Styrke relevansen af uddannelsesudvalgenes arbejde ved at sikre eksternerepræsentanternes indflydelse på mødernes dagsorden og mødeformen

Transkript

1 Bilag Dato 7. juni 2016 Initialer Ledelses- og Kommunikationssekretariatet Tagensvej København N Tlf. nr info@phmetropol.dk CVR Koncept for uddannelsesudvalgsarbejdet Metropols uddannelsesudvalg er et omdrejningspunkt for løbende og systematisk viden om tendenser på det regionale arbejdsmarked for Metropols dimittender, og central kilde til viden om de samfundsudfordringer, hvor Metropol kan byde ind med uddannelsesmæssige løsninger. Viden fra uddannelsesudvalgene er med andre ord en afgørende kilde til den enkelte uddannelses arbejde med at sikre relevans og Metropols arbejde for at indfri de strategiske målsætninger i Strategi Metropols koncept for uddannelsesudvalgenes arbejde 1 sætter rammerne for ansvars- og opgavefordelingen mellem formanden for udvalget og uddannelsens ledelse og møderne samt sætter rammerne for dialogen mellem uddannelsesudvalgene og Metropols bestyrelse og direktion. Det enkelte uddannelsesudvalgs forretningsorden angiver den lokale udmøntning af de fælles rammer samt lokale temaer, samarbejder mv. de enkelte uddannelsesudvalg måtte have 2. Formålet med konceptet er at: Styrke systematikken og strømline informationsflowet fra uddannelsesudvalgene og op gennem ledelsesstrengen i Metropol, blandt andet ved en årlig orientering fra de enkelte uddannelsesudvalg til bestyrelsen Styrke relevansen af uddannelsesudvalgenes arbejde ved at sikre eksternerepræsentanternes indflydelse på mødernes dagsorden og mødeformen Styrke koblingen af uddannelsesudvalgenes arbejde til Metropols centrale styringshjul for kvalitetstarbejdet 1.0 De lovmæssige rammer Uddannelsesudvalgene er nedsat i henhold til 18 i Lov om professionshøjskoler for videregående uddannelser, jf. LBK nr 936 af 25/08/2014. Udvalgets opgaver og sammensætning er beskrevet i 16 i Vedtægt for Professionshøjskolen Metropol. 1.1 Udvalgets opgaver I henhold til 16, stk. 4 og 5 i Vedtægt for Professionshøjskolen Metropol er det udvalgets opgave at rådgive bestyrelsen, rektor og ledelsen af uddannelsen 1 Idet Metropol har udbudsretten til UC Diakonissestiftelsens to professionsbacheloruddannelser er deres uddannelsesudvalg også omfattet af Metropols koncept for uddannelsesudvalg. 2 Forretningsorden for de enkelte uddannelsesudvalg findes på Metropols hjemmeside 1

2 om uddannelsens kvalitet og relevans for samfundet samt om den regionale uddannelsesdækning. Uddannelsesudvalget inddrages ved udvikling af nye og eksisterende uddannelser samt ved udvikling af nye undervisnings- og prøveformer. Uddannelsesudvalget kan herudover af egen drift rådgive om andre spørgsmål, der vedrører uddannelsesområdet. Uddannelsesudvalgene afgiver indstillinger til bestyrelsens eller rektors godkendelse, jf. 12 stk. 4, i lov om professionshøjskoler for videregående uddannelser, om de dele af studieordninger inden for udvalgets områder, der er institutionsspecifikke. 1.2 Udvalgets sammensætning I henhold til 16, stk. 2 i Vedtægt for Professionshøjskolen Metropol sammensættes uddannelsesudvalget således, uddannelsesudvalgets medlemmer tilsammen har erfaring med og indsigt i uddannelsesområdet og de ansættelsesområder, som uddannelserne giver adgang til. Uddannelsesudvalget sammensættes således, at det afspejler det aftagende arbejdsmarked og regionale behov i forhold til uddannelsesområdet. Uddannelsesudvalgene er rådgivende, og har dermed ikke nogen formel beslutningskompetence. 2.0 Organisering af uddannelsesudvalgenes arbejde Alle udvalg har én formand og én sekretær. Formandsposten besættes af et eksternt medlem af udvalget. Sekretærfunktionen varetages af uddannelsesledelsen eller en af uddannelsesledelsen tilforordnet medarbejder. Sekretæren (uddannelsesledelsen) har ansvar for at udarbejde mødemateriale mv., så formandens arbejdsbyrde bliver begrænset. Formandens rolle/ansvar: Beslutter med afsæt i udkast fra uddannelsens ledelse dagsorden for møderne samt sørger for, at der min. én gang årligt er et møde, hvor udvalget kommer i dybden med et aktuelt tema Er formel repræsentant, kontakt- og talsperson for udvalget samt bindeled mellem uddannelsesudvalget og Metropols direktion og bestyrelse. Det betyder, at al dialog som uddannelsesledelse har med udvalgsmedlemmer, som berører uddannelsesudvalgets arbejde, er koordineret med formanden Formanden godkender i dialog med uddannelsens ledelse, udkast til den årlige skriftlige orientering fra uddannelsesudvalget til direktion og bestyrelse. Uddannelsens ledelse står for udarbejdelse af udkastet Formanden er i fællesskab med uddannelsens ledelse ansvarlig for at orientere udvalget vedrørende tilbagemeldinger fra direktion og bestyrelse for så vidt angår det årlige møde med alle udvalgsformænd, bestyrelsesformandskab og direktion [i oktober/november] og den årlige orientering, når denne har været på bestyrelsesmødet i marts 2

3 Af uddannelsesudvalgets forretningsorden fremgår procedure for valg af formand og den periode, som formanden er valgt for. Alle de ordinære udvalgsmøder er fastlagt efter et årshjul, der følger Metropols styringshjul, jf. fig. 1. Det indebærer, at der i løbet af året er faste dagsordenspunkter for møderne, som går igen år efter år. Da uddannelsesudvalgene skal inddrages i udarbejdelsen af handleplaner og endvidere skal orienteres om strategiafrapporteringen, hvilket er en central begrundelse for, at udvalgenes arbejde er koblet til Metropols styringshjul. Det er formand og uddannelsens ledelses ansvar at fastlægge om møderne skal suppleres med andre punkter end de faste temaer. Samt ansvar at sikre en god balance mellem orientering og aktiv involvering af udvalgets medlemmer. Af faste punkter på møderne hen over året er: Handleplan og kvalitetstavle Strategiopfølgning F&U aktiviteter Praktik/kliniskundervisning Prøveformer, herunder hvordan disse understøtter læringsudbyttet og forholdet mellem teori og praksis Tendenser på arbejdsmarkedet (analyser eller input fra aftagerrepræsentanterne) Drøftelse af udkast til uddannelsesudvalgets årlige orientering til bestyrelsen og direktion Et temamøde, hvor et aktuelt tema for uddannelsen drøftes mere dybdegående Formanden og uddannelsens ledelse er ansvarlige for, at uddannelsesudvalget har en af udvalget godkendt forretningsorden, der er opdateret, og som angiver bl.a. ansvar- og opgavefordeling mellem formand og sekretær og hvor det fremgår, hvad der er af proces for fremsendelse af mødemateriale og offentliggørelse af referater. 3

4 Figur 1: Et illustrativt eksempel på styringshjul for et uddannelsesudvalg 2.1 Ordinære udvalgsmøder Der afholdes årligt omkring 2-4 ordinære møder i et uddannelsesudvalg. Det er formanden og uddannelsens ledelses ansvar, at årets møder bliver planlagt efter følgende principper: 1. Dagsorden for årets møder følger Metropols styringshjul (jf. figur 1) og bestyrelsens og direktionens møder, dels de studerendes eksaminer og andre travle studieperioder 2. Der er minimum ét temamøde om året 3. Formand og uddannelsens ledelse indsamler ønsker til oplæg og oplægsholdere fra medlemmerne og inddrager det i planlægning af årets møder. Det er uddannelsens ledelses ansvar at følge op på dette og arrangere med oplægsholdere. 4. Den årlige orientering bliver behandlet på et møde i udvalget før den sendes til bestyrelsen og direktion. Dette sker forud for mødet mellem formænd, formandsskabet 4

5 for bestyrelsen og direktionen. Det er uddannelsens ledelses ansvar at udarbejde orienteringen, samt ansvar, at den bliver videreformidlet til bestyrelsen. Den endelige orientering skal godkendes af uddannelsesudvalgets formand. Dagsorden: Udvalgssekretæren er ansvarlig for dagsordner, som udarbejdes i samarbejde med og endeligt godkendes af udvalgsformanden Dagsordenener udsendes senest en uge inden mødetidspunkt Dagsordener lægges på Metropols hjemmeside (uddannelsesudvalgets side). Referat: Udvalgssekretæren har ansvaret for at der skrives beslutningsreferat Referater sendes til høring hos udvalgsmedlemmerne. Godkendte referater gøres tilgængelige på Metropols hjemmeside (uddannelsesudvalgets side). Udvalgssekretæren har ansvar for, at følgende for det pågældende udvalg er tilgængeligt på hjemmesiden: Godkendte referater og dagsordner Godkendte årsrapporter fra uddannelsesudvalget Opdateret medlemsoversigt, hvoraf det tydeligt skal fremgå, hvem der er udvalgets formand Gældende forretningsorden 2.2 Årlig skriftlig orientering fra uddannelsesudvalgene En gang om året udarbejder hvert uddannelsesudvalg en skriftlig orientering på ca. 3 sider vedr. de vigtigste ting i det forgangne år plus, hvad der ligger i pipelinen for det kommende år. Den skriftlige orientering indgår som materiale på det årlige møde med direktion og formandsskabet for bestyrelsen (se uddybning nedenfor) samt efterfølgende til den samlede bestyrelse i marts. Formålet er at styrke informationsflowet i ledelsesstrengen samt give direktionen og bestyrelsen et bedre samlet indblik i uddannelsesudvalgenes arbejde og bidrag til udvikling af uddannelserne. Denne skriftlige orientering skal både bruges hhv.: det årlige møde mellem bestyrelsens formandskab, direktionen og samtlige udvalgsformænd (Gensidig orientering) i oktober/november til et årligt skriftligt orienteringspunkt på bestyrelsens møde i marts. Den samlede årlige orientering fra alle uddannelsesudvalg bliver offentligt tilgængelig som bestyrelsesmateriale på uddannelsens egen side for uddannelsesudvalget offentliggøres uddannelsens udvalgs årlige orientering Referaterne og udvalgets årlige orientering til bestyrelsen/direktionen udgør en del af uddannelsernes årlige analyse i forbindelse med arbejdet med handleplanerne. 5

6 3.0 Øvrige møder 3.1 Årligt møde mellem formænd, formandsskabet og direktionen Bestyrelsens formandskab og direktionen afholder en gang årligt et møde med formændene for samtlige uddannelsesudvalg fx. kl Forud herfor har udvalgsformændene og uddannelsens ledelse udarbejdet årlig orientering til brug for dagsordenspunktet "Gensidig orientering" (og som på det førstkommende bestyrelsesmøde herefter skal på som samlet skriftlig orientering fra samtlige uddannelsesudvalg). Set up for dette møde er gensidig orientering (fra hhv. uddannelsesudvalg, direktion og bestyrelse) og drøftelse af et aktuelt tema, som direktionen og formandsskabet sætter på dagsorden. 3.2 Metropoldagen Alle uddannelsesudvalgsmedlemmer og hele bestyrelsen inviteres til at deltage i Metropoldagen (som typisk ligger i november). 4.0 Opfølgninger og tilbagemeldinger 4.1 Evaluering af uddannelsesudvalgene Min. én gang i løbet af den 4 årige udpegningsperiode foretager Ledelses- og Kommunikationssekretariatet (LKS) en evaluering af arbejdet i uddannelsesudvalgene 3. Såvel uddannelsesudvalgene som bestyrelsen orienteres om resultatet heraf inkl. evt. obs. punkter og det videre arbejde i forhold hertil. 4.2 Tilbagemelding til uddannelsesudvalgene & uddannelsesledelserne Dekanerne er ansvarlige for at give en tilbagemelding til institutcheferne fra det årlige møde med uddannelsesformændene Uddannelsens ledelse er ansvarlig for, at udvalgene får tilsendt bilag vedr. den årlige orientering fra samtlige uddannelsesudvalg og uddrag af referat fra bestyrelsens møde i marts vedrørende uddannelsesudvalgenes årlige orienteringer. 5.0 Bilag 1. Skabelon for årlig orientering 2. Vedtægt for Professionshøjskolen Metropol 3. Strategi Metropols kvalitetssikringspolitik og -strategi 3 Idet Metropol har udbudsretten til UC Diakonissestiftelsens to professionsbacheloruddannelser indgår deres uddannelsesudvalg i evalueringen. 6