Notits. Oversigt over ændringsønsker vedr. Tast selv-service 2015 og status for ændringsforslagene

Transkript

1 Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri Institution: NaturErhvervstyrelsen Kontor/initialer: Center for Landbrug: JEMJ, SIB Sagsnr.: Dato: 1. juli 2015 Notits Oversigt over ændringsønsker vedr. Tast selv-service 2015 og status for ændringsforslagene Denne notits redegør for de mest omfattende ændringsforslag til Tast selv-service, herunder Fællesskemaet og Internet markkort fra teknikergruppen, følgegruppen og fra andre konsulenter. Mindre forslag er ikke med på denne liste. Overordnet er det væsentligt at bemærke, at erhvervet efterspørger en række større ændringer til Tast selv-service, herunder Fællesskema og Internet markkort. Ønskerne tager, som det fremgår nedenfor, typisk udgangspunkt i ønsket om mere brugervenlighed i form af fx færre klik, overblik, enkelthed mv. På følgegruppemødet i marts måned var en væsentlig pointe fra flere deltagere, at løsninger ikke skulle komme som såkaldte lappeløsninger. Det vil sige, at NaturErhvervstyrelsen ifølge erhvervet skal tænke færdige løsninger igennem forinden en eventuel implementering. Derudover har det i flere år været et udtalt ønske, at løsninger fra år til år er genkendelige, hvilket betyder, at erhvervet som udgangspunkt ønsker få ændringer til et brugervenligt system. Det er vigtigt at være opmærksom på, at ændringer i brugervenlighed, som kunden virkelig kan mærke, kræver større IT-ændringer. Der er overordnet set to væsentlige tiltag i forbindelse med brugervenlighed i Tast selv-service. Det ene er NaturErhverstyrelsen projekt om brugervenlige ansøgningsprocesser og det andet er implementering af ny front end i Internet markkort. Front end implementeres til ansøgningsrunden 2016, mens projektet om brugervenlige ansøgningsprocesser ikke kan nås til Det er hensigten, at projektet om brugervenlige ansøgningsprocesser skal redegøre for muligheder fremover, som styrelsen kan planlægge og prioritere ud fra. Den tekniske platform bag Internet markkort skal opgraderes og omfatter i første omgang de brugervendte grænseflader i kundeportalen og sagsbehandlerportalen. Baggrunden for opgraderingen er, at den nuværende platform efterhånden har en del år på bagen og ikke er fulgt med den tekniske udvikling. Det medfører, at vi kun indenfor begrænsede rammer kan imødekomme nye ønsker fra brugerne, ligesom vi også har performanceproblemer. Opgraderingen omfatter, at vi skifter til en ny og moderne teknisk plaform. Opgraderingen har i første omgang fokus på at løse performanceproblemerne, mens der kun imødekommes få ønsker fra brugerne. På sigt medfører opgraderingen dog, at nye ønsker fra brugerne hurtigere kan imødekommes. Side 1 af 7

2 Tast selv-service som kundeportal Browser - Tast selv-service og IMK bør ikke være følsomme overfor valg af browser Intuitive processer - Ønske om at få mere intuitive processer, både i selve kundeportalen, i IMK og i skemaer Oprettelse af nye skemaer: - Det er besværligt at oprette nye skemaer, og det kræver mange klik - Oversigt over betalingsrettigheder ønskes oprettet for alle landmænd forud for ansøgningsrunden Breve og notifikationer: - Ønske om at få notifikation, når ansøgningsrunder starter og slutter, samt ved centrale tidspunkter i sagsbehandlingen, fx når ansøgningen er klar til udbetaling. - Ønske om, at vi fletter flere konkrete data ind i breve og i notifikationer og at det konkrete brev kan vedhæftes konsulentnotifikationen. Og at vi undlader at breve, hvor konsekvensen for landmanden er ubetydelig, fx høringsbreve vedr. 0,01 ha. - Ønske om, at vores breve sendes til E-boks. Fuldmagter: - Stærkt ønske fra konsulenterne, at de kan lægge fuldmagter klar til deres kunder. I forbindelse med den nye front end for IMK løses formentlig en række browserproblemer. Det har hidtil været IMK, som har skabt problemer for kundens browservalg. Der foretages p.t. en større analyse af mulighederne for en mere intuitiv Erhvervet involveres efter behov og efter aftale. Involvering af følgegruppen sker efter behov og efter aftale. Masseoprettelse af skemaer må nøje afvejes med andre it-opgaver, der skal udføres i januar måned. Derfor opretter vi ikke oversigten over betalingsrettigheder. Den nye excel-liste over betalingsrettigheder, som vi forventer at have klar inden ansøgningsrunden, vil gøre det nemmere for rutinerede brugere at få overblik over betalingsrettighederne. Systemets håndtering af breve og notifikationer er meget ufleksibel. Det kræver dybdegående ændringer at forbedre dette. Det tages med i den Anvendelse af E-boks afhænger af en række afvejninger - bl.a. om vores kunders anvendelse af systemer. Vi vurderer anvendelse af E-boks i forbindelse med styrelsens udarbejdelse af en digitaliseringsplan. Dette vil kræve opsætning af et komplet parallelt workflow til den nuværende fuldmagtsløsning, og vil reelt give os to workflows for fuldmagter. Det har tidligere indgået i den samlede prioritering, og ønsket er blevet skåret væk. Det vil heller ikke være prioriteret for ansøgningsrunden for Fællesskema Side 2 af 7

3 Døds- og konkursboer, nye ansøgere og virksomhedsomdannelser - Håndteres ikke effektivt, og der er ikke adgang til data for ophørte virksomheder. - Kræver flere manuelle trin, som ansøger skal gøre os opmærksomme på via telefon eller mail. Samarbejde med Seges og Datalogisk - Det hidtidige samarbejde med leverandørerne af de to konsulentsystemer har i 2015 ikke fungeret optimalt. Styrelsen har et arbejde i gang med at rette op på dette. Vi indkalder parterne allerede i sommer til et møde om processen frem mod Internet markkort Korttemaer - Det er meget svært at vide, hvilke korttemaer det er hensigtsmæssigt at slå til, og det er svært at finde specifikke korttemaer. Tegneredskaberne - Det er svært at gennemskue, hvad de forskellige tegneredskaber kan bruges til, og hvilket der er mest hensigtsmæssigt at vælge. Validering af indtegningen - Det er meget sent i processen, at kunden gøres opmærksom på fejl eller overlap. Det sker først i skemakontrollen, når markkortet er færdigt, og skemaet er udfyldt. Der bør være en validering på et tidligere tidspunkt. Især hvis man opretter kort i god tid før ansøgningsrunden, hvor korttemaer med fx fradrag ikke er opdaterede endnu. Forslag til ændring af markblokke - Erhvervet ønsker både at kunne tegne meget præcise og mere overordnede ændringsforslag Versionsstyring af markkort - Man mister overblikket over alle de gemte kort og risikerer at arbejde videre i et I forbindelse med den nye frontend for IMK får vi større fleksibilitet i navngivning og placering af korttemaer. Vi vil derfor arbejde på at forbedre brugervenligheden af korttemaer efter denne implementering. Vi vil prøve at forbedre dette, når vi har den nye frontend for IMK. I forbindelse med den nye frontend af IMK får vi måske mulighed for at indbygge flere valideringer af kortet, allerede før data kommer over i skemaet. Men præsentationen af valideringsresultatet bliver formentlig ikke særlig brugervenlig, så her skal der ske en afvejning. Den nye frontend for IMK kan formentlig imødekomme disse ønsker et stykke af vejen. Dog vil vi formentlig kræve mere præcise forslag end nu. Versionsstyring af markkort kan formentlig også forbedres, når vi har den nye frontend for IMK Side 3 af 7

4 forkert kort. - Jo flere ordninger man søger, jo flere kort kommer til at lægge gemt, da man ikke kan genbrude et kort til flere ordninger, selvom det er samme marker. Kopi af sidste års markkort - Det er svært for urutinerede kunder at tilknytte sidste års kort. Hvis man tegner markkort via markkortfanen og ikke via markort pop up en, det svært at tilknytte det til et skema, så man ikke skal lave et nyt kort. Print af markkort - Man printer ikke det, som man ser på skærmen - Der er ønske om både at printe hele bedriften på én gang og i forskellige zoomniveauer Dette kan formentlig ikke løses til Det tages med i den større analyse af mulighederne for en mere intuitiv Der er mange modstridende ønsker til print af kort. Det gennemgående ønske er, at man printer det, man ser på skærmen. Derudover synes nogle konsulenter fx at marknumrene er for små, og andre synes, at de ikke må blive større. Man ønsker at printe hele bedriften på én gang, og man ønsker også at printe én mark ad gangen. I forbindelse med ny frontend for IMK får vi formentlig mulighed for at tilbyde større fleksibilitet i print af markkort, men det er usikkert hvor mange divergerende ønsker, vi kan imødekomme. Genvejstaster - Der ønskes flere genvejstaster i IMK Fællesskemaet Layout - Layoutet er uoverskueligt. Man mister overblikket på skærmen, hvis man har mange marker, fordi kolonnenavne forsvinder, når man scroller, da de ikke kan låses. Siderne er desuden på visse skemaer for brede til skærmen. Der kan ikke laves farvemarkeringer til at vise, hvor i skemaet man er i gang med at taste. - Det er svært at se, om et felt er redigérbart Vi har kun ringe muligheder for at lave et intelligent layout, da vi bruger en ældre version af programmet InfoPath. Over de kommende år udskiftes dette program. Vurdering af en eventuel opsplitning af fællesskemaet tages med i den større analyse af mulighederne for en mere intuitiv I 2016: Side 4 af 7

5 eller låst, idet man ikke kan se, om cursoren står i feltet. - Små labels besværliggør indtastningen - Det er svært at se, om noget er et link, der kan klikkes på. - Det er svært at overskue de indtastede data. - Skemaet bliver uoverskueligt, fordi man skal tage stilling til mange skemasider, der ikke er relevante for en selv. - Flere sider bør kunne være åbne samtidigt. - Kolonner bør kunne klikkes til og fra - Det foreslås, at tilsagnsdelen tages ud i selvstændigt skema med selvstændigt markkort og skemakontrol, alternativt at man kan bekræfte sin udbetaling med et enkelt klik. - Siden med bedriftsoplysninger bruges ikke af ansøger - Listen over afgrødekoder er uoverskuelig Vi vil gøre fejlmeddelelser i skemaet mere forståelige. Vi gøre felter i siderne Aktive landbrugere og Unge landbrugere mere forståelige, så ansøger ikke bliver usikker i brugen af felterne. Hent og opdatering af data - Funktionaliteten der henter data til skemaer og opdaterer beregnede data, er meget svær at finde og bruge. - Man kan ikke gennemskue, hvilken funktion, man skal bruge næste gang, på hvilket tidspunkt man skal bruge den og hvor ofte. Resultatet er, at man kører mange unødvendige beregninger. - Kunderne efterlyser flere automatiske funktioner, og at kun de relevante vises på en skemaside - Konsulenterne efterlyser flere ja til alle marker -knapper Vi arbejder på at forbedre dette i løbet af de kommende par år. I 2016 vil vi foretage justeringer, bl.a. ja til alle-knapper for tilsagn og ø-støtte, og der anbringes knapper for de relevante beregninger på hver side i fællesskemaet. Skemakontrol - Feltvalideringer (røde stjerne eller røde rammer) er forvirrende, da man kun får besked om 1 fejl ad gangen og beskeden er uforståelig. - Tomme rækker blokerer for at sende skemaet, og det er svært at finde ud af at Dette kræver større ændringer af systemet. Det tages med i den større analyse af mulighederne for en mere intuitiv Side 5 af 7

6 slette en række. - Løbende validering af skemaet ønskes, så man ikke bare får en samlet liste til sidst, hvor man har glemt, hvad man skrev på første side. - Links fra den enkelte fejl, så man helt konkret kan gå hen til fejlen og ikke skal lede efter den. - Mere effektiv opsætning af valideringer, så den samme fejl ikke udløser flere fejlbeskeder. - Det er uhensigtsmæssigt, at skemakontrollen ved svar på brev kræver opdatering af skemasider, som intet har med brevet at gøre. Genbrug af data - Der er kritik af, at det er kompliceret at søge, selvom man søger om det samme som sidste år. Det bør være meget nemmere at genbruge data. - Der er kritik af, at de samme data skal indtastes flere steder. Det bør være muligt i højere grad at genbruge indtastninger. Print af fællesskemaet og andre data - Print af fællesskemaet er uoverskueligt, grimt, og man får printet mange irrelevante sider - Det bør være muligt at printe alle oplysninger om betalingsrettigheder - Det bør være muligt at få en ovesigt over gamle varige overdragelser - Det bør være muligt at printe en oversigt over tilsagn Genvejstaster - Der ønskes flere genvejstaster i skemaerne Grønne krav - Konsulenterne har bedt om en række justeringer af skemasiden vedr. grønne krav Vi prøver løbende at forbedre dette punkt fra år til år. Men hvis vi skal være helt konsekvente vil det kræve større systemændringer. Det tages med i den Programmet Infopath, som skemaerne sættes op i, har en meget dårlig printfunktion. Og når skemaet skal klemmes ned i A4-format, bliver det hurtigt meget uoverskueligt. Over de kommende år udskiftes dette program. Vi arbejder på at kunne tilbyde nye lister over betalingsrettigheder, gamle varige overdragelser og miljø- og økologitilsagn, som kan eksporteres til excel og printes derfra. I Excel kan man også selv vælge sortering af data. Vi forventer at have listerne klar inden 1. februar 2016, men forhåbentlig før. Vi indfører et nyt felt, som opsummerer om man er undtaget kravene. Vi viser antal ha og %-størrelse, både for miljøfokusarealer og for de største afgrødekategorier. Side 6 af 7

7 Randzoner - Der ønskes en funktion til fravalg af randzone som MFO-areal på den enkelte mark Økolog - Der har været stor frustration over fællesskemaet, set med økologernes øjne. Ekstremt meget tastearbejde og uhensigtsmæssige arbejdsgange, hvor data blev overskrevet og skulle tastes igen. - Økologi græsningsret: siden bør udgå Skovtilsagn - Konsulenterne kritiserer datakvaliteten for de registrerede skovtilsagn. - De foreslår at skovtilsagnene tegnes ind i særskilt korttema Beregninger: - Beregningerne er vanskelige at bruge dels pga. navngivning, dels pga. funktionalitet Vedhæft filer: - Der er svært at vedhæfte store filer Det bliver muligt at fravælge Randzoneareal i Vi udarbejder en tastevejledning i 2016, lige som den vi udsendte sidst i ansøgningsrunden Vi tager højde for de endelige regler for økologiske marker, som ikke kunne håndteres i 2015-skemaet. Vi tilpasser så vidt muligt de beregninger, så allerede indtastede data kopieres til andre steder i skemaet. Der skal ske en faglig afklaring, før vi kan udtale os om, hvorvidt vi kan fjerne skemasiden for økologers græsningsret. Vi forsøger hvert år at opnå en bedre datakvalitet, men bærer desværre rundt på fortidens synder. Hvorvidt der skal oprettes et særskilt korttema må indgår pt. ikke i vores samlede prioritering. Vi forsøger for 2016 at give beregninger meningsfulde navne samt at reducere i antallet af beregninger. Samtidig anbringer vi de relevante beregninger som knapper på hver side i fællesskemaet. Vi arbejder på at det bliver muligt at vedhæfte store filer, hvilket er relevant i dokumentationen for Aktive landbrugere og Unge Landbrugere. 1:1-sammenhæng mellem kort og skema Nøjagtighed - Det er svært at tegne med den nøjagtighed, som kræves af reglerne. Sletning af marker i skemaet - Det er besværligt at slette marker i skemaet, idet man først skal slette marken i markkortet og så overføre alle marker til skemaet Nøjagtigheden af indtegningen er forordningsbestemt. Side 7 af 7