OBS.: Fysiske bilag (indbakken ) viser bilag som er bogført. Du kan IKKE slette bilag, der ikke er bogført, men som ligger i kladde.

Transkript

1 Indlæs Fysiske bilag Spring til Layout, Skabeloner, Søg Relevante links.: Import af e-conomic bilag, Fysiske bilag Fysiske bilag (Indbakke) Fysiske bilag kan placeres på det enkelte bilag på mange måder. Fysiske bilag (Indbakken) er det sted i Uniconta hvor Fysiske bilag kan placeres inden de hæftes på et bilag. Indbakken er der, hvor du færdigbehandler bilagene før upload til bogføringskladden. For eksempel ved at tilføje oplysninger til bilaget eller køre dem gennem godkendelsesproceduren før upload til bogføringskladden. Fysiske bilag kan overføres til indbakken på flere måder. Sende til indbakken via mail. Opsættes her. Uploades via Uniconta webportal. Upload af filer Send til Indbakken. OBS.: Fysiske bilag (indbakken ) viser bilag som er bogført. Du kan IKKE slette bilag, der ikke er bogført, men som ligger i kladde. Metode1.: til indbakken For at sende s til Indbakken, skal du benytte den adresse Uniconta har tildelt firmaet. adressen til dit regnskab finder du under Firma/ firmakartoteket. Når du mailer elektroniske bilag til dit regnskab, kan du i mailteksten tilføje værdier om bilaget Faktura, Dato, Beløb og Kreditor. Skrives som f.eks Faktura, Beløb <beløb>, så udfyldes filterne med de tastede værdier. OBS.: HTML faktura kan sendes og modtages i indbakken hvis der i Subjekt skrives eller tilføjes ordet usecontent Her har vi pr. mail modtaget en faktura fra Havneby Boghandel: Den videresendes til Demo Alt til havets mailadresse til scannede bilag Uniconta undersøger mailindholdet for oplysninger om bilaget. ede bilag lander i Økonomi/Fysiske bilag (Indbakke). Bilaget fra ovenstående eksempel er nu mailet til indbakken.

2 Metode 2.: Upload til indbakken 1. Vælg Økonomi/Fysiske bilag (Indbakke)/Tilføj

3 2. Klik på Gennemse, for at udpege filerne 3. Udpeg filerne til upload. Klik på Åbn.

4 4. Via checkmærket Opdel pdf i flere pdf er er det muligt at opdele filen op i flere pdf er. (Knappen var tidligere Split pdf i flere pdf er). Når man scanner en stak bilag i, så vil disse typisk blive scannet ind, som en pdf fil. Slår man denne funktion til, vil hver side i pdf dokumentet blive indlæst ind som en selvstændig pdf. Man har også mulighed for at opdele PDF filen efter at filen er blevet indlæst i Fysiske bilag (Indbakke), det gøre man ved at marker filen og klikke på knappen Opdel pdf i flere pdf er 5. Vælges Gem kun stien til filen uploades filen ikke til Uniconta. Kun referencen gemmes: Filen kan evt. være placeret på et drev alle i virksomheden har adgang til. Andre kan lægges privat og kan dermed ikke læses af andre. 6. Udfyld evt. kommentar og Gem. Bemærk, at alle bilag/linjer får samme beskrivelse, hvilket nok ikke er hensigtsmæssigt, hvis der er bilag fra forskellige kreditorer, dokumentdatoer og forskellige beløb. Men bagefter kan du nemt tilføje disse oplysninger i bilagsoversigten, oplysningerne overføres automatisk til bogføringskladden. 7. Herefter kan du arbejde videre i Uniconta, mens bilagene uploades i baggrunden, uden at det sinker dit

5 arbejde. Kort efter er bilagene i Fysiske bilag (Indbakke), hvor du hurtigt og nemt kan tilføje oplysninger og tilknytte dem i bogføringskladden. Samme hurtige upload findes også, hvis du uploader direkte fra et drev, mens du bogfører i bogføringskladden eller arbejder med bankafstemningen. Send til Bilagsscan Her er det muligt at sende bilagsfilerne til Bilagsscan. Data afløftes og føres med tilbage til Bogføringskladden. Læs mere her. Metode 3.: Upload mens du bogfører eller afstemmer bank Du kan uploade og vedhæfte elektronisk bilag direkte til en linje i bogføringskladden eller bankafstemning fra din pc eller en server, du har adgang til. Det vil sige, du kører udenom indbakken og godkendelsesproceduren. Det kan kun betale sig at uploade på denne måde, hvis det er enkelte bilag, du mangler i indbakken. Hvis du har flere elektroniske bilag, der skal vedhæftes flere linjer i kladden, er det nemmere at anvende indbakken, der giver bedre overblik over bilagsindholdet og hvilke bilag, der er vedhæftet, og hvilke der ikke er vedhæftet endnu. Direkte upload til bogføringskladde 1. I bogføringskladden (under Økonomi/Bogføring), vælg Fysisk bilag-knappen i båndet og derefter Importér fil: Klik på Gennemse, for at udpege filen. Der kan udpeges og vedhæftes flere filer til samme linje.

6 4. 5. Udpeg filen til upload. Klik på Åbn Udfyld eventuelle oplysninger til bogføringslinjen, du kan også vente til det fysiske bilag er vedhæftet på linjen. Der er automatisk sat flueben i feltet Fysisk bilag på posteringslinjen og bilaget er automatisk oprettet og ajourført i Indbakken med fysiske bilag. Metode 4.: Vedhæft fysiske bilag til posteringer Hvilken metode skal du vælge Hvis du allerede er vant til elektroniske bilag, vil du helt sikkert finde en metode, der modsvarer den, du altid har brugt. Det kan også være, du er blevet inspireret af mulighederne og vil prøve en ny metode. Hvis du i dag benytter (eller har

7 benyttet) rigtige bilagsmapper, kan du finde en metode, der svarer til den, du bruger, når du bogfører og sætter bilag i mappen. Vedhæft elektroniske bilag i bogføringskladden I bogføringskladden, mens du indtaster, kan du udpege en linje fra Indbakken, som så bliver vedhæftet linjen i bogføringskladden Åbn bogføringskladden og opret en ny linje. Klik på Fysisk bilag-ikonet i båndet i kladden: Vælg Vedhæft, hvis du vil vedhæfte et bilag fra Indbakken. Indbakken åbnes: Til venstre vises bilagene i indbakken, til højre en forhåndsvisning af bilaget.i oversigten viser Kolonnen Vedhæftet, hvilke fysiske bilag der allerede er vedhæftet, men ikke bogført. 8. Markér bilaget, eller mappen med flere bilag, der skal vedhæftes, og klik på Vedhæft-knappen. Nu vedhæftes bilaget/bilagene til den aktuelle linje og der sættes automatisk et flueben i feltet Fysisk bilag på linjen. Hvis der ikke er udfyldt noget på linjen i bogføringskladden, overføres eventuelle data fra bilaget i indbakken. Hvis der er udfyldt noget på linjen inden vedhæftning, overskrives linjens data ikke.

8 Metode 5.: Upload direkte til bogføringskladden Hvis bilaget ikke er uploadet til indbakken, kan du uploade direkte fra en mappe på din computer eller et drev, du har adgang til. Efter bogføring ajourføres listen over vedhæftede bogførte fysiske bilag automatisk Åbn bogføringskladden og opret en ny linje. Klik på Fysisk bilag-ikonet i båndet i kladden og vælg Importer fil: Klik på Gennemse for at udpege filen til upload: Når filen er valgt: Udfyld eventuelle supplerende oplysninger til brug på bogføringslinjen og klik på Gem. Nu vedhæftes bilaget/bilagene til den aktuelle linje og der sættes automatisk et flueben i feltet Fysisk bilag på linjen. Når linjen bogføres, ajourføres Fysiske bilag-oversigten automatisk med den uploadede fil. Når kladden bogføres, så forsvinder det fysiske bilag fra indbakken, og kan nu findes ved, at du finder den bogførte postering, og trykker vis fysisk bilag. Antager vi at der er et køb, så vil bilaget kunne findes på kontoen for omkostninger, indgående moms, kassen hvis der er betalt kontant eller på kreditor kontoen, hvis der er købt hos en leverandør. Metode 6.: Forbind Fysiske bilag med kladde En feature, der gør det lynhurtigt at matche fysiske bilag og kladdelinjer. Se Økonomi/Bogføring.

9 Hvis du importerer bankkontoudtog til bogføringskladden, eller indtaster kladdelinjer manuelt, og uploader fysiske bilag elektronisk, så er der en række kladdelinjer og en række fysiske bilag, der skal matches bagefter. Det er der et specielt skærmbillede til, hvor man for oven har de fysiske bilag (du har importeret, mailet eller gemt) og for neden har du kladde linjer, som du har importeret fra bank eller tastet manuelt. Nu er det så let at knytte linjerne sammen en for en. 1. Øverst (Fysisk bilag): Markér det fysiske bilag. Derefter, nederst (Kladdelinjer): Marker kladdelinjen fysisk bilag skal vedhæftes. Herunder er fakturaen fra SLAM markeret øverst og bilag 52, kladdelinje 5, markeret nederst.

10 2. Klik på Vedhæft-ikonet oppe i båndet. Herefter er fysisk bilag og kladdelinje knyttet sammen. 3. Fortsæt på samme vis (markér+vedhæft, markér+vedhæft osv.) med resten af bilagene, der skal knyttes sammen med kladdelinjer. Metode 7.: Forbind fysiske bilag ved hjælp af synkroniseret visning Her er endnu et eksempel på at synkroniseret visning er smart, nemt og hurtigt, når du hæfter fysiske bilag og kladdelinjer sammen. Det går hurtigere og nemmere at vedhæfte bilag, når du samtidig kan få vist bilaget i et synkroniseret vindue: 1. Markér en linje i øverste skærmbillede, klik på Vis fysisk bilag-ikonet. 2. Træk fanen Vis fysisk bilag ned i skærmbilledet.

11 3. Markér kladdelinjen bilaget matcher, klik på Vedhæft. 4. Bladrer du til næste fysisk bilag linje i øverste skærmbillede, vises næste fysiske bilag. Smart, nemt og hurtigt! Metode 8.: Import af bankfil til bogføringskladden/forbind fysisk bilag med kladdelinje Under Økonomi/Indlæs bankkontoudtog kan du indlæse bankkontoudtog. Der er defineret formater, men du kan lynhurtigt oprette dit eget. Når posterne er indlæst i en bogføringskladde, kan du knytte fysiske bilag på flere måder: Forbind fysisk bilag med kladdelinje Tilknyt fysisk bilag til kladdelinje (enkeltvis fra kladden) Upload fysisk bilag til kladdelinje (enkeltvis fra kladden) Angiv entydigt ID på fysisk bilag i importfil til bogføringskladde Hvert fysisk bilag har et felt Entydigt ID. Det ses bla. i indbakken og i oversigten over fysiske bilag. Hvis du benytter Indlæs bankkontoudtog til bogføringskladden, kan du før import oprette og udfylde en kolonne i importfilen med Entydigt ID på det tilhørende fysiske bilag. Efter import af importfilen har bogføringskladden automatisk fundet det tilsvarende fysiske bilag ud fra Entydigt ID og knyttet det til linjerne i bogføringskladden. Hvis du allerede kender ID på det fysiske bilag, der skal vedhæftet til linjerne, er det nemmest at matche og udfylde det i importfilen inden import frem for bagefter at udpege bilaget linje for linje i bogføringskladden. Hurtig, nem og smart metode. Husk at rette filformatet, så det angiver, hvilken kolonne Entydigt ID er angivet i. Du behøver kun angive ID på de linjer, hvor du kender ID. Resten kan du vedhæfte bagefter. Metode 9.: Forbind fysiske bilag ved hjælp af synkroniseret visning Her er endnu et eksempel på at synkroniseret visning er smart, nemt og hurtigt, når du hæfter fysiske bilag og kladdelinjer sammen. Det går hurtigere og nemmere at vedhæfte bilag, når du samtidig kan få vist bilaget i et synkroniseret vindue:

12 5. Markér en linje i øverste skærmbillede, klik på Vis fysisk bilag-ikonet. 6. Træk fanen Vis fysisk bilagned i skærmbilledet. 7. Markér kladdelinjen bilaget matcher, klik på Vedhæft. 8. Bladrer du til næste fysisk bilag linje i øverste skærmbillede, vises næste fysiske bilag. Smart, nemt og hurtigt! Metode 10.: Flere bilag på én postering Under Økonomi / Fysiske bilag (Indbakken) Vælg fanen i toppen, hvor der står Mapper Tryk Tilføj Vælg de bilag der skal samles til een, og sæt hak i disse Tryk Tilføj bilag, og du ser dine valgte bilag i toppen af skærmen Tryk Gem mappe Navngiv mappen med et sigende navn Vælg typen af bilag (i dropdown boksen Indhold) Tryk GemNu bliver du ført tilbage til forrige skærm, og kan nu se din mappe Vælg fanen i toppen, hvor der står Startside, for at komme tilbage til bilagsoversigten Dine mapper hedder DIR under kolonnen Filtyper. Indtast de ønskede oplysninger for bilagsmappen Klik på Overfør til kladde og bogfør Beskrivelse Upload af filer Upload til indbakken i Økonomi/Fysiske bilag Upload til indbakken bruges typisk til masse-upload af mange bilag på én gang, hvis du har bilagene liggende på din pc eller på en server, du har adgang til. Du kan udpege og upload e mange bilag ad gangen og ZIP-filer m. bilag. ZIP-filer pakkes automatisk ud. Det kan f.eks. være, du er bogholder eller revisor og har modtaget en periodes bilag, scannet i elektronisk format, fra din klient og nu skal i gang med moms- eller årsafslutning. Alt kan scannes af klienten og uploades. For eksempel også kontoudtog til brug for afstemning.

13 e bilag til indbakken i Økonomi/Fysiske bilag Upload mens du bogfører eller bankafstemmer Upload efter du har bogført Upload og udskift/slet efter bogføring Bruges typisk, hvis foto af bilag mailes fra mobil til Uniconta, eller hvis din bogfører for andre, og din klient/kunde mailer elektroniske bilag og bankkontoudtog til dig som vedhæftede filer. Der kan vedhæftes mange bilag på samme . Når du modtager opkrævninger via , kan du videresende mailen til Unicontas indbakke. Det er en nyttig arbejdsgang til straks at få bilaget uploadet til i indbakken klar til bogføring. Hvis der kun er ét bilag i mailen, kan du tilføje fakturanummer og beløb i mail-teksten, så overføres det automatisk til felterne i indbakken. Igen Indbakken er nyttig, fordi der er synkroniseret visning af selve bilaget, markøren er placeret på. Under Fysisk bilag/importér fil. Filen gemmes samtidig i oversigten over fysiske bilag. Du kan køre udenom indbakken og direkte til upload og vedhæftning af bilag, mens du bogfører eller bankafstemmer. Bilaget ligger enten på din lokale disk eller en server, du har adgang til. Metoden er mest nyttig til enkeltstående tilfælde, f.eks. hvis du har glemt et bilag, og det er nemmere at uploade direkte udenom indbakken. Hvis du modtager elektroniske bilag, efter der er bogført, eller du har glemt at vedhæfte et bilag, kan det nemt vedhæftes bogførte posteringer efterfølgende. Find f.eks. posteringen i Økonomi/Rapporter/Posteringer og vælg Fysisk bilag-knappen i Båndet. Du kan hente bilaget enten fra indbakken eller via direkte upload fra lokal disk eller server. Tryk på Fysisk Bilag / Importer fil. TIP! Hvis bilaget/bilagene er mailet til dig på bagkant, er det lettest med det samme at videresende det/dem til Unicontas indbakke og vedhæfte dem derfra. Hvis der er vedhæftet forkerte elektroniske bilag, efter der er bogført, kan det nemt udskiftes eller slettes efterfølgende. Find f.eks. posteringen i Økonomi/Rapporter/Posteringer og vælg Fysisk bilag-knappen i Båndet. Vælg Posteringer på bilag-knappen i båndet, derefter Fysisk bilag-knappen i båndet. Du kan hente bilaget enten fra indbakken eller via direkte upload fra lokal disk eller server. TIP! Igen hvis bilaget/bilagene er mailet til dig på bagkant, er det lettest at videresende det/dem til Unicontas indbakke med det samme og vedhæfte dem derfra.