Nordjyllands Trafikselskab, Specialkørsel

Transkript

1 Projektaftale Projektaftalen mellem Mariagerfjord Kommunes Skoleforvaltning og NT sigter mod afvikling af Mariagerfjord Kommunes skolekørsel i samarbejde med NT. A. Indledning med baggrund Mariagerfjord Kommune afvikler i dag større mængder offentligt betalt kørsel til skoler gennem aftaler med primært lokale taxivognmænd. Værdien for denne kørsel overskrider grænserne for kravet om offentlige udbud. Efter møder i efteråret 2008 og foråret 2009 med Mariagerfjord Kommune, er denne projektaftale med NT startskud til skolekørslen i mindre biler kan udvikles og integreres i NTs samordnede kørsel og udbud. I løbet af det seneste skoleår har skoleforvaltningen arbejdet med at skabe et bedre overblik over udgifter, samt behovene for målgruppen. Herudover har forvaltningen sammen med andre dele af kommunen gennemført et koordineringsprojekt med NT vedr. lokale busruter og lukkede skolebusruter. B. Overordnet målsætning Det overordnede mål er en rationalisering på kørselsområdet opnået igennem en bedre styring af og overblik over kørselsopgaverne i Mariagerfjord Kommune. Herudover skal projektet sikre at kommunen opfylder sine forpligtigelser om udbud. I dette projekt er det skolekørslen og specialkørsel i dagtilbud -, der er i fokus. En bedre styring af kørslen, der ikke kan afvikles inden for det almindelige kollektive trafiksystem, vil bl.a. kunne give et langt bedre totalbillede af den samlede kørsel, samt overblik over det faktiske serviceniveau, på et område hvor kørslen såvel geografisk som institutionsmæssigt er spredt ud over hele kommunen. Et sådant overblik vil muliggøre et mere optimalt udbud af kørslen, gerne i samordning med andre kørselsordninger i kommunen på sigt, og i det hele taget reducere arbejdet med licitationen fremadrettet. Samordning med flere kørselsordninger kan på sigt også give væsentlige koordineringsgevinster. Derfor er projektet langsigtet. Det er planlagt at kørslen til skolerne skal udføres fra marts C. Projektet frem mod 1. marts Gennemførelsen af det ovenfor kræver et projekt med stram tidsplan. Særligt giver udbuddet af kørslen nogle bindinger i forhold til de opgaver og den tidsplan, der er for projektet. Nedenstående tidsplan beskriver de faser projektet skal gennemføre og de deadlines, der er for projektet (i parentes er anført den indsats/ timer NT forventer at yde). Nedenstående tidsplan skal tilpasses Kommunens politiske proces, hvorfor tidsplanen må være retningsgivende. Tidsplanen skal udarbejdes mere detaljeret i en nedsat projektgruppe. 1

2 Aktivitet 1 Præsentation af koncept Forår/sommer 2009 NT - Præsentation af konceptbeskrivelse og tidsplan Aktivitet 2 Kontraktgrundlag August 2009 Udarbejdelse af kontraktgrundlag for projekt og kørslen. Nedsættelse af styregruppe for projektet deltagelse fra NT og Kommunen Aktivitet 3 Endelig aftale indgås Deadline for endelig beslutning af indeværende aftale i Kommunen. Aktivitet 4 Dataindsamling & Serviceniveau oplæg Gennemgang af data, fastlæggelse af ekstra behov for data, samt arbejde med serviceniveau indstilling. (16 timer + 8 timer) Data indsamles for kommunen skolekørsel. Dataene er baseret på 2009 ruter. Eksisterende ruter og kørsel fremlægges i denne aktivitet og gennemgås sammen med NT for mangler. Data kategoriseres efter forvaltningens visiteringsprincipper og dermed behovene til kørslen. Ansvar Data: Kommunen. Ansvar Resten: NT Aktivitet 5 Analyse Analyse af data og planlægning af ruter for udbud (74 timer) Ud fra det foreslåede serviceniveau udarbejder Kommunen og NT i fællesskab de fremtidige ruter, der senere i processen skal udbydes i licitation. Arbejdet her er kernen i projektet. NT arbejdsindsats her er i høj grad afhængig Kommunens egenindsats. Aktivitet 6 Fremlæggelse af ruter 5. oktober Pakkeanbefaling fremlægges NT anbefaler ruteforløb, kørselsmængder og præsenterer dette for kommunen. NTs anbefaling vil indeholde, hvilken andel af kørslen der skal udbydes som reelle pakker og hvilken andel der bør findes som aftalt kørsel. Aktivitet 7 Serviceniveau og tilslutning til NTs udbud 6. oktober 2009 Deadline for beslutning om serviceniveauet for kørslen samt for deltagelse i NTs samlede udbud Politisk orientering om serviceniveau forslag fremlægges ultimo oktober 2009 Aktivitet 8 Udbudsmateriale Kommune specifikt materiale til udbud udarbejdes (32 timer). Tilpasning af ruterne til serviceniveau beslutning samt udarbejdelse af kommune specifikt materiale til NTs samlede udbud Kommunens pakker kan særskilt adskilles fra andre kommuners pakker. Pakkerne 2

3 indeholder beskrivelser af ruter og krav til vognmænd for bud på denne kørsel. Aktivitet 9 Udbudsperiode Oktober/November Offentliggørelse af udbuddet. Udbudsbekendtgørelse. Medio dec/primo jan. Sidste frist for afgivelse af tilbud Aktivitet 10 Udbudshåndtering Januar 2010 Beregning af tilbud (10 timer) Valg af tilbud. Kommunen og NT indstiller til NT s bestyrelse. Orientering til Vognmænd og udarbejdelse af kontrakter (8 timer) Aktivitet 11 Driftsstart kørsel Nov/Dec 2009 NTs IT system klargøres til Kommunens kørsel Ansvar: Bektra (18 timer) Dec 2009/Jan 2010 Primo Februar 2010 Igangsætning og Træning Træning af kommunens medarbejder i NTs HD Skole (2 x ½ dags træning). (37 timer). Uddannelse I & NT Deadline. De senest opdaterede Data fremlægges. Endelig IT implementering Rettelser og data indarbejdes i HD Skole samt udsendelse af køreplaner til vognmænd. Sidste afregningsdata opdateres fast kørsel Uddannelse II (37 timer) Kørselsstart (skole - kan være efter sommerferie) Hvis valget af administration bliver egen administration i skoleforvaltningen i Kommunen indgår Uddannelse II som en del af IT implementering i februar Uddannelse I + II Mariagerfjord kommune udpeger/ansætter 2 medarbejdere. Disse medarbejdere er efterfølgende dem, der fra kørselsstart 2010 forestår kontakten med brugere og skoler og foretager køreplanændringer. Det må det forventes, at 2 personer skal være uddannede, da opgaven kræver 100 % dækning på alle hverdage, ligesom det er nødvendigt at have backup på opgaven. 3

4 Der køres 2 forløb: Uddannelse I: NT uddanner Mariagerfjord kommune i at varetage/ løse simple opgaver i IT-systemet, HD-Skole. Det kan være at søge efter brugere, udprinte køreplaner mv. o.s.v. Det er vigtigt at denne uddannelse sker så tidligt som muligt således, at der opnås fortrolighed, inden planlægningen af de nye ruter starter. Her vil der indlægges de planlagte ruter og elever, således at grunddata er på plads i systemet. Uddannelse II: Grunduddannelse af 2 medarbejdere i Mariagerfjord Kommune i IT-systemerne Planetsystemet og HD-skoletur. Uddannelsen tager afsæt i uddannelse I og at de grundlæggende ruter er defineret i systemet, og der nu kan arbejdes mere detaljeret med den reelle kørsel. I forbindelse med kørselsstart vil NT være involveret for at sikre succesfuld start af kørslen. D. Nedsættelse af en styregruppe For at sikre gennemførslen af den overordnede plan, er det væsentligt for projektet, at der udpeges en styregruppe med deltagelse af medarbejdere fra Kommunen og NT. Kommunen og NT udpeger en projektansvarlig: for NT (Liselotte Søholm) og for Kommunen (Birthe Hoffmann skoleafdelingen). En af styregruppens første opgaver bliver at få udarbejdet en mere deltaljeret tidsplan. Denne udarbejdes efter endeligt tilsagn fra Mariagerfjord Kommune. E. NT s ressourceindsats for projektet Det forventes, at NT s ressourcer i forbindelse med gennemførsel ovenstående opgaver vil udgøre 200 timer + 18 timer IT forberedelse. NT fakturerer Mariagerfjord kommune ud fra en timepris på 500 kr. pr. time. NT fører timeregnskab for opgaven, således at der kun faktureres for det faktisk forbrugte timetal. ½ delen af det budgetterede beløb faktureres til Mariagerfjord kommune ved projektopstart. Den resterende del, korrigeret for det faktiske timeregnskab, faktureres efter kørselsstart F. Mariagerfjord kommunes ressourceindsats for projektet Det er vanskeligt for NT at vurdere Mariagerfjord Kommunes samlede ressourceindsats frem mod kørselsstart Men det er absolut nødvendigt for gennemførelsen af projektet at de rette personer med erfaring med kørslen reelle udførsel og personer med beslutningskompetencer deltager i projektet, særlig i september og oktober, samt at der i kommunen må afsættes tid til afklaring af serviceniveauet og dataindsamling. Det er klart der i en projektopstart skal afsættes væsentligt flere ressourcer end når modellen er gennemført og medarbejdere er uddannede og fortrolige med systemerne. Fremtidige udbud vil kunne gennemføres i modellen, med væsentligt færre ressourcer fra Kommunens side, alene af den grund, at der fremadrettet vil blive bedre styr på grunddata, dvs. elever, køreplaner og serviceniveauer. I tilfælde af at projektet afbrydes før endelig gennemførelse, vil NT opgøre timeforbrug til dato og fremsende faktura snarest efter afbrydelse. 4

5 Dato: 29. september 2009 Torben Bugge Mariagerfjord Kommune Jesper Jul Nielsen Nordjyllands Trafikselskab 5