Referat for møde i OmrådeUdvalget for Rådhuset

Transkript

1 Referat for møde i OmrådeUdvalget for Rådhuset Mødedato: 18. marts 2016, kl til 13 Mødested: Møderum 5 Deltagere: Ledelsesrepræsentanter: Morten Møller (formand), Ole Stounbjerg, Britta Kempel, Anette Marqvardsen Medarbejderrepræsentanter: Rikke Liboriussen (HK), Laila Dueholm (HK), Margit Pedersen (HK), Kjeld Pedersen (DSF), Jette Harlund (AC) Arbejdsmiljørepræsentanter: Allan Glintborg Rasmussen, Henrik Ernstsen Referent: Maria Christensen Afbud: Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Referatet blev godkendt. Morten bød velkommen til Anette & Britta, der er tiltrådt som ledelsesrepræsentanter. 2. Godkendelse af dagsorden Dagsordnen blev godkendt. 3. Status vedrørende arbejdsmiljøarbejdet til information og drøftelse Udviklingen i sygefravær viser en stigning i det samlede sygefravær på rådhuset fra 3,27% i 2014 til 3,75% i Dette skyldes primært en stigning i langtidsfraværet i Ledelse & Udvikling samt en stigning i både kort- og langtidsfravær i Jobcentret. Tallene vil i øvrigt blive indarbejdet i arbejdsmiljøregnskabet for 2015, som først bliver klar til behandling på Hovedudvalgsmødet den 4. april og på de efterfølgende områdeudvalgsmøder. Bilag: Sygefravær 2015 rådhuset, dok. id Der er sat fokus på sygefraværet både i Hovedudvalget og til erfagruppemødet, den 8. marts, hvor Morten og Allan deltog i Proces god dialog om sygefraværsindsatsen. Sygefraværet skal på dagsordnen til personalemøderne i alle afdelinger på rådhuset. Der skal også fokus på, hvordan vi håndterer sygefravær også selvom det ikke er arbejdsrelateret. Det er vigtigt med kontakt til medarbejdere, da det gør det lettere, at komme tilbage på arbejdet, når tilknytningen og kontakten til arbejdspladsen bevares. Dokumentnr.: side 1

2 Fra medarbejdersiden påpegede Rikke, at sygefravær generelt er noget, vi skal blive bedre til at tale om. Fysisk sygdom er lettere at tale om og se end psykiske sygdomme, og derfor er det vigtigt, at vi bliver bedre til at tale om de psykiske sygdomme. Morten orienterede om, at der på erfagruppemødet var en god snak om den lokale proces der kunne være på personalemøder. At det er en vigtig investering i god dialog og i processen omkring nedbringelse af sygefravær. Tallene for sygefraværet bliver indarbejdet i arbejdsmiljøregnskabet for 2015, som bliver behandlet den 4. april på Hovedudvalgsmødet. Sygefraværet er steget marginalt i Odder Kommune, og fraværet ligger under det gennemsnitlige på rådhuset. Korttidssygefraværet er faldet, men der har været vækst i langtidsfravær. Antallet af arbejdsskader er faldet fra 2014 til 2015, hvor der var anmeldt 102 skader i 2014 og anmeldt 91 arbejdsskader i Dette er primært skader uden fravær eller med kort fravær. Der har været en stigning i de mere alvorlige skader med længerevarende fravær. Sygefraværet i Odder Kommune svarer samlet til 77 helårsværk. Der er modtaget to påbud fra arbejdstilsynet bl.a. under forebyggelse af vold og trusler ved Hou Skole (vedr. specialklassen) punkt 4. på dagens dagsorden sætter fokus herpå. Det andet punkt er nedbringelse af arbejdspres, hvor påbuddet er givet til Børne- og Familiecentret grundet arbejdspres i Myndighedsafdelingen. Samlet på dagsordnen i 2016 er følgende punkter: 1. Indsats på nedbringelse af sygefravær ved brug af proces god dialog 2. Røgfri arbejdsplads Hovedudvalget har politikken til evt. godkendelse den 4. april Fornyelse af sundhedsordningen nytænkning af denne 4. Endelig evaluering af MED-aftalen Strukturen skal efterses efter måden vi er organiseret på, da vi aktuelt set er tilpasset efter de ændringer der blev foretaget, inden vi fik ny direktion. Fra medarbejdersiden spurgte Margit Pedersen ind til, om der var bemærkninger ift. opfølgning på de arbejdsmiljømål, der var på mødet den 3. december 2016 (punkt 6). Morten fortæller, at punkterne ikke har ikke været drøftet, men at de medtages på et kommende møde i Ledergruppen for rådhuset. Allan orienterede fra arbejdsmiljøgruppen, som har været på rundering i Ledelse og Udvikling samt i Direktionen. Der er rigtig pænt og fint Medarbejdersiden spurgte ind til, hvad det er, arbejdsmiljøgruppen ser efter: rod, indretning, ledninger mv. I Ledelse & Udvikling bruges PEP-princippet (Personlig Effektiviserings Program), hvor der efter nytår og sommerferien afsættes tid til oprydning både elektronisk og fysisk på de individuelle arbejdspladser. Måske andre afdelinger kan lade sig inspirere til samme oprydningsprincipper eller finde på egne løsninger. Der skal tilføjes i aftalen med rengøringsfirmaet, at alle radiatorerne på rådhuset skal Dokumentnr.: side 2

3 støvsuges, hvis dette ikke allerede er en del af aftalen. Allan kontakter Jan Møller for nærmere afklaring/aftale. 4. Opfølgning på spørgsmålet om anmeldelse af vold voldsoffererstatningsloven - til beslutning På baggrund af den skærpede praksis hos erstatningsnævnet i forhold til erstatning efter Voldsoffererstatningsloven, har Ledelse & Udvikling/HR udarbejdet et notat om problemstillinger og retningslinier i forhold til politianmeldelse af vold mod ansatte. Områdeudvalget drøfter og beslutter samtidig om notatet giver anledning til tilpasninger af handleplanen vedr. vold, mobning, chikane m.m. for rådhuset. Nye regler om arbejdsrelateret vold Bilag: Notat om anmeldelse af vold mod medarbejdere, dok.id mobning_stress.pdf Fra 1. januar 2016 gælder der nye regler i forbindelse med hændelser af vold udenfor arbejdstid. Hændelser udenfor arbejdstid skal nu registreres. Fra medarbejdersiden tilføjede Rikke, at selvom det ikke har stået skrevet i aftalen, er tidligere hændelser udenfor arbejdstiden blevet registreret. Der er ikke behov for ændringer i de forebyggende tiltag. På mødet var der følgende rettelser til handleplanen: I første afsnit under Vold, trusler og chikane under overskriften Når skaden er sket under punkt 3, Politianmeldelse tilføjes: Det gælder også skader som følger af arbejdsrelateret vold, som er sket udenfor arbejdstid. Fra medarbejdersiden orienterede Rikke om en ny regel i forbindelse med anmeldelser af vold. Der skal anmeldes indenfor 72 timer. Det er meget vigtigt, at fristen overholdes, idet erstatningsmulighed jf. offererstatningsloven bortfalder, hvis der ikke er anmeldt indenfor 72 timer. Dette skal tilføjes handleplanen. Hver afdeling drøfter handleplanen på et personalemøde med MED-status. Handleplanen tilrettes og medsendes referatet til orientering. Områdeudvalget Rådhuset anbefaler Hovedudvalget at etablere en ordning hos Østjyllands Politi med en fast kontaktperson der kan rettes henvendelse til ved anmeldelser op til ferieperioder eller helligdage. Allan undersøger mulighed med Østjyllands Politi. Fra ledelsessiden spurgte Britta om, hvem der bliver kontaktet, når overfaldalarmen benyttes. Udvalget mener, at det er vagtholdet ved Østjyllands Brandvæsen. Det afklares, hvordan den nuværende procedure er, og om der er sket ændringer i forhold til denne. Der er ikke sket ændringer på responstiden. Henrik har talt med Østjyllands Brandvæsen og ifølge deres forholdsordre skal de ikke kontakte politiet og har heller ikke gjort det ved udrykningen den 15. marts til overfald ved Misbrugscentret. 5. Implementering af ledelses- og organisationsgrundlag til information og drøftelse Implementeringsgruppen vedr. ledelsesgrundlaget har udarbejdet en tids- og aktivitetsplan for processen, som er godkendt i Direktionen i december måned. En af de første indsatser Dokumentnr.: side 3

4 er udvikling af et nyt koncept for lederaftaler, som ligeledes er godkendt i Direktionen, og nu tages i anvendelse, således at der i løbet af februar-april udarbejdes lederaftaler for stabschefer, virksomhedsledere og ledere af medarbejdere. Tids- og aktivitetsplanen er et dynamisk værktøj og implementeringsgruppen fortsætter arbejdet med planen i _2015_151069_S amlet_tidsplan_for_im 727_2016_647_Drej ebog_for_lederaftaler Bilag: Tids- og aktivitetsplan for implementering af ledelsesgrundlaget, doknr Drejebog for lederaftaler, dok. nr Afdelingerne er orienteret. Aftalerne ser forskellige ud, med stor variation. Aftalerne giver anledning til dialog og refleksion over, hvordan vi som afdelinger spiller ind i byrådets visioner og direktionens strategiske spor. 6. Lokal løndannelse på rådhuset til information og drøftelse Lokal Lønddannelse på rådhuset i Odder K 727_2015_76653_Pr ocedure_for_decentr Bilag: Procedure for decentral løn Medarbejdersiden har bedt om at få punktet sat på, og beklager at punktet ikke er motiveret til dagsordenen, og motiveres derfor på mødet, hvilket vil fremgå af referatet. Baggrunden for anmodningen er vedlagte mail modtaget fra kommunaldirektøren, hvoraf det fremgår, at lønbudgetter til den enkelte afdelingsleder med virkning fra indeværende år. Den enkelte afdelingsleder er selv ansvarlig for lønbudget og for at forhandle løn for medarbejderne. Afdelingsbudgetterne tildeles, så de alene dækker nuværende lønsum for afdelingens medarbejdere. Der er således som udgangspunkt ikke lønsum til rådighed til lokal løn udover, hvad den enkelte afdelingsleder må overskride sit lønbudget med. På længere sigt forventes det muligt for den enkelte afdelingsleder, at skabe et råderum til lokal løn, f.eks. i forbindelse med vakancer o.lign, men det må forudses, at det vil tage et stykke tid, at opbygge et sådant råderum. Medarbejdersiden ønsker dette drøftet, idet vi mener, at denne udmelding nedlægger ny løn, hvilket strider mod overenskomsten. Såfremt der ikke på mødet kan opnås en fælles forståelse for problematikken, ønsker medarbejdersiden punktet løftet til HovedUdvalget, så der kan anmodes om en lønpolitiks drøftelse med organisationerne. Medarbejdersiden påpeger, at det er svært at se, hvor det forventede råderum skal komme fra, idet medarbejdersidens oplevelse er, at nyansatte i Odder Kommune oftest koster mere end de ansatte der fratræder. Vi har derudover en høj gennemsnitlig ansættelsestid, og der vil være afdelinger, hvor det kan vare flere år inden, der kommer vakancer/udskiftning i personalet. Ligesom der også er afdelinger, hvor det vil være usandsynligt, at man kan lade stillinger stå åbne, for at skabe dette råderum. Dokumentnr.: side 4

5 Ledelsen meddelte, at der til lønforhandlingen i 2015 afsættes en pulje på kr. til lokal løndannelse på rådhuset. Det forventes, at midlerne fordeles efter nøgletal. Ligeledes vil der blive udmeldt ny tidsplan for lønforhandlingerne i 2015, da tidsfrister i den oprindelige lønforhandling er overskredet. Den nye tidsplan er: Lønsamtaler gennemføres i det omfang leder og/eller medarbejder anmoder om det senest 15. april 2016 Senest 1. maj 2016 udveksles der forslag Forhandlinger gennemføres senest 1. juni Det er fra medarbejderside bemærket, at de kr. svarer til de 0,2%, der er forventet til lokal løndannelse ved OK15. Medarbejdersiden forespurgte ift., hvad ledelsen forventer til lønforhandlingen Ledelsen kan ikke på nuværende tidspunkt komme med yderligere tilkendegivelser, men siger, at såfremt midlerne ved forhandlingen i år bruges til fx resultatløn/engangsudbetalinger, vil midlerne også være til rådighed til næste forhandling, men såfremt de bruges til faste tillæg, kan de ikke garantere, at der afsættes midler til kommende forhandling. Medarbejdersiden tilkendegiver, at de vurderer, at problematikken er løst for indeværende forhandlingsperiode, men påpeger også, at der vil være særlig opmærksomhed på, hvordan lønforhandlingerne vil blive i kommende forhandlingsperiode. 7. Status på Trivselspuljen I 2014 besluttede OmrådeUdvalget på Rådhuset, at afsætte midler kr. til en trivselspulje med det formål at skabe større social sammenhæng på tværs af afdelingerne. For hver medarbejder, der deltog i et fælles arrangement kunne der blive refunderet op til 300 kr. En betingelse var, at man gik sammen mindst 2 afdelinger. HR vil forud for mødet afdække forbruget og hvilke aktiviteter, der har været afholdt af Trivselspuljen. Dette med henblik på at drøfte, om der skal søges midler til at videreføre ordningen. Puljen er brugt på bl.a. golf og madlavning i arrangementer på tværs af afdelingerne. HR & Løn lavede fælles arrangement inden sammenlægning. Medarbejdersiden ønsker, at ledelsen tager stilling til, om puljen er tilgængelig, set ud fra den økonomiske situation. Hvis ledelsen beslutter, at puljen fortsat kan benyttes, vil medarbejdersiden tage stilling til, om det skal bruges til tværfaglige arrangementer for rådhuset. 8. Til efterretning Ingen punkter. 9. Eventuelt Dokumentnr.: side 5

6 Angående parkeringsudfordringen på rådhuset sendte Henning Haahr en mail ud til afdelingslederne på rådhuset fredag den 18. marts, hvori han påpegede, at alle parkeringspladser til borgerne var optaget fra kl Parkeringspladserne ved indgangen og ved Kim Bruhn er kun til afbenyttelse, hvis man har et kort ærinde på rådhuset. Ydermere påpeges det, at der ikke må parkeres biler i midten, da lastbiler ikke kan køre igennem mod Aabygade. På handicapholdepladsen dækker handicapbusserne for skiltet om, at der er udkørsel forbudt mod Nørregade. Der må holdes bagved Løvbjerg og ved Å-parkeringen og ellers kun i afmærkede båse ved rådhuset. Fra medarbejdersiden orienterede Rikke kort om, at Hovedudvalget har nedsat en arbejdsgruppe i forhold til etablering af en jobpulje. Der har indtil nu været jobpulje på dagtilbudsområdet, og beslutningen fra HovedUdvalget er, at jobpuljen skal udvides til at dække hele Odder Kommune. Som punkt på dagsorden til næste møde torsdag den 16. juni 2016 skal arbejdsskader drøftes. For at der kan meldes en arbejdsskade, skal medarbejderen have haft 1 sygedag. Arbejdsmiljøgruppen undersøger nærmere og orienterer på næste møde. Næste møde: Torsdag den 16. juni 2016 Mødet hævet kl Dokumentnr.: side 6