at bestyrelsen godkender målepunkter og politikker for CSR, der vil indgå som tillæg til rapportering i årsregnskabet 2013.

Transkript

1 Politisk dokument uden resume Sagsnummer Bestyrelsen 20. juni 2013 Mads Lund Larsen 07 CSR-politik for Movia målepunkter og politikker Indstilling: Administrationen indstiller, at bestyrelsen godkender målepunkter og politikker for CSR, der vil indgå som tillæg til rapportering i årsregnskabet Beslutning: Tiltrådt. Sagsfremstilling: Som en synlig aktør i samfundet, ønsker Movia at kommunikere et samfundsansvar både internt og eksternt. Movia ønsker at signalere, at selskabet arbejder samfundsansvarligt og efter samme mål uanset hvor i virksomheden, man er beskæftiget, samt at operatører og leverandører, der arbejder for Movia, efterlever Movias CSR-politik. Bestyrelsen har på møde den 28. februar 2013 besluttet, at Movias CSR-politik baserer sig på en model, der sammenfatter målinger og politikker om adfærd baseret på 8 hovedområder, der er vist i nedenstående figur 1. På mødet i februar 2013 vedtog bestyrelsen, at målepunkter for CSR forelægges på bestyrelsesmødet i juni Rapporteringen for Movias CSR-politik vil følge rapporteringen for årsregnskabet. Hvor det ikke er muligt at udarbejde CSR-rapportering på kalenderår som følge af tidspunktet for aflæggelse af årsregnskabet, tilstræbes det at rapportere en 12 måneders periode. Administrationen anbefaler, at Movia gør sig erfaringer med CSR-området, før en certificering bliver aktuel. Movia vil vurdere efter aflæggelse af årsregnskab 2014, om det giver værdi at tilslutte sig en CSR-certificering, f.eks. FN s Global Compact for CSR. Trafikselskabet Movia Ledelsessekretariat 1/8

2 Figur 1 Movias CSR-model. Målepunkter i 2013 for CSR-aktiviteter Nedenstående tabel 1 beskriver Movias målepunkter og delpolitikker indenfor de 8 hovedområder. Niveauerne for målepunkter 2013 er identiske med målepunkter i de delpolitikker, der understøtter CSR. Formålet er ikke at etablere nye målepunkter, men at koordinere målepunkter med relevans for CSR-strategien. Da målepunkterne er hentet fra delpolitikker i Movia, er de tidligere i udarbejdelsen af politikkerne vurderet både relevante og ambitiøse. Målepunkterne er dynamiske, dvs, målepunkter for året 2014 på de oplistede områder vil blive vurderet og fastlagt ved indgangen til Eksempelvis er Movias mål i 2013 for det gennemsnitlige sygefravær 8 dage pr. medarbejder mod 9,9 dage pr. medarbejder i Dette anses for at 2/8

3 være et særdeles ambitiøst mål i Tilsvarende er CSR leverandørerklæringer for samtlige trafikindkøb i 2013 et meget ambitiøst mål. Tabel 1 Movias CSR-målepunkter 2013 CSR-område CSR-aktivitet Målepunkt 2013 Delpolitik Kommunikation eks- Pressemeddelelser Ny kommunikations- ternt politik og -strategi, som udarbejdes i 2. halvår af Målepunkter for 2014 vil indgå i denne proces. Interessentdialog Kommunetilfredshed Der afholdes 15 dialogmøder med kommunerne og dialoger med begge regioner En ny standard for vurdering af kommunetilfredshed udarbejdes til brug fra Interessentdialog Operatørsamarbejde Tilfredsheden er mindst 3,75 på en 5-skala Operatørstrategi Kundeaktiviteter Kundetilfredshedsmå- Ved udgangen af Trafikplan 2009 ling 2013 skal 95% af kunderne være Forretningsplan tilfredse og 24% meget tilfredse Miljøaktiviteter Miljøcertificering 5% reduktion af udgifter til el og papirforbrug pr. 31. december Reduktionsmålet for CO 2 udledningen fra 2008 til 2020 skærpes fra 20 procent til 29 EMAS Trafikplan 2009: Reduktionsmål ift. 2008; Nox, partikler, CO2 3/8

4 procent og det tilsvarende reduktionsmål for NO x og partikler skærpes fra 60 procent til 75 procent i forslag til Trafikplan 2013, som p.t. er i høring. Aktiviteter i leveran- CSR leverandører- Samtlige kontrak- Udbudsbetingelser dørkæden klæringer for trafikind- ter indgået i 2013 køb indeholder CSR leverandørerklæringer for trafikindkøb Aktiviteter i leverandørkæden CSR leverandørerklæringer for øvrigt indkøb Kontrakter indgået i 4. kvartal 2013 indeholder enten SKI eller CSR leverandørerklæringer, for EU udbud 100% og øvrige udbud 50% Indkøbspolitik Medarbejderaktivite- Sygefravær i Movia Sygefravær på Personalepolitik ter højst 8 sygedage i gennemsnit pr. Forretningsplan medarbejder Medarbejderaktivite- Arbejdspladsvurde- Den gennemsnit- Arbejdsmiljølovgiv- ter ring lige tilfredshed ning med fysisk og psykisk arbejdsmiljø skal mindst være 3,5 på en 5- skala Medarbejderaktivite- Medarbejdertilfreds- Den generelle Trivselspolitik ter hed medarbejdertil- 4/8

5 fredshed skal være på gns. 3,5 på en 1-5 skala Medarbejderaktiviteter Antal praktikpladser Movia har årligt 5 elever ansat i uddannelsespraktik Elevpolitik Medarbejderaktivite- Rekruttering Tilfredshed med Rekrutteringspolitik ter rekruttering scorer mindst 4 på en 1-5 skala Samfundsaktiviteter Job på særlige vilkår Mindst 2% af medarbejderne er ansat på særlige vilkår, f.eks. akutjob, skånejob, flexjob, mv. Rekrutteringspolitik Samfundsaktiviteter Tilgængelighed til Tilgængeligheds- Tilgængelighedspoli- Movias transportfor- politik er i høring i tik mer interesseorganisationer. Målepunkter for 2014 og frem udarbejdes efter afsluttet høring Indsatser for opfyldelse af målepunkter i 2013 for CSR-aktiviteter Indsatser for opfyldelse af målepunkter i 2013 for CSR-aktiviteter er beskrevet i de enkelte delpolitikker. Som eksempler på indsatser for opfyldelse af målepunkter kan nævnes: For reduktion af sygefravær er iværksat en række ledelsesmæssige tiltag, der sikrer en hurtigere opfølgning på sygefravær, f.eks. meldepligt til nærmeste leder om sygefravær og omsorgssamtaler. For afgivelse af leverandørerklæringer ved indkøb er udarbejdet en standardram- 5/8

6 meaftale i udbudsmaterialet, der sikrer at leverandører forpligter sig på Movias CSR-politik ved tilbudsgivning. Med Movias trafikinformationsstrategi er der sat fokus på prioritering af informationskanaler, information når og hvor kunden har behov, bekræfte kunden undervejs, realtid samt information på tværs af transportformer. Kvalitetskampagner i samarbejde med operatørerne. Med en ændret kundetilfredshedsmåling omfattende såvel operatør- som Moviamålepunkter, får Movia bedre viden om kunderne til at sætte ind de rigtige steder. CSR i indkøb Det er primært i forhold til indkøb både trafikkøb og øvrige indkøb at CSR er et nyt tiltag i Movia. Movia har udarbejdet en rammeaftale i forbindelse med køb og levering af produkter/varer, hvor Movias leverandørkrav til miljø og CSR er beskrevet. Der stilles krav til leverandører om at overholde menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder og samarbejde med leverandører om at forbedre sociale og miljømæssige forhold. Vurdering af risikoen for krænkelser af grundlæggende rettigheder og principper indgår i valg af leverandører. Leverandører forpligter sig til at sørge for, at deres ydelser eller produkter i alle led er planlagt og tilrettelagt, på en sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarlig måde. Movia tager udgangspunkt i FN s Global Compact, der bygger på principper, som er baseret på internationalt vedtagne konventioner om menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljøbeskyttelse og korruptionsbekæmpelse. Movia vil således opfordre sine leverandører til ikke mindst i samarbejdet med Movia at være opmærksomme på muligheden for i det daglige arbejde at efterleve, fremme og støtte hovedprincipperne i FN s Global Compact ved, at støtte og respektere beskyttelsen af internationalt erklærede menneskerettigheder sikre, at der ikke medvirkes til krænkelser af menneskerettighederne opretholde foreningsfriheden og effektivt at anerkende retten til kollektiv forhandling støtte udryddelsen af alle former for tvangsarbejde støtte effektiv afskaffelse af børnearbejde afskaffe diskrimination i relation til arbejds- og ansættelsesforhold støtte en forsigtighedstilgang til miljømæssige udfordringer tage initiativ til at fremme større miljømæssig ansvarlighed 6/8

7 opfordre til udvikling og spredning af miljøvenlige teknologier modarbejde alle former for korruption, herunder afpresning og bestikkelse. Leverandøren forpligter sig til at respektere og overholde Movia s CSR-politik. CSRindkøbspolitikken tager udgangspunkt i standarder og praksis med hensyn til social ansvarlighed, miljø- og arbejdsmæssige forhold og indebærer samarbejde med leverandører i forhold til ydelser og produkter som Movia benytter. Der vil være tilfælde, hvor en leverandør ikke kan overholde rammerne i Movia s CSR-politik på grund af leverandørens manglende dokumentation i egen leverandørkæde. Det vil dog være acceptabelt at handle med leverandøren, så længe leverandøren garanterer, at alle gældende nationale love og aftaler til enhver tid overholdes. Arbejdsmiljø og -vilkår: Movia arbejder målrettet og systematisk på løbende at forbedre arbejdsmiljøet. Leverandøren forpligter sig til at sørge for, at arbejdsmiljøet er af en sådan standard i forhold til, at arbejdstagerne ikke udsættes for påvirkninger eller risici, der kan skade deres helbred på kort eller lang sigt. Leverandøren forpligter sig til, at der er opbygget et system, der fører tilsyn med arbejdsmiljøet og løbende arbejder for at forbedre arbejdsmiljøforholdene. Leverandøren forpligter sig til, at han overholder overenskomster indgået på området for hans virke. Grønt indkøb: Movia arbejder målrettet for at nedbringe klimapåvirkninger fra egne aktiviteter, skabe miljøforbedringer og forebygge forurening. Dette sker både ved at stille krav til Movia s leverandører og til egen adfærd gennem Movias miljøledelsessystem (EMAS). Konkurrencesituationen: En skærpelse af CSR-kravene til Movias leverandører kan betyde, at nuværende leverandører ikke er i stand til at byde på opgaver og levere varer og tjenesteydelser til Movia. Dette kan medføre en indsnævring af leverandørmarkedet og konkurrencesituationen, og dermed i sidste ende medføre dyrere indkøb. Økonomi: Ved at stille krav til leverandører om opfyldelse af CSR kan konkurrencen ved indkøb indsnævres og dermed fordyre indkøb. 7/8

8 Miljømæssige konsekvenser: Ved at stille krav til leverandører om opfyldelse af CSR overholdes miljøkrav, både hos Movia og leverandører. Åbent/lukket punkt: Åbent punkt. Kommunikation: Sagsdokumentet offentliggøres på Movias hjemmeside. 8/8