Referat af bestyrelsesmøde. i Ejerforeningen Herman Bangs Have. den 6. maj 2014

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde i Ejerforeningen Herman Bangs Have den 6. maj 2014 Følgende deltog fra bestyrelsen: Aksel Bjørnsen Sanne Lensbæk Jørgen Christiansen Pia Bentzen Susanne Bøggild Desuden deltog suppleant Rikke Hvenegaard Jensen samt varmemester Bo Blaaberg Følgende dagsorden forelå til bestyrelsesmødet: 1. Udpegning af referent for mødet 2. Valg af formand 3. Status og planlægning af udestående opgaver på a. Ventilationsprojekt b. Legeplads c. Vandrør d. Gæstelejlighed e. Vedtægter f. Administrator 4. Dato for ekstraordinær(e) generalforsamling(er) 5. Anden opfølgning fra generalforsamling 6. Eventuelt.

2 Udpegning af referent Susanne Bøggild blev udpeget.til referent på mødet. Udpegning af formand Det blev besluttet at behandle punktet sidst på mødet. Bestyrelsen besluttede indledningsvis at nedsætte et udvalg, som kan se nærmere på vedtægtsændringer/-justeringer, som skal diskuteres på den ekstraordinære generalforsamling. Status og planlægning af udestående opgaver på: Vandrør Bestyrelsen drøftede udskiftning af vandrør. Gæstelejlighed Som et råt forslag har ejendommens egne håndværkere udarbejdet tegning over indretningen. Det lille kitchenette bibeholdes. Der etableres bad og toilet Det ene værelse afskærmes og installeres med en dobbeltseng. Det andet værelse afskærmes ligeledes og etableres med en dobbeltseng og en enkeltseng, Gæstelejligheden skal ikke fremstå som en lejlighed kun til overnatningsbrug. Der etableres skabe i værelserne På grund af reglerne om udstykning og uskadelighedsattest kan der ikke blive tale om at etablere en lejlighed til videresalg. Der skal udarbejdes en driftsplan og et regelsæt for gæstelejligheden. Pia og Jørgen er på projektet, som de løbende har arbejdet på siden Planen skal indeholde regler for rengøring generelt, udover den rengøring som foretages af brugerne. Nøgleadministration skal også indgå i planen. Lejligheden skal kun kunne udlejes til beboere i foreningen, og der skal fastsættes et maksimum for antal dage, gæstelejligheden kan lejes ad gangen. 2

3 Ventilation Der er grønt lys for igangsætning af Kubens projekt for området med generalforsamlingens godkendelse af budgettet for Det blev nævnt, at også René Kluge, som er ventilationsmand bør byde på projektet, og at der indhentes 3 tilbud. Alle lejligheder i bebyggelsen skal gennemgås for at tjekke, om der er installeret emhætte med motor. I lejligheder, hvor der er emhætte med motor, skal den ulovlige emhætte øjeblikkelig udskiftes med en lovlig emhætte uden motor, som passer til ejendommens system. BS Aircondition (René Kluge) og Bo Blaaberg gennemgår lejlighederne sammen Bo Blåbjerg udsender en plan for forløbet af gennemgangen. Der skal udarbejdes udbudsmateriale. Det blev foreslået, at Ove Svane (ventilationsingeniør) udarbejder udbudsmateriale. Det ansås ikke som vigtigt, hvorvidt udbudsmaterialet udarbejdes i Kuben-regi eller i Ove Svanes eget firmas regi. Det afgør Ove Svane. Claus fra Kuben (VVS ingeniør) udarbejder et udkast til teknikeraftale. Tom fra Datea udarbejder standardbrev til ejere, som har installeret emhætte med motor. Bo tager kontakt til Tom i den anledning. Det blev besluttet at igangsætte ventilationsprojektet straks. Sanne kontakter Kuben vedrørende ventilationsprojektet. Legepladser Forslag til at legepladsudvalget opfordrer interesserede forældre til at give en hånd med ved jordarbejdet på legepladsen for større børn. Kan evt. ske via opslag Er der interesse for forslaget, instruerer Bo deltagerne, således at projektet bliver forsvarligt udført. Arbejdet indebærer bl.a., at der skal flyttes fliser og bænke, udføres nivellering og sås nyt græs. Det blev foreslået, at Kim, bebyggelsens anlægsgartner, kan komme med et alternativ, til det nuværende tilbud på etableringen af legepladsen, hvor beboere udfører dele af arbejdet. Kim kan evt. også hjælpe Bo med at instruere frivillige deltagere i projektet. Tidshorisont Der skal udføres nivellering/planering snarest muligt. Derefter skal området have ro til at sætte sig, så græsset kan blive robust. Opsætning af legeredskaber afgøres senere på bestyrelsesmøde. 3

4 Vedtægterne Jacob Lindahl fra Datea er blevet spurgt, hvordan det forholder sig med at ekskludere ejere, som misligholder vedtægterne. Har nogen forslag til vedtægtsændringer, blev det foreslået at sende forslagene i en mail til Aksel. Administrator Bestyrelsen har bemyndigelse til af indgå ny aftale med anden administrator end Datea. Den nuværende administratoraftale med Datea har kørt ca. 12 år uden ændringer. Priser er løbende blevet reguleret. Det skal undersøges, om andre kan levere noget lignende/bedre og gøre det til en bedre pris. Det skal besluttes, hvad aftalen skal indeholde. Spørgsmålet tages op på næste bestyrelsesmøde. Hvis der indgås aftale med en ny administrator, blev det foreslået, at der findes en som kommunikerer elektronisk, så udgiften til de store mængder papir og porto reduceres kraftigt. Det blev foreslået, at trække på Bo Rasmussen, chefjurist i Forsikringsjuristen, som har erfaring med forsikringsspørgsmål og andre relevante forhold vedrørende en administrators opgaver. Spørgsmålet tages op på næste bestyrelsesmøde. Den nuværende administrationsaftale sendes til bestyrelsens nye medlemmer og den nye suppleant. Det blev pointeret, at foreningen skal have deres egen specifikke kontoplan, ikke en standardudgave fra Datea. Hvis der vælges en ny administrator, bør det være med start Cykelparkering Hvis cykelparkeringen skal være af høj kvalitet, bliver den meget bekostelig. Der blev stillet forslag om evt. at kontakte produktionsskolen for at høre, om de kan tilbyde at assistere til en begrænset pris. De tidligere nævnte grønne tage blev også nævnt. Grønne tage sender gerne konsulenter ud og deltager gratis i forarbejdet. Der skal tages flere kontakter til grønne tage. Det skal afgøres, hvor mange cykler, der skal beregnes plads til. Christianiacykler tager plads op for 3-4 almindelige. Det blev fremhævet, at folk, som har svært ved at bugsere cyklen ned ad cykelrampen til cykelkælderen, i stedet kan køre ned ad bilrampen til P-kælderen. 4

5 Cykelparkeringsprojektet skal måske tænkes helt om og startes forfra. Cykelparkering skal med i budgettet for 2015, der er ikke råd i 14. Der blev nedsat et cykelparkeringsudvalg bestående af Sanne og Susanne. Det blev foreslået at tage kontakt til Jesper Føns i nr. 47 og Gerda i nr. 79, st. th. for at få dem med i arbejdet. Diverse Udgift til beplantning i regnskabet. Aksel får afklaret sammenhængen mellem Pasning af grønne og befæstede arealer og beplantning/beskæring, og drøfter mere informerende tekst i budgettet. Udgiften bankgæld - skal flyttes fra kortfristet til langfristet gæld. Naboskab med Falkonergården Det blev besluttet at nedsætte et nabo-samarbejdsudvalg bestående af repræsentanter fra Den Sønderjyske By og Herman Bangs Have vedrørende naboskab med Falkonergården, så der findes en konstruktiv måde at kommunikere med hinanden. Sanne og Susanne deltager. Sanne tager kontakt til Den Sønderjyske By. Referater: Kommunikationsprocedure for kommentarer til referater: Aksel Bjørnsen Sanne Lensbæk Jørgen Christiansen Pia Bentzen Susanne Bøggild Referater lægges på hjemmesiden uden underskrifter for at undgå misbrug af kopierede underskrifter. Tidligere bestyrelsesmedlem Ulla Faber assisterer med at opdatere hjemmesiden og lægge referaterne på. Kvartalsrapport: Udskudt til næste møde. Valg af formand: Aksel Bjørnsen blev valgt som ny formand efter Erik Veedfald. Aksel accepterede valget som formand for en etårig periode. 5

6 Forsikring af køretøjer: Forsikringen af foreningens motoriserede køretøjer er på plads og i orden. Besparelser på el/varme: Bo konfererer med Dong for at opnå bespareler. Kommende bestyrelsesmøder: Onsdag, den 25. juni 2014 kl Onsdag, den 30. juli 2014 kl Onsdag, den 20. august 2014 kl Forslag til dato for ekstraordinær generalforsamling: 16. september 2014 Indkaldelse udsendes minimum 3 uger før, dvs. senest 26. august Budgetmøde (bestyrelsesmøde) blev aftalt til Onsdag, den 29. oktober 2014 kl Det blev foreslået at invitere eksterne eksperter/rørfolk samt evt. Claus og Michael til bestyrelsesmødet den 25. juni 2014, hvor driftsplanen og Pixi-udgaven af driftsplanen ønskes fremlagt. Kan det ikke nås, inviteres de pågældende til mødet den 30. juli Frederiksberg, den 20. maj 2014 Aksel Bjørnsen Sanne Lensbæk Pia Bentzen Jørgen Christiansen Susanne Bøggild 6