1. punkt på programmet: Hvad gør vi i dag?

Transkript

1 Deltagende sogne; Søndre, Vindinge-Vor Frue, Aagerup-Hvedstrup-Kirkerup, Ørsted-Dåstrup og Syv, Jyllinge, Himmelev, Domsognet, Svogerslev kom senere Efter indledning og sang bød Kirsten Pilgaard velkommen på arbejdsgruppens vegne, og Pia Bille introducerede til aftenens program. Herefter gik vi i gang med 1. punkt på programmet: Hvad gør vi i dag? 3 minutter fra hvert deltagende sogn. Opsamlet således (der er kun taget hensyn til de deltagende sogne). Overordnet: I adskillige sogne er der ordninger med gensidig indbyrdes vikariering mellem kirketjenere indbyrdes, organister indbyrdes, kordegne indbyrdes, gravere indbyrdes. Alle arbejder med at få vikarbudgetter ned. Flere sogne har haft sygdom/afskedigelser, der har betydet opbrud og store vikarudgifter. Vor Frue-Vindinge, Jyllinge, Aagerup-Hvedstrup-Kirkerup har kordegn uden kirketjeneste. Flere andre sogne har begrænset kirketjeneste. De mindre sogne, der har eller er ved at få fælles menighedsråd er i overgangsordninger, f.eks. mht. graverfunktion, forskellige ordninger med kirketjener, o.l. Man har (endnu?) ikke lagt alle stillinger sammen. I sogne med kirkekontor modtager kordegn som regel ferie- og tjenesteplanlægning, evt. får også kontaktperson listerne. Flere sogne har rengøringsselskaber ind over til dele af rengøringen Rundgang i de deltagende sogne Vindinge-Vor Frue: Diskussioner om ny overenskomst og forskellige traditioner i de to sogne. Der er ikke synkroniseret mellem de to tidligere enheder, som stadig har hver sin 60 % organist, 2 forskellige kirkegårdsordninger (udlicitering hhv. egen graver med kirketjeneste). Gensidig afløsning på kirketjeneste. Kordegnestilling (uden kirketjeneste). Vor Frue ønsker fortsat egen graver (lokalt liv). Kirkesanger hvert sted. Gensidig afløsning. Kordegnen skal administrere ferie- og tjenesteplanlægning, som hjælp for kontaktperson Aagerup-Hvedstrup-Kirkerup: Også eftervirkninger efter sammenlægning af menighedsråd. Overordnet: Fokus på rationalisering, professionalisering, øget frivillighed. Der er sket professionalisering af kordegnefunktion: har bl.a. overtaget adm. af kirkegårdene. Kirkesangerstillingerne samlet til en stilling med mere faglig kompetence til stor tilfredshed. Kordegn har ikke kirketjeneste, graver med kirketjeneste ved kirkegård, med gensidig afløsning og samarbejde. Knap 3 hele stillinger, men måske rationaliseringsmuligheder. 1 fælles

2 organist, som selv skaffer vikarer. Betydelige vikarudgifter. Frivillige kirkekorsangere vikarierer i ferier mv.. Kordegn administrerer styrer sygdom og ferieplanlægning som hjælp for kontaktperson. Ørsted-Dåstrup og Syv: fælles kirkekontor med to medarbejdere. Den ene har også andre funktioner (kirkegårdsadministration, rengøring, hjemmeside). Kordegn deltager i bryllupper og begravelser. Løst ansatte unge til søndagstjeneste. Kirkegårde passes fra Roskilde, hvilket er tilfredsstillende om end lidt omstændeligt. Kordegnene administrerer arbejdsplaner og ferieplanlægning mv. Kontaktpersonen er med på sidelinjen. Jyllinge: Kordegn uden kirketjeneste. Ingen kordegnevikar. Kirkebogførende sognepræst laver nødvendigt kirkebogsarbejde i ferier, ellers aftale med nabosogne. 1½ organist deler tjenester indbyrdes og vikarierer for hinanden. 1 fast kirkesanger som beder ud- og indgangsbøn - og vikar til bisættelser mv. Graver og gravermedhjælper til kirkegården. 1 kirketjener til begge kirker, Rengøring i ny kirke varetages af rengøringsfirma. Alle medarbejdere sørger selv for afløsning. Kun kirketjener har egentlig vikar. Arbejdsplaner, ferie og fravær styres via Kirkesys, hvor alle medarbejdere skal melde ind. Det er et godt redskab. Jyllinge har foretaget tidsregistrering af medarbejdertimer som udgangspunkt for revurdering af opgavefordeling og kompetencebehov. Behov for pedelfunktion til ny kirke Himmelev: Kirkegårdsdrift: 2 gravere plus abonnement på Østre Kirkegård (maskiner). Kirketjeneste: går på omgang mellem rådsmedlemmer, hvilket fungerer godt med årsturnus. Kirkekontoret har lidt under sygdom mm. Kontaktperson, kirkeværge og menighedsråd har måttet arbejde ekstra. I gang med funktionsbeskrivelse for kirkekontoret med henblik på multistilling. Fleksibilitet er vigtig. Arbejder på at vikariere for hinanden også på tværs af stillinger. 1½ organist. Forsøgt fælles stilling med Jakobs uden succes bl.a. pga. tidssammenfald. Har haft to kirkesangere om at dele stillingen. Nu halv kirkesanger + vikarer. Overvejer at ansætte kordegn med daglig leder funktion. Rengøringsselskab svarende til halv stilling. Sognegårdsvært på 30 timer: begravelseskaffe, eftermiddags- og aftenarrangement, kaffe og kage + noget rengøring. Hjælp til oprydning efter konfirmander osv. Konfirmandlærer med lille timetal (40 t pr halve år) til minikonfirmander. Domsogn: 3 organister (tjenestemænd), kantor, selvstyrende gruppe, som styrer kor, tjenester osv. Sygdom meldes til kontor og gruppen, for gruppen skal selv vikariere, 5 kirketjenere, som er mere vagter og kustoder, mødeservicering, rengøring. 1 ledende, som styrer planlægning mv. Svageste led i kæden, vanskeligt område. Kordegn er fuldtids + ½ stilling, kun søndagstjeneste i kirken + ved særlige lejligheder. 3 servicefolk, rengøring mv. Kontaktperson er i de højere luftlag. Det praktiske klares på kontoret og i grupper. Kordegn ikke med i Gl. Vor Frue.

3 Søndre: 1½ organist, som afløser hinanden + assistent, sjældent vikarer, Ingen sanger, kirkekor, som kommer på skift, styres af organist- lidt forskellig besætning. Organister aftaler indbyrdes tjenester osv. med arbejdstidsskema. Kirketjener med til tjenester. Passer hele huset osv. Kører det suverænt. Uformelle møder med kordegn om det praktiske, 1 fast kordegn med kirketjeneste. Købt hjælp fra domsogn på kirkekontor. Tilkald af vikarer ind imellem (sjældent). Sygdom og ferie indberettes til kontor og kontaktperson. 2. Brainstorm om ideer og overvejelser - Vikariering og arbejdstidstilrettelæggelse. Vikariering på tværs af grænser, f.eks. organister med rådighed. - Det samme for kirketjenester der er ledig kapacitet f.eks. i sommertiden - Købe ydelser hos hinanden - Dele medarbejdere på kordegne- og andre sider, så man ikke skal ud og købe ekstra - Gøre op med regulativsystem mere tværgående stillinger, mere opgave- og kompetencebestemt. - It-området, planlægningssystemet - Fleksibilitet tværgående stillinger, sælge ydelser. - Alle medarbejdere (INCL. Præster) bør ansættes med provstiet som ansættelsesområde - Samarbejde om kompetence på personalejura - Telefonomstilling til andet kirkekontor i ferier - Minikonfirmander: Samarbejde om underviser, når der er brug for hjælp - Løsarbejdere - Kortlægning af kompetencer - Rengøringsfirma, rengøringsfunktion inhouse uden moms - Erfa-gruppe om organister og kirkesangere - Provstifunktioner (Kirkekontor, HR og økonomi) - Arbejdstidsopgørelser - Frivillighed - Er der belæg for at man kan spare ved samarbejde? 3. Prioritering Nedenstående 3 temaer blev prioriteret til den videre gruppedrøftelse - Centrale/ decentral medarbejderorganisering/provsti-menighedsråd - Fælles kontor på provstiplan fælles professionel enhed om medarbejderfunktioner - Samarbejde/køb af ydelser samarbejde decentralt med hinanden.

4 café-runde 1.Central decentral/provsti-menighedsråd - Det balancepunkt, der skal findes, er, på den ene side at opnå de fordele, som en centralisering kan give og på den anden side at bevare muligheden for, at de enkelte menighedsråd kan videreføre arbejdet som en selvstændig enhed med egen profil. - I stedet for centralisering af personer (ved etablering af fælles kontor eller fællesfunktion) er en mulighed at tænke i centralisering af opgaver. Aftaler mellem de enkelte menighedsråd kunne på sigt skabe en struktur, hvor de forskellige spidskompetencer, vi har brug for, sidder ude i de enkelte sogne, men har opgaver for de øvrige sogne også. Et sogn kunne fx have en kordegn med spidskompetence inden for kommunikation, en anden i personaleadministrativ sagsbehandling osv. Efter sådan en model vil der omkring de enkelte opgaver kunne etableres forskellige modeller for samarbejde. Om nogle funktioner kunne etableres samarbejde mellem mange sogne, om andre funktioner måske kun om nogle få fx nabosogne. - Til at understøtte en sådan struktur skal vi skabe rum for sparring og vidensdeling mellem sognene fx i form af erfa-grupper på med enkelte medarbejderområder. - Vi skal udnytte, at de nye overenskomster giver os mulighed for at benytte personale på tværs af sognene. Det vil forudsætte et meget tættere samarbejde mellem sogne end vi har i dag. Vi skal dels have overblik over hvilke kompetencer, der findes i de enkelte sogne og vi skal samarbejde om beskrivelse af indhold i stillinger, der skal slås op. Samtidig skal vi huske, når vi skriver ansættelsesbreve, at ansættelsessted skal være Roskilde Domprovsti. - Sognene skal være bedre til at tilbyde medarbejdere efteruddannelse, så kompetencerne holdes ajour til aktuelle behov. Behov for at udarbejde og opdatere fagprofiler og kompetencebehov - De ansattes arbejdsforhold skal vi også forholde os til, når vi tænker i udvikling. Hvis man som ansat skal tage ansvar er der brug for overskuelighed i arbejdet. Varetagelse af funktioner på tværs af sogne skal derfor være planlagte og gennemtænkte. - Menighedsrådsforeningen er en mulighed når det enkelte sogn har brug for sparring. I tilknytning hertil blev det diskuteret om rådgivningen herfra er nok, når man sidder med en svær sag. Nogle gange har man måske brug for lidt mere fx direkte hjælp til at formulere et ansættelsesbrev, et stillingsindhold e.a. - I tilknytning til punktet blev det diskuteret, i hvor høj grad er brug for at medarbejderne i de enkelte sogne er til stede for at borgerne i dagligdagen kan møde kirken. Der argumenteres både for og imod at det er medarbejderne borgerne møder, når de opsøger kirken. Er det ikke i stedet præster og menighedsrådsmedlemmer, de skulle have mulighed for at møde, spøger nogen.

5 Fælles kontor på provstiplan fælles professionel enhed om medarbejderfunktioner - Der er rejst ønsker om aflastning jf. Østre Kirkegård. - Central juraperson kunne være vigtig. - Domkirken kunne blive fødselshjælper f.eks. i form af frivillig outsourcing, mht. regnskab osv. - Forslag om, at præsteboliger skal administreres på provstiplan. - Er provstiplanet for lille (for lidt volumen)? Haderslev og Fyns stifter arbejder på stiftsniveau med disse spørgsmål. Eller fælles mellem flere provstier - Vi er i tvivl om, hvorvidt fællesfunktionen kan skabe kompetenceproblemer. Det skal være uafhængigt af strukturen. Der er noget i gang vedr. regnskabsfunktion (Svogerslev, Lejre provsti). Holbæk-modellen kunne overvejes, men måske uden for provstiregi. - Behov for støtte til kontaktperson - Det er for hurtigt at gå ind og lave et fælles kontor der er meget delte meninger om denne løsning 3. Samarbejde/køb af ydelser samarbejde decentralt med hinanden. - Der er ønsker om faste aftaler inden for stillinger et par sogne imellem. Det skal bl.a. bruges til faste ferieafløsninger. - Telefonomstilling mellem sogne i ferieperioder kunne være en idé - Vennetjenester behøver ikke at honoreres, men større ydelser skal honoreres (permanente ydelser). Annoncering af ledig kapacitet på provstiets hjemmeside - Udlicitering af regnskabsfunktion kan fungere i praksis. - Vi skal passe på ikke at udhule stillinger gennem samarbejde og udlicitering. Stillinger skal primært ændres ved vakancer. Ved mange deltidsstilinger mangles personalefællesskab. Vi skal passe på ikke at få for mange deltidsstillinger. - Vi bør handle indbyrdes i stedet for udlicitering (momsfordel) - Langtidsplanlægning af gensidig ferievikariering mellem sogne for at spare vikarer - Finde ud af, hvad der kræver personligt nærvær, og hvad der ikke kræver det (regnskabsfunktioner f.eks.) 1. Opsummering v/ Kaj Bollmann I opsamlingen af aftenens arbejde henviser Kaj Bollmann til et møde i 1999, hvor Lars Kolind gav bud på hvordan Folkekirken skulle fejre sin 2000 års fødselsdag. Lars Kolind foreslog ved udgangen af 1999 at afskedige alle medarbejdere og så bruge år 2000 til at overveje, hvad Folkekirken egentlig har brug for af kompetencer og medarbejdere. Pointen er, at vi i Folkekirken har en gammel historisk udviklet struktur, der binder os i mange henseender. Vi har brug for at gentænke vores behov - blandt andet om den måde vi bruger medarbejdere på i forhold til den nutid, vi befinder os i.

6 I Folkekirken er vi meget forsigtige med ændringer. I forhold til organisering af det daglige arbejde spiller hensynet til de ansatte en væsentlig rolle, hvilket er udmærket, men der må være en balance, så udviklingen i behov også tilgodeses. Konklusion af aftenens arbejde er, at der på nuværende tidspunkt er 2 tiltag som det vil være realistisk at arbejde videre med: At etablere udvikle en samarbejdsmodel, så sognene kan hjælpe hinanden med vikaropgaver. At købe ydelser hos hinanden fx til rengøring eller funktioner på kirkegården. Når vi køber hos hinanden sparer vi moms. For at komme i gang skal vi imidlertid have kortlagt både de opgaver, som de enkelte sogne har behov for at få løst og de ressourcer, sognene har, som evt. kan stilles til rådighed(salg) for øvrige sogne. På mødet har ikke været klar opbakning til en ide om at etablere et fælles provstikontor bl.a. med fælles personalejurist. Til gengæld er det blevet klart, at Domkirken i sin organisation har ressourcer, der har potentiale til at blive et provstiets servicecenter, der kan påtage sig (efter konkret aftale) at løse opgaver eller koordinere opgaveløsning for de sogne, der måtte have behov for det. Ref v/ Kaj Bollmann