Grundejerforeningen Hasselbakken af Materiale til ordinær generalforsamling onsdag den 25. marts 2015

Transkript

1 Grundejerforeningen Hasselbakken af 1988 Materiale til ordinær generalforsamling onsdag den 25. marts 2015 Mødet afholdes i Hasselagerhus, Hasselager Stationsvej 17, Hasselager Dagsorden: 1. Velkomst 2. Valg af dirigent 3. Godkendelse af dagsorden 4. Bestyrelsens beretning 5. Aflæggelse af regnskab for Vedtagelse af budget og kontingent for Indkomne forslag: a. Vedtægtsændringer b. Anvendelse af tre fonde c. Pullerter d. Parkeringspladser e. Legepladsudvalg og beløb til renovering af legepladser f. Haveudvalg og beløb til etablering af frugthave g. Glatførebekæmpelse - anvendelse af salt eller grus h. Nyt ordensreglement 8. Valg: a. Kasserer for 2 år: På valg er Marianne Lemming (81) b. Bestyrelsesmedlemmer: 1 medlem for 2 år og 1 medlem for 1 år. På valg er Allan Hansen (30) og Hugo Kristensen (1) (Hugo genopstiller ikke) c. 2 suppleanter for 1 år: Lars Brix (53) og Helle Jørgenius (22) d. Revisor for 1 år: Niels Frandsen (7) e. Revisorsuppleant for 1 år: Lone Skov Jørgensen (43) 9. Eventuelt Af hensyn til bestilling af drikkevarer bedes tilmelding ske senest den 19. marts Tilmelding sker enten på (formand@hassel-bakken.dk) eller ved at aflevere nedenstående blanket i postkassen hos formanden på Hasselbakken 58.

2 Dagsordens punkt 5: Regnskab for 2014

3

4

5 Dagsordens punkt 6: Budget og kontingent for 2015 Bestyrelsen foreslår en ændring af sammensætningen af kontingentet. I dag betaler vi 2900 kr. om året i kontingent og 400 kr. om året til vejfonden. Der er behov for at opspare flere penge til vejfonden, og derfor foreslår bestyrelsen at vi nedsætter det almindelige kontingent til 2700 kr./år og hæver bidrag til vejfonden til 600 kr./år. Det samlede kontingent er således uændret.

6 Dagsordens punkt 7: Indkomne forslag Der er indkommet følgende forslag: a. Vedtægtsændringer b. Anvendelse af tre fonde c. Pullerter d. Parkeringspladser e. Legepladsudvalg og beløb til renovering af legepladser f. Haveudvalg og beløb til etablering af frugthave g. Glatførebekæmpelse - anvendelse af salt eller grus h. Nyt ordensreglement Punkt 7a: Vedtægtsændringer Nuværende vedtægter 7. Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i marts måned i Århus Kommune. Første ordinære generalforsamling afholdes i marts Den indkaldes af bestyrelsen med 14 dages varsel ved skriftlig meddelelse til hver enkelt medlem under den i medlemsprotokollen anførte adresse. Dagsordenen, der fastsættes af bestyrelsen, skal meddeles hvert enkelt medlem samtidig med indkaldelsen. Forslag, der af medlemmerne ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være bestyrelsen i hænde senest den 1. marts. 13. Regnskabet tilstilles revisor inden den 1. marts og skal være revideret såvel talmæssigt som kritisk så betids, at en ekstrakt med revisionspåtegning kan udsendes til medlemmerne samtidig med indkaldelse til generalforsamling. Ændringsforslag 7. Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i marts måned i Århus Kommune. Første ordinære generalforsamling afholdes i marts Den indkaldes af bestyrelsen med 28 dages varsel ved skriftlig meddelelse til hver enkelt medlem under den i medlemsprotokollen anførte adresse. Dagsordenen, der fastsættes af bestyrelsen, skal meddeles hvert enkelt medlem samtidig med indkaldelsen. Forslag, der af medlemmerne ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være bestyrelsen i hænde 14 dage før afholdelse af generalforsamlingen. De indkomne forslag vil blive omdelt til samtlige medlemmer senest 7 dage før generalforsamlingen. Regnskabet tilstilles revisor tidsmæssigt således at det skal være revideret såvel talmæssigt som kritisk så betids, at en ekstrakt med revisionspåtegning kan omdeles til medlemmerne en uge før generalforsamlingen.

7 Punkt 7b: Anvendelse af tre fonde Forslagsstiller: Bestyrelsen Anvendelse af grundejerforeningens reservefonde og fri egenkapital. Grundejerforeningen Hasselbakken af 1988 har tre reservefonde og en fri egenkapital, der kan anvendes på følgende måde. Vejfonden Grundejerforeningen har pligt til at vedligeholde veje og stier på grundejerforeningens område. Indtægter i vejfonden kommer fra særskilt kontingentopkrævning samt den del af eventuelt overskud på driftsbudgettet, der besluttes af generalforsamlingen. Vejfondens midler anvendes til: - Opsparing til større vedligeholdelsesarbejder, typisk nyt slidlag. Besluttes af generalforsamlingen. - Mindre vedligeholdelsesopgaver af veje og stier. Besluttes af bestyrelsen. - Reparation af pullerter og skilte. Besluttes af bestyrelsen. I årsregnskabet laves en note, hvori man kan se årets udgifter fra og indtægter til vejfonden. Snefonden I grundejerforeningens driftsbudget afsættes et beløb til snerydning og glatførebekæmpelse. Snefondens formål er at udgøre en buffer til snerydningsudgifter, i de år hvor denne udgift ikke kan dækkes af det i budgettet afsatte beløb. Snefondens størrelse må max udgøre to års forbrug, målt som gennemsnittet af de seneste fem års forbrug til snerydning. Allerede indbetalte midler i Snefonden forbliver der, selvom beregninger viser at der er mere end to års forbrug i fonden. I årsregnskabet laves en note, hvori man kan se udgifterne de seneste fem regnskabsår. Investeringsfond Fondens midler går til de investerings- og vedligeholdelsesudgifter, der ikke er omtalt af de øvrige reservefonde. Fondens midler anvendes til vedligeholdelse af legepladser, boldbaner og andre fælles faciliteter. Fondens midler kan bevilges efter beslutning på generalforsamlingen. I årsregnskabet laves en note, hvori man kan se årets udgifter fra investeringsfonden. Fri egenkapital De penge der ikke er henlagt i en af de tre reservefonde, placeres som fri egenkapital. Der er ingen præcise retningslinier for anvendelse af den frie egenkapital.

8 Punkt 7c: Pullerter Forslagsstiller: Bestyrelsen Pullerterne er med til at synliggøre vejforløbet både for bilister i dagligdagen og ifm. snerydning. Endvidere har pullerterne det formål at hindre bilister i at køre over de grønne områder. Pullerterne bevares derfor og de ødelagte pullerter istandsættes. Punkt 7d: Parkeringspladser Forslagsstiller: Bestyrelsen På den ordinære generalforsamling i 2014 blev det vedtaget, at behovet for ekstra parkeringspladser skulle undersøges. Bestyrelsen har omdelt spørgeskema herom til samtlige husstande. 34 husstande har besvaret spørgeskemaet, og ud fra svarene foreslår bestyrelsen at man drøfter etablering af ekstra parkeringspladser følgende steder: 1. Stikvej med husnumrene 1-47: Etablering af 4 nye pladser ved vendepladsen - to på hver side. 2. Stikvej med husnumrene 46-66: Etablering af 2 nye pladser ved siden af eksisterende fælles-pladser. 3. Stikvej med husnumrene 26-44: Etablering af 1-2 pladser ved siden af nr. 44. Bestyrelsen har bedt gartnerfirma OKNygaard om at give tilbud på etablering af ekstra parkeringspladser på disse tre steder. Tilbud modtages før generalforsamlingen, og vil blive fremlagt som en del af debatten. Såfremt generalforsamlingen beslutter at der skal etableres nye parkeringspladser, tages beløbet til udgiften fra Investeringsfonden. Punkt 7e: Legepladsudvalg og beløb til renovering af legepladser Forslagsstiller: Bestyrelsen Grundejerforeningens legepladser er meget slidte, og trænger til at blive repareret/fornyet. Bestyrelsen foreslår at bestyrelsen nedsætter et legepladsudvalg med legeplads-interesserede medlemmer. Udvalget skal, sammen med bestyrelsen, gennemgå legepladserne og lave forslag til forbedringer/reparationer. Bestyrelsen træffer endelig beslutning. Der kan til dette arbejde bevilges op til kr. fra Investeringsfonden. Punkt 7f: Haveudvalg og beløb til etablering af frugthave Forslagsstiller: Conny og Jørgen Kragh Østby, Nr. 58 Vi foreslår at der på det trekantede fællesareal bag de lige husnumre etableres en fælles frugthave. Området står ubenyttet hen i dag. Da vi alle bor i rækkehuse med små haver, har den enkelte af os ikke meget plads til frugttræer og -buske. Vi foreslår at bestyrelsen nedsætter et haveudvalg, der får til opgave at etablere en fælles frugthave på ovennævnte område. Udvalget får kr. fra Investeringsfonden til indkøb af frugttræer og frugtbuske samt bord/bænke-sæt. Etableringen af frugthaven sker ved frivillig arbejdskraft.

9 Punkt 7g: Glatførebekæmpelse - anvendelse af salt eller grus Forslagsstiller: Carsten Andersen, nr. 10 Forslag: Når vi nu får ny belægning på veje og stier synes jeg vi skal gøre alt for at passe på samme foreslår derfor at brug salt på veje og stierforbydes i hele området Skulle fuldstændig afskaffelse af saltning ikke være mulig / kunne opnå flertal Da at området der saltes begrænses til stamvejen, således at stikveje ikke forurenes. Punkt 7h: Nyt ordensreglement Forslagsstiller: Bestyrelsen Ordensreglement for grundejerforeningen er udarbejdet og vedtaget i Det bærer præg af en forbudstankegang, hvor en række ting er nævnt, som man ikke må. En ny udgave af ordensreglementet bør være mere positivt formuleret og ikke have så meget fokus på hvad man ikke må, men i stedet hvad man bør eller skal huske. Nuværende ordensreglement Forslag til nyt Oplagring/Langtidsparkering på fællesarealerne, stier, parkerings- og vendepladser er forbudt, og vil på foreningens foranledning blive fjernet for ejers regning. 2. Parkering skal foretages på de dertil indrettede parkeringspladser. Gæsteparkering skal foretages så hensigtsmæssigt, at parkeringen ikke er til gene for såvel den kørende som den gående trafik i området. Det er et fælles ansvar for alle grundejerforeningens medlemmer og beboere, at vores område er godt at bo i. Hensyntagen til naboer og andre beboere er en del heraf - både i dagligdag og til fest. En god dialog mellem naboer, vil ofte være den bedste måde at få klaret tingene i dagligdagen. Dette ordensreglement giver en kort beskrivelse af nogle få retningslinier for grundejerforeningens område. 3. Motoriserede transportmidler må ikke anvendes på områdets stier og grønne fællesarealer. 4. Ridning på områdets stier, veje og fællesarealer er forbudt. 5. Henkastning af affald af enhver art på fællesarealerne er forbudt, og vil på foreningens foranledning blive fjernet for ejers regning. 6. Kæledyr som "luftes" på områdets fællesarealer, skal holdes i snor, og eventuelle "efterladenskaber" SKAL omgående fjernes. 7. Husdyrhold, så som høns, ænder, duer og lignende, må ikke forefindes på eller i tilknytning til områdets parceller. Parkering og trafik Langtidsparkering og oplagring er ikke tilladt på fællesarealer (stier, parkerings- og vendepladser). Fjernelse af køretøj sker for ejers regning. Parkering skal primært foretages på de dertil indrettede parkeringspladser. Er disse optaget, bedes man parkere så hensigtsmæssigt, at parkeringen er til mindst mulig gene for såvel kørende som gående. Motoriserede køretøjer må kun benyttes på vejene. Affald og rent miljø Vores område er pænest når der ikke ligger affald på fællesarealerne. Skulle nogen hensætte sit affald på fællesareal, vil fjernelse af affaldet ske for ejers regning.

10 8. Ved fester m.m., hvor støjende underholdning kan forekomme, henstilles der til, at nærmeste na- og genboer underrettes. I øvrigt henvises til gældende politivedtægt. 9. Der henstilles til, at det enkelte medlem rådfører sig med de nærmeste na- og genboer, i forbindelse med om- og tilbygning, farvevalg osv. I øvrigt skal bestemmelser for området i Lokalplan nr. 51 følges og overholdes. Vedtaget på generalforsamlingen den 22. marts 1994 Vores grundejerforening ligger ovenpå et vigtigt grundvandsområde. Derfor benytter grundeejerforeningen ikke sprøjtemidler på fællesarealerne. Alle medlemmer opfordres til at undlade brug af sprøjtemidler på egen grund vi skal alle passe på grundvandet. Husdyr Der må ikke holdes husdyr så som høns, duer o.lign. Hunde skal føres i snor, når de befinder sig på fællesarealer. Hundeluftning undlades på boldbanen, omkring legepladserne og på steder hvor der må forventes at mennesker opholder sig. Det henstilles at hundeefterladenskaber fjernes. Lokalplan for området Aarhus Kommune har udarbejdet lokalplan, der er gældende for grundejerforeningens område. Udover at følge lokalplanen, henstilles det også til, at man drøfter planer vedrørende om- og tilbygning med de nærmeste naboer. Vedtaget på generalforsamlingen den 25. marts 2015.