Valg af dirigent... 2 Godkendelse af årsberetning... 2 Godkendelse af årsregnskab... 2 Godkendelse af revisionsberetning... 3

Transkript

1 Halsnæs Ny Boligselskab Referat af ordinært repræsentantskabsmøde Mandag den 8. december 2014 kl i festlokalet, Vognmandsgade 16, kælderen, Frederiksværk. Dagsorden Side 1 Valg af dirigent Godkendelse af årsberetning Godkendelse af årsregnskab Godkendelse af revisionsberetning Godkendelse af boligorganisationens budget Godkendelse af afdelingernes årsregnskaber Behandling af indkomne forslag Valg af formand Valg af bestyrelsesmedlemmer Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen Valg af revisor Valg af medlem(mer) til Domeas repræsentantskab Valg af kredsdelegerede til BL Kompetencedelegering m.v Eventuelt... 7 Side 1 af 7

2 1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges ofte et stemmeudvalg, der hjælper dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Det indstilles til repræsentantskabet at vælge dirigent og eventuelt stemmeudvalg. Organisationsformand Ulla Torp bød velkommen. Ulla Torp forslog driftsleder Jesper Kristensen som dirigent, Jesper blev valgt enstemmigt. Herefter skulle der vælges referent kundechef Kim Brokmann blev forslået og valgt enstemmigt. Som stemme udvalg forslog Jesper Merete Kjær (Halsnæs kommune) og Jens Tusgaard (Halsnæs kommune) 2 Godkendelse af årsberetning Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. Bestyrelsens skriftlige beretning fremgår af årsregnskabets side 10 til 20. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende bestyrelsens årsberetning. Forsamlingen godkendte den skrivende beretning. Herefter fremlagde Formand Ulla Torp sin beretning mundtligt. Beretningen er vedlagt som bilag. 3 Godkendelse af årsregnskab Afdelingernes årsregnskaber godkendes endeligt af boligorganisationens bestyrelse, mens repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af boligorganisationens årsregnskab. Årsregnskab for seneste regnskabsår kan ses på boligselskabets hjemmeside eller rekvireres ved henvendelse til Servicecenter Frederikssund. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende boligorganisationens årsregnskab. Kundechef Kim Brokmann fremlagde årsregnskabet som herefter blev godkendt. Side 2 af 7

3 4 Godkendelse af revisionsberetning Repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af revisionsberetningen, kan ses på boligselskabets hjemmeside eller rekvireres ved henvendelse til Servicecenter Frederikssund. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender revisionsberetningen. Kundechef Kim Brokmann fremlagde revisionsberetning som herefter blev godkendt. 5 Godkendelse af boligorganisationens budget Boligorganisationens budget for indeværende regnskabsår er godkendt af organisationsbestyrelsen på møde den og kan ses på boligselskabets hjemmeside eller rekvireres ved henvendelse til Servicecenter Frederikssund. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender budgettet. Kundechef Kim Brokmann fremlagde boligorganisationens budget som herefter blev godkendt. 6 Godkendelse af afdelingernes årsregnskaber Repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af afdelingernes årsregnskaber, medmindre repræsentantskabet tidligere har delegeret kompetencen til organisationsbestyrelsen. Afdelingernes årsregnskaber for senest afsluttede regnskabsår kan ses på boligselskabets hjemmeside eller rekvireres ved henvendelse til Servicecenter Frederikssund. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender afdelingernes årsregnskaber. Det punkt blev ikke sendt ud til godkendelse i forsamlingen da repræsentantskabet tidligere har vedtaget en kompetencedelegering. Derfor vil dette punkt udgå ved næste års repræsentantskabsmødemøde. (se evt. punkt 14) 7 Behandling af indkomne forslag Forslag, der ønskes behandlet på mødet, sendes til Servicecenter Frederikssund, eller til bv@domea.dk, og skal være servicecenteret i hænde senest mandag den 24. november Ingen indkomne forslag. 8 Valg af formand Side 3 af 7

4 Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at formanden for organisationsbestyrelsen vælges direkte af repræsentantskabet. På repræsentantskabsmøde den 27. januar 2014 blev Ulla Torp valgt som formand. Formanden vælges for 2 år, og der skal således ikke ske valg til formandsposten i år. Det indstilles, at repræsentantskabet tager orienteringen til efterretning. Forsamlingen tog indstillingen til efterretning. 9 Valg af bestyrelsesmedlemmer Organisationsbestyrelsen består af 11 medlemmer. 8 medlemmer vælges af repræsentantskabet, mens 2 medlemmer udpeges af Halsnæs Kommune og ét medlem udpeges blandt de beboervalgte medlemmer af Domeas bestyrelse. Formand eller næstformand for bestyrelsen skal være beboer i boligselskabet. Forud for repræsentantskabsmødet har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valg af Afgangsår Ulla Torp Formand Repræsentantskabet 2015 Povl Povlsen Næstformand Repræsentantskabet 2015 Jørgen Rønnebech Medlem Repræsentantskabet 2014 Trine Feldstedt Medlem Repræsentantskabet 2014 Kaia Bergenhagen Medlem Repræsentantskabet 2014 Ole Stolberg Medlem Repræsentantskabet 2015 Mona Jensen Medlem Repræsentantskabet 2014 Inge-Lise Rasmussen Medlem Repræsentantskabet 2015 Karin Thomsen Medlem Domea Jens Tusgaard Medlem Halsnæs kommune Merete Kjær Medlem Halsnæs kommune Ulla Lundin Suppleant Repræsentantskabet 2014 Kirsten Madsen Suppleant Repræsentantskabet 2014 Afgangsorden indebærer, at Jørgen Rønnebech, Trine Feldstedt, Kaia Bergenhagen og Mona Jensen er på valg. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger 4 medlemmer til organisationsbestyrelsen for 2 år. Følgende repræsentantskabsmedlemmer ønskede at opstille: Jørgen Rønnebech, Trine Feldsted, Kaia Bergenhagen, Mona Jensen, Ulla Lundin og Kirsten Madsen. Efter afstemningen ser organisationsbestyrelsen således ud. Side 4 af 7

5 Navn Post Valg af Afgangsår Ulla Torp Formand Repræsentantskabet 2015 Povl Povlsen Næstformand Repræsentantskabet 2015 Ulla Lundin Medlem Repræsentantskabet 2016 Trine Feldstedt Medlem Repræsentantskabet 2016 Kaia Bergenhagen Medlem Repræsentantskabet 2016 Ole Stolberg Medlem Repræsentantskabet 2015 Mona Jensen Medlem Repræsentantskabet 2016 Inge-Lise Rasmussen Medlem Repræsentantskabet 2015 Karin Thomsen Medlem Domea Jens Tusgaard Medlem Halsnæs kommune Merete Kjær Medlem Halsnæs kommune Kirsten Madsen Suppleant Repræsentantskabet 2015 Jørgen Rønnebech Suppleant Repræsentantskabet Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen Suppleanter vælges for 1 år og indtræder i bestyrelsen, når et medlem udtræder af bestyrelsen eller har længerevarende forfald. Ved valg af flere suppleanter skal der tages stilling til disses indbyrdes rangorden. På repræsentantskabsmødet 27. januar 2014 blev Kirsten Madsen valgt som 1. suppleant og Ulla Lundin som 2. suppleant. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger suppleanter til organisationsbestyrelsen for 1 år. Som det fremgår af punkt 9 blev Kirsten Madsen valgt som 1. suppleant og Jørgen Rønnebech som 2. suppleant. 11 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet 27. januar 2014 genvalgtes revisionsaktieselskabet BDO. Det indstilles, at repræsentantskabet at vælger/genvælger revisor for indeværende regnskabsår. BDO blev genvalgt som revisionsselskab. 12 Valg af medlem(mer) til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. Side 5 af 7

6 En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Halsnæs Ny Boligselskab kan vælge op til 3 repræsentanter. Organisationsbestyrelsens eventuelle indstilling/anbefaling af kandidater vil blive givet på mødet. Repræsentantskabet kan beslutte, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanterne af sin midte. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger op til 3 medlemmer til Domeas repræsentantskab for 1 år eller overlader til organisationsbestyrelsen at udpege repræsentanterne af sin midte. Indstillingen blev vedtaget. 13 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Halsnæs Ny Boligselskab kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet kan beslutte, at organisationsbestyrelsen vælge de delegerede. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år eller overlader til organisationsbestyrelsen at vælge de delegerede. Valget blev overladt til organisationsbestyrelsen. 14 Kompetencedelegering m.v. Af hensyn til sagsbehandling vedrørende tinglysning m.v. noteres det: a) At DOMEA s.m.b.a. er boligselskabets administrator b) At repræsentantskabet ved tidligere lejlighed har delegeret til boligorganisationens bestyrelse at træffe beslutning om følgende forhold: Endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme Grundkøb Iværksættelse af nyt byggeri Nedlæggelse af en afdeling Side 6 af 7

7 Repræsentantskabet kan til enhver tid tilbagekalde en delegeret kompetence, men det forudsætter, at der fremsættes forslag herom efter reglerne i vedtægterne. Det indstilles, at repræsentantskabet bekræfter valget af administrator samt den nævnte kompetencedelegering. Punkt a blev vedtaget. Punkt b blev vedtaget. 15 Eventuelt Ketty Andersen havde følgende spørgsmål: Kan det være rigtigt at der er en halv times ventetid for at komme igennem til servicecenteret? Ketty havde prøvet onsdag den 3. december Kim Brokmann svarede, at der ikke burde være så lang ventetid for at komme igennem, Kim Brokmann vil gerne undersøge sagen. Kim Brokmann er kommet til følgende svar, Kim har udtaget statistik fra telefonsystemet den 3. december Systemet viser at der den pågældende dato ikke har været mere end max 1 minut og 30 sekunder ventetid i tidsrummet kl. 08:00-12:00 i gennemsnit. På baggrund af statistikken ser servicecenteret sig ikke i stand til at forklare ventetiden nærmere. Dato: Dirigent: Referent: Driftsleder Jesper Kristensen Kundechef Kim Brokmann Side 7 af 7