Årsberetning om intern overvågning

Transkript

1 Årsberetning om intern overvågning år 2016 Side 1 af 5

2 0. Gennemførsel og kontrol af IO-programmet Forretningsmæssigt følsomme oplysninger Forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger Adgang til distributionsnettet Kundekontakt Selskabsmæssig udskillelse Regnskabsmæssig adskillelse Habilitet Indgåelse af aftaler Prisfastsættelse... 5 Side 2 af 5

3 0. Gennemførsel og kontrol af IO-program Der er sket en del ændringer i den overordnede organisationsstruktur i virksomheden siden Årsberetning Alle medarbejdere er ansat i Bornholms Energi og Forsyning A/S. Der er sket udskiftning af medarbejdere i KundeService. Der er ikke afholdt informationsmøder om Bornholm El-Nets Program for Intern Overvågning. Nye medarbejdere underskriver Medarbejdererklæringer. Der har ikke været klager rettet mod Bornholm El-Net A/S over diskriminerende adfærd i Der er ikke foretaget intern audit i Forventes gennemført inden udgangen af Forretningsmæssigt følsomme oplysninger Der er i 2016 ikke sket ændringer i selskabets håndtering af forretningsmæssigt følsomme oplysninger (FFO). Forretningsgangen for FFO er som hidtil, at medarbejderen har pligt til at behandle indkomne FFO fortroligt. Således skal fysiske dokumenter med FFO opbevares i virksomhedens sikrede værdibokse. For værdibokse tildeles alene adgang til medarbejdere, som har behov for oplysningerne i forbindelse med deres daglige arbejde. Medarbejderne har desuden pligt til at makulere fysiske dokumenter indeholdende FFO, som ikke længere skal benyttes. Foruden fysiske dokumenter med FFO anvendes SonWin til elektronisk lagring af FFO. Adgangen til SonWin er begrænset, således at kun medarbejdere, der har behov for oplysningerne i deres daglige arbejde har adgang til elafregningssystemet. De pågældende medarbejdere har i øvrigt individuelle brugernavne og adgangskoder. Vi bruger et dokumenthåndteringssystem til brug for korrespondance samt fakturahåndtering. Medarbejdernes adgang til systemet er niveaudelt afhængig af funktion. Medarbejdere med adgang til FFO er instrueret i ikke at videregive de pågældende oplysninger uden kundens direkte samtykke. I den forbindelse accepteres mundtlig tilladelse til videregivelse af oplysningerne. Der er fortsat samarbejde med NETs om fakturafremsendelse og med POSTNORD om kuvertering og forsendelse af selvaflæserkort. Der er ikke modtaget klager i forbindelse med behandling af FFO. 2. Forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger Det vurderes, at der ikke er forretningsmæssigt fordelagtige oplysninger. Der er ikke modtaget klager. Side 3 af 5

4 3. Adgang til distributionsnettet Der er i 2016 udarbejdet ny forretningsgang på grundlag af paradigme fra Dansk Energi vedr. adgang til distributionsnettet. Adgang og tilslutning til distributionsnettet er effektivt reguleret i leveringsbestemmelserne og tilhørende forretningsgange. Afbrydelser registreres og rapporteres til Energitilsynet i forbindelse med den årlige benchmarking. Vedligeholdelse og udbygning af elnettet sker efter en vurdering af eksisterende anlægs alder og stand. Planlagte afbrydelser i forbindelse med vedligeholdelse, samt løbende kabellægningsarbejde som udføres i regi af, annonceres i det lokale dagblad, lokalradioen, lokaltv s hjemmeside, netavisen, SMS-Service samt på selskabets hjemmeside. Er antallet af berørte forbrugere lille informeres disse i stedet individuelt. Under planlægningen af en afbrydelse undersøges det også, om der er berørte BEN (Bornholms El- Net) kunder som skal have individuel telefonisk besked. En sådan samtale gør det muligt at placere afbrydelsen så den er til mindst mulig gene for den pågældende kunde. Der er ikke modtaget klager. 4. Kundekontakt I forbindelse med fusion og opdeling af selskaber er der udarbejdet en helt ny hjemmeside. Den er fortsat logisk opbygget med tydelig opdeling i Netselskab og øvrige aktiviteter, således at kunder har mulighed for at orientere sig om aktuelle afbrydelser mv. Hjemmesiden opfylder hensigten i Energitilsynets vejledning til koncernhjemmesider. Leveringsbestemmelser findes i digital form på hjemmesiden 5. Selskabsmæssig udskillelse Der er sket ændringer i aktiviteterne i Der forefindes ingen sideordnet aktivitet i Bornholms El-Net A/S. 6. Regnskabsmæssig adskillelse har kun bevilling til drift af distributionsnet og der er således ingen procedurer. Side 4 af 5

5 7. Habilitet er som følge af dets kundeantal ikke omfattet af de særlige regler om habilitet. Antal kunder pr , Indgåelse af aftaler Der er i 2016 ikke foretaget ændringer i proceduren for indgåelse af aftaler, ligesom der heller ikke er indgået nye koncerninterne aftaler. Der er indgået følgende koncerninterne aftaler: Overvågning af elnet. har en aftale med Bornholms El-Produktion A/S om overvågning af elnettet, hvor sidstnævnte overvåger nettet. Husleje vedrørende Almindingsvej 10, Rønne. Aftale indgået mellem Bornholms energi og Forsyning Holding A/S, som ejer, og, som lejer. For ovennævnte aftaler gælder, at de alle er skriftlige. Aftalerne har ikke været i udbud, men er dog kontrolleret af koncernens revisor. 9. Prisfastsættelse Der er i 2016 ikke foretaget nogen ændringer i proceduren for prisfastsættelse. I henhold til lov om elforsyning prisfastsætter netvirksomheden sine ydelser efter objektive og ikkediskriminerende kriterier i forhold til hvilke omkostninger, de enkelte kunde-installationskategorier giver anledning til. Således er nettariffen for eksempel lavere for kunder med et forbrug over kwh. Bornholm El-Net A/S s gebyrer følger Dansk Energis vejledende tariffer. Metoden for beregning af investeringsbidrag er ligeledes anmeldt og godkendt af Energitilsynet. Rønne, den 24. maj 2017 Poul Sonne-Pedersen/Birgitte Petersen Side 5 af 5