Notatet omfatter Gladsaxe Kommunes politik, strategi, vejledninger og initiativer på sygefraværsområdet.

Transkript

1 GLADSAXE KOMMUNE Strategi, Kommunikation og HR Sygefravær, temadrøftelse NOTAT Dato: 21. oktober 2015 Af: Christina Perticai og Eva Marie Jäpelt Indledning Notatet omfatter Gladsaxe Kommunes politik, strategi, vejledninger og initiativer på sygefraværsområdet. Gladsaxe Kommune har igennem en årrække haft et højt sygefravær, som ikke umiddelbart kan forklares strukturelt. Sygefraværet er faldet siden 2007 og lå i 2014 på niveau med kommunerne i Region Hovedstaden. Det skyldes ikke mindst en målrettet indsats i kommunens forvaltninger og enheder. Gladsaxe Kommune har en stærk ambition om at nedbringe sygefraværet yderligere med henblik på at skabe en bedre service til borgerne og en bedre arbejdsplads for medarbejderne. Det skal blandt andet ske gennem en klar strategi for arbejdet, et vedvarende fokus og ved at igangsætte nye initiativer, som vurderes at have en positiv effekt på sygefraværet. De to diagrammer illustrerer udviklingen i sygefraværet. Diagram 1 viser udviklingen i sygefraværet for hele Gladsaxe Kommune sammenholdt med Kommunestrategiens mål. Diagram 2 viser sygefraværet i Gladsaxe Kommune sammenlignet med både gennemsnittet i hele landet og gennemsnittet i kommunerne i Region Hovedstaden. Diagram 1 - Diagram 2 Nærmere om diagrammerne og øvrige data om sygefravær fremgår af bilag 2. J. nr A21 1

2 Fra Sygefraværspolitik til konkret handling Gladsaxe Kommunes arbejde med at nedbringe sygefraværet bliver rammesat af Personalepolitikken, der indeholder et særskilt afsnit om sygefravær. En arbejdsgruppe under Hovedudvalget er aktuelt ved at revidere Personalepolitikken. Arbejdsgruppens oplæg drøftes i Hovedudvalget i december 2015 og forelægges Økonomiudvalget i starten af Linjen i forslaget er, at alle ansattes nærvær er afgørende for, at vi som kommune kan løse vores opgave og levere velfærd på et højt niveau. Gladsaxe Kommune har derfor en målsætning om, at alle ansatte er sunde og raske, at de trives i deres job, og at vi har fokus på at fremme sundhed og nedbringe sygefravær. Alle på arbejdspladsen påvirkes af sygefravær, men lederen har et særligt ansvar for at forebygge, nedbringe og håndtere sygefravær. Det er samtidigt vigtigt, at arbejdet med at minimere sygefraværet sker i et samarbejde mellem ledelse, medarbejdere, tillidsrepræsentanter (TR) og arbejdsmiljørepræsentanter. Mens Personalepolitikken udtrykker kommunens holdninger til sygefravær, er Sygefraværshuset strategien for, hvordan kommunen arbejder med at nedbringe sygefraværet. Sygefraværshuset stammer fra publikationen En kur mod sygefravær udarbejdet af KL og Forhandlingsfællesskabet. Hovedpointen er, at nedbringelse af sygefraværet kræver en helhedsorienteret og systematisk indsats inden for seks områder. Sygefraværshuset en helhedsorienteret tilgang KL og Forhandlingsfællesskabet har på baggrund af erfaringer i fire udvalgte kommuner, med særligt gode resultater med at nedbringe sygefraværet, udarbejdet publikationen En kur mod sygefravær. I publikationen er samlet aktuel ekspertviden om og kommunale erfaringer med en helhedsorienteret og effektiv indsats for at nedbringe sygefraværet. De fire kommuner har grebet arbejdet lidt forskelligt an, men de har alle arbejdet systematisk og helhedsorienteret. De har ikke satset på én metode, men anvender en bred vifte af konkrete indsatser. På tværs af de fire kommuner tegner der sig et billede af seks vigtige temaer i en succesfuld indsats for et lavere sygefravær. Samlet udgør de seks temaer det såkaldte sygefraværshus. Gladsaxe Kommune har, som de fire kommuner, en systematisk og helhedsorienteret tilgang til arbejdet med at nedbringe sygefraværet. Strukturen og illustrationen Sygefraværshuset tydelig- J. nr A21 2

3 gør de temaer, som Gladsaxe Kommune allerede har tænkt ind i sammensætningen af indsatser, centrale såvel som decentrale. Fundamentet i huset, Tydelig ledelse og Fælles ejerskab har grundlæggende betydning for resten af huset, dvs. den samlede sygefraværsindsats. Tydelig ledelse dækker ikke alene den enkelte leders tydelighed, men at den samlede ledelse, ikke mindst topledelsen, fremstår som en helhed med en ensartet og uomtvistelig holdning og tilgang i håndteringen af sygefravær. Strategien gøres i Gladsaxe Kommune operationel gennem en række konkrete vejledninger og initiativer. For alle arbejdspladser i kommunen gælder en række centralt vedtagne tiltag. Den væsentligste del af arbejdet med at nedbringe sygefraværet foregår i forvaltninger, afdelinger og enheder, hvor de centrale vejledninger og initiativer effektueres og igangsættes, og der igangsættes initiativer ud fra lokale forhold, muligheder og behov. I det følgende præsenteres de seks temaer. Hvert afsnit indledes med en kort beskrivelse af KL og Forhandlingsfællesskabets forklaring af temaet efterfulgt af en beskrivelse af igangværende initiativer i Gladsaxe Kommune. Først skitseres de centrale vejledninger og initiativer, der gælder hele organisationen, efterfulgt af eksempler på, hvad forvaltningerne har igangsat. Eksemplerne er valgt, fordi de viser bredden i det, der arbejdes med, og fordi de på hver sin vis, vurderes at have bidraget til nedbringelse af sygefraværet på de områder, hvor de er effektueret. Organisationen vurderer løbende den samlede indsats for at se, hvor det er muligt at gøre det endnu bedre, herunder behovet for nye initiativer eller ændringer i de eksisterende. Tydelig ledelse Ledelsens tilgang til og konkrete håndtering af sygefraværsindsatsen er afgørende for, hvor godt indsatsen fungerer. En af ledelsens vigtigste opgaver er at skabe en sund kultur om sygefravær, som hele organisationen forstår og deler. Gladsaxe Kommune har en Administrativ praksis for håndtering af sygefravær. Af den fremgår det, at medarbejdere skal melde sig syg til nærmeste leder. Hvis medarbejderens sygefravær når op på 15 dage eller 4 perioder inden for 12 måneder, skal lederen indkalde medarbejderen til en sygefraværssamtale. Lederen kan altid vælge at holde en sygefraværssamtale tidligere i forløbet. På baggrund af sygefraværet kan lederen bede medarbejderen om en lægeerklæring, enten en mulighedserklæring eller en friattest. Hvis lederen vurderer, at medarbejderens sygefravær er for stort og en ulempe for arbejdsstedet, skal lederen meddele medarbejderen ved en sygefraværssamtale, at det kan få konsekvenser for ansættelsesforholdet, hvis sygefraværet ikke nedbringes. Lederen kan under hele forløbet få rådgivning fra Strategi, Kommunikation og HR, der også kan deltage i sygefraværssamtalerne, hvis det skønnes formålstjenstligt. Med HR-strategien igangsættes en række konkrete initiativer med det formål at arbejde målrettet med at udvikle god ledelse i Gladsaxe Kommune og at skabe en øget systematik omkring måden, vi arbejder med ledelse på. Flere af de initiativer der arbejdes med understøtter arbejdet med at nedbringe sygefraværet: - Justering af Gladsaxe Kommunes ledelsesgrundlag med henblik på at skabe en fælles grundfortælling om ledelse og dermed også klarhed for den enkelte leder om, hvad vi ledelsesmæssigt lægger særligt vægt på i Gladsaxe Kommune. J. nr A21 3

4 - Sikre at nye ledere får en grundig og systematisk introduktion til det at være leder i Gladsaxe Kommune, herunder kendskab til regelgrundlag i forbindelse med sygefravær, procedurer i forbindelse med personaleledelse mv. - Afvikling af kvartalsvise gåhjemmøder for ledere om relevante ledelsesemner. Formålet er at bringe relevant og aktuel viden, at inspirere og at bidrage til et fælles sprog om ledelse i Gladsaxe Kommune. - Videreudvikling af måden vi arbejder med ledelsesevaluering og efterfølgende systematisk gennemførelse af ledelsesevaluering. - Udbud af lederkurser i forhold til konkrete behov i organisationen og i forhold til at understøtte god ledelse. Konkret udbydeset kursus under overskriften Den gode ledelseskommunikation. På kurset sættes gennem teori og træning fokus på den daglige ledelseskommunikation, herunder forskellige samtaleformer, der bl.a. kan anvendes i forbindelse med forebyggelse og håndtering af sygefravær. I øjeblikket kører et forsøg, hvor leder med stor succes i at nedbringe sygefraværet på eget områder deler sine erfaringer. Det sker lige fra konkret ledersparring til at fungere som leder af områder med stort sygefravær. På arbejdspladser med udfordringer med sygefravær holdes månedlige ledermøder, hvor alle med personaleledelse deltager. Møderne handler alene om håndtering af sygefravær og sygefraværssager og giver hermed lederne mulighed for at sparre med hinanden i at holde sygefraværssamtaler og håndtere sygefraværssager. For at skabe større tydelighed tager lederne på de arbejdssteder, der er udfordret af sygefravær, også jævnligt sygefravær, arbejdsmiljø og trivsel op på personalemøder. Derudover sætter de på forskellig vis fokus på sygefravær, trivsel og arbejdsmiljø ved fx at holde omsorgssamtaler til at forebygge sygefravær eller sætte plancher op, der grafisk illustrerer, hvordan det går med det samlede sygefravær på arbejdspladsen. Der er fokus på tidlig tilbagevenden til arbejde efter sygdom, fx ved at medarbejderen i en periode udfører andre funktioner, arbejder hjemmefra eller er på deltid. Fælles ejerskab Ledelsen skal understøtte, at der er grundlag for en aktiv og involveret MED-organisation. Det styrker og kvalificerer sygefraværsindsatsen og fører dermed til lavere sygefravær. Det er vigtigt, at det ikke alene er i Hovedudvalget (HOU) denne involvering sker, men at det forplanter sig i hele organisationen. I 2012 blev der holdt en sygefraværskonference for alle ledere, tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter. Der deltog 236 ledere og 140 medarbejdere. Dagen bød på en afklaring af myter og fakta om sygefravær og fire workshops med inspiration til arbejdet med at nedbringe sygefraværet (motivation, social kapital, bryde vaner og arbejdsglæde). Der har de seneste år været arbejdet på at styrke MED-organisationens rolle. Fx i forbindelse med i arbejdet med social kapital, udarbejdelse af HR-strategi og professionel faglighed. Aktuelt er HOU i gang med at revidere Personalepolitikken, herunder sygefraværspolitikken. Næste opgave for HOU bliver at revidere Arbejdsmiljøpolitikken. Statistik om sygefravær og arbejdsskader behandles jævnligt på HOUs møder. Der er etableret et tæt samarbejde mellem ledelse og TR om arbejdet med at nedbringe sygefraværet. Der er en løbende dialog mellem ledelsen og TR om sygefravær generelt i afdelingen, J. nr A21 4

5 men også helt ned på medarbejderniveau. TR tager også selv en dialog om sygefravær med den enkelte medarbejder og bidrager på den måde med at få medarbejderne tilbage på arbejdspladsen igen. Forvaltnings-MED har udarbejdet en handleplan til at nedbringe sygefravær, som er drøftet i alle underliggende MED-udvalg. Der er yderligere holdt MED-temadage om sygefravær, som har mundet ud i lokale handleplaner for sygefraværsindsatsen på afdelings- og arbejdspladsniveau. Disse handleplaner betoner det fælles ejerskab om, at ledelse og medarbejdere samarbejder om at skabe et godt arbejdsmiljø samt forebygge og håndtere sygefravær. Ordentlig statistik At kortlægge sygefraværet systematisk og bruge denne viden aktivt er centralt i indsatsen for at nedbringe sygefraværet. Det handler om at kende sygefraværets omfang og karakter for at kunne målrette indsatsen. Statistikkerne bruges også til at fastholde ledelsens fokus. Direktørkredsen (DM) og ØU får en gang i kvartalet forelagt en sag med sygefraværsstatistik. I sagerne er sygefraværet sammenlignet med sygefraværet i samme periode året før. Sygefraværet er opgjort fra forvaltnings- til afdelingsniveau. Statistikken er suppleret med bemærkninger om fald eller stigninger i sygefraværet. På sidste ØU blev endvidere to områders korte og lange sygefravær nærmere undersøgt. Hvert kvartal bliver der udarbejdet en liste med medarbejdere fra hele organisationen med mere end 50 dages sygefravær inden for det seneste år. Der bliver fulgt op på, hvordan leder har handlet i sagen for de medarbejdere, der ikke er fratrådt. DM får hver måned forelagt en sag, hvor der blandt andet følges op på en indikator for sygefraværet (Ledelsescockpittet). Der følges månedligt op på det gennemsnitlige sygefravær for de seneste 12 måneder holdt op mod det internt fastsatte administrative mål for sygefraværet på 4,9 % for Målet er en stramning i forhold til målet i Kommunestrategien, som er 5,1 %. Derudover er der fastsat måltal for sygefraværet for de enkelte fagområder. Måltallene understøtter, at kommunen som helhed lever op til det fastsatte mål for sygefravær i Kommunestrategien. Måltallene er fastlagt i samarbejde med de enkelte fagchefer. Måltal for sygefravær tydeliggør over for den enkelte afdeling, hvilken forventning kommunen som helhed har til deres sygefravær. Leder- og chefgrupper får hvert kvartal forelagt en oversigt over enheder, der har højt sygefravær tre kvartaler ud af de sidste fire eller over 10 % i det sidste kvartal. Disse enheder skal udarbejde en handleplan for at nedbringe sygefraværet. Afdelingschefer får en oversigt over medarbejdere, der har været til sygefraværssamtale tre år i træk eller har mere end 30 sygedage i løbet af de sidse tre år. På baggrund af materialet drøfter afdelingscheferne sygefraværshåndtering med deres ledere. De får også en statistik, hvor det for hver afdeling fremgår, hvor mange sygefraværssamtaler, der er holdt. Systematiske samtaler Sygefraværssamtaler er et effektivt middel til at sikre kontinuerligt ledelsesmæssigt fokus og handling på sygdom og dårlig trivsel. Formålet med sygefraværssamtalerne er dels at udvise omsorg for den syge medarbejder, dels at sikre en hurtig afklaring af den syges situation og af mulighederne for at vende tilbage til jobbet. J. nr A21 5

6 Der er besluttet en administrativ praksis i forhold til systematiske sygefraværssamtaler (er beskrevet tidligere). En forvaltning har besluttet, at der maksimalt må gå 10 arbejdsdage fra lederen modtager advis om sygefravær til sygefraværssamtale holdes. Den lokale leder kan i samråd med sin afdelingschef afvige fra dette, hvis de vurderer, at der er ikke er baggrund for at holde samtalen. Lederen skriver begrundelsen i et notat på personalesagen. Tidlig indsats I mange kommuners indsats mod sygefravær indgår forskellige former for sundhedstilbud. Der er dog ingen klar dokumentation for effekten af deres sundhedsordninger, men det vurderes, at der er størst effekt af sundhedstilbud, der er rettet imod syge medarbejdere. Det gælder blandt andet tilbud om psykologhjælp og hurtig udredning. Gladsaxe Kommune har indgået aftale med Falck Healthcare om hjælp til hurtig diagnose og relevant behandling for medarbejdere, der står over for en potentiel langvarig sygemelding og i den forbindelse har brug for en diagnose fra en speciallæge. Gladsaxe Kommune har aftaler med tre underleverandører vedrørende krise- eller konsultationspsykologisk bistand i forbindelse med at forebygge eller behandle arbejdsbetingede skader. Endvidere tilbyder Gladsaxe Kommune - Gratis og anonyme stressforebyggende samtaler - Fysioterapeut, der hjælper med at tilpasse kontorarbejdspladser. - Mulighed for arbejdspladserne to gange årligt at søge om støtte fra en central pulje til initiativer, der er med til at forebygge og behandle arbejdsrelaterede skader blandt medarbejderne. - I tilfælde, hvor der er udsigt til, at medarbejderne inden for overskuelig tid vil kunne varetage sit job, er der mulighed for at få bevilget nedsat tid med fuld løn i op til tre måneder. - Røgfri arbejdstid, herunder gratis rygestopkurser. - Diverse kurser der forebygger arbejdsrelateret sygefravær, fx i stresshåndtering, løfteteknik og voldsforebyggelse. Der er aktuelt et pilotprojekt i gang om hurtig afklaring målrettet ansatte med mere end 30 dages sammenhængende sygefravær. Formålet er en hurtig afklaring af medarbejderens sygefravær enten i forhold til en afslutning af ansættelsesforholdet eller for at sikre hurtigere tilbagevenden til arbejdspladsen. Når projektet er slut, bliver det evalueret, og dets relevans for udrulning bliver vurderet. I tillæg til de fælles ordninger for hele kommunen har flere arbejdssteder aftalt tiltag til at forebygge sygefravær, fx tilbud om fælles motion efter arbejdstid, undervisning i at undgå belastende arbejdsstillinger og fælles trivselsarrangementer med henblik på at skabe et godt arbejdsmiljø. Trivsel, arbejdsmiljø og social kapital At arbejde med trivsel og social kapital spiller en vigtig rolle i sygefraværsindsatsen - jo bedre arbejdsmiljø, højere trivsel og social kapital, desto lavere sygefravær. J. nr A21 6

7 Arbejdspladser, der ønsker det, får vejledning og bistand centralt fra til at gennemføre Arbejdspladsvurdering (APV), der som minimum skal foretages hvert tredje år. Arbejdspladser med ondt i sygefraværet, trivslen mv. kan få hjælp til at sætte et udviklingsarbejde i gang med støtte centralt fra. Der er på flere store områder i kommunen udviklet og gennemført en ny APV, som ved brug af dialogiske procesværktøjer blandt andet kommer omkring elemeterne fra social kapital: tillid, retfærdighed og samarbejdsevne i arbejdet med kerneopgaven. I forbindelse med implementering folkeskolereformen har der været fokus på social kapital. Eksempler på dette er det systematiske arbejde med at udvikle professionslighed mellem lærere og pædagoger, skabelsen af ligeværdige teams og fælles kompetenceudvikling for lærere og pædagoger. Andre kommuner Gladsaxe Kommune orienterer sig løbende om, hvordan de øvrige kommuner arbejder med at nedbringe sygefraværet. Særligt har håndteringen af sygefravær været drøftet i 4K-samarbejdet med Gentofte, Lyngby-Taarbæk og Rudersdal. Ligesom det er et tilbagevendende tema i samarbejdet mellem HR-chefer i KL-regi. Overordnet set gør næsten alle kommuner det samme. Der er tale om mindre variationer i handlinger og fokus, men der er ingen gennemgribende anderledes tilgang eller helt andre typer af initiativer. Alle arbejder helhedsorienteret og med en bevidsthed om, at der er brug for et vedvarende fokus, fx ved løbende at justere initiativer eller igangsætte nye. J. nr A21 7