Samarbejdsaftale. mellem. Holbæk Bold & Idrætsforening. Holbæk Kommune

Transkript

1 Samarbejdsaftale mellem Holbæk Bold & Idrætsforening & Holbæk Kommune 1

2 mellem Holbæk Bold & Idrætsforening Borgmestergårdsvej 11 a 4300 Holbæk Cvr.nr (Herefter kaldet HB & I) og Holbæk Kommune Kanalstræde Holbæk Cvr.nr. (herefter kaldet Holbæk Kommune) (Begge kaldet Part og tilsammen kaldet Parterne) 2

3 1. Baggrund og formål 1. Denne aftale er indgået med baggrund i lov om eliteidræt 7 (lovbekg af 30/ ). 2. HB & I vil sammen med Holbæk Kommune arbejde for at markedsføre Holbæk gennem fodboldaktivitet og i øvrigt gennem kommunale brandingstrategier. 3. HB & I vil sammen med Holbæk kommune videreudvikle idrætsmiljøer i Holbæk Kommune for børn og unge for at imødegå problemer med alkohol, stoffer og kriminalitet i ungdomsmiljøer. 4. Parterne vil arbejde for at borgere i Holbæk Kommune får styrket deres sociale, sundhedsmæssige, socialpsykologiske og uddannelsesmæssige baggrund gennem fysisk aktivitet. 5. Et sundt idrætsmiljø har brug for forbilleder. HB & I ønsker, med bl.a. kommunal støtte fra Holbæk kommune, at lave en målrettet indsats for på sigt at spille i superligaen. Der vil blive arbejdet målrettet mod, at en væsentlig del af spillerne på HB & I s divisionshold rekrutteres dels via HB & I s egen fødekæde dels fra andre klubber i Holbæk Kommune. 6. Divisionsholdet skal repræsentere: En sund livsstil Sunde holdninger til kost, uddannelse og det at arbejde for at udnytte egne muligheder og potentialer bedst muligt samt bidrage til at andre udnytter deres muligheder og potentialer i samme grad. 7. Parterne vil sikre bæredygtige løsninger for talentarbejdet og sikre et samarbejde med øvrige fodbold- og idrætsklubber i området samt øvrige talentsatsninger i Holbæk kommune, herunder et tæt samarbejde med Stenhus Gymnasium. 8. På denne baggrund og på baggrund af Holbæk Kommunes ønske om at fremstå som en by med kvalificerede talentudviklingsmiljøer, herunder et godt idrætsmiljø indgås følgende 3

4 samarbejdsaftale mellem fodboldklubben HB & I og Holbæk Kommune. 2. Definitioner 1. Med aftalen menes denne samarbejdsaftale inklusive bilag samt alle senere skriftligt aftalte tillæg. 2. Med HB & I menes Holbæk Bold og Idrætsforening, CVR.nr.: der er hjemmehørende på Borgmestergaardsvej 11a, 4300 Holbæk. Ændring af navn i kontraktperioden er uden betydning for aftalens indhold, såfremt navneændringen sker i overensstemmelse med aftalens pkt Aftalens omfang og indhold 1. Aftalen gælder for alle HB & I s fodboldaktiviteter. 4. Betingelser for aftalens indgåelse 1. Aftalen er betinget af følgende væsentlige betingelser: 2. At HB & I vedvarende er etableret som en forening eller et aktieselskab med vedtægter, hvoraf det fremgår, at der ikke udbetales udbytte. 3. At HB & I ikke drives med fortjeneste for øje 4

5 4. Ændring af HB & I s vedtægtsbestemmelser om udbytte kan maksimalt ske i et omfang, der giver adgang til at udlodde et udbytte svarende til almindelig låneforrentning af den evt. indskudte kapital (udbyttebegrænsning). Dette forhold er medvirkende til at muliggøre, at Holbæk Kommune kan yde støtte til HB & I efter eliteidrætslovens bestemmelser. 5. HB & I er bekendt med, at Holbæk Kommune ikke kan yde kommunal støtte, såfremt der er tale om egentlig erhvervsvirksomhed i eliteidrætslovens forstand. 6. at herreeliteholdet (nuværende kaldenavn Nordvest FC) som minimum spiller i 2 division, så længe aftalen løber. 7. at HB & I s vedtægtsbestemmelse om bestyrelsens sammensætning ændres, så det fremgår af vedtægterne, at følgende kompetence skal være repræsenteret i bestyrelsen: juridisk indsigt, økonomisk indsigt, sportslig indsigt. 8. Såfremt de ovenfor nævnte betingelser ikke kan opfyldes, eller er bristet væsentligt, uanset om dette kan tilskrives HB & I, kan Holbæk Kommune vælge at kræve aftalens økonomiske vilkår genforhandlet. Hvis Parterne ikke kan nå til enighed om en ny frist senest 4 (fire) uger fra genforhandlingens påbegyndelse, er Holbæk Kommune berettiget til at hæve handlen. 5. Holbæk Kommunes forpligtelser 1. Holbæk Kommunes bidrag i henhold til nærværende aftale udgør for perioden 1. januar 2014 til og med 31. december 2016 et årligt beløb på brutto kr., HB & I skal årligt betale en afgift på kr. for reklamerettigheder på Holbæk stadion, jf. reklameoverenskomst af 5. oktober Derudover skal HB & I årligt betale kr. for brug af kommunens lokaler og faciliteter. Disse beløb modregnes inden udbetaling af Holbæk Kommunes bidrag jf. indeværende aftale, således at Holbæk Kommune årligt udbetaler et beløb på netto kr., der erlægges med kr. pr. 1. marts 2014 og kr. pr. 1. juli I de efterfølgende år udbetales kr. pr. 1. januar og pr. 1. juli. Alle beløb er ekskl. moms. 2. Ved indgåelse af nærværende aftale bortfalder den sponsorkontrakt af 5.oktober 2011, som 5

6 parterne tidligere har indgået. Den af parterne indgåede reklameoverenskomst af 5. oktober 2011 er fortsat gældende. 3. HB og I vil fortsat være berettiget til at søge medlemstilskud og lokaletilskud, så længe foreningen opfylder betingelserne herfor jf. folkeoplysningsloven og Holbæk Kommunes administrationsgrundlag på Kultur og Fritidsområdet. HB & I s lokaletilskud har siden 2011 været nedskrevet med kr., idet en række af HB & Is faciliteter bliver brugt til eliteaktiviteter, som ikke kan betegnes som folkeoplysende. Disse aktiviteter kan derfor ikke danne grundlag for udbetaling af lokaletilskud. 4. HB & I har desuden en sideløbende driftsaftale med Holbæk Kommune (Trafik og Ejendomme) om driften af bade- og omklædningsbygninger på Holbæk Stadion, hvorefter HB & I ifølge den seneste driftsaftale modtager kr. plus moms årligt mod at varetage driften af bygningerne. 6. HB og I s forpligtelser og ydelser 1. HB & I er forpligtet til følgende i aftalens løbetid, idet omkostningerne herved er Holbæk Kommune uvedkommende: 2. At ændre elitedivisionsholdets kaldenavn Nordvest FC, så ordet Holbæk får en fremtrædende placering i navnet. Denne ændring skal ske senest 4 (fire) uger efter nærværende aftale er trådt i kraft. 3. At aflevere en opgørelse over budget og realiserede udgifter på månedlig basis til Holbæk Kommune. Desuden forelægges HB & I s årsregnskab Holbæk Kommune i aftaleperioden. 4. At tilbyde gratis adgang for kommunens børn og unge under 18 år til samtlige divisionskampe på Holbæk Stadion. Såfremt det skønnes nødvendigt, kan HB & I udbede sig legitimation, evt. i form af sundhedskort. 5. At aktivt arbejde for at Holbæk kommune eksponeres i TV og landsdækkende medier i forbindelse med HB & I s kampe i divisions- og pokalkampe. 6

7 6. At markedsførere Holbæk Kommune i form af logo på hjemmeside, samt på spilletøj og træningstøj for følgende hold: 1. hold senior herre, 1. hold U19 herre, 1. hold U17 herre, 1. hold U15 herre samt 1. hold serie dame. Logo placeres på bryst efter nærmere aftale. 7. At eksponere Holbæk Kommune på officiel plakat, i program, på tryksager og på alt andet markedsføringsmateriale. 8. At sikre eksponering af Holbæk Kommune via stationære bander og/eller rullebander med teksten Holbæk Kommune støtter sporten, som placeres i den bedst mulige kameravinkel i forbindelse med alle hjemmekampe. 9. At indarbejde en informationsside i alle officielle programmer, til brug for oplysning om aktiviteter i Holbæk Kommune m.m. 10. At give Holbæk Kommune mulighed for at kunne reklamere med budskaber på HB & Is infoskærme. 11. At levere en årlig opgørelse til Holbæk Kommune over antal tilskuere samt en fortegnelse over, hvilke medier Holbæk kommune har været eksponeret i. 12. At alle pressemeddelelser fra HB & I sendes til Holbæk Kommune til orientering senest samtidig med, at de sendes til pressen. 13. At omtale Holbæk Kommune på HB & I s hjemmeside 14. At Holbæk Kommune kan omtale samt benytte billeder fra HB & I s kampe i forbindelse med kommunens markedsføring. Anvendelse skal ske i overensstemmelse med aftalens pkt At Holbæk Kommune mindst 2 gange årligt kan bruge minimum 3 spillere fra HB & I s hold i den bedst placerede række i sundheds- og forebyggelseskampagner mv. rettet mod børn og unge med 7

8 henblik på større gennemslagskraft hos målgruppen. Dette skal dog aftales i rimelig tid af hensyn til planlagte aktiviteter og i respekt for overenskomster/aftaler indgået med Spillerforeningen. 16. At minimum 3 spillere fra HB & I s hold i den bedst placerede række og eventuelt sportschefen mindst 1 gang årligt uden beregning besøger alle skoler og SFO er i Holbæk Kommune, som ønsker det, for at sætte fokus på idræt og bevægelse. 17. at HB og I udarbejder en overordnet plan for arbejdet, indeholdende forslag til, hvorledes HB & I vil opfylde forpligtelserne overfor skoler og SFO er, samt hvilke events HB & I kunne tænke sig at arrangere for kommunens børn og unge. Denne plan forelægges Holbæk Kommunes Kultur og Fritidsudvalg i marts/april. 18. At Holbæk Kommune herudover får mulighed for at arrangere events efter nærmere aftale. 7. Aftalens løbetid og opsigelse 1. Aftalen gælder for perioden 1. januar 2014 til 31. december Såfremt dansk eller international lovgivning samt danske eller internationale idrætsorganisationers relevante regelsæt i aftalens løbetid skulle ændre sig på en sådan måde, at Holbæk Kommunes forudsætninger for aftalens indgåelse er bristet i væsentligt omfang, er Parterne enige om, at de berørte dele af aftalen skal genforhandles. Det samme gælder, såfremt det efter konkret afgørelse fra tilsynsmyndigheder eller domstole eller ved ændring af praksis i øvrigt må konstateres, at aftalen er i strid med eliteidrætslovens 7 eller kommunalfuldmagtsreglerne. 3. Såfremt HB & I indgår samarbejds- eller sponsoraftaler med virksomheder eller sponsorer, der efter Holbæk Kommunes opfattelse ikke er forenelige med Holbæk Kommunes status som offentlig institution, er Parterne enige om, at aftalen skal genforhandles. 4. Såfremt der i øvrigt sker væsentlige ændringer i forudsætningerne for aftalen, er Parterne enige 8

9 om, at aftalen skal genforhandles. 5. Såfremt Parterne ved genforhandling i henhold til pkt ikke inden 4 (fire) uger når til enighed om en ny aftale, er Holbæk Kommune berettiget til at bringe aftalen til ophør, og HB 6 I skal i et sådant tilfælde straks tilbagebetale den del af Holbæk Kommunes bidrag, jf. pkt.5.1., der proportionalt vedrører den resterende del af aftalens løbetid. 6. Såfremt HB & I ikke leverer månedlige økonomiske opgørelser, jf. pkt eller såfremt Holbæk Kommune vurderer, at HB & I ikke udviser tilstrækkelig økonomisk ansvarlighed, forbeholder Holbæk Kommune sig retten til at opsige nærværende aftale med 4 (fire) ugers varsel. 8. Krænkelser 1. Parterne er gensidigt forpligtede over for hinanden til omgående at underrette den anden Part, såfremt en af Parterne måtte konstatere, at tredjemand krænker den anden Parts rettigheder i henhold til aftalen. 2. Såfremt tredjemand krænker Parternes rettigheder i henhold til nærværende aftale, er Parterne endvidere forpligtet til omgående at iværksætte passende og relevante foranstaltninger, herunder iværksættelse af retslige skridt for at bringe overtrædelsen op til ophør. Omkostningerne hertil afholdes af Parterne i fællesskab, med mindre andet aftales. 9. Samarbejdsudvalg 1. I forlængelse af nærværende aftales underskrift udpeges et samarbejdsudvalg med 2 repræsentanter for hver Part. Udvalgets formal er at sørge for aftalens praktiske gennemførelse samt at sikre, at begge Parters interesser i aftalen varetages bedst muligt. Samarbejdsudvalget fastsætter selv sin mødefrekvens og kommunikationsform. 9

10 10. Misligholdelse 1. Såfremt en Part er af den opfattelse, at den anden Part har misligholdt sine forpligtelser i henhold til nærværende aftale, skel dette meddeles den anden Part skriftligt senest 14 (fjorten) dage efter, misligholdelsen er konstateret af den ikke-misligholdende Part. 2. I det tilfælde, at det ikke lykkedes at bilægge Parternes uoverensstemmelse, kan nærværende aftale ophæves af den ikke-misligholdende Part med øjeblikkelig virkning, såfremt misligholdelsen er væsentlig. Den ikke-misligholdende Part er i øvrigt berettiget til at bringe andre efter dansk ret til rådighed stående misligholdelsesbeføjelser til anvendelse, herunder retten til at kræve erstatning, uanset om aftalen ophæves. 3. I forhold til nærværende aftale vil væsentlig misligholdelse omfatte det tilfælde, hvor spillere tilknyttet HB & I kendes endelig skyldig i overtrædelse af de til enhver tid gældende dopingbestemmelser i henhold til dansk eller udenlandsk lovgivning eller danske eller internationale idrætsorganisationers dopingreglement. 4. Væsentlig misligholdelse omfatter endvidere det tilfælde, at HB & I kendes endelig skyldig i andre strafbare forhold i henhold til dansk eller udenlandsk lovgivning, som kan antages at skade HB & I s og/eller Holbæk Kommunes omdømme i offentligheden, fx. matchfixing. Tilsvarende gælder endelige sanktioner for overtrædelse af danske eller internationale idrætsorganisationers relevante regelsæt. 5. Væsentlig misligholdelse omfatter yderligere det tilfælde, at HB & I s drift tilrettelægges på en måde, så der er tale om egentlig erhvervsvirksomhed med fortjeneste for øje, herunder at bestemmelsen i HB & I s vedtægter om, at der ikke udbetales udbytte, fjernes uden at en bestemmelse om udbyttebegrænsning træder i stedet jf. pkt Væsentlig misligholdelse omfatter overtrædelse af pkt. 12. om tavshedspligt og fortrolighed. 7. I tilfælde af en Parts ophævelse af aftalen på grund af væsentlig misligholdelse fra den anden Parts side, skal en ikke-misligholdende Part være berettiget til at kræve, at den misligholdende 10

11 Part øjeblikkeligt ophører med at benytte den ikke-misligholdende Parts immaterielle rettigheder. Den ikke-misligholdende Part kan i modsat fald kræve, at der nedlægges fogedforbud herom over for den misligholdende Part uden krav om sikkerhedsstillelse. 11. Overdragelse 1. Ingen af Parterne har ret til uden samtykke fra den anden Part at overdrage rettigheder eller forpligtelser i henhold til nærværende aftale til tredjemand. 12. Tavshedspligt og fortrolighed 1. Indholdet af nærværende aftale betragtes som fortroligt og må ikke af nogen af Parterne videregives til tredjemand eller offentligheden, uden at den anden Part er blevet hørt. Særligt bemærkes, at Holbæk Kommune er omfattet af reglerne om fortrolighed og tavshedspligt i forvaltningsloven samt reglerne om aktindsigt i offentlighedsloven. 2. Parterne forpligter sig til at iagttage tavshed om alle sådanne forhold vedrørende den anden Parts forhold, som efter deres natur er forretningshemmeligheder eller i øvrigt må betragtes som fortrolige. Forpligtelsen ophører ikke ved aftalens ophør. I øvrigt er Holbæk kommune forpligtet i overensstemmelse med pkt Konfliktløsning 1. Enhver uenighed, som måtte opstå i forbindelse med denne kontrakt om som ikke umiddelbart kan løses ved forhandling, skal først søges forligt i mindelighed ved hjælp af en mediator udmeldt Mediatoradvokater (mediatoradvokater.dk) 11

12 14. Underskrifter 1. For HB & I underskrives nærværende aftale i henhold til foreningens tegningsregel. 2. For Holbæk Kommune underskrives nærværende aftale med bindende virkning af Borgmesteren og Kommunaldirektøren. 3. Nærværende aftale er underskrevet i to enslydende eksemplarer med ét til hver af parterne. Holbæk Bold & Idrætsforening: dato: Holbæk Kommune dato: Søren Kjærsgaard, Borgmester Hans Søie, Kommunaldirektør 12