Gladsaxe Kommune Beretning om revision af åbningsbalance pr

Transkript

1 Deloitte Statsautoriseret Revisionsaktieselskab CVR-nr.: Tuborg Havnevej Hellerup Telefon Telefax Gladsaxe Kommune Beretning om revision af åbningsbalance pr

2 Deloitte Indholdsfortegnelse Side 1. Indledning Baggrund Formålet med regnskabsreformen Udarbejdelse af åbningsbalance Den videre proces 3 2. Redegørelse for den udførte revision Udgangspunktet for den udførte revision Generelle kommentarer fra den udførte revision 4 3. Kommentarer fra revisionen af de enkelte regnskabsposter Grunde og bygninger, 3.219,5 mio.kr Tekniske anlæg, 272,0 mio.kr. samt inventar og IT-udstyr, 219,9 mio.kr Materielle anlægsaktiver under udførelse, 10,7 mio.kr Hensatte forpligtelser, 1.377,0 mio.kr Langfristede gældsforpligtelser 373,1 mio.kr Konklusion på den udførte revision 8 5. Erklæring 10

3 Deloitte 2 Revisionsberetning om revision af åbningsbalance pr Vi har den færdiggjort revisionen af kommunens åbningsbalance pr udvisende en balancesum på 4.638,4 mio.kr. og en egenkapital på 2.343,0 mio.kr. 1. Indledning 1.1. Baggrund Som et led i finanslovsaftalen mellem regeringen og kommunerne for 2003 blev det aftalt, at kommunerne fra og med 2004 skulle overgå fra udgiftsbaserede til omkostningsbaserede regnskaber. Reglerne for kommunernes udmøntning af omkostningsbaserede regnskaber har været behandlet i Indenrigs- og Sundhedsministeriets Budget- og Regnskabsudvalg. Som følge af dette arbejde er der foretaget en tilpasning af reglerne for kommunernes regnskabsføring som disse fremgår af Indenrigs- og Sundhedsministeriets Budget- og Regnskabssystem for kommuner og amtskommuner. Disse regler udgør således det overordnede grundlag for kommunernes aflæggelse af omkostningsbaserede regnskaber Formålet med regnskabsreformen Indledningsvis skal det understreges, at åbningsbalancen ikke er udtryk for handelsværdien af kommunens aktiver. Værdiansættelsen er sket med udgangspunkt i de historiske kostpriser med fradrag af akkumulerede afskrivninger. Dette er således ikke et udtryk for, hvad aktiverne ville kunne indbringe ved et salg. Ejendomme er værdiansat til offentlig ejendomsvurdering, der heller ikke nødvendigvis er et retvisende udtryk for ejendommenes handelsværdi. Formålet med indførelsen af omkostningsbaserede regnskaber er således at styrke den økonomiske styring gennem tilvejebringelse af et mere relevant grundlag for opgørelse af, hvad de offentlige ydelser koster i det enkelte år. Dette sikres gennem en periodisering af forbruget af ressourcer, således at det fremover er forbruget af ressourcer, der er afgørende for, hvornår en udgift driftsføres - og ikke som hidtil, hvornår levering har fundet sted.

4 Deloitte 3 Omkostningsbaserede regnskaber vil i sig selv have en effekt gennem synliggørelse af investerede beløb, nedslidningen heraf samt synliggørelse af fremtidige forpligtelser. Den væsentligste effekt af regnskabsreformen opnås imidlertid kun, hvis der samtidig indføres principper for en økonomisk styring baseret på sammenhængen mellem de offentlige ydelser og det ressourceforbrug, som de medfører. Derfor indebærer det regelsæt, der ligger til grund for reformen også en række regler for omkostningsregistrering og kalkulation af omkostninger ved offentlige ydelser Udarbejdelse af åbningsbalance Overgangen fra udgiftsbaserede til omkostningsbaserede regnskaber indebærer en fundamental ændring af kommunernes regnskabsprincipper. Som følge heraf er det valgt, at der skal udarbejdes en egentlig åbningsbalance i forbindelse med overgangen til nye regnskabsprincipper. Åbningsbalancen har således til formål at vise, hvorledes kommunens balance ville have set ud, såfremt kommunen også i fortiden havde aflagt omkostningsbaserede regnskaber. Åbningsbalancen udgør dermed udgangspunktet for kommunens aflæggelse af et omkostningsbaseret regnskab for Den videre proces Budget- og Regnskabsudvalget fortsætter sit arbejde med implementering af omkostningsbaserede regnskaber. I 2004 udvides regnskabsreformen til at omfatte værdiansættelsen af en række tilgodehavender, ligesom det fra og med 2005 bliver obligatorisk at medtage immaterielle anlægsaktiver som eksempelvis investeringer i IT som en beholdning, der driftsføres i takt med forbruget. Derudover forventer vi en række yderligere tiltag til sikring af en mere konsekvent indførelse af omkostningsbaserede regnskaber, herunder obligatorisk opgørelse af varebeholdninger, feriepengeforpligtelser og skyldigt overarbejde m.m. Endelig forventes det, at der over en årrække vil blive indført regler om omkostningsbaserede bevillinger.

5 Deloitte 4 2. Redegørelse for den udførte revision 2.1. Udgangspunktet for den udførte revision Vi vil indledningsvis understrege, at vi ser indførelsen af omkostningsbaserede regnskaber som en proces, hvor udarbejdelsen af åbningsbalancen vil indeholde en række usikkerheder som følge af den manglende sikkerhed vedrørende investeringer foretaget forud for Da der kun er krav om opbevaring af leverandørbilag og lignende i 5 regnskabsår, vil åbningsbalancen nødvendigvis indeholde en række usikkerheder, da dokumentationen for oprindelige anskaffelsessummer ofte ikke vil være til stede for investeringer foretaget før Disse usikkerheder vil blive reduceret over tid, i takt med at disse anlægsaktiver vil udgøre en mindre del af kommunens samlede anlægsaktiver. Henset til kommunens samlede materielle anlægsaktiver, der ifølge åbningsbalancen udgør ca. 3,7 mia.kr., er revisionen af åbningsbalancen derfor udført under iagttagelse af et højere væsentlighedsniveau end vores revision af kommunens årsregnskaber. Væsentlighedsniveauet er udtryk for, hvor store usikkerheder og fejl, der accepteres, før der tages forbehold i påtegningen eller afgives revisionsbemærkninger. Revisionen har derudover taget sit udgangspunkt i Indenrigs- og Sundhedsministeriets Budget- og Regnskabssystem for kommuner og amtskommuner, Gladsaxe Kommunes regelsæt og forretningsgange for udarbejdelse af åbningsbalancen, samt Gladsaxe Kommunes revisionsregulativ Generelle kommentarer fra den udførte revision Forretningsgange og regler Vi har gennemgået kommunens regelsæt og forretningsgange for udarbejdelse af åbningsbalancen, og det er vores vurdering, at disse regler og forretningsgange lever op til de krav, der kan stilles til sådanne regelsæt. I de af Indenrigs- og Sundhedsministeriet udstukne rammer for omkostningsbaserede regnskaber gives der kommunerne en række valgmuligheder i relation til indregning af aktiver. Eksempelvis er det frivilligt at indregne varelagre og aktiver mellem kr. og kr. Gladsaxe Kommunes valgte regnskabspraksis er efter vores opfattelse i overensstemmelse med de udstukne rammer. Vi gør dog opmærksom på, at en ændret regnskabspraksis kan medføre ændrede værdiansættelser. Vi skal anbefale, at de foreliggende retningslinier suppleres med krav til dokumentationsmaterialets udarbejdelse og kvalitetssikring heraf.

6 Deloitte 5 Kompetenceudvikling Generelt indebærer omkostningsbaserede regnskaber imidlertid, at der i en række situationer skal udøves regnskabsmæssige skøn over, hvad der er mest retvisende. Sådanne regnskabsmæssige skøn er karakteriseret ved, at der vanskeligt kan udarbejdes generelle regler herfor, da de netop skal udøves individuelt i relation til det enkelte regnskabsmæssige forhold. Derfor stiller omkostningsbaserede regnskaber også væsentligt større krav til organisationens regnskabsmæssige forståelse og kompetence end de hidtidige udgiftsbaserede regnskabsprincipper, der i højere grad er styret af mere enkle regnskabsprincipper. Ifølge det oplyste har kommunen påbegyndt en kompetenceudvikling for de medarbejdere, der har været involveret i udarbejdelsen af åbningsbalancen. På baggrund af den udførte revision vil vi anbefale, at denne kompetenceudvikling - såvel i fagforvaltningerne som på decentralt niveau - fortsættes og intensiveres fremover. Kvalitetssikring af åbningsbalancen Gladsaxe Kommunes åbningsbalance overholder Indenrigs- og Sundhedsministeriets regler. Anvendelsen af omkostningsbaserede regnskabsdata i den løbende økonomiske styring, såvel som til aflæggelsen af omkostningsbaserede årsregnskaber, stiller øgede krav til datakvaliteten. Vi anbefaler, at der arbejdes videre med en kvalitetssikring af datagrundlaget for de omkostningsbaserede regnskaber - herunder: indsamling af dokumentation for åbningsbalancen, kvalitetssikring af dokumentationen, gennemgang af alle igangværende anlægsarbejder pr for en vurdering om disse efterfølgende skal aktiveres - og dermed fremgå som igangværende arbejder i åbningsbalancen, gennemgang af alle afsluttede anlægsarbejder fra til sikring af, at alle relevante aktiver er optaget i åbningsbalancen, og at eventuelle væsentlige om- og nybygninger er korrekt indarbejdet. Ved revisionen har vi blandt andet stikprøvevis kontrolleret dokumentationen, kvaliteten og fuldstændigheden i kommunens registreringer og har i den forbindelse fundet, at der for flere poster ikke har været foretaget en tilstrækkelig kvalitetssikring.

7 Deloitte 6 Vi har drøftet observationerne med kommunen, som har rettet de konstaterede forhold i det omfang dette var muligt. På enkelte områder har observationerne givet anledning til, at kommunen har foretaget yderligere kvalitetssikring af registreringerne. Vi har ligeledes konstateret, at der ikke er foretaget en sammenholdelse af åbningsbalancens registreringer med kommunens anlægsregnskaber for de seneste 5 år. Implementering af omkostningsbaserede regnskaber indebærer anvendelse af en række nye regnskabsmæssige begreber. Der er som følge heraf en forøget usikkerhed på disse områder i forhold til den del af kommunens regnskabsføring, som er omfattet af en mangeårig erfaringsopsamling. Forholdet til fritvalgsordningerne samt de takst- og gebyrfinansierede områder For god ordens skyld skal det oplyses, at de valgte afskrivningstider i relation til det omkostningsbaserede regnskab ikke nødvendigvis er de samme, som anvendes i forbindelse med priskalkulationerne vedrørende fritvalgsordningerne samt de takst- og gebyrfinansierede områder. Dette er en konsekvens af forskellige regelsæt og giver ikke anledning til yderligere bemærkninger. 3. Kommentarer fra revisionen af de enkelte regnskabsposter 3.1. Grunde og bygninger, 3.219,5 mio.kr. Kommunen har valgt som udgangspunkt at værdiansætte sine ejendomme anskaffet før til den offentlige ejendomsvurdering. Andre ejendomme er værdiansat til kostpris med fradrag af akkumulerede afskrivninger. Arbejdet med registrering og værdiansættelse af ejendomme har været foretaget af Planlægningsafdelingen - og har taget sit udgangspunkt i kommunens ejendomsfortegnelse. Vi har ved stikprøver påset, at tilstedeværelse og ejendomsret er sikret gennem indhentelse af tingbogsoplysninger - og at værdiansættelsen er sket med udgangspunkt i underliggende dokumentation i form af offentlige ejendomsvurderinger pr. oktober 2003 og/eller anlægsregnskaber Tekniske anlæg, 272,0 mio.kr. samt inventar og IT-udstyr, 219,9 mio.kr. Vi har stikprøvevis gennemgået dokumentationen for de indregnede aktiver, ligesom vi med udgangspunkt i anlægsoversigten pr stikprøvevis har kontrolleret fuldstændigheden i kommunens opgørelse. Indregningen af aktiverne tager generelt udgangspunkt i eksisterende registreringer suppleret med fysisk optælling. Som det fremgår af kommunens åbningsbalance er der dog for disse aktivgruppers

8 Deloitte 7 vedkommende i nogen udstrækning anvendt gennemsnitsbetragtninger og udøvet skøn, hvilket medfører en større usikkerhed ved målingen. På baggrund af den udførte revision skal vi anbefale, at kommunen samler dokumentationen for åbningsbalancen, og at der arbejdes videre med uddybning af de udøvede skøn og kvalitetssikring af materialet. Finansielt leasede aktiver Finansielt leasede aktiver er aktiver, der er leaset på vilkår, der indebærer, at kommunen med stor sandsynlighed vil overtage disse til eje ved leasingkontraktens udløb. Sådanne aktiver skal indregnes i åbningsbalancen på samme måde som aktiver, der ejes af kommunen den Tilsvarende indregnes en gæld svarende til de fremtidige leasingydelser. Vi har stikprøvevis kontrolleret, at sådanne aktiver fremgår af åbningsbalancen Materielle anlægsaktiver under udførelse, 10,7 mio.kr. Vi har påset, at de relevante anlægsprojekter er medtaget, og at værdiansættelsen heraf er sket med udgangspunkt i kommunens anlægsoversigt, som denne forelå pr Vi har i den forbindelse afdækket igangværende anlægsarbejder, som ikke er indregnet i regnskabsposten, men hvor benævnelsen af anlægsarbejdet indikerer, at dette burde aktiveres. Vi skal derfor anbefale, at der i det videre arbejde foretages gennemgang af igangværende anlægsarbejder og at der i forbindelse med denne gennemgang foretages konkret vurdering af anlægsarbejdets indhold i forhold til en eventuel korrektion af åbningsbalancen Hensatte forpligtelser, 1.377,0 mio.kr. Vi har gennemgået grundlaget for kommunens beregning af hensættelse til tjenestemandspensionsforpligtelse, herunder har vi foretaget en aktuarmæssig vurdering af den anvendte beregningsmodel. Der er efter vores opfattelse elementer i en aktuarmæssig beregning, som ikke er omfattet af kommunens beregning, men disse er beskrevet i kommunens regnskabsprincipper. Vi skal anbefale, at der efterfølgende foretages konsekvensberegning af disse forhold, og at resultatet heraf indarbejdes i kommunens forpligtelse Langfristede gældsforpligtelser 373,1 mio.kr. Ændringen i langfristede gældsforpligtelser relaterer sig til passivering af forpligtelser vedrørende finansiel leasing med 2,1 mio.kr.

9 Deloitte 8 Vi har stikprøvevis gennemgået beregningerne af de finansielle leasingforpligtelser, der knytter sig til aktiveringen af finansielt leasede aktiver. 4. Konklusion på den udførte revision Vi har konkluderet, at Gladsaxe Kommunes åbningsbalance er udarbejdet inden for de rammer, der fremgår af Indenrigs- og Sundhedsministeriets Budget og Regnskabssystem for kommuner og amtskommuner. Som det fremgår af foranstående, har revisionen afdækket en række forhold, som har givet anledning til korrektion af åbningsbalancen. Under hensyntagen til at der er tale om et nyt område for kommunen, og at arbejdet med omkostningsbaserede regnskaber må betragtes som en proces, der vil skabe større sikkerhed over årene, har vi ikke fundet anledning til at afgive særskilte revisionsbemærkninger som konklusion på den udførte revision. Som afslutning på den udførte revision vil vi, såfremt åbningsbalancen aflægges af Økonomiudvalget og godkendes af Byrådet i den foreliggende form, forsyne den med nedenstående påtegning. Påtegningen indeholder supplerende oplysninger, som vi har indarbejdet af hensyn til regnskabslæseren. Formålet hermed er at henlede opmærksomheden på forhold, som bør iagttages i forbindelse med en eventuel tolkning af værdierne i åbningsbalancen. Revisionspåtegning Til Byrådet Vi har revideret åbningsbalancen for Gladsaxe Kommune pr Kommunens ledelse har ansvaret for åbningsbalancen. Vores ansvar er på grundlag af vores revision at udtrykke en konklusion om åbningsbalancen. Den udførte revision Vi har udført vores revision i overensstemmelse med danske revisionsstandarder, international revisionsstandard nr. 800 om revision af regnskabsopstillinger til særlige formål samt Gladsaxe Kommunes revisionsregulativ. Standarderne kræver, at vi tilrettelægger og udfører revisionen med henblik på at opnå høj grad af sikkerhed for, at åbningsbalancen ikke indeholder væsentlig fejlinformation. Revisionen omfatter stikprøvevis undersøgelse af information, der understøtter de i åbningsbalancen anførte beløb og oplysninger. Revisionen omfatter endvidere stillingtagen til den af ledelsen anvendte regn-

10 Deloitte 9 skabspraksis og til de væsentlige skøn, som ledelsen har udøvet, samt vurdering af den samlede præsentation af åbningsbalancen. Det er vores opfattelse, at den udførte revision giver et tilstrækkeligt grundlag for vores konklusion. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Konklusion Det er vores opfattelse, at åbningsbalancen er udarbejdet inden for de rammer, der fremgår af Indenrigs- og Sundhedsministeriets Budget og Regnskabssystem for kommuner og amtskommuner. Supplerende oplysninger Vi skal henlede opmærksomheden på, at regelsættet for udarbejdelsen af åbningsbalancen indeholder vide rammer for hvilke aktiver og forpligtelser, der kan indgå i åbningsbalancen. Eksempelvis er det frivilligt at indregne immaterielle anlægsaktiver, aktiver med en anskaffelsessum på under kr. og varebeholdninger. Endvidere omfatter regelsættet ikke hensættelser ud over tjenestemandspensioner. Derudover har det været nødvendigt at foretage en række skøn i forbindelse med værdiansættelsen af især aktiver anskaffet før , idet den faktiske anskaffelsessum ikke længere er kommunen bekendt. På visse områder giver regelsættet endvidere mulighed for valg mellem forskellige værdiansættelsesprincipper, hvor de forskellige valg vil indebære meget forskellig værdi for samme aktiv. Eksempelvis kan der vælges mellem værdiansættelse af ejendomme anskaffet før til kostpris eller til seneste offentlige ejendomsvurdering - uagtet at disse værdier kan være vidt forskellige. Tolkningen af værdierne i åbningsbalancen skal derfor ske under skyldig hensyntagen til kommunens valg af anvendt regnskabspraksis. Endelig skal vi henlede opmærksomheden på, at egenkapitalen ifølge åbningsbalancen ikke er udtryk for en værdiansættelse af kommunens aktiver og forpligtelser til markedsværdi.

11 Deloitte Erklæring I henhold til lovgivningen skal vi erklære, at vi opfylder de habilitetsbetingelser, der er indeholdt i lovgivningen, og at vi under revisionen har modtaget alle de oplysninger, vi har anmodet om. Hellerup, den 8. november 2004 Deloitte Statsautoriseret Revisionsaktieselskab Peter Meisner Sørensen statsautoriseret revisor Keld Østerdal statsautoriseret revisor LARS(ab+eh) T:\AFD1060\207765\2004\207765RB0400A.doc