Formålet med det Fælles Medicinkort (FMK) Formålet med FMK er at. reducere medicineringsfejl. få bedre overblik over aktuel medicinering

Transkript

1 KIT-nyt Særudgave om det Fælles Medicinkort På tærsklen til det Fælles Medicinkort Resten af 2011 kommer til at stå i det Fælles Medicinkorts tegn i Hospitalsenheden Vest: I løbet af november og december skal medicinkortet nemlig tages i brug af alle hospitalslæger via MidtEPJ. I denne særudgave af KIT-nyt kan du læse mere om, hvornår og hvordan vi tager medicinkortet i brug i Vest. På tærsklen til det Fælles Medicinkort side 1 FMK betyder nye arbejdsgange side 2 Plan for undervisning og udrulning side 3 Fakta: Bag om det Fælles Medicinkort side 4 Outlook giver overblik over patientaftalerne side 5 Bedre muligheder for indscanninger undersøges side 5 Find EPJ-procedurerne i e-dok side 7 Formålet med det Fælles Medicinkort (FMK) Formålet med FMK er at reducere medicineringsfejl få bedre overblik over aktuel medicinering mere tryghed i medicineringen det bliver nemmere at dele medicinoplysninger med andre sundhedspersoner, der behandler patienten. FMK tages i brug uge Fra og med uge 47 til 52 vil der være undervisning for læger i brug af FMK på afdelingerne, og i samme periode skal medicinkortet tages i brug. Ibrugtagningen kommer til at foregå i rul, efterhånden som undervisningen løber af stablen. Undervisning og test Hver afdeling har udpeget et antal læger, der skal være»fmk-piloter«på afdelingen. Deres opgave er at introducere afdelingens øvrige læger i brug af FMK i uge Perioden skal bl.a. bruges til at afprøve, hvordan FMK fungerer i samspillet med MidtEPJ afdække og afklare arbejdsgange omkring brug af medicinkortet sikre, at alle læger har digital signatur. Det er en forudsætning, at alle læger, der bruger medicinkortet, har en digital signatur, og der er sat en proces i gang i forhold til at sikre, det sker. De praktiserende læger og vagtlæger i optageområdet tager desuden FMK i brug i takt med, at Hospitalsenheden Vest»kobles på«. Hjælp og support I denne periode vil de klinisk ITansvarlige på afdelingerne være behjælpelige i forhold til spørgsmål om FMK og afklaring af nye arbejdsgange. Det kliniske IT-kontor i Hospitalsenheden Vest stiller ikke særlig support til rådighed, men ved spørgsmål kan kontoret kontaktes som sædvanligt på tlf eller HEVEPJ@rm.dk SÆRUDGAVE - FMK Nr november 2011 Hospitalsenheden Vest Klinisk IT Staben

2 FMK betyder nye arbejdsgange Den kommende implementering af det Fælles Medicinkort stiller krav til arbejdsgangene på den enkelte afdeling, for de skal understøtte brugen af medicinkortet. Her kan du læse, hvad det Fælles Medicinkort medfører af nødvendige arbejdsgange. Medicinafstemning ved Indlæggelse og udskrivelse Ved indlæggelse laver lægen en medicinanafstemning på baggrund af oplysninger i FMK. De relevante data overføres fra medicinkortet til medicinmodulet i MidtEPJ, og FMK suspenderes. Ved udskrivelse laver lægen en medicingennemgang, og afstemmer og opdaterer den medicin, som patienten skal udskrives med. På udskrivningstidspunktet ophæves suspenderingen på patientens medicinkort. Der er et krav om, at opdatering og ophævelse af suspenderingen sker senest på udskrivningstidspunktet. Ambulante patienter I ambulatoriet skal lægen orientere sig om patientens medicin i FMK, og ved afslutningen af det ambulante besøg skal lægen opdatere FMK med den udleverede eller ordinerede medicin. Når det er nødvendigt, skal der foretages en medicinafstemning sammen med patienten, og der er krav om, at opdateringen sker senest ved besøgets afslutning. Faggruppers adgang til medicinkortet I begyndelsen vil det kun være lægerne, der kan bruge og opdatere i medicinkortet. Ved en kommende opdatering af MidtEPJ og FMK vil flere faggrupper, herunder sygeplejerskerne, få adgang til medicinkortet. Det kan dog ikke undgås. at der i den mellemliggende periode vil være udfordringer i forhold til visse arbejdsgange, især i ambulatorier, hvor sygeplejersker håndterer selvstændige opgaver relaterede til medicinordination og -justering. Indtil faggruppen får adgang til FMK, vil det ikke være muligt at opdatere medicinkortet. Mere information på vej Der vil komme mere information om, hvilke faggrupper der vil få adgang til medicinkortet. Region Midtjylland har udarbejdet en løbeseddel om det Fælles Medicinkort, som udleveres til hospitalets FMK-piloter og de kliniske IT-ansvarlige 2

3 Plan for undervisning og udrulning Det er planlagt, at FMKskal tages i brug i Hospitalsenheden Vest i takt med, at afdelingernes læger bliver introduceret til medicinkortet. 30. april 201 skal det være taget i fuldt btug på alle afdelinger. Uge Dato September - november Digitale signaturer bestilles og aktiveres. 43 Oktober Afdelingsledelserne orienteres om implementering af FMK og udpeger FMK-piloter november De klinisk IT-ansvarlige introduceres til FMK. 45 November FMK gøres tilgængelig via MidtEPJ i alle kliniske afdelinger november Undervisning af FMK-piloterne: Inden undervisningen skal FMK-piloterne tjekke, at deres digitale signatur virker. FMK-piloterne skal huske at medbringe CPR-nr. på en indlagt patient, hvor de har lov til at tilgå patientens medicinkort November - december 2012: 23. januar februar februar - Undervisning af læger og ibrugtagning af FMK. Fokus på FMK. Fokus på FMK. 4. marts april Fuld ibrugtagning af FMK i Hospitalsenheden Vest. 3

4 Fakta: Bag om det Fælles Medicinkort Baggrund for projektet Det Fælles Medicinkort (FMK) er et projekt, som er initieret og ejet af Lægemiddelsstyrelsen og udbredt til det danske sundhedsvæsen via aftaler mellem staten og de danske regioner og via en bekendtgørelse om registrering af lægemidler. Det er en bunden opgave at tage FMK i brug og at anvende det såvel i hospitalssektoren som i primærsektoren og for praktiserende læger, praktiserende speciallæger og vagtlæger. Aftale mellem regering og Danske Regioner I økonomiaftalen mellem regeringen og Danske Regioner for 2011 fremgår det, at FMK skal være udrullet på alle regioners hospitaler inden udgangen af Imidlertid har udfordringer for projektet betydet, at der er valgt en rullende ibrugtagning i Hospitalsenheden Vest. Det betyder, at FMK skal være i fuld brug på alle vores afdelinger senest 30. april Regionens hospitaler er i gang Regionshospitalet Randers og Silkeborg er gået i gang med forventning om, at alle bruger FMK inden udgangen af Århus Universitetshospital foretager en rullende implementering samtidig med overgangen til fuld brug af MidtEPJ. Regionshospitalet Horsens begynder at bruge FMK i forbindelse med overgangen til MidtEPJ i maj Regionshospitalet Viborg tager FMK i brug sammen med deres overgang til MidtEPJ - en endelig dato er endu ikke meldt ud for Viborg. Læs mere... FMK på National Sundheds-its (NSI) hjemmeside Spørgsmål og svar om FMK på National Sundheds-its (NSI) hjemmeside Bog om FMK på NSI hjemmeside Fælles medicinkort på regionens hjemmeside Bekendtgørelse om Lægemiddelstyrelsens elektroniske registrering af de enkelte borgeres medicinoplysninger (se 18), omhandler lægernes pligt til løbende at opdatere FMK i realtid e-dok, Medicinafstemning, regional retninglinje e-dok om bl.a afstemning i ambulatorier Enstrenget medicinhåndteringssystem, regional retningslinje DDKM om medicinering 4

5 Outlook giver overblik over patientaftalerne Undgå at afstemme flere forskellige kalendere på læger, terapeuter og andre sundhedsfaglige personer, som er booket til en patientaftale via Booking i MidtEPJ : Aftalerne kan nu overføres til Outlook-kalenderen. Bookede patientaftaler via Booking i MidtEPJ kan nu overføres til lægens, teraputens og andre sundhedsfaglige personers Outlook-kalender, så man kan få det samlede overblik over patientaftalerne i Outlook. Samtidig undgår man at skulle vedligeholde og afstemme flere kalendere - det mindsker risikoen for overlappende aftaler, og giver lægerne mulighed for f.eks. at se de bookede aftaler på smartphone. Telefonen skal blot være oprettet til at synkronisere med Outlook. Personfølsomme data i patientaftalen er skærmede, så andre end den pågældende kliniker ikke har adgang til visning Bedre muligheder for indscanninger undersøges Huller i brugervenligheden skal lukkes, og muligheden for at foretage indscanninger skal afpasses med afdelingernes behov, konkluderer Hospitalsenheden Vest efter at have afsluttet sin testperiode af scanningsmodulet i MidtEPJ efter knap tre måneder. Anbefalingerne arbejder Region Midtjylland videre med at implementere, så resten af regionens hospitaler får en endnu bedre scanningsfunktion i den elektroniske patientjournal. Siden september 2011 har Gynækologisk- Obstetrisk Afdeling, Urinvejskirurgisk Afdeling og Arbejdsmedicinsk Klinik i Hospitalsenheden Vest været pilotafdelinger på scanningsfunktionen i MidtEPJ. Afdelingerne er glade for at kunne scanne det materiale ind i MidtEPJ, som i dag ikke findes elektronisk. Til gengæld er der nogle huller i brugervenligheden, der skal lukkes, mener afdelingerne. Specifikt går anbefalingerne derfor på at optimere søge- og sorteringsfunktionen i scanningsarkivet, arbejdsgange og funktionshastigheden. Projektleder Ole Zielke/

6 Anbefalingerne skal regionen se nærmere på, inden resten af regionens hospitaler får udrullet scanningsmodulet i MidtEPJ. - Afdelingerne har anbefalet, at det skal være nemt at komme til at scanne dokumenter ind, og at det mest optimale derfor vil være en løsning med nogle mindre scannere i nærheden af sekretærernes arbejdspladser. I øjeblikket testes der dog flere muligheder, bl.a. brug af de eksisterende kopi- og scanningsmaskiner på afdelingerne. Så vi er i gang med at afprøve, hvilken løsning der bedst understøtter scanningsbehovet, siger ACmedarbejder Torben Kjær fra Klinisk IT i Hospitalsenheden Vest. Ole Zielke, projektleder i Klinisk IT, fortæller, at afdelingerne er meget interesserede i at få optimeret søge- og sorteringsfunktionen i scanningsarkivet: - Bekymringen har gået på, at det kan blive meget svært at finde de relevante filer i arkivet, fordi der ikke er en egentlig søgefunktion i systemet. Man kan f.eks. sortere på dokumenttype eller navn, men med mange dokumenter tilknyttet bliver det hurtigt utilstrækkeligt. Med hensyn til navnesortering er det derfor også vigtigt, at vi regionalt har fælles enighed om, hvordan dokumenterne navngives. Scanningsarkivet er fælles for alle regionens hospitaler og i takt med, at arkivet vil vokse, bliver det endnu vigtigere, at alle brugere i regionen får navngivet deres dokumenter korrekt ellers kommer man til at lede forgæves. Vi har under alle omstændigheder brug for at få en fælles og tværregional afklaring på, hvordan arkivet skal bruges fremadrettet, siger Ole Zielke. I første omgang arbejdes der på, at arkivet bliver udbygget med en ekstra kolonne, som indeholder oplysninger om stamafdelingen. Det kan give mulighed for at sortere søgninger på afdelingsniveau og dermed gøre det lettere at finde de dokumenter, der vedrører ens egen afdeling. - Det, at vi nu tager fat på udfordringerne med at genfinde relevante dokumenter i arkivet og får afklaret, hvilke scannere der skal bruges til scanningsmodulet, er vigtige forudsætninger for, at både arkiv og scanning kommer til at fungere i praksis. Derfor arbejdes der på at finde løsninger så hurtigt muligt som muligt, fastslår Ole Zielke Projektleder Ole Zielke/

7 Find MidtEPJ-procedurerne i Hvad gør du, hvis MidtEPJ ikke er tilgængelig? Der er nu hjælp at finde i e-dok, hvor der findes retningslinjer for planlagt nedluk, ikke planlagte nedluk og support. Det er vigtigt, at alle afdelinger sætter sig ind i retningslinjen Arbejdsgange i forbindelse med nedbrud af MidtEPJ. Hent alle retningslinjerne her: Arbejdsgange ifm. nedbrud af MidtEPJ, HEV Support ved problemer med MidtEPJ, HEV Varsling ved planlagt opdatering(systemtid) af MidtEPJ, HEV Her ligger en vejledning for, hvordan en periode uden tilgængelig MidtEPJ håndteres. Der er en række forberedelser, afdelingerne skal foretage, så de kan håndtere et uplanlagt nedbrud. I retningslinjen ligger der et dokument MidtEPJ Nødprocedurer med tilhørende Nødjournal til dokumentation ved et uforventet nedluk af MidtEP og håndtering af data, efter MidtEPJ er kørende igen. Retningslinjen og MidtEPJ nødprocedurer skal printes og ligge i afdelingerne jf. retningslinjen. Nyhedsbrevet udgives af... Klinisk IT i samarbejde med Kommunikation, Hospitalsenheden Vest. Nyhedsbrevet udkommer 1 gang om måneden. Næste gang medio december Klinisk IT Gl. Landevej Herning 7