Databeskyttelsespolitik (oplysningspligten) 1. Introduktion. 2. Vores behandlingsaktiviteter Kundesamarbejdet

Transkript

1 Databeskyttelsespolitik (oplysningspligten) 1. Introduktion Haamann Statsautoriseret Revisionspartnerselskab (Haamann) er forpligtet til at beskytte fortroligheden, integriteten og tilgængeligheden af vores kunders, leverandøres, samarbejdspartneres og vores medarbejderes oplysninger, herunder personoplysninger. Vi er stærkt engageret i at beskytte personoplysninger og arbejder kontinuerligt for at sikre løbende overholdelse af databeskyttelseslovgivningen, herunder databeskyttelsesforordningen. Når Haamann i forbindelse med levering af konsulent- og rådgivningsydelser behandler personoplysninger, anser vi os for databehandler, da vi behandler data på vegne af vores kunde og efter kundens instruks. I disse tilfælde sikrer vi at indgå en databehandleraftale med vores kunde, der indeholder instruks og vilkår for Haamanns behandling af personoplysninger. Når Haamann udfører lovpligtig revision og andre erklæringsopgaver, anser vi os for dataansvarlige, lige såvel som når vi udfører visse andre ydelser og behandler personoplysninger i forbindelse med administration af vores samarbejder mv., hvor Haamann bestemmer formålet med behandlingen. Denne databeskyttelsespolitik indeholder oplysninger om Haamanns behandling af personoplysninger, når vi er dataansvarlig, som du kan læse mere om nedenfor. 2. Vores behandlingsaktiviteter Du kan læse mere om, hvilke kategorier af oplysninger vi behandler til hvilke formål og med hvilke behandlingsgrundlag i afsnittene nedenfor Kundesamarbejdet Vi indsamler og behandler personoplysninger i forbindelse med samarbejdet med vores kunder. Vi indsamler alene de personoplysninger, der er nødvendige til aftalte formål, og vi beder vores kunder om kun at dele personoplysninger, hvor det er strengt nødvendigt til disse formål. Almindelige personoplysninger, herunder oplysninger om navn, adresse, telefonnummer og e- mailadresse på kunder og kunders ejere, samt navn, titel, telefonnummer og på eventuelle kontaktpersoner hos kunden. Herudover indhenter vi oplysninger om vores kunder, samt vores kunders ejere, der fremgår af pas- og kørekort, eksempelvis CPR-nr.

2 Til hvilke formål indsamles oplysningerne og grundlaget herfor Vi behandler almindelige personoplysninger med det formål at kunne opfylde aftalen med kunden, herunder: levere ydelserne fakturere kvalitetsstyre og -kontrollere Endvidere er behandlingen nødvendig for, at Haamann kan forfølge en legitim interesse i at kunne administrere, styre og udvikle vores forretning og ydelser, herunder: styre vores forhold til kunder, udvikle vores forretning og tjenester (fx identificere kundebehov og forbedringer i serviceleverancen), varetage drift og vedligeholdelse af it-systemer, som er stillet til rådighed for eller benyttes som led i serviceringen af kunden, samt hosting, administration og styring af vores hjemmeside, systemer og applikationer og foretage statistisk behandling og forretningsudvikling. Haamann er underlagt reglerne i lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask og finansiering af terrorisme (hvidvaskloven). Vi behandler derfor oplysninger, der fremgår af pas- og kørekort, eksempelvis CPR-nr. i overensstemmelse med hvidvasklovens kundekendskabsprocedurer, jf , herunder særligt 11, stk. 1, nr. 1, litra a, der er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som Haamann er underlagt Haamanns ydelser (lovpligtig revision og andre erklæringsopgaver) Vi indsamler og behandler personoplysninger om kunder og i visse tilfælde personoplysninger om kunders medarbejdere. Vi behandler almindelige personoplysninger, herunder navn, adresse, økonomioplysninger, samt CPRnr. på kunden. Herudover behandler vi almindelige personoplysninger, dvs. navn, adresse, telefonnummer, medarbejder- og lønnummer, økonomioplysninger og kontooplysninger, samt CPR-nr. på kundens medarbejdere. Oplysninger om indkomst og skatteforhold samt verserende eller potentielle retssager mod kunden. Til hvilke formål indsamles oplysningerne og grundlaget herfor Vi behandler oplysningerne til brug for at afgive en revisionserklæring, eller andre erklæringer. Behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse i medfør af revisorloven 23, stk. 1,

3 jf. 1, stk. 2 og god revisionsskik i medfør af revisorlovens 16, stk. 1, i forbindelse med afgivelse af erklæringer Leverandør- og samarbejdspartneradministration Vi indsamler og behandler personoplysninger om vores leverandører og samarbejdspartnere, herunder personoplysninger om personer ansat hos leverandører og samarbejdspartnere. Vi behandler alene almindelige oplysninger, herunder kontaktoplysninger. Til hvilke formål indsamles oplysningerne og grundlaget herfor Vi behandler oplysningerne til brug for kontraktstyring samt for at modtage varer og tjenester fra vores leverandører og samarbejdspartnere og, hvor det er relevant at yde professionelle serviceydelser til vores kunder. Vores grundlag er at opfylde kontrakten, som den registrerede er part i. Hvis den registrerede, ikke er part i kontrakten, er vores grundlag for at behandle oplysningerne et sagligt hensyn i at kunne opfylde kontrakten med leverandøren eller samarbejdspartneren Besøgende på Vi indsamler dine personoplysninger, som du afgiver på Haamanns hjemmeside, eller som du giver dit samtykke til. Hvornår sker indsamlingen Når du besøger informerer vi dig om indsamlingen af dine personoplysninger. Brug af tjenester på Haamanns hjemmeside såsom anmodning om at Haamann kontakter dig, brug af vores whistleblowerfunktion eller ansøgning om job, forudsætter, at du afgiver visse personoplysninger. På samme måde hvis du tilmelder dig arrangementer og nyhedsbreve. De personoplysninger, som Haamann indsamler, kan for eksempel omfatte dit navn, din e- mailadresse, din firmaadresse, din stillingsbetegnelse og lignende identifikationsoplysninger. Herudover oplysninger om din færden på Til hvilke formål indsamles oplysningerne og grundlaget herfor Haamann indsamler dine personoplysninger for at kunne levere en given tjeneste til dig og for at kunne fremsende nyhedsbreve og andre oplysninger vedrørende vores virksomhed og vores tjenester.

4 Herudover indsamler Haamann dine personoplysninger til brug for interne markedsundersøgelser, målrettet markedsføring og statistik. Vores grundlag for at behandle personoplysningerne er således dit samtykke, eller for at Haamann kan forfølge en saglig interesse i at udvikle sin forretning og tilpasse sin markedsføring. Haamanns brug af cookies På hjemmesiden gøres der brug af cookies. En cookie er en lille tekstfil, som gemmes i webbrowseren på din computer, smartphone, ipad eller hvad du ellers surfer nettet med, når du besøger hjemmesiden. Cookies gør det muligt at genkende din computer mv. og samle information om din adfærd på hjemmesiden samt sikre at din browser rent teknisk fungerer. I nogle tilfælde er cookies den eneste måde at få et website til at fungere efter hensigten. En cookie er en passiv fil og kan ikke indsamle oplysninger på din computer, sprede computervirus eller andre skadelige programmer. Den er anonym og indeholder ingen personoplysninger. Cookies anvendes af stort set alle websites. 3. Behandlingssikkerhed Informationssikkerhed er den forretningsrisiko, der er prioriteret højest i Haamann. Vi arbejder seriøst og professionelt med infomationssikkerhed, og tager udgangspunkt i anerkendte sikkerhedsstandarder. Vi har implementeret sikkerhedsforanstaltninger, der skal sikre databeskyttelse for såvel kundeoplysninger, personoplysninger og andre fortrolige oplysninger. Vi gennemfører regelmæssigt interne opfølgninger i forhold til tilstrækkeligheden og efterlevelsen af politikker og foranstaltninger. 4. Kilde Haamann indsamler personoplysningerne direkte hos dig og/eller tredjemand, fx vores kunde, eller hos offentlige myndigheder. 5. Videregivelse af personoplysninger Vi videregiver alene personoplysninger, når vi har et lovligt grundlag herfor Tredjeparter, der leverer varer eller ydelser Vi benytter andre tredjeparter, fx underleverandører, i forbindelse med levering af vores ydelser. Sådanne tredjeparter kan i den forbindelse få udleveret personoplysninger, der er nødvendige for, at de kan levere den aftalte ydelse.

5 Haamann indgår de aftaler, der er nødvendige for at sikre, at den nødvendige sikkerhed er på plads for at beskytte oplysningerne og overholde vores databeskyttelsesforpligtelser Revisorer og andre professionelle rådgivere Vi kan undertiden udlevere personoplysninger til vores revisorer og andre professionelle rådgivere, herunder advokater mv. Dette kan eksempelvis være for, at revisor kan udføre revision, eller for at kunne modtage rådgivning fra andre professionelle rådgivere, fx advokater Offentlige myndigheder eller tredjeparter som krævet af og i overensstemmelse med gældende lovgivning eller regulering Vi kan undertiden blive pålagt at udlevere personoplysninger til offentlige myndigheder eller tredjeparter, hvilket vi udleverer, hvis det er krævet i henhold til gældende lovgivning eller regulering. Dette kan eksempelvis være for at kontrollere, at vi overholder gældende lovgivning og regulering, at undersøge en påstået forbrydelse, etablere, udøve eller forsvare juridiske rettigheder. Eksempelvis hvor vi har mistanke om hvidvask og terrorfinansiering, der ikke kan afkræftes, har vi en pligt til at indberette og videregive oplysningerne til Statsadvokaten for Særlig Økonomisk og International Kriminalitet (SØIK), og eventuelt øvrige tilsyn, i medfør af hvidvasklovens 26. Vi vil kun opfylde anmodninger om videregivelse af personoplysninger, hvor vi har pligt til at gøre det. 6. Tidsrum personoplysninger behandles Haamann sletter personoplysninger, når Haamann ikke længere har et arbejdsbetinget behov for at behandle dem. Opbevaringsperioden er fastsat i forhold til de forpligtelser, Haamann er underlagt i henhold til gældende lovgivning, revisortilsyn, andre offentlige myndigheder, samt til sikring af dokumentation. 7. Dine rettigheder Som registreret har du visse rettigheder, som Haamann som dataansvarlig er forpligtet til at opfylde. Du kan kontakte Haamann og få indsigt i, hvilke personoplysninger Haamann behandler om dig, ligesom du kan få berigtiget eventuelle forkerte eller mangelfulde personoplysninger. Hvis du ønsker at dine personoplysninger bliver slettet, at Haamann begrænser behandlingen af dem, eller ønsker du at gøre indsigelse mod Haamanns behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte Haamann. Du kan endvidere kontakte Haamann, såfremt du ønsker at udnytte din ret til dataportabilitet. Når vi behandler personoplysninger baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. For at tilbagekalde samtykke til vores behandling af dine personoplysninger, bedes du kontakte os. Hvis du ikke længere ønsker at modtage s med information om Haamann og

6 markedsføringsmateriale fra Haamann, kan du let framelde dig ved at klikke på afmeld nyhedsbrev i den relevante , du har modtaget fra os. 8. Ændringer i denne databeskyttelsespolitik Vi anerkender, at gennemsigtighed er et løbende ansvar. Vi vil derfor løbende gennemgå og opdatere denne databeskyttelsespolitik. Databeskyttelsespolitikken er opdateret den 24. maj Kontakt Dataansvarlig er Haamann Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, CVR-nr , beliggende Naverland 2, 7., 2600 Glostrup. Hvis du ønsker at udnytte dine rettigheder som beskrevet ovenfor, eller hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger eller denne databeskyttelsespolitik, er du velkommen til at kontakte os: Telefon: haamann@haamann.dk 10. Klage Hvis du ønsker at klage over vores behandling af personoplysninger, bedes du sende en med detaljerne i din klage til haamann@haamann.dk. Vi vil behandle klagen og vende tilbage. Du har også ret til at klage til Datatilsynet i forhold til dine rettigheder og over Haamanns behandling af dine personoplysninger. For yderligere oplysninger om, hvordan du klager til Datatilsynet henvises til Datatilsynets hjemmeside Regler De regler der gælder for Haamanns behandling af dine personoplysninger findes i: Databeskyttelsesforordningen Databeskyttelsesloven