EJERFORENINGEN BYPORTEN

Transkript

1 Bestyrelsesmøde tirsdag d. 30. maj 2017 Sted: Kulturhus Trommen (Ewald) Deltagere fra Bestyrelsen: Brian Rømer (BR), Michal Rolin (MR), Marianne Ringgren (MRI), Palle Jørgensen (PJ) samt suppleanterne: Peder Egmose (PE) og Hans Hansen (HH) Afbud fra Lars Rahbæk (LRO) Deltagere fra Datea: Nicolas Pluchar (NP) Mødet startede med en markvandring på ejendommen sammen med NP. 1. Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde 8. marts 2017 Referatet er godkendt på mail. 2. Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde a. Status på nyhedsbrev vedr. vinterservice (BR) BR er i gang hermed. Det hænger sammen med punkterne under 2.c. b. Status på: b1.sommerfestudvalg PJ oplyste, at udvalget er godt i gang. De vil gerne have lov til at købe yderligere 2-3 pavilloner. *Bestyrelsen besluttede at give tilladelse hertil, hvis udgifterne er inden for rimelige grænser. b2. Tilflytterudvalg PE havde fremsendt meget fint oplæg til bestyrelsen, som roste oplægget. Bestyrelsesmedlemmerne giver deres kommentarer til PE på mail, og han arbejder videre med det. b3. Udvalg til undersøgelse af brug af garager (MR/PE) MR fortalte om de ideer, der er kommet frem. Der arbejdes videre herpå. c. Status på notat om beslutninger vedr. ansøgninger om markiser, stakit, blomsterkasser, flisebelægning (BR) Se 2c. Side 1

2 d. Gennemgang af inspektørtillæg mhp. sikring af modtagne ydelser PE har udsendt et oplæg/skitse vedr. aftalen med Green Circle. Han ville også gerne lave et oplæg vedr. administrationsaftalen med Datea. Det blev aftalt, at PE arbejder videre hermed, så der skabes et godt overblik for bestyrelsen samtidig med, at det kan bruges som arbejdsværktøj for bestyrelsen. Der var enighed om, at det skal koordineres med 2a og 2 c, som BR arbejder på. e. Godkendelsesdokumenter til Datea (BR) BR har afleveret dokumenterne til Datea, som har inkorporeret det i Datea-breve til fremtidig brug i Byporten. f. Status på tilbud i forbindelse med glas/sanitetsdækning (BR) Udgår, se pkt. 5c. g. Status på tilbud i forbindelse med istandsættelse af kontor til bestyrelses-/udvalgsbrug Bestyrelsen var enig om at indhente tilbud på istandsættelse og fremsætte forslag hertil i budgettet på næste generalforsamling. 3. Gennemgang af budget og perioderegnskab Ingen kommentarer. Vandudgiften ser ud til at falde meget. 4. Gennemgang af vedligeholdelsesbudget og nødvendige vedligeholdelsesprojekter for 2016/2017 a. Opfølgning på markvandring -Der var enighed om at flytte en sten ud for nr. 5-6 (da der er et hul, folk falder i). Det sørger Green Circle for. -Der er pudset sokler som aftalt. b. Øvrige vedligeholdelsesprojekter (NP) -Det blev diskuteret, hvordan man skal vise, hvad NP s honorar (ud over det faste årlige honorar) er for de enkelte ydelser under vedligeholdelse, fx vinduer. På møde med Datea tidligere på året blev det aftalt, at NP anfører, at de enkelte udgifter er inkl. honorar, og at de indgår i hans budget i selve posterne. *Bestyrelsen besluttede dog, at NP fremover skal budgettere et honorar (fx for vinduerne) og lægge den særskilt i sit budget. Bestyrelsen vil så fremover bede Datea (Henrik Müllertz) om at lægge denne post ind under konsulentudgifter under Administration, således at disse udgifter fremover er mere synlige. Side 2

3 NP sørger for at inkorporere dette fremover i sine budgetter mv. -Der er ikke foretaget strømpeforing endnu. Afventer besked fra kommunen. -Det vil koste ca for TV-inspektion af 1/3 af kloakkerne (der, hvor NP mener, at problemet er nemlig omkring husene). -der er afsat til tætningslister ved vinduer. -der er afsat til trapper, der hælder forkert. -der er afsat til vinduer og reparation af trappetrin Disse arbejder bliver udført i dette regnskabsår ifølge NP. På forespørgsel fra MR mht. vandtrykket har NP undersøgt det med VVS, og han mener, at det er i orden. 5. Punkter fra bestyrelsen a. Anvendelse af garager Se ovenfor. b. Proceslægning af administrationsaftalen med Datea (PE) Se ovenfor 2.d. c. Forsikring (MRI) Bestyrelsen har på møde 23/ og efterfølgende på mail truffet beslutning om tegning af forsikring i Codan pr. 1/ på flg. baggrund: D. 8. maj sendte MRI flg. mail til BR med kopi til resten af bestyrelsen Hej Brian, Vil du sætte et ekstra punkt på dagsordenen for mødet 30/5: Forsikring Som I måske husker, kom Byporten for nogle år siden ved en tilfældighed med ind i SEB s portefølje, da de indhentede forsikringstilbud, hvilket fik jeres præmie til at falde ca. 30%. Baggrunden for punktet til dagsordenen er, at SEB arbejder med at strømline deres forsikringsportefølje. Dette betyder, at Byporten vil blive udskilt fra SEB s fællespolice, således at Ejerforeningen Byporten kommer til at stå på egne ben, hvilket jo også er det mest korrekte set-up rent juridisk. Som følge heraf har SEB tilladt sig at indhente tilbud via deres forsikringsmæler Willis på en ny Side 3

4 separat police til E/F Byporten. Det kan muligvis betyde en prisstigning, men så må vi jo gælde os over de billige år, hvor foreningen har været en del af porteføljen hos SEB. Jeg ved ikke, om tilbuddet fra Willis når at komme frem, så vi kan behandle det 30/5, men jeg sender det frem, så snart jeg har noget fra SEB/Willis. Marianne Ringgren Willis har efterfølgende fremsendt beslutningsoplæg til bestyrelsen, og ifølge dette anbefalet at fortsætte forsikringen i Codan, som har tilbudt en forsikring til kr samt at tegne bestyrelsesansvarsforsikringen via Datea. Efter afholdt møde mellem BR, MR og PS har BR på bestyrelsens vegne accepteret dette forslag med flg. mail: Til: Camilla Kiss Bache; Marianne Ringgren Emne: Fwd: Byporten: Beslutningsoplæg fra Willis - HASTER Hej, I fortsættelse af telefonsamtale tidligere idag med Camilla og efter afholdt møde til aften i bestyrelsen, er vi nået frem til følgende beslutning vedr. beslutningsoplæg fra Willis: Vi ønsker at følge Willis' anbefaling om at tegne forsikringen hos Codan til kr inkl. vederlag til Willis. Dog er bestyrelsesansvars-/underslæbsdelen undtaget, da vi ønsker at at tegne denne via Dates rammeaftale med Tryg, til en merpris på kr. 454 om året som anbefalet af Willis. Samlet præmie inkl. Willls vederlag er kr Jeg vedhæfter også Tro- og Love erklæring til brug for bestyrelsesansvarsforsikringen via Datea. Dog har jeg et par spørgsmål jeg gerne vil have svar på før det hele bliver iværksat: 2. Er Willis' vederlag på kr årligt og hvilke ydelser er omfattet af vederlaget? 9. Kan det bekræftes at Glas/Sanitetsdækningen hos Codan omfatter ALT glas, inkl. termoruder på hele ejendommen, alle toiletter/kummer/vaske i både fællesrum og i lejligheder, samt kogeplader (induktion og glaskeramisk inkluderet) i alle lejligheder? Når jeg har svar på mine 2 spørgsmål, og hvis Glas/Sanitetsdækningen omfatter alt det nævnte vil jeg bekræfte endeligt. På forhånd tak og god aften. Brian Rømer Formand Willis har efterfølgende svaret på de to spørgsmål. Honorar til Willis er inkluderet, og der er glas- /sanitetsdækning. BR har herefter endeligt accepteret ændringen pr. 1/ med mail af 26/ på bestyrelsens vegne: Side 4

5 Hej Camilla, Tak for svar. Hermed endelig accept. Tro og Love erklæring er allerede fremsendt. Vi orienterer ejerne om at foreningen igen har glas og sanitet inkluderet pr. 1. juni. Brian Rømer Formand d. Bestyrelsens sammensætning (BR) BR nævnte, at Lars Rahbæk ikke pt. deltager på møderne og spurgte, om SEB kan stille en anden til rådighed, eller om man vil overveje at reducere sit antal bestyrelsesmedlem på næste generalforsamling. MRI bringer det videre til SEB. 6. Punkter fra ejerne Ingen punkter 7. Punkter til hjemmesiden Ingen punkter. 8. Næste møde Tirsdag d. 29. august BR undersøger, om mødet kan flyttes, da MR ikke kan deltage. 9. Eventuelt -MRI gjorde opmærksom på, at på bestyrelsesmødet 23/ vedtog bestyrelsen at acceptere at få SEB's fællesarealer overført til ejerforeningen. Ejerforeningen skulle ikke betale for arealerne men betale de fællesudgifter, SEB har haft på arealerne i ejerforeningens levetid, samt betale for selve overførslen og tinglysningen via landinspektør. Ejerforeningen mangler dog at få betalt SEB s fællesudgifter, i referatet opgjort til ca. kr *Det blev aftalt/besluttet, at SEB laver en opgørelse og beder Datea sende en opkrævning på beløbet til ejerforeningen, således at det kan blive betalt til SEB. Side 5