Referat fra mødet i HovedUdvalget

Transkript

1 Mødedato: 10. oktober 2016 kl Referat fra mødet i HovedUdvalget Mødested: Rådhuset, mødelokale 2 Mødelokalet er reserveret fra kl til formøde for medarbejderrepræsentanterne Deltagere: Ledelsesrepræsentanter: Henning Haahr (formand), Jette Lorenzen, Morten Møller, Erik Bjerrum, Leo Kristoffersen Medarbejderrepræsentanter: Lone Bay (BUPL) (næstformand), Jette Harlund (AC), Torben Nielsen (DLF), Jonas Tscherning Sørensen (SL), Thomas Jørgensen (3F), Birgit Hegelund, Rita Ernstsen, Rikke Liboriussen Arbejdsmiljørepræsentanter: Niels Nejst, Christa Jacobsen Arbejdsmiljø/HR: Ulla Salling Afbud: Mødet indledtes med besøg af Per Nielsen og Trang Nguyen, Leder og TR i Krible Krablehuset/Skovbørnehaven, som fortalte om, hvordan de arbejder med MED. Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra sidste møde Forventet tid til punktet: 2 minutter Godkendt. 2. Godkendelse af dagsorden Forventet tid til punktet: 2 minutter Godkendt 3. Budget status til information og drøftelse Karsten Poulsen deltager under punktet Direktionen orienterer om status vedr. budget Karsten Poulsen orienterede om den kommende proces med udmøntning af byrådets beslutninger efter vedtagelse af budgettet. Dokumentnr.: side 1

2 Byrådet beslutter den 10. oktober budgettet, og Direktionen beslutter tirsdag den 11. oktober en udmøntningsplan herunder hvem der er udmøntningsansvarlig direktør/leder for de enkelte effektiviserings-/besparelsestiltag. Den udmøntningsansvarlige har ansvar for at få udarbejdet en handleplan for hvordan vi får udmøntet beslutningen. Handleplanen skal beskrive, hvordan der arbejdes med det konkrete tiltag, hvem der deltager og hvordan deltagelsen skal ske. Samlet bliver det synligt, hvad vi gør på kort og på langt sigt. Udarbejdelse af handleplaner pågår i oktober og november måned, hvorefter de behandles i direktionen. Udmøntningsplanen bliver synliggjort i hele organisationen via Odderintra og sendes direkte til Strategisk Lederforum (SLF) og til Hovedudvalget (HU). Styregruppen for effektiviseringer fortsætter. Væsentlige pointer fra drøftelse i styregruppen, er at medarbejderinddragelse i arbejdet med hverdagseffektiviseringer. Derudover er det væsentligt, at ledelsen skaber fælles forståelse om, hvorfor vi arbejder med de omstillinger vi gør. Styregruppen arbejdere videre med en risiko-analyse på deres møde i november. Forslag til tids- og procesplaner for omstruktureringer / ændringer i ledelsesstrukturen på ældreområdet, det specialiserede socialområde og skoleområdet bliver behandlet i Direktionen tirsdag den 11. oktober. I forhold til hverdagseffektiviseringer er styregruppen er i gang med at revidere projektbeskrivelsen. Når det er færdigt bliver den også sendt ud til SLF og HU. Vi skal arbejde med videreudvikling af en effektiviseringskultur. Styregruppen har også drøftet at mere fælles forståelse af kerneopgave er vigtig for at vi kan lave de nødvendige effektiviseringer. Der er et ønske i styregruppen om fælles inspiration for så mange ledere og medarbejdere som muligt f.eks. et fælles fyraftensmøde for alle med inspiration udefra. Styregruppen arbejder derudover med at finde en arbejdsplads, hvor leder og medarbejdere kan være med til at kigge i bund på effektiviseringsmuligheder sammen med leder og medarbejdere fra en anden arbejdsplads. Arbejdet kan udmønte sig i en casebeskrivelse, som kan inspirere andre i arbejdet med hverdagseffektiviseringer. Der arbejdes med at udforme et inspirationskatalog, som bl.a. skal indeholde vejledning i arbejdet med hverdagseffektiviseringer fra idé til handling og vise eksempler som kan være til inspiration i effektiviseringsarbejdet. Styregruppen behandler endvidere i november en kommunikationsplan for den kommende proces. Både i forhold til fælles kommunikation og som støtte for den enkelte leder i kommunikationen. Der arbejdes desuden med hvordan vi kan følge op på effektiviseringerne både i forhold til processer og realisering af effektiviseringerne og ud fra en forestilling om at vi skal følge op uden at det bliver helt ned i detaljerne. Opfølgning skal være halvårligt, så den følger den almindelig økonomiopfølgning. Både fra ledelsesside og politisk side vil man følge processen over tid. Vi må være Dokumentnr.: side 2

3 opmærksomme på en kontinuerlig dialog, så vi også hjælper hinanden og har en åben dialog. 4. Til og fra Direktionen til information og drøftelse Der afsættes 10 minutter til punktet Henning orienterede om frikommuneforsøg: Effektiv støtte til vækst. Vi har i fællesskab med Business Region Århus-kommuner afsøgt om frikommuneforsøg under overskriften Effektiv støtte til vækst.. Efter Hovedudvalgsmødet er der kommet afgørelse af ministeriet, og ansøgningen fra Business Region Aarhus er ikke imødekommet. Henning orienterede om at Direktionen har vedtaget en strategi for lederudvikling på deres møde den 27. september. Den indeholder bl.a. en beslutning om, at alle ledere skal have en diplomuddannelse i ledelse. Formålet med strategien er dels at sikre implementering af Ledelses- og Organisationsgrundlaget dels at sikre at vi til enhver tid har fagligt dygtige ledere af kerneopgaven. Jette Lorenzen orienterede om et samarbejde med Pensam og FOA om et projekt omkring sundhed/sund livsstil for ansatte på FOAs overenskomster. Der er tale om et screeningsværktøj i forhold til egenoplevet helbredstilstand. Det er hæftet meget op på arbejdsplads fællesskabet. Vi har fået tilbud om at deltage i den sidste del af en forsøgsperiode over fire år vi er spurgt om vi vil deltage i det sidste år. Det er alene et projekt som gælder for ansatte på FOA overenskomster, da det udspringer af et samarbejde mellem Pensam og FOA. 5. Status på tilpasning af MED-aftalen, til information og drøftelse Der afsættes 15 minutter til punktet Arbejdsgruppen orienterer om status på arbejdet med justering af MED-aftalen. Arbejdsgruppen havde møde den 28. september hvor den drøftede tre forhold: - tilpasning i forhold til at skrive brandvæsen ud af aftalen efter overgang til Østjysk Brandvæsen. - valg af suppleanter for arbejdsmiljørepræsentanter i Områdeudvalg og Hovedudvalg skrives ind i aftalen. - derudover drøftede gruppen ønsket fra OU social om at have repræsentation fra Jobcenter og Borgerservice. Gruppen havde en grundig drøftelse, og problemstillingen er ikke helt enkel, så drøftelserne fortsætter i gruppen og kommer senere med en anbefaling til det videre arbejde. Der blev givet udtryk for, at det også er vigtigt at anerkende de tilbagemeldinger der er kommet fra evalueringerne om en velfungerende MED-struktur. Dokumentnr.: side 3

4 Desuden at vi skal have opmærksomhed på, at MED-aftalen skal sikre alle medarbejdere ret til reel medindflydelse i forhold til arbejds-, samarbejds-, arbejdsmiljø- og personaleforhold. Og der må ikke være usikkerhed hos medarbejdere om, hvorvidt man er repræsenteret og hvordan. Arbejdsgruppen udarbejder til næste Hovedudvalgsmøde et forslag til justeringer af MEDaftalen og proces for det videre arbejde. 6. Status på arbejdsmiljøarbejdet til information og drøftelse der afsættes 10 minutter til punktet Status på sygefravær 2016: Sygefraværet til og med august måned 2016 er 5,67% mod 5,34% i samme periode i Det højere niveau i fraværet skyldes et højere langtidsfravær i Overordnet sygefraværsstatistik til om med september måned udarbejdes primo oktober. Status på besøg fra arbejdstilsynet. Arbejdstilsynet har på nuværende tidspunkt besøg 14 arbejdspladser. Der er givet grønne smileys ved 11 besøg. 3 har fået gul smiley og påbud (Hjemmeplejen er påbud endnu kun varslet). Der er i der tre tilfælde tale om hhv. manglende APV, forebyggelse af sundhedsskadelig påvirkning af passiv rygning og mangler i forhold til arbejdspladsbrugsanvisning. Der er taget hånd om alle påbud på de enkelte arbejdspladser. Bilag: Oversigt over besøg fra Arbejdstilsynet 2016, doknr Mulighed for trepartssamtaler ifm. Falcks psykologordning (til beslutning) I forbindelse med vores aftale med Falck Healthcare om psykologisk bistand er der mulighed for en afsluttende trepartssamtale, mellem den medarbejder, der har været igennem samtaleforløb, psykologen og dennes nærmeste leder. Formålet med samtalen er dels at hjælpe arbejdspladsen herunder den enkelte leder med at tage hånd om evt. arbejdsrelaterede elementer, der kan sikre trivsel for medarbejdere. Dels at hjælpe den enkelte medarbejder med at skabe en dagligdag på arbejdet, hvor der støttes op om vedkommendes trivsel og ønskede udvikling. Trepartssamtalen kan gennemføres indenfor abonnementet (de 4 psykologsamtaler). Gennemføres samtalen ud over de 4 der indgår i abonnementet faktureres dette særskilt. Trepartssamtalen er som udgangspunkt frivillig for medarbejderen, men man kan også vælge at den skal være obligatorisk. Vi har ikke tidligere benyttet denne mulighed i ordningen hverken som frivilligt eller obligatorisk element. Hoveduvalget drøfter og beslutter, hvorvidt trepartssamtalen skal indgå som en del af vores tilbud og i givet fald om det skal være frivilligt eller obligatorisk. Bilag: Information fra Falck Healthcare om formålet med trepartssamtalen og lederens rolle Dokumentnr.: side 4

5 heri, doknr Det blev bemærket, det er vigtigt at sikre at en psykologordning ikke medvirker til at gøre fx stress problemtikker til et personligt problem og ikke en fælles opgave for arbejdspladsen. Det er vigtigt, at stress og andre arbejdspladsrelaterede problemstillinger ikke alene bliver den enkelte medarbejders problem, men noget der arbejdes med at forebygge og løse på hele arbejdspladsen. Der var generelt tilkendegivelser af, at trepartssamtalen er en positiv og relevant mulighed, der lægger sig i forlængelse af vores arbejde med Proces God Dialog. Hovedudvalget besluttede at vi skal benytte trepartssamtalen som et frivilligt tilbud for medarbejderen. 7. Rammer og gennemførelse af interne audits vedr. arbejdsmiljø, til beslutning I forbindelse med beslutningen om ophør af arbejdsmiljøcertificeringen besluttede Hovedudvalget samtidig, at der fortsat skulle gennemføres interne audits. Disse har i en periode været sat i bero af ressourcemæssige årsager. Ledelse & Udvikling har nu udarbejdet et oplæg til rammer og plan for gennemførelse af audits fremover. I oplægget indgår også forslag til særlige fokusområde for audits og opfølgning på audits. Hovedudvalget drøfter oplægget med henblik på godkendelse. Bilag: Overordnede retningslinjer for interne audits, doknr De overordnede retningslinjer for interne audits blev godkendt. 8. Opfølgning på rygepolitikken til information og drøftelse Der afsættes 10 minutter til punktet Rygepolitikken trådte i kraft pr. 1. august Hovedudvalget drøfter foreløbige erfaringer med at være en røgfri arbejdsplads. Der blev givet udtryk for, at der er oplevelser med at politikken ikke altid efterleves. Hovedudvalget har en forventning om, at rygepolitikken efterleves og det er en ledelsesopgave at sikre at dette sker. 9. Evaluering af anvendelse af sundhedsordning til information og drøftelse Der er siden sidste møde godkendt ansøgning fra Vej og Park til fællesarrangement med foredrag med fokus på sund livsstil (og med humor). Der er i alt tildelt kr. Hovedudvalget besluttede i 2015, at ordningen med lokale ansøgninger skulle evalueres i Dokumentnr.: side 5

6 efteråret På den baggrund drøfter udvalget, hvordan ordningen har fungeret, og om der er behov for eller ønske om ændringer. Bilag: Samlet oversigt over ansøgninger til Sundhedsordningen, doknr Vi har i alt kr. til sundhedsordningen samlet set. I dag anvendes midler til DHL og til kostvejledning. Derudover skal man søge lokalt fra sundhedsordningen. Der deltog godt 200 ansatte i årets DHL-stafet og de to kostvejledningsforløb der har været gennemført i 2016 har begge været overtegnede. Det blev aftalt, at Hovedudvalget på det første møde i 2017 afsætter tid til en temadrøftelse af, hvad sundhed er for os og hvilke kriterier der evt. skal opstilles for tildeling af midler til lokale sundhedstiltag. Hovedudvalget besluttede på den baggrund, at lade ordningen fortsætte som den er indtil videre. 10. Efteruddannelse for medarbejderrepræsentanter i Hovedudvalget til beslutning I forlængelse af drøftelsen på sidste Hovedudvalgsmøde er der udarbejdet et nyt forslag til uddannelse for medarbejderrepræsentanterne. Forslaget drøftes med henblik på endelig beslutning Bilag: Forslag til uddannelse for medarbejderrepræsentanter i HU, Doknr I forhold til den sidste bemærkning om, at uddannelse skal dækkes indenfor rammen af TRhvervet, blev det bemærket, at der er forskellige vilkår nogle har konkrete aftaler om tid til hvervet og andre har ikke aftalt konkret tid, men skal, som beskrevet i MED rammeaftalen, have den nødvendige og tilstrækkelige tid. Det ligger implicit i notatet, at der er tale om løbende efteruddannelse for medarbejderrepræsentanterne i Hovedudvalget. Det tilføjes i notatet, at der også centralt betales undervisningsmaterialer i forbindelse med uddannelse. 11. Opfølgning på Hovedudvalgets døgnseminar, til information og drøftelse Der afsættes 30 minutter til punktet Dokumentnr.: side 6

7 I Megafonen fra fredag den 7. oktober er det kort beskrevet, hvad Hovedudvalget skal arbejde videre med i forlængelse af seminaret. Konkrete drøftelser i forhold til opfølgning på sygefravær tages med på Hovedudvalgsmødet i november. Tilsvarende følges op på drøftelsen vedr. personalepolitik. 12. Opfølgning på trivselsmåling 2014 status, til information og drøftelse Områdeudvalget for Børn, Unge og Kultur ønsker at rette fokus på proces for fremtidige trivselsmålinger. Udvalget ønsker desuden af drøfte samspillet mellem Områdeudvalget og de lokale MED-udvalg i forbindelse med fremtidige trivselsmålinger på et senere tidspunkt. Områdeudvalget for Teknisk område drøfter afdelingernes tilbagemeldinger på trivselsmålingen på næstkommende Områdeudvalgsmøde (i december). Tilsvarende gør sig gældende for Områdeudvalget på rådhuset, som ligeledes drøfter afdelingernes tilbagemeldinger på næstkommende møde i Områdeudvalget. Områdeudvalget for Social og Sundhed har først møde den 5. oktober, hvorfor deres beslutning ikke er medtaget i dagsordenen. Punktet drøftes igen på første møde i HU i Arbejdsmiljø-/MED konference 2017 til information og drøftelse Jf. MED-aftalen skal der afvikles en samlet arbejdsmiljø-/med-konference i 2017, når der har været gennemført valg til MED-organisationen og valg af arbejdsmiljørepræsentanter. Hovedudvalget drøfter ønsker til temaer for konferencen, og evt. ønsker til form (skal der være fælles oplæg for alle eller workshops man kan melde sig på noget af dagen) Hovedudvalget nedsatte en arbejdsgruppe til at planlægning af konferencen. Arbejdsgruppen består af Morten, Christa og Lone eller Torben (Lone og Torben melder tilbage, hvem af dem der deltager). 14. Planlægning af Hovedudvalgets julemøde Jonas og Jette L. står for planlægningen. 15. Til efterretning a. Referat fra Områdeudvalgsmøde for Børn, Unge og Kultur den 16. september 2016 dok.id b. Referat fra ekstraordinært møde i OmrådeUdvalget på børne, ung og kulturområdet den 15. august 2016 dok.id Dokumentnr.: side 7

8 16. Eventuelt Næste ordinære møde: 24. november 2016 Dokumentnr.: side 8