Gratis smagsprøve. Professionel Excel 1. udgave, 1. oplag 2005

Transkript

1 Professionel Excel 1. udgave, 1. oplag 2005 Copyright 2005 Forlaget Libris Forfatter: Jes Nyhus Forlagsredaktion: Peter Svendsen Omslag: Finn Heidelberg DTP: Jes Nyhus Korrektur: Jens Lyng Tryk: Nørhaven Book A/S, EMAS certificeret Papir: UPM-Kymmene, EMAS certificeret ISBN: Om Libris Forlaget Libris er Danmarks største udgiver af it-litteratur. Vores bøger og hæfter er solgt i over seks millioner eksemplarer i Danmark, og hæfterne udgives i 14 europæiske lande. Besøg hvor du finder alle vores udgivelser. Her kan du også hente smagsprøver på udvalgte titler, give os kommentarer og tilmelde dig vores gratis nyhedsservice. På kan du hente eventuelle øvelsesfiler, smagsprøver og opdateringer. Om Libris Fakta Forlaget Libris udgiver også titler om andre emner end it. Disse titler har vi samlet under navnet Libris Fakta. Kig ind på vores hjemmeside og se de nye titler. Fås overalt Vores udgivelser kan købes i alle boghandler og større computerforretninger. Hæfterne fås tillige på de fleste posthuse og større kiosker. Og er der en bog eller et hæfte, du ikke kan finde, så kan boghandleren normalt skaffe det hjem på et par dage. Forlaget Libris Fanøgade København Ø Tlf: Fax: libris@libris.dk - så kan du lære det

2 Indholdsfortegnelse Indledning Nogle praktiske ting...6 Nogle praktiske genvejstaster...6 Navngivning af celler/celleområder...8 Skabeloner og typografier...13 Flere vinduer/ruder mv Udskrivning...18 Hurtig åbning af projektmapper...20 Gem arbejdsområdet...21 Beskyt celler/regneark og projektmapper...21 Indsættelse af funktioner...24 Hvor gemmes makroer? Indtastning og formatering...26 Datavalidering...26 Fejlkontrol...29 Formelevaluering...31 Værdikontrolvinduet...31 Betinget formatering Lidt om tal...35 Præcision som vist...35 Specielle talformater...36 Afrunding mv Tilfældige tal Diagrammer...40 Opret dit eget diagramformat...40 Diagrammer med to y-akser...46 Tendenslinjer...47 Nul-værdier...49 Formatering af diagramelementer...50 Mere om diagrammer Dato og klokkeslæt...54 Sådan gemmer Excel datoer og klokkeslæt...54 Indtastning af datoer...54 Regn med dato og klokkeslæt...55 Dato- og klokkeslætsformater...58 Datofunktioner Dataudveksling...64 Hent fremmede data til Excel...64 Elementær kopiering af data fra andre programmer...64 Kædning til Excel...65 Dataimport...67 Webforespørgsler...71 Databaseforespørgsler...76 Send Excel-data til andre programmer...84 XML (extended Markup Language) Pivottabeller, filtrering og konsolidering...88 Pivottabeller og pivotdiagrammer...88 Autofilter...98 Avanceret filter Konsolidering Hvad nu hvis Målsøgning Scenarier Excel som database Brug et regneark som database Opslagsfunktioner Arbejd med tekst Kommandoerne Søg og Erstat Kommandoen Tekst til kolonner Tekstfunktioner Statistik Statistikfunktioner Mere om Excel Hyperlinks Interne Excel-referencer Tilføjelsesprogrammer Appendiks: Funktionsnavne danskengelsk Stikordsregister

3 Indledning Om dette hæfte Ordet Professionel i hæftets titel skal ikke forstås på den måde, at vi nødvendigvis beskriver de mest avancerede og komplicerede muligheder. Vi har snarere beskrevet muligheder, der i høj grad er anvendelige i professionel sammenhæng dvs. i virksomheder, organisationer o.l. Om Excel 2000, 2002 og 2003 Hæftet dækker Excel 2000, 2002 (XP) og Vi var valgt at lade hæftet dække disse tre versioner, fordi det er vores opfattelse at alle tre versioner anvendes i stor udstrækning. Desuden er der kun mindre forskelle på de tre versioner. Når det er tilfældet, er det nævnt i hæftet. En sjov detalje ses på følgende tre figurer. I Excel 2000 findes kommandoen Ny Webforespørgsel, i Excel 2002 hedder den Ny Webforespørgsel, og i Excel 2003 hedder den Ny webforespørgsel. Ændringerne af kommandonavnet skyldes ikke, at Microsoft ikke kan beslutte sig. Det er ændringer fra Dansk Sprognævn, der gør, at navnet ændrer sig. Om indholdet Kapitel 1 indeholder en lang række praktiske ting herunder nogle få, men velvalgte genvejstaster der får arbejdet med Excel til at gå meget hurtigere. Kapitel 2 forklarer nogle grundlæggende ting om indtastning og formatering hvordan du fanger nogle indtastningsfejl ved indtastningen og bruger betinget formatering. Kapitel 3 handler om tal hvordan du anvender en ønsket præcision, anvender specielle talformater, runder af på den måde, du ønsker, samt anvender tilfældige tal. Kapitel 4 handler om diagrammer. Kapitlet forklarer bl.a., hvordan du opretter dine egne diagramformater, gemmer og genbruger dem. Du lærer også at oprette diagrammer med to Y-akser og at anvende tendenslinjer. Kapitel 5 handler om at arbejde med dato og klokkeslæt. Når du har læst kapitlet, synes du sikkert, det er lige så let at arbejde med dato og klokkeslæt, som det er med kroner og øre. Kapitel 6 handler om dataudveksling. Data fra stort set alle programmer og websider kan indlæses i Excel og efterbehandles dér. Kapitel 7 handler bl.a. om pivottabeller. Med pivottabeller kan du vende, dreje og analysere data på mange forskellige måder. Og du kan få svar på netop det, du ønsker. Du lærer også at konsolidere flere regneark i ét. Kapitel 8 forklarer, hvordan du manipulerer med tal hvad nu hvis. Kapitlet gennemgår bl.a. kommandoen Målsøgning, der anvendes til at regne baglæns. 4

4 Indledning Kapitel 9 handler om at bruge Excel som database. For langt de fleste personer er Excel meget lettere at bruge end et decideret databaseprogram som fx Access. Kapitlet forklarer, hvordan du organiserer og finder dine data i et Excel-regneark. Kapitel 10 forklarer, hvordan du manipulerer med tekst i Excel. Nok er Excel ikke Word, men Excel indeholder en lang række spændende tekstfunktioner. Har du i en database fx brug for at ændre personers fornavn til forbogstav, er det let at udføre i Excel. I Word kræver det makroprogrammering eller håndarbejde Kapitel 11 forklarer nogle få af den lange række statistikfunktioner og -muligheder, der findes i Excel. Kapitel 12 forklarer om noget af det, der ikke blev plads til i de øvrige kapitler, bl.a. hyperlinks, interne referencer og tilføjelsesprogrammer. Appendiks indeholder en dansk-engelsk funktionsoversigt, så du også får glæde af hæftet, hvis du bruger en engelsk Excel. Bagest findes et omfattende stikordsregister. Konventioner i hæftet I hæftet her er tastenavne skrevet med kapitæler, fx PRINTSCREEN eller ESC. Menu- og kommandonavne samt elementer (fx ikoner og knapper), du skal vælge, markere eller klikke på, er skrevet med denne skrifttype. Står der fx, at du skal vælge Funktioner Indstillinger i menuen, betyder det, at du først skal vælge Funktioner og herefter Indstillinger. Mappe- og filnavne samt web-adresser er skrevet med DENNE SKRIFTTYPE. Cellereferencer samt værdier, der skrives i celler, er skrevet med denne skrifttype. Står der fx, at du skal trykke på CTRL+V, betyder det, at du skal trykke på tasten CTRL, holde den nede, trykke på V og slippe dem begge. Jeg håber, du får glæde af hæftet! Virum, januar 2005 Jes Nyhus 5

5 Selvom du måske har anvendt Excel i mange år og har lavet store og komplicerede regneark, er det ikke sikkert, du kender til alle de smarte ting, der gør, at det bliver lidt lettere og hurtigere at arbejde med Excel. Kapitlet her handler om en række småting, der får hele arbejdet med Excel til at glide lidt lettere uanset om du arbejder med store eller små regneark. Nogle praktiske genvejstaster Som andre Microsoft Office-programmer er Excel fyldt med genvejstaster. Det er for omfattende at komme ind på alle genvejstaster i dette hæfte, men der findes en håndfuld, der virkelig kan spare megen tid, når du arbejder med Excel. Gentag kommando (F4 og Ctrl+Y) Denne kommando er standard i langt de fleste Windows-programmer, men kun de færreste kender og bruger den. Genvejstasten kan i langt de fleste tilfælde gentage den senest anvendte kommando. Har du fx ændret højden på en række, og du ønsker at have samme rækkehøjde på andre rækker, skal du blot markere de øvrige rækker og trykke på F4. På den måde sparer du (i eksemplet) at vælge Formater Række Højde, skrive rækkehøjden og klikke på knappen OK. Er du i tvivl om, hvilken kommando der er gemt bag F4, kan du åbne menuen Rediger, hvor den gemte kommando står som det andet element (se figur 1.1). Udvid markering (F8) Når du vil markere et område (fx A1:C6), anbringer du måske musemarkøren i celle A1 og trækker musen til celle C6. Men du kan også bruge genvejstasten F8 til at udvide markeringen: Anbring musemarkøren i startcellen, tryk på F8, og brug piletasterne til at flytte til slutcellen. Sålænge Udvid markering er aktiv, viser statuslinjen UDV i det lille område længst til højre. Figur 1.1: Øverst på menuen 'Rediger' vises den kommando, F4 og Ctrl+Y udfører. Nogle få kommandoer kan ikke gentages. Så vises det også på menuen Rediger (se figur 1.2). Denne genvejstast kan spare mange armbevægelser, fordi du slipper for at bruge musen til markering af et område. Du inaktiverer Udvid markering ved at trykke på ESC eller F8. Og kombinerer du Udvid markering med kommandoen Gå til (se næste side), er det endnu lettere Figur 1.2: I dette tilfælde kan den senest udførte kommando ikke gentages. 6

6 Gå til (Ctrl+G) Genvejstasten CTRL+G åbner dialogboksen Gå til (se figur 1.3). Skriv den celle, der skal flyttes til, i feltet Reference, og klik på knappen OK for at flytte til cellen. Indeholder projektmappen navngivne områder (se afsnittet Navngivning af celler/celleområder på side 8), vises de i området Gå til øverst. Dobbeltklik på et navn for at flytte til det. Tryk på SKIFT+F6 for at flytte til forrige rude. TIP Teknikkerne til opdeling i flere vinduer og ruder er forklaret i afsnittet Flere vinduer/ruder mv. på side 16. Flyt mellem ark i samme projektmappe (Ctrl+PageDown og Ctrl+PageUp) Tryk på CTRL+PGDN for at flytte til næste ark i projektmappen. Tryk på CTRL+PGUP for at flytte til forrige ark i projektmappen. Flyt mellem projektmapper (Ctrl+F6 og Ctrl+Skift+F6) Tryk på CTRL+F6 for at flytte til næste åbne projektmappe. Tryk på CTRL+SKIFT+F6 for at flytte til forrige åbne projektmappe. Figur 1.3: Dialogboksen 'Gå til ser lidt tom og kedelig ud. Men derfor kan den godt være praktisk. Og det er den. Du kan kombinere Gå til med Udvid markering, som forklaret på forrige side. Forestil dig, du skal markere et meget stort område, fx området A1:Z66. Anbring markøren i celle A1, tryk på F8, tryk på Ctrl+G, skriv Z66, og klik på knappen OK for at markere området. Det går meget hurtigt. TIP Excel er som standard indstillet til at åbne hvert enkelt dokument (projektmappe) med en separat knap på proceslinjen. Har du bibeholdt denne indstilling, kan du også bruge standardgenvejstasterne i Windows til skift af vindue: ALT+TAB (frem) og ALT+SKIFT+TAB (tilbage). TIP Er du træt af de separate knapper på proceslinjen i Excel, skal du vælge Funktioner Indstillinger, slå op på fanebladet Vis og fjerne afkrydsningen ved Vinduer på proceslinje. Indram markeret område (Ctrl+Skift+6) Tryk på CTRL+SKIFT+6 for at indramme de markerede celler (se figur 1.4). Flyt mellem ruder (F6 og Skift+F6) Du kan opdele dit Excel-vindue i flere ruder, så hver rude viser et forskelligt område fra projektmappen: Tryk på F6 for at flytte til den næste rude. Figur 1.4: Markér et område, og tryk på Ctrl+Skift+6 for at indramme det. 7

7 Fjern rammer fra markering (Ctrl+Skift+-) Tryk på CTRL+SKIFT+- (bindestreg) for at fjerne rammer fra de markerede celler. Standardformat for tal (Ctrl+Å) Tryk på CTRL+Å for at anvende standardformat på tal og fjerne eventuel tilføjet talformatering. Har du fx anvendt et talformat med to decimaler og tusindtalsseparatorer, og cellen viser 1.234,30, ændres denne til 1234,3. Valutaformat (Ctrl+Skift+4) Tryk på CTRL+SKIFT+4 for at anvende valutaformat på det markerede område. Som valutasymbol anvendes det valutasymbol, der er valgt i kontrolpanelet Internationale og sproglige indstillinger. Procentformat (Ctrl+Skift+5) Tryk på CTRL+SKIFT+5 for at anvende procentformat på det markerede område. Indeholder en celle fx værdien 0,23, ændres dette til 23%. Videnskabeligt format (Ctrl+Ø) Tryk på CTRL+Ø for at anvende videnskabeligt format på det markerede område. Står der fx i cellen, ændres dette til 1,23E+08. Men nøjagtigheden ændres ikke af den grund. dato, der automatisk opdateres til aktuel dato, skal du indsætte funktionen =IDAG(). Læs meget mere om det i kapitel 5. Dato og klokkeslæt. Indsæt klokkeslæt (Ctrl+Skift+.) Tryk på CTRL+SKIFT+. (punktum) for at indsætte det aktuelle klokkeslæt i den markerede celle. Klokkeslættet indsættes som en almindelig klokkeslætsværdi, der ikke opdateres. Ønsker du at indsætte en dato, der automatisk opdateres til aktuel dato, skal du indsætte funktionen =IDAG() og formatere cellen, så den viser klokkeslæt. Læs meget mere om det i kapitel 5. Dato og klokkeslæt. Navngivning af celler/celleområder Du kan navngive celleområder i dit regneark, så det bliver lettere at bevare overblikket ikke mindst, hvis den projektmappe, du arbejder med, indeholder mange beregninger. Når du har navngivet et område, opnår du flere fordele: Du kan henvise til det navngivne område i formler og andre referencer. Du kan angive området i dialogboksen Sideopsætning (se afsnittet Sideopsætning på side 19), hvis du vil udskrive det navngivne område og intet andet. Decimalformat (Ctrl+Skift+1) Tryk på CTRL+SKIFT+1 for at anvende decimalformat med to decimaler og tusindtalsseparator på det markerede område. Indsæt dato (Ctrl+Skift+,) Tryk på CTRL+SKIFT+, (komma) for at indsætte den aktuelle dato i den markerede celle. Datoen indsættes som en almindelig datoværdi, der ikke opdateres. Datoen indsættes i formatet dd-mm-åååå som fx Ønsker du at indsætte en Figur 1.5: Du finder den lille boks med navnet Navn til venstre for formellinjen. Klikker du på den lille pil, vises alle definerede navne i den aktuelle projektmappe. 8

8 Det er let at flytte frem til det med boksen Navn til venstre for formellinjen (se figur 1.5) eller med dialogboksen Gå til (se afsnittet Gå til (Ctrl+G) på side 7). Du kan navngive en enkelt celle, celleområder eller kolonner/rækker. Følgende forklarer, hvordan du opretter de pågældende navne, og giver eksempler på, hvad de kan anvendes til. Navngiv en enkelt celle Forestil dig, at du har et regneark hvor du arbejder med forskellige valutaer (fx dollars og pund). Valutakurserne ændres ofte, og derfor har du et sted i regnearket skrevet de pågældende kurser, som du ændrer efter behov. Figur 1.7: Det er i denne dialogboks, du definerer dine navne. Hvis der står tekst i cellen til venstre for den markerede celle, foreslår Excel denne tekst i feltet Navne i projektmappe øverst i dialogboksen. Feltet Refererer til nederst viser det markerede område. 2. Acceptér det navn, Excel foreslår, eller skriv et nyt, og klik på knappen OK for at lukke dialogboksen. TIP Læs om regler for navngivning i afsnittet Mere om brugen af navne på side 12. Figur 1.6: Hvis du navngiver cellen med dollarkursen, er det lettere at henvise til den. Du skriver eurosymbolet med AltGr+E. For at omregne et beløb i dollars til kroner vil du oprette en formel, der multiplicerer cellen, der indeholder dollarværdien (E3 i figur 1.6) med den celle, der indeholder dollarkursen (B2 i figur 1.6). Hvis regnearket er ganske lille, er denne fremgangsmåde da også helt i orden, men er regnearket meget stort eller befinder cellen med dollarkursen sig på et andet ark i projektmappen er det meget lettere at give cellen med dollarkursen et navn, og så anvende dette navn i formlerne. Sådan navngiver du en enkelt celle: 1. Markér den ønskede celle, og vælg Indsæt Navn Definer for at åbne dialogboksen Definer navn (se figur 1.7). TIP Du kan navngive cellen direkte ved at klikke i boksen Navn til venstre for formellinjen, skrive navnet og afslutte med ENTER. Hvis du skriver et navn, der allerede findes, flytter du i stedet til det pågældende navn i regnearket. Sådan indsætter du et navn, der henviser til en enkelt celle, i en formel: 1. Start formlen med lighedstegnet, og skriv cellereferencerne på almindelig vis. 2. Skriv navnet for at henvise til navngivne celler (se figur 1.8). TIP Læs om dialogboksen Indsæt navn i afsnittet Brug dialogboksen Indsæt navn på side Afslut formlen på almindelig vis med ENTER. Som det fremgår af eksemplet, er det nu lettere at omregne fra dollars til kroner. 9

9 Du navngiver området på nøjagtig samme måde, som når du navngiver en celle, som forklaret i afsnittet Navngiv en enkelt celle lidt tidligere. Figur 1.8: Her indsættes navnet Dollars i stedet for cellereferencen B2. I dette enkle eksempel er det let at huske, at dollarkursen står i celle B2, og indsætte det i de relevante formler. Men indsætter du celler eller rækker over eller kolonner eller celler til venstre for celle B2, flyttes dollarkursen, så du skal huske på en ny cellereference. Men navnet forbliver det samme, selvom cellen flyttes. Eksempel på beregninger på et navngivet område Du kan ikke indsætte et navn, der henviser til et celleområde, i en formel direkte, som du så i forrige afsnit, men du kan foretage andre ting. Forestil dig, du har et navngivet område, som det du kan se i figur Navngiv et celleområde Måske har du et celleområde i et regneark, som du tit ønsker at udføre nogle beregninger på. Det kan også være, at du har et celleområde, som du ønsker at finde og markere hurtigt for at kopiere cellernes indhold til en anden placering. Længere henne i hæftet lærer du fx at arbejde med Excels avancerede filterfunktion. Her er det særdeles praktisk at navngive de områder, der skal arbejdes med. Figur 1.10: Det er let at udføre visse beregninger på et navngivet område. På et sådant område kan du fx anvende funktionerne SUM (=SUM(områdenavn)) og andre funktioner i samme kategori, fx ANTAL BLANKE, MIDDEL, MIN og MAX. Det er lettere at henvise til navnet MitOmråde end til området B2:D4. Når området er markeret, kan du også anvende beregningsfeltet i højre halvdel af Excels statuslinje. Beregningsfeltet viser som standard summen af det markerede område, men der findes flere andre muligheder: Højreklik på beregningsområdet, og vælg den ønskede beregningsmetode. Figur 1.9: Du kan også navngive ikke-sammenhængende områder. De celleområder, du navngiver, kan være sammenhængende eller ikke-sammenhængende (se figur 1.9). Navngiv flere fortløbende celler i kolonner og rækker Muligheden for at navngive flere fortløbende celler i kolonner og rækker er meget praktisk, hvis du arbejder med et meget 10

10 stort regneark, der er opbygget på nogenlunde samme måde, som du kan se i figur Vælg Indsæt Navn Opret for at åbne dialogboksen Opret navne (se figur 1.13). Området Opret navne i viser, hvor Excel regner med, at de navne, der skal anvendes, befinder sig. Vælg en anden mulighed, hvis du mener Excel har valgt forkert. Figur 1.11: I et sådant regneark er det praktisk at navngive fortløbende celler i rækker og kolonner. I et sådant tilfælde kan du navngive alle fortløbende celler i kolonner og rækker, og i stedet for at henvise til celle C4 kan du henvise til Februar_04 Gin. Navngivningen kan principielt foregå som forklaret i forrige afsnit, men Excel indeholder en mulighed, så du kan markere de nødvendige kolonner eller rækker på en gang, hvorefter Excel anvender data i cellerne til navngivning. Sådan navngiver du flere kolonner og/eller rækker på en gang: 1. Markér det ønskede område (se figur 1.12) med tekster i øverste/nederste række og/eller højre/venstre kolonne. Figur 1.13: Vælg en anden mulighed, hvis Excel undtagelsesvis gætter forkert. 3. Klik på knappen OK for at lukke dialogboksen og oprette navnene. Sådan bruger du navngivne celler og kolonner: Du har nu oprettet en slags matrix, og du kan nu henvise til cellerne (se figur 1.14). Formatet er helt enkelt navn navn, som fx Gin Februar_04. Rækkenavnet og kolonnenavnet skal adskilles med et mellemrum. I modsætning til almindelige cellereferencer, hvor kolonnen skrives før rækken, har rækkefølgen ingen betydning her. Figur 1.12: Markér de rækker og kolonner, du vil navngive. I eksemplet oprettes navne til fortløbende celler i både række- og kolonnenavne, men du kan nøjes med at navngive enten i rækker eller kolonner. Figur 1.14: Celle B8 henviser til Gin Februar_04 (se formellinjen). 11

11 Fx giver Gin Februar_04 og februar_04 gin samme resultat. Excel skelner ikke mellem store og små bogstaver, når du indsætter navnereferencer, men ændrer navnet, så det svarer til den måde, det er oprettet på. Mere om brugen af navne Der er nogle ting, der er praktiske at vide, når du navngiver celler eller celleområder. Om navngivningen Navne kan være på op til 255 tegn, men det er en god idé at holde dem så korte, at de kan vises i de forskellige dialogbokse uden at blive afkortet. Slet navne For at slette et navn skal du vælge Indsæt Navn Definer for at åbne dialogboksen Definer navn (se figur 1.7 lidt tidligere), markere det uønskede navn i midten af dialogboksen, og klikke på knappen Slet. OBS Indgår det navn, du sletter, i formler, opstår der en fejl i de pågældende formler. Flyt hurtigt til en navngiven celle eller et navngivet område Du kan når som helst klikke på pilen til højre for boksen Navn øverst for at vise en oversigt over alle navne i hele projektmappen (se figur 1.15). Navne skal starte med et bogstav eller en understreg og må ikke indeholde mellemrum. Brug en understreg for at indsætte et mellemrum, hvis du ønsker det. Er der mellemrum i de navne, Excel anvender til automatisk oprettelse af navne, udskiftes mellemrummene med en understreg. Navne må ikke kunne forveksles med de almindelige cellereferencer som fx A1 eller AB11. Excel skelner ikke mellem store og små bogstaver i navnene. Brug navnereferencer i andre ark og projektmapper De navne, du opretter eller definerer, er entydige i alle regneark i projektmappen. Det betyder, at du på de øvrige ark kan anvende navnet uden at skrive Arkn! foran referencen, som du ellers skal, hvis du henviser til en celle på almindelig vis. Du kan henvise til navne i andre projektmapper på denne måde =filnavn!navn. Navnet optræder som en absolut reference. Markerer du en celle med en navnereference og trækker i den for at kopiere, ændres navnereferencen ikke. Figur 1.15: Med boksen Navn er det let at springe til fjerne steder i en omfattende projektmappe. Klik på et navn på listen for hurtigt at flytte til cellen/celleområdet. TIP De navne, du opretter, vises også i dialogboksen Gå til (se afsnittet Gå til (Ctrl+G) på side 7), så det er let at flytte til det ønskede sted i projektmappen. Brug dialogboksen Indsæt navn Selvom det er let at arbejde med navne, kan de være svære at huske, hvis du har oprettet mange. Når som helst du har brug for at indsætte et navn, kan du vælge Indsæt Navn Sæt ind (eller blot trykke på F3) for at åbne dialogboksen Indsæt navn (se figur 1.16). 12

12 Herefter opretter Excel en liste i regnearket (se figur 1.17). Ændrer du senere arkets navn, opdaterer Excel automatisk navnedefinitionerne, men listen i figur 1.17 opdateres ikke. Det må du selv klare Skabeloner og typografier Figur 1.16: Vælg det ønskede navn i listen, og klik på knappen OK for at indsætte det. Markér det ønskede navn, og klik på knappen OK for at indsætte navnet ved markørens placering. TIP Du kan også anvende muligheden, når en anden dialogboks er åben som fx dialogboksen Sideopsætning. Opret en liste over navnene Har du brug for en oversigt med de navne, der er oprettet, samt de tilhørende celleområder, kan Excel oprette den for dig. Sådan opretter du en liste over dine navne: 1. Anbring markøren det sted, hvor du vil indsætte listen. 2. Tryk herefter på F3 for at vise dialogboksen Indsæt navn (se figur 1.16 herover), og klik på knappen Indsæt liste nederst. Typografier Hvis du kender typografier fra din tekstbehandler, bliver du sikkert glad for at høre, at du også kan oprette typografier i Excel. I en typografi kan du samle en række formateringer som fx skrifttype og -størrelse, farver og justering. Du kan gemme alle de indstillinger, du kan foretage på fanebladene i dialogboksen Formater celler. Den største fordel ved at anvende typografier er, at du sikrer dig, at formateringen bliver ensartet, og ønsker du at ændre formateringen senere, skal du kun rette den et enkelt sted for at ændre formateringen alle steder i regnearket, hvor den pågældende typografi er anvendt. Sådan opretter du en typografi 1. Start med at formatere en enkelt celle med alle de elementer, der skal anvendes. 2. Markér herefter cellen, og vælg kommandoen Formater Typografi (eller tryk på CTRL+T) for at åbne dialogboksen Typografi (se figur 1.18). Dialogboksen Typografi viser formateringen for de elementer (Tal, Justering, Skrifttype, Ramme, Mønstre og Beskyttelse), der kan indeholdes i en typografi. Alle elementer er som standard afkrydset. Disse seks elementer svarer for resten til fanebladene i dialogboksen Formater celler. Figur 1.17: Her ser du alle de navne, der er oprettet. 13

13 Figur 1.18: Dialogboksen Typografi. 3. Fjern afkrydsningen ved de elementer, der ikke skal medtages i typografien. Mærkeligt nok findes der ingen Nyknap. 4. Markér navnet i listen Typografinavn, giv den nye typografi et navn, og klik herefter på knappen Tilføj. Ønsker du at ændre på nogle af elementerne, skal du klikke på knappen Rediger for at åbne dialogboksen Formater celler og herefter formatere de enkelte elementer. Sådan anvender du en typografi: Markér en eller flere celler, åbn dialogboksen Typografi, og vælg den ønskede typografi i listen Typografinavn. TIP Der er hurtig adgang til dialogboksen Typografi med genvejstasten CTRL+T. Sådan sletter du en typografi: For at slette en typografi skal du åbne dialogboksen Typografi, vælge det ønskede navn i listen Typografinavn og klikke på knappen Slet. OBS Pas på med denne mulighed. Du får ingen advarsel, og du kan ikke fortryde sletningen. Du kan ikke slette Excels standardtypografi Normal, men du kan slette de øvrige indbyggede typografier, hvis du ønsker det. OBS Når du sletter en typografi, forsynes de celler, der anvendte typografien, med typografien Normal. Kopiér typografier mellem projektmapper De typografier, du opretter, er tilgængelige for alle regneark i den aktuelle projektmappe, men du kan også kopiere typografier fra én projektmappe til en anden. Sådan kopierer du typografier mellem projektmapper: 1. Start med at åbne den projektmappe, der skal kopieres fra, og den projektmappe der skal kopieres til, og vælg kommandoen Formater Typografi i den projektmappe, der skal kopieres til. 2. Klik herefter på knappen Flet for at åbne dialogboksen Flet typografier (se figur 1.19), markér den projektmappe, der skal kopieres fra i listen Flet typografier fra, og klik på knappen OK. Figur 1.19: Brug denne dialogboks, hvis du vil flytte rundt på dine typografier. Du kan ikke vælge, hvilke typografier du vil kopiere fra den ene projektmappe til den anden. 3. Klik på knappen OK. Nu overføres alle typografierne. Men hvis der findes typografier med det samme navn i begge projektmapper, og typografierne er forskellige, vises en advarsel som den, du kan se i figur Klik på knappen Nej, hvis du vil forhindre, at typografier fra den ene projektmappe overskriver typografier i den anden projektmappe. 14

14 oversigt over de færdige skabeloner, der findes. Figur 1.20: Her gælder det om at svare rigtigt første gang Skabeloner Når du klikker på knappen Ny på værktøjslinjen Standard (Excel 2000, Excel 2003 og Excel 2002) eller vælger Tom projektmappe i området Ny i opgaveruden i Excel 2003 og Excel 2002, åbner du en tom standardprojektmappe, der er baseret på skabelonen PROJEKTMAPPE. En skabelon er en fil, der indeholder grundformatering, typografier, makroer m.v. Sagt med andre ord er det et færdigt regneark uden tal. Skabeloner gemmes som filer med filtypenavnet.xlt. Fordelen ved at anvende en skabelon er, at du sikrer dig, at ensartede, gennemgående elementer formateres ens fra projektmappe til projektmappe. Måske har du også en række tekster, der skal gentages i hver projektmappe. Excel leveres forresten med nogle færdige skabeloner. For at se hvilke skabeloner der findes, skal du bruge en af følgende fremgangsmåder: Excel 2003: Vælg Filer Ny, og vælg På denne computer i området Skabeloner i opgaveruden til højre for at vise dialogboksen Skabeloner. Excel 2002: Vælg Filer Ny, og vælg Generelle skabeloner i området Ny ud fra skabelon i opgaveruden til højre for at vise dialogboksen Skabeloner. Excel 2000: Vælg Filer Ny for at vise dialogboksen Ny. Dialogboksene Skabeloner og Ny er næsten ens (se figur 1.21 og figur 1.22). Slå op på fanebladet Regnearksløsninger for at se en Figur 1.21: Dialogboksen Skabeloner i Excel Knappen nederst til venstre findes ikke i Excel Figur 1.22: Dialogboksen Ny i Excel OBS Hvis du vælger en af skabelonerne, kan det være, at Excel beder dig om at anbringe din installations-cd i drevet. Har du tit brug for at oprettede ensartede regneark, er det en god idé at oprette en skabelon til formålet. Sådan opretter du din egen skabelon: 1. Start med at åbne et ny, tom standardprojektmappe og opret alle de elementer, der skal medtages i skabelonen: Tekst, formler, sideopsætning, typografier, makroer osv. I virkeligheden er det bedst at lave et færdigt regneark, så du er sikker på, at du har husket alle elementerne. 15

15 2. Gem herefter projektmappen på helt almindelig vis. 3. Fjern herefter de elementer (typisk talværdier), der ikke skal medtages i skabelonen, og vælg Filer Gem som for at åbne dialogboksen Gem som. Fasthold overskrift Måske har du et stort regneark med mange kolonner, hvor du ønsker at bibeholde rækken med overskrifter, så det er let at holde rede på, hvad der gemmer sig i de forskellige kolonner. 4. Vælg Skabelon (*.xlt) i listen Filtype nederst, og giv skabelonen et navn i listen Filnavn. Excel forventer, at skabeloner befinder sig i en bestemt mappe, og derfor ændres indholdet i listen Gem i øverst automatisk til Skabeloner. Standardplaceringen for skabeloner, du selv opretter, er X:\DOCUMENTS AND SET- TINGS\BRUGERNAVN\APPLICATION DATA \MICROSOFT\SKABELONER. Skabelonen er nu klar til brug, og der er adgang til den, når du vælger Filer Ny. Sådan retter du en skabelon: 1. Start med at vælge Filer Åbn og sørg for, at listen Filtype viser Alle Microsoft Excel-filer eller Skabeloner. 2. Navigér herefter frem til den ønskede mappe og dobbeltklik på skabelonfilen. Figur 1.23: Overskrifterne i række 1 er forsvundet i figuren til højre. Det er let at fastfryse overskrifterne i en rude for sig: Tag fat i deleknappen umiddelbart over det lodrette rullepanel, og træk den så langt ned, som du ønsker (i eksemplet til lige under række 1) (se figur 1.24). 3. Foretag de ønskede ændringer i skabelonen, og gem den igen. OBS De ændringer, du foretager i en skabelon, påvirker ikke de projektmapper, du allerede har oprettet på basis af den pågældende skabelon. Flere vinduer/ruder mv. Du har adskillige muligheder for at arrangere et eller flere Excel-regneark eller flere Excel-projektmapper, så der er hurtig adgang til de celler og områder, du vil arbejde med. Når du opdeler Excel-vinduet ( hele regnearket ) i flere dele, kaldes de enkelte dele for ruder. Figur 1.24: Overskrifterne vises nu, uanset hvor langt du ruller ned. Række 1 den med overskrifterne er nu fastfrosset i sin egen rude, og der vises en fed delelinje. Uanset hvor langt du ruller i den nederste del af regnearket, bliver overskrifterne stående. De to regnearksdele (overskrifterne og dataene) er synkroniseret: Hvis du ruller til højre eller venstre i en af delene, følger den anden del med. 16