikker ud for denne og der vælges tilføj ydelse. Der vælges herefter en ydelse på listen og denne udfyldes og der trykkes gem. Man kommer herefter til kortet ydelser (som er åbent). Her kan tilføjes ydelser ved at trykke oppe i højre hjørne på det grå plus Tryk på de tre prikker til højre ud for den valgte ydelse. Tryk bestil ydelse. Ydelse tilkobles til funktionsevnetilstand Gå til funktionsevnetilstande. Tryk på de tre prikker ud for en vurderet tilstand og vælg relaterede ydelser. Vælg en relevant ydelse på listen. Samme ydelse kan anvendes til flere tilstande. Når en ydelse tilkobles en funktionsevnetilstand vil dette blive vist i funktionsevnevurderingen med en markering. Pausere/aktivere ydelser Ydelser pauseres og aktiveres på kortet ydelser når dette er åbent. Øverst oppe ud for overskriften ydelser trykkes på de tre prikker og der vælges pauser/aktiver ydelse. Afslutte ydelser Ydelser afsluttes via ydelsesoversigten på borgers liv. OBS Ydelsen skal bestilles førend den afsluttes og fjernes hos leverandørerne. Klik på de tre prikker ud for ydelsen, vælg afslut ydelse. Vælg årsag og gem. (OBS dato skal redigeres eller vælger den +1 fra oprettelsesdato) ELLER Side 11 af 16

12 Åben ydelse Rediger ydelse Dags dato Breve Der oprettes ikke breve i Cura til at starte med. Vi anvender i stedet Dynamic template via Word. For at oprette brev i Word/ dynamic template, se vejledninger fra intranettet (2 stk.) Når brevet er færdigt, gemmes det som PDF fil på dit P-drev. Herefter, mens du stadig er i Word, sendes brevet til borger via send knappen. Brevet skal herefter vedhæftes i Cura. Se under afsnittet vedhæft dokument. Vedhæft dokument Vær på borgeroverblik. Vedhæft dokument på sagen (Dette kræver at der er en åben henvendelse med en sag på borgeren). Vigtigt: Vi vedhæfter ikke dokumenter på henvendelserne, idet de da ikke bliver tydelige i overblikkene. OBS der kan også vedhæftes filer på lukkede sager. OBS eksterne meddelelser vedhæftes på henvendelsen (se eksterne meddelelser). På kortet åbne henvendelser Trykkes der på de tre prikker nede på den sag, som dokumentet vedrører. Herefter trykkes på vedhæftede filer. Der fremkommer et nyt billede, her trykkes på vedhæft fil. Et nyt billede kommer frem og her skrives et beskrivende navn for dokumentet samt det ønskede dokument og lægges ind. Afslut med at trykke vedhæft. Sagsnotat Sagsnotat kan kun laves på en sag eller en henvendelse. Her noteres kun ting der relaterer til sagsbehandlingen og således ikke helbredsmæssige- eller funktionsmæssige oplysninger om borgeren. Disse skal beskrives i tilstande. På kortet åbne henvendelser, trykkes på de tre prikker ud for enten henvendelsen eller sagen og herefter på tilføj observation. Skriv sag og herefter kan vælges sagsnotat. Side 12 af 16

13 Beskeder til leverandører FJERNES: OBS for nuværende modtager ALLE private leverandører kun meddelelser sendt pr. mail fra Outlook. Orienteringsbeskeder til fx hjemmeplejen kan sendes via observationen Tværgående visitationskoordinering. Vigtigt: En observation kan kun sendes som en opgave til én organisation. Forsøger man at gensende samme observation som en opgave til en anden organisation efterfølgende, vil opgaven KUN ligge hos den organisation som sidst fik tilsendt opgaven. Tryk på det blå plus nede i højre hjørne og vælg opret observation. Skriv: Tvæ og vælg tværgående visitationskoordinering. Marker læg en opgave til og vælg derefter den aktuelle leverandørorganisation for borgeren. OBS Det kan være nødvendigt at fjerne markeringen i egne for at kunne finde alle organisationer. Tryk gem og der bliver sendt en opgave til hjemmeplejen. Afslutte sager og henvendelser Når man har behandlet en sag (truffet afgørelse og er færdig med sagsbehandlingen) skal den afsluttes. Dette er vigtigt for at opretholde et overskueligt sagsoverblik for sagsbehandlerne. Henvendelser kan først afsluttes når alle sager er afsluttet. Man kan altid finde afsluttede henvendelser og sager på en borger: tryk på sag, tryk på kortet åbne henvendelser og derefter på de tre prikker i højre hjørne og derefter vis lukkede henvendelser. Opfølgning/ revurdering Der skal altid sættes opfølgningsdatoer på: Vurderede tilstande. Ydelser. Opfølgningsdatoer laves ved oprettelse eller revurdering af tilstande og ydelser og de følger hinanden. Ved opfølgning kommer der et kort opfølgning frem på mit overblik. Her fremgår borgers navn og CPR-nummer når det er tid til opfølgning. Som guideline ifht. tider kan der kigges under resultat af helhedsvurderingen. Dvs. skal borgers tilstand have opfølgning efter 4 uger, så skal borgers ydelser også. Tryk på borgers navn og CPR-nummer. Du kommer nu til borgers overblik. Under kortet opfølgning fremgår både tilstande samt ydelser der skal vurderes. Side 13 af 16

14 For nuværende er opfølgning og revurdering det samme. Arbejdes videre med eller Fjernes: Generelle ting Fælles opgaver Eksterne opgaver Tværgående visitationskoordinering. Side 14 af 16

15 Modtagelsesteamet Visitator i modtagelsesteamet skal logge ind i organisationen Visitator modtagelse. Sygeplejerske i modtagelsesteamet skal logge ind i organisationen Sygeplejerske modtagelse. Overblik over igangværende sager For både visitator modtagelse og sygeplejerske modtagelse gælder det, at disse organisationer har et overblik over igangværende sager (indlagte borgere) i deres Sagsoverblik. Dette følger organisationerne og vil derfor være tilgængeligt for alle medarbejdere der logger ind. Det er altså vigtigt at sagsoverblikket tjekkes dagligt samt at søgefilter er korrekt. Se dette under indstil filtre for sagsoverblik. Søge ekstern kommunikation Al ekstern kommunikation sendes til Myndighed. Derfor er det også vigtigt at sikre at Myndighed altid er angivet som tilhørsforhold på alle nye samt eksisterende borgere. (marker med rød). Al ekstern kommunikation sendes derudover til alle organisationer, der er tilknyttet på en borgers tilhørsforhold. Det vil sige, er en organisation ikke tilknyttet på borgerens stamdata modtager de ikke eksterne meddelelser på borgeren. Det anbefales at bruge to skærme når man arbejder med ekstern kommunikation i forbindelse med indlæggelser og udskrivelser: Skærm 1 Skærm 2 Under Ekstern kommunikation skal der søges for organisationerne: Myndighed og Uden organisation. Der skal udsøges på følgende meddelelser: Indlæggelsesadviser Plejeforløbsplaner Melding om færdigbehandling Udskrivningsrapporter Udskrivelsesadviser På denne skærm kan man så slå borger op på CPRnummeret og arbejde videre med den eksterne meddelelse. På borgers overblik ses den eksterne meddelelse (denne fremgik også på udsøgningen på skærm 2) Nogle vælger at printe denne ud for at give et bedre overblik. Tip: Nogle medarbejdere anvender klippeværktøj i Windows til at overføre oversigten over udsøgningen til Word og printe dem, for at give et bedre overblik. Det vil sige at skærm to viser udelukkende udsøgningen. Side 15 af 16

16 Kontrollér borgers tilhørsforhold så relevante grupper er tilføjet. Husk at myndighed ALTID skal tilføjes. (fortsættes næste side). Når den eksterne meddelelse er læst, trykkes der ud for denne på de tre prikker og derefter på visitér. Dermed opretter man en henvendelse hvor den eksterne kommunikation automatisk vedhæftes. Herefter følges vejledningen under Ny henvendelse som ved øvrige sager. OBS Hvis der udelukkende er beskrevet behov for sygepleje i en plejeforløbsplan, tilføjes sygeplejerske modtagelse i tilhørsforhold og den eksterne meddelelse sendes herefter videre til organisationen sygeplejerske modtagelse. Visitator skal ikke gøre videre herefter. Når der modtages flere eksterne meddelelser på borger Når borgere er indlagte kommer der ofte flere plejeforløbsplaner mv. men det er kun muligt automatisk at vedhæfte den første på sagen. De øvrige må vi tilføje manuelt således: Find den eksterne meddelelse frem på skærmen og tryk på gå til printervenlig udgave. Højreklik på musen og vælg Udskriv Der kommer et nyt billede hvor der står Destination og derved en knap skift. Tryk på den. Her vælges gem som PDF. Gem filen på dit P-drev. Denne fil vedhæftes på henvendelsen se vedhæft dokument. Hvis myndighed er eneste modtager på den eksterne meddelelse skal visitator oprette relevante tilhørsforhold og derefter videresende meddelelsen. Hvis der udelukkende er tale om sygepleje i forbindelse med en udskrivelse, tilføjes sygeplejerske modtagelse under tilhørsforhold og meddelelsen videresendes til sygeplejerske modtagelse. Side 16 af 16