Politik for ansættelse, fastholdelse og fratrædelse

Transkript

1 UNIVERSITY COLLEGE LILLEBÆLT Politik for ansættelse, fastholdelse og fratrædelse HSU 16.marts 2016 (revideret 13. juni 2017)

2 Indhold 1. Indledning Ansættelsespolitik Formål Rekruttering Ansættelse Elever Introduktion af nye medarbejdere Fastholdelsespolitik Fratrædelsespolitik Formål Fratrædelse efter eget ønske (ansøgt) Afskedigelse begrundet i institutionens forhold (uansøgt) Drøftelse i samarbejdsudvalget Høringsfase om alternative løsningsmuligheder (afværgeforanstaltninger) Udmønte alternative løsninger (afværgeforanstaltninger) Konkret udvælgelse Partshøringsfase Endelig afskedigelse Fratrædelse Opsigelse begrundet i den ansattes forhold (uansøgt) Generelt om afskedigelse Udtalelse Kriterier ved udvælgelse af medarbejdere til afskedigelse Kriterier til brug ved afskedigelse begrundet i institutionens forhold... 9

3 1. Indledning Ansættelses- og fratrædelsespolitikken er en del af University College Lillebælts (UCL) overordnede personale- og ledelsespolitik og bygger på institutionens værdier: Vi bygger på viden Vi er nysgerrige Vi samarbejder Det overordnede formål med politikken er at formalisere UCL s holdninger til hvorledes de forskellige faser i et ansættelsesforhold håndteres. Der er til nærværende politik knyttet en række administrative vejledninger som udfolder indholdet i politikken til brug i konkrete situationer. De mest anvendte er: Retningslinjer for rekruttering: Retningslinjer for interne kombinationsstillinger i UCL: Guide til ledere i håndtering af afskedigelser: 0af%20afskedigelse.pdf Pjece til dig der er opsagt på grund af UCL s forhold: Listen er ikke udtømmende. Ved siden af politikker og retningslinjer gælder en række love, cirkulærer mv. som UCL naturligvis skal efterleve. 2. Ansættelsespolitik Ansættelsespolitikken er et udtryk for UCL s holdninger i forbindelse med håndtering af de elementer der indgår i en medarbejders ansættelse. 2.1 Formål Formålet med denne del af politikken er at sikre UCL til stadighed kan tiltrække og ansætte kvalificerede medarbejdere med relevante, faglige og personlige kompetencer som specifikt kan bidrage til UCL s overordnede mål, vision og strategier og den enkelte afdelings mål og visioner sikre særlig opmærksomhed på den første tid for en ansat, da denne anses for at være særlig vigtig i forhold til trivsel, udvikling og fastholdelse side 3

4 sikre mangfoldighed i personalesammensætningen, således at UCL har medarbejdere af begge køn og som afspejler den etniske befolkningssammensætning i det danske samfund sikre UCL s sociale medansvar afspejles i viljen til at søge beskæftigelsesmuligheder for særligt udsatte grupper. 2.2 Rekruttering Behovet for at rekruttere en ny medarbejder vil altid give anledning til, at ledere med ansættelseskompetence, overvejer og vurderer, hvilke profiler, der er behov for i afdelingen og om organisationsstrukturen er den rigtige. UCL forpligter sig til at ansætte og uddanne et passende antal elever og praktikanter. I UCL gennemføres der professionelle og ordentlige rekrutteringsforløb, hvor målet er at tiltrække flest mulige kvalificerede og motiverede kandidater, så der sikres et bredt ansøgerfelt. Dette gøres i samarbejde med medarbejdersiden. Ansøgere, der er ansat i UCL, skal indkaldes til samtale, hvis de opfylder de formelle krav til stillingen. Alle faste stillinger skal opslås. I UCL opslås alle faste stillinger eksternt. Dette princip kan fraviges i særlige tilfælde, fx ved ønske om intern rekruttering eller ved mange afskedigelser begrundet i besparelser. Ved vikariater og lignende som ikke, jf. reglerne, skal opslås, henstilles det at lederen sender forespørgsel om mulige kandidater til chefkolleger, inden der ansættes. Læs mere i Retningslinjer for rekruttering Link i afsnit Ansættelse I UCL sker ansættelsen som udgangspunkt med en prøvetid på 3 måneder. Fravigelse kan ske, såfremt medarbejderen har været ansat i en sammenlignelig stilling i UCL i minimum 6 måneder. Ved internt stillingsskift til en avancementsstilling kan prøvetid indgå i de nye ansættelsesvilkår, såfremt der samtidig bevilges orlov i den hidtidige stilling. Det tilstræbes, at den der ansættes er bekendt med de fremtidige ansættelsesvilkår inden denne evt. skal opsige sin stilling hos en anden arbejdsgiver. Ansættelse i UCL sker som udgangspunkt med ét primært ansættelsessted (afdeling), som dog kan have flere adresser. Dette princip kan fraviges ved ansættelse i en kombinationsstilling. Læs mere i Retningslinjer for interne kombinationsstillinger i UCL Link i afsnit 1. UCL tilstræber mest mulig digital kommunikation i forbindelse med ansættelsen, fx via E- boks. side 4

5 2.3.1 Elever UCL ønsker at deltage aktivt i uddannelse af elever på det teknisk, administrative område. Med henblik på at hjælpe en elev godt videre efter endt elevtid, tilbydes vedkommende ansættelse i 3 hele kalendermåneder på minimum 30 timer pr. uge. 2.4 Introduktion af nye medarbejdere UCL ønsker at alle nye medarbejdere hurtigt finder sig til rette på arbejdspladsen, i forhold til opgaver, relationer og praktiske forhold. Det tilstræbes, at der foreligger en plan for den første tid, som omhandler introduktion til opgaver, organisation mv. UCL afholder jævnligt introduktionskurser mv. for nyansatte medarbejdere. Form, indhold og tidspunkt kan ses på mit.ucl.dk. Deltagelse heri skal prioriteres i forbindelse med afdelingens planlægning. 3. Fastholdelsespolitik Fastholdelsespolitikken er et udtryk for UCL s holdninger til at fastholde medarbejdere. Formålet med denne del af politikken er at: sikre at tilrettelæggelsen af arbejdet tager mest muligt hensyn til den enkeltes arbejdsog livssituation (karriereønsker, familiesituation, sygdom, alder mv.) UCL ønsker at fastholde medarbejdere, der bidrager til at nå UCL s mål. UCL ønsker at gøre en særlig indsats for at fastholde medarbejdere der af den ene eller anden grund har brug for særlig støtte og hensyntagen. Formålet er at skabe en rummelighed i arbejdsforholdene tilpasset den enkelte medarbejders særlige behov, således at der opnås balance mellem arbejdsliv og privatliv. Indsatserne skal dog afpasses den driftsmæssige situation og lokale forhold. Derudover understøttes indsatsen af de relevante politikker, strategier mv. der er aftalt i UCL: Seniorpolitik, kompetencestrategier og sygefraværspolitik. 4. Fratrædelsespolitik Fratrædelsespolitikken er et udtryk for UCL s holdninger i forbindelse med en medarbejders afsked - ansøgt som uansøgt. Det er et grundlæggende hensyn, at UCL skal være i stand til at løse sine opgaver på en kvalificeret måde. 4.1 Formål Formålet med denne del af politikken er at, opnå gennemskuelighed og genkendelighed for både leder og medarbejder i håndteringen af processen omkring ansøgt og uansøgt afsked sikre værdige afskedigelsesprocesser for alle parter, inklusiv de tilbageblevne kolleger og at processen er præget af ordentlighed fra start til slut side 5

6 sikre inddragelse af medarbejdere i beslutninger om organisationsændringer mv. sikre at omplacering overvejes som alternativ til afskedigelse sikre afskedigelse af medarbejdere, når det ikke kan undgås, sker på et sagligt grundlag uden vilkårlighed og forskelsbehandling. 4.2 Fratrædelse efter eget ønske (ansøgt) UCL ønsker i videst muligt omfang at imødekomme et ønske om særlige aftaler i forbindelse med egen opsigelse, fx forkortet opsigelsesperiode. 4.3 Afskedigelse begrundet i institutionens forhold (uansøgt) Ved mangel på beskæftigelse på grund af forhold i organisationen, kan det blive nødvendigt at afskedige én eller flere medarbejdere. Denne mangel på beskæftigelse kan være begrundet i omstruktureringer eller økonomiske forhold. For at skabe de bedst mulige afskedigelsesprocesser for både de berørte og de tilbageblivende medarbejdere, ønsker UCL et tæt samarbejde mellem ledelse og samarbejdsudvalg i planlægningen af den konkrete proces. Drøftelse i samarbejdsudvalget Evt. høringsfase (alle medarbejdere) Udmønte alternative løsninger Konkret udvælgelse Partshøringsfase (konkrete medarbejdere) Endelig afskedigelse Fratrædelse Drøftelse i samarbejdsudvalget Ledelsen skal, tidligst muligt, forelægge baggrunden for de nødvendige omstruktureringer/besparelser for det lokale samarbejdsudvalg. 1 Her skal alternative løsningsmuligheder drøftes og når det ikke er til uforholdsmæssig stor ulempe for hensigten bag de påtænkte afskedigelser, kan der aftales en frist for udvalget (høringsfase) til at komme med alternative forslag, som kan hindre eller minimere afskedigelser. Dette kunne være ønske om frivillig fratrædelse, nedsat arbejdstid etc. I tilfælde af ændringer /nedlæggelse af en lille afdeling (få medarbejdere) bør det undgås at samarbejdsudvalget orienteres, inden de direkte berørte medarbejdere er informeret om de påtænkte ændringer. 1. HSU skal inddrages hvis det forventes at flere end 30 medarbejdere skal afskediges i samme måned, jf. Lov om varsling mv. i forbindelse med afskedigelser af større omfang. side 6

7 4.3.2 Høringsfase om alternative løsningsmuligheder (afværgeforanstaltninger) Såfremt der aftales en høringsfase, skal ledelsen orientere alle medarbejdere om situationen, herunder høringsfasen og formålet hermed, samt fristen for eventuel tilbagemelding. På samarbejdsudvalgsmødet aftales den videre proces i den konkrete situation Udmønte alternative løsninger (afværgeforanstaltninger) Efter udløbet af en eventuel høringsfase for medarbejderne, skal ledelsen orientere samarbejdsudvalget om hvilke tiltag, der påtænkes iværksat og om der er fundet alternative løsningsmuligheder, fx indgåelse af frivillige fratrædelsesaftaler. Hvis afskedigelse ikke kan undgås, skal ledelsen overfor samarbejdsudvalget redegøre for den videre proces, herunder en tidsplan. Dette kan, efter aftale, ske pr. mail, hvis fysisk møde ikke er muligt af tidsmæssige årsager. Det tilstræbes, at der afsættes tid til at drøfte detaljerne i den videre proces med samarbejdsudvalget Konkret udvælgelse Ledelsen træffer beslutning om hvem der skal afskediges. Det sker med udgangspunkt i de i HSU aftalte kriterier (se pkt ). Lederen for den berørte afdeling anbefales at anvende det hjælpeskema der er tilgængeligt på Lederportalen. Skemaets formål er at støtte lederen i udvælgelsesprocessen, så denne sker i overensstemmelse med de aftalte kriterier. Skemaet er at betragte som lederens interne arbejdsdokument, som makuleres / slettes efter brug. Når ledelsen konkret har udvalgt hvem der påtænkes afskediget, vil denne orientere relevant(e) tillidsrepræsentant(er). Der vil blive orienteret om hvor mange af de udvalgte medarbejdere de repræsenterer og i hvilke afdelinger de pågældende er ansat. Det bemærkes, at en leder kun må oplyse navne på berørte medarbejdere til tillidsrepræsentanten, såfremt den konkrete medarbejder har givet skriftligt samtykke hertil. Detaljerne i processen fastlægges herefter i dialog med tillidsrepræsentanten fx om forløbet af samtaler (hvor medarbejderen orienteres), tillidsrepræsentantens eventuelle deltagelse som bisidder samt information til øvrige ansatte mv Partshøringsfase Inden der træffes eventuel endelig beslutning om afskedigelse af en medarbejder (dvs. i partshøringsfasen), vil UCL afdække alternative tilsvarende beskæftigelsesmuligheder. Hvis det er muligt at finde alternativ beskæftigelse i UCL, vil medarbejderen blive tilbudt den alternative stilling med de til stillingen hørende ansættelsesvilkår. Ønsker medarbejderen ikke stillingen, eller findes der ikke anden alternativ beskæftigelse, effektueres afskedigelsen. side 7

8 4.3.6 Endelig afskedigelse Når alternative beskæftigelsesmuligheder ikke er til stede, vil medarbejderen modtage den endelige afskedigelse. I opsigelsesperioden vil medarbejderen have mulighed for at søge interne opslåede ledige stillinger i UCL 2. I forbindelse med effektueringen af afskedigelsen skal leder indgå aftale med medarbejderen om opgavevaretagelsen i opsigelsesperioden, udmelding til kolleger mv. Hele processen er beskrevet i Guide til lederens håndtering af afskedigelser. Link i afsnit Fratrædelse Såfremt det i opsigelsesperioden ikke har været muligt at finde anden beskæftigelse i UCL, fratræder medarbejderen ved udløbet af perioden. 4.4 Opsigelse begrundet i den ansattes forhold (uansøgt) Afskedigelse begrundet i fx arbejdsindsats, arbejdsevne og sygdom må ikke ske uden en forudgående proces, som har haft til formål at undgå afskedigelsen. Dette princip kan afviges såfremt det vurderes at der er tale om grov misligholdelse af ansættelsesforholdet, fx bedrageri, vold mv. Det er lederens ansvar at agere konsekvent og ansvarligt i forhold til de arbejdssituationer, hvor en medarbejder ikke lever op til ledelsens krav og forventninger, fagligt eller adfærdsmæssigt. Lederen har et ansvar for at forebygge afskedigelsen i et længere perspektiv, ved hurtig indgriben overfor forsømmelser at bidrage til problemløsning, at iværksætte kompetenceudvikling og hjælpeforanstaltninger. Dette afdækkes ved samtaler mellem leder og medarbejder. For at sikre formålet med nærværende politik, skal en HR-juridisk konsulent fra HR og Kommunikation inddrages i processen, herunder deltage i tjenstlige samtaler. Ved afskedigelse begrundet i den ansattes forhold, vil UCL ikke forsøge omplacering i partshøringsfasen. 4.5 Generelt om afskedigelse Rektor skal godkende alle afskedigelser. Derfor skal lederen indlede en afskedigelse ved at udfylde en online formular på Lederportalen. Rektor og vicedirektør orienteres således om baggrunden for afskedigelsen, herunder hvad der er gået forud. Rektor skal herefter godkende, inden processen kan gå videre. Når afskedigelserne er effektueret, kan der undtagelsesvis aftales særlige forhold for medarbejderen der gælder i opsigelsesperioden. En sådan aftale skal forhandles af HRchefen og indgås med medarbejderen og eventuelt tillidsrepræsentant/faglig organisation. 2. Interne ansøgere (til både interne og eksterne opslag) som opfylder stillingens formelle kvalifikationskrav vil blive indkaldt til ansættelsessamtale, jf. UCL s retningslinjer side 8

9 Forhandling vil som udgangspunkt først kunne indledes, når afskedigelsen er effektueret, dvs. efter partshøringsfasen. Det påhviler lederen at orientere tillidsrepræsentanten om omfanget af de påtænkte afskedigelser, dog kun når der er tale om afskedigelser begrundet i institutionens forhold Udtalelse Medarbejdere, der fratræder sin stilling ved UCL, kan bede nærmeste leder om en skriftlig udtalelse, der minimum skal indeholde ansættelsesforholdets varighed samt beskrivelse af stilling og arbejdsopgaver. 4.6 Kriterier ved udvælgelse af medarbejdere til afskedigelse Såfremt det er nødvendigt at afskedige begrundet i institutionens forhold, vil de aftalte fælles kriterier danne udgangspunkt for vurdering af medarbejderne. Ved udvælgelsen af medarbejder(e) der påtænkes afskediget, skal der foretages en konkret og individuel vurdering af medarbejderens kvalifikationer ud fra de aftalte kriterier, sammenholdt med en vurdering af organisationens fremtidige behov for kompetencer. Det påhviler lederen at være særlig opmærksom på følgende forhold ved udvælgelsen: Graviditet, afskedigelsesbeskyttelse via tillidshverv, forskelsbehandling mv Kriterier til brug ved afskedigelse begrundet i institutionens forhold UCL skal overordnet set vælge at fastholde de medarbejdere, som er bedst kvalificerede til at varetage organisationens opgaver, nu og i fremtiden. Ledelsen er forpligtet til at foretage en konkret, individuel vurdering af medarbejderne i afdelingen (evt. relevant team), med henblik på at vurdere, hvem der skal afskediges. I denne proces skal det derfor sikres at den, samlet set, bedst kvalificerede arbejdskraft fastholdes. Kvalifikationsvurderingen indeholder en samlet vurdering af de 3 elementer: Faglige kvalifikationer Opgavevaretagelse Personlige kvalifikationer Faglige kvalifikationer Faglig relevant uddannelse: Medarbejderens faglige uddannelse set i forhold til arbejdsområdets fremtidige opgaver Faglig relevant erfaring: Medarbejderens faglige erfaringer med arbejdsområdets fremtidige opgaver Specialistfunktioner: Medarbejderens varetagelse af definerede specialistfunktioner Generalist / faglig fleksibilitet: Medarbejderens faglige fleksibilitet med henblik på varetagelse af flere typer af arbejdsområdets opgaver. side 9

10 Opgavevaretagelse Kvalitet: Har høj kvalitet og stærk faglighed i løsningen af opgaver Effektivitet i opgaveløsningen Omstillingsparathed og proaktivitet Evne til at bevare overblikket Helhedsorienterede opgaveløsninger Personlige kvalifikationer Engagement og samarbejdsevne Fleksibilitet: Evne og lyst til at indgå i nye sammenhænge fagligt og opgavemæssigt mv. Ansvarlighed i opgaveløsningen Serviceorienteret i forhold til kolleger, studerende og eksterne aktører. Medvirker til et godt kollegaskab. Kriterierne er ikke opstillet i prioriteret rækkefølge. side 10

11 UCL leverer uddannelser og viden med mening, mennesker og muligheder Vi udbyder uddannelserne til administrationsbachelor, bioanalytiker, ergoterapeut, fysioterapeut, lærer, pædagog, radiograf, socialrådgiver og sygeplejerske. Vi faciliterer videre- og efteruddannelse inden for pædagogik, undervisning, socialt arbejde, sundhed og ledelse og stiller desuden læringsressourcer, viden og kompetencer til rådighed for skoler og lærere. Og som vidensinstitution producerer og formidler vi forsknings- og udviklingsviden til gavn for fremtidens velfærd. UCL har adresse i Odense, Vejle, Svendborg og Jelling. side 11

12 Blangstedgårdsvej Odense SØ Telefon ucl.dk