Referat fra møde i Samarbejdsudvalget/ Fakultetsarbejdsmiljøudvalget fredag den 8. juni 2018 kl

Transkript

1 Dato: 4. juli 2018 Ref: MZ/tam j.nr. 043/300-5 Referat fra møde i Samarbejdsudvalget/ Fakultetsarbejdsmiljøudvalget fredag den 8. juni 2018 kl I mødet deltog: SU-medlemmer: Martin Zachariasen, Inger Rose Hansen, Martin Svensson, Tanja Christensen, Kristian Debrabant, Michelle Pedersen, og Tanja Møllegaard Løvgren (ref.) AMU-medlemmer: Marianne Holmer, Jakob Møller-Jensen, Tina Holm Svenstrup og Tina Christiansen Gæster: Under pkt. 3 HR-Stresshåndtering deltog Birgitte Zethsen Under pkt. 7.1 Den nære ledelse og MUS deltog Eva Sophia Myers Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden og opfølgning på referat Dekanen bød Tina Christiansen velkommen, idet Tina Christiansen er indtrådt i fakultetets arbejdsmiljøudvalg i stedet for Klaus Lehn Petersen. Dagsorden blev godkendt med den ændring at pkt. 7 blev rykket op og behandlet efter pkt. 2 på dagsordenen. I forhold til opfølgning på referat undersøger Tanja Løvgren, hvordan man har behandlet fokuspunktet i handlingsplanen ifm. IT-brugerundersøgelsen og i Akademisk Råd til næste SUmøde. Opbevaring af pårørendelister bliver behandlet sammen med øvrig implementering af GDPR på NAT. 2. Arbejdsmiljø 2.1 Orientering fra arbejdsmiljø Tina Holm Svenstrup orienterede om, at der er nedsat en arbejdsgruppe til at se på løse ledninger. Herudover orienterede hun om, at studerende fra RUC har sendt spørgeskemaer ud til alle ansatte på BMB for at undersøge brugen af tilbuddet om motion i arbejdstiden. Der har været interviews med to fokusgrupper, én der brugte tilbuddet og én der ikke brugte tilbuddet.

2 Der vil blive udarbejdet en rapport omkring dette, og måske kan man komme det lidt nærmere, hvorfor der ikke er så mange der gør brug af tilbuddet. 2.2 Vision for arbejdsmiljøarbejdet på SDU Marianne Holmer orienterede om processen. Det har taget tre år, da det har været vigtigt at sikre, at enhederne kunne kende sig selv i visionen. På stormødet kom der ikke yderligere frem. HoAMU vil forsøge at komme ud og møde de lokale arbejdsmiljøudvalg for at høre, hvad man har behov for - for at gennemføre visionen. Marianne Holmer kommenterede, at rektor har pointeret det vigtige i, at arbejdsmiljøvisionen er ledelsesforankret. Marianne Holmer kommenterede på studerende i de lokale arbejdsmiljøudvalg. Rektor ønsker at man husker studiemiljø, idet dette er et krav i lov om studiemiljø. Alle institutter på NAT har to studerende i deres lokale arbejdsmiljøudvalg, men Marianne Holmer gjorde opmærksom på, at det kan være en udfordring at drøfte studiemiljø i arbejdsmiljøudvalget. På IMADA bliver studiemiljøet jævnligt drøftet i arbejdsmiljøudvalget. Dekanen kommenterede, at intentionerne er gode og at det er vigtigt at huske, at medlemmerne i de lokale AMU skal være med til at styre processerne, men at de ikke nødvendigvis behøver at være dem der udfører de enkelte opgaver. Dette kan delegeres ud til andre medarbejdere i enheden. Tanja Christensen spurgte om arbejdsmiljø bliver synliggjort i budgettet. SU/AMU var enig i, at indsatsplanen bør være mere konkret. Teksten er lidt for abstrakt i forhold til, at den enkelte medarbejder kan se sig selv i visionen. Institutternes arbejdsmiljøudvalg skal arbejde med teksten og gøre den anvendelig. Opgave: Tanja Løvgren undersøger: Hvad der ligger under visionens indsatsområde 1 i forhold til budget, idet der i visionen står Projekt og budgetplan for direktionen. Hvordan man teknisk i budgettet kan afsætte et beløb til arbejdsmiljø. Tanja Løvgren melder tilbage til arbejdsmiljøkontoret ved at sende referat af punktet. 2.3 Brug af handsker I september 2017 anmeldte en medarbejder på BMB via egen læge en eksemlidelse opstået pga. handskebrug. Arbejdsmarkedets Erhvervssygdomskontrol (AESK), der behandler anmeldelser om mulige erhvervsbetingede lidelser, har i afgørelse af 7. maj meddelt SDU, at man anerkender den anmeldte erhvervssygdom som en arbejdsskade. Marianne Holmer bad om at brug af handsker bliver drøftet lokalt. 2.4 Punkter til skriftlig orientering

3 Punkterne bliver ikke behandlet mundtligt på mødet med mindre mødedeltagerne har supplerende spørgsmål Arbejdsskader Referat af det seneste møde i HoAMU 3. HR-udvikling stresshåndtering Birgitte Zethsen var inviteret med på SU mødet for at orientere om hvad HR-udvikling kan tilbyde i forhold til stresshåndtering. Birgitte Zethsen orienterede om, at hun er ansat i HR-udvikling som erhvervspsykolog og, at hun arbejder med: - Stressforebyggelse - Konflikthåndtering - Arbejdsmiljø Inden for ovenstående arbejdsområder tilbyder Birgitte Zethsen at afholde seminardage, holde oplæg og ledelsessparring. Birgitte Zethsen holder også individuelle samtaler og forløb med medarbejdere. Samtalerne er fortrolige, men altid efter aftale med lederen og der vil derfor også være en tilbagemelding i forhold til det videre forløb. Tilbagemeldingen er efter aftale med medarbejderen. Birgitte Zethsen gjorde opmærksom på, at alle medarbejdere anonymt kan henvende sig til personalepsykologen. Her vil der ikke ske en tilbagemelding til lederen. Der er et samarbejde mellem personalepsykologen og Birgitte Zethsen. Således henviser de til hinanden og afholder af og til samtaler med medarbejdere sammen. Birgitte Zethsen oplyste, at der kan være lidt ventetid hos personalpsykologen. Opgave: Inger Rose Hansen foreslår på HSU, at personer ansat under det rummelige arbejdsmarked også skal kunne benytte sig af personalepsykologen, selvom de er ansat under 15 timer om ugen. 4. Orientering fra A-siden 4.1 Forskergrupper og sektionsledelse 4.2 Karrierespor for VIP er 4.3 Budget 4.1 Dekanen orienterede om, at institutlederne senest den 1. juli 2018 skal præsentere en plan for sektionsledelse for dekanen. Biologi og FKF har indført en form for sektionsledelse. IMADA og BMB er i gang.

4 Opgave: Organisationsændringen skal drøftes i SU inden der bliver truffet den endelige beslutning. Der bliver indkaldt til et ekstraordinært møde i august. Jakob Møller-Jensen og Frants Roager Lauritsen bliver inviteret med til dette punkt. 4.2 Dekanen orienterede om, at direktionen har nedsat en arbejdsgruppe som skal arbejde med at tydeliggøre og synliggøre karriereveje. Der bliver holdt et ledelsesseminar til efteråret, hvor direktionen og alle institutledere er inviteret. 4.3 Dekanen henviste til det korrigerede budget (bilag 4.3) og orienterede om, at resultatet forventes at blive bedre end oprindeligt budgetteret, hvilket bl.a. skyldes forbedrede STÅ-indtægter. Dekanen forventer således et minus på mio. kr. Det er fortsat en udfordring at få brugt de eksterne midler i det tempo det er forventet. Fakultetet skal blive bedre til at lave retvisende budgetter. Dekanen gennemgik ligeledes institutternes budgetter jf. det eftersendte institutbudgetmateriale. De budgetmæssige konsekvenser af til- og fravalg er endnu ikke lagt ind. 5. Orientering fra B -siden 5.1 OK-18 Inger Rose Hansen orienterede om resultaterne i OK 18-forhandlingerne og henviste i øvrigt til Moderniseringsstyrelsens oplæg om OK 18, der er vedlagt som bilag 1 til referatet. 6. Databeskyttelse Referatet: SU drøftede implementering af Databeskyttelsesforordningen på SDU. 7. Beslutning om årets fokusemne Referat SU besluttede på mødet den 9. marts 2018, at årets tema er udvikling af nyt MUS-koncept. Hvis der efter bi-annual advisory seminar viste sig et behov for at arbejde med et andet tema, ville SU træffe beslutning om dette på mødet i juni. Eva Sophia Myers gennemgik udkast til årshjul for MUS gældende fra 2019, herunder hvordan MUS bliver igangsat og hvordan der efterfølgende bliver fulgt op på MUS. Der vil blive afholdt en temadag om MUS d. 10. oktober SU besluttede at behandle MUS igen på SU-mødet i september og sikre, at der er afsat fornøden tid til en grundig gennemgang. Herudover besluttede SU, at årets fokusemne er den nære ledelse, herunder: - MUS - Sektionsledelse

5 - Faglige fællesskaber - Forventningsafstemninger 8. Punkter til skriftlig orientering: Såfremt man har kommentarer eller spørgsmål til punkterne som man ønsker drøftet på mødet bedes man orientere herom under godkendelse af dagsordenen. 8.1 HSU referat 8.2 CUU referat 9. Evt. og forslag til punkter til næste møde Tanja Christiansen roste sommerfesten. SU-medlemmerne var alle enige i, at det havde været en fantastisk fest. Herudover foreslog Tanja Christensen, at der også bliver uddelt en pris for TAP ers indsats, således at det ikke kun er VIP er der bliver givet priser til under sommerfesten. Dekanen var enig i, at der skal udvikles en pris der anerkender TAP ers indsats. SU var positivt indstillet til at fortsætte med sommerfesten.