Kvikguide til kørslen Forbered for RejsUd2 integration

Transkript

1 Kvikguide til kørslen Forbered for RejsUd2 integration ØSY/TIE/CPS Indledning Ved overgang til RejsUd2 er der behov for, at få rettet kreditorer der skal anvendes som rejsekreditorer til. Til dette formål, er der udviklet en kørsel som beskrives her. Kørslen er tænkt som et hjælpeværktøj, som stilles til rådighed for kunderne, og som afvikles ved Moderniseringsstyrelsens egne implementeringskonsulenter ifm. klargøring af rejsekreditorer, til RejsUd2. Ønsker du at vide mere om de krav og ændringer der er ved overgangen til RejsUd2 i Navision Stat, kan du finde guiden Guide til håndtering af RejsUd2 i Navision Stat på Modst.dk. Kørslen der skal forberede rejsekreditorer til RejsUd2 ligger placeret under Funktion og integration/afdelinger/opsætning/itadministration/generelt/opgaver, vælg punktet Forbered kreditorer til REJSUD2. Bemærk: Kørslen er kun tilgængelig i Navision Stat 7.1 og 9.0 i forbindelse med overgang til RejsUd2, og fjernes igen, når samtlige institutioner er overgået til RejsUd2. Anbefalet oprydning inden overgang til RejsUd2 Det anbefales forud for afvikling af kørslen, at der ryddes op i kreditorregisteret, ved at følge processen herunder: 1. Udlæs hele kreditoroversigten til Excel. 2. Tjek om der er kreditorer der ikke bruges mere, og sæt dem i så fald til spærret. Dette sikre, at de ikke oversendes til RejsUd2. 3. Sorter kreditorerne så du kun har dem der skal bruges som rejsekreditor. Er kreditorbogføringsgruppe den samme som almindelige kreditorer har fx DK, anbefaler vi at der oprettes en speciel kreditorbogføringsgruppe til rejsekreditorer, den kan fx hedde MEDARB eller et andet sigende navn. 4. Hvis kreditorbogføringsgruppen eller anden opsætning skal rettes til ud fra Excel arket, kan I skrive til Konsulentteamet@modst.dk og anmode om hjælp, til at få rettet de relevante kreditorer, så de er klar inden kørslen skal afvikles.

2 Side 2 af 5 Kørsel sikrer følgende ændring for regnskabet Feltet Rejsekreditorer markeres på de kreditorer, der skal udveksles med RejsUd2. Har kreditorer være opdateret via Excel, blanker kørslen felterne Afsender system og Afsender ID, så kreditorkortet frit kan opdateres via RejsUd2. Kreditorer, hvor kreditornummer er lig med CPR nummeret, bliver omdøbt til et nummer fra en nummerserie. Kørslen er inddelt i tre dele, som kan køres samlet, eller hver for sig. Indlejret i selve ændringen af kreditorerne dannes en rapport, der dokumenterer ændringen.

3 Side 3 af 5 Markering af rejsekreditor Sæt kreditor som Rejsekreditor Medtag kun kreditorer med Udfyldt CPRnr. Kreditorbogføringsgruppe Sætter du markering her, sættes en markering i feltet Rejsekreditor, for kreditorer, der indgår i det angivne filter. Skal kun kreditorer, hvor kreditor nr. og CPR nr. feltet indeholder CPR nr., have markering i feltet Rejsekreditor, skal dette felt markeres. Har de kreditorer, der skal bruges som Rejsekreditorer en speciel Kreditorbogføringsgruppe, kan du med fordel angive den som filter her. I dette felt kan der opsættes et kreditor nr.-filter. Kun de kreditorer, der vælges her, vil få påført markering i feltet Rejsekreditor. Nulstil Excel ejerskab Nulstil ejerskab Systemfilter Er Excel angivet som fagsystem for på kreditorkortet, der skal bruges som Rejsekreditorer, kan dette nulstilles, via en markering af dette felt. I så fald sker der en sletning af værdierne i felterne Afsender system og Afsender ID. Bemærk: Hvis nulstilling mangler, vil leverancer fra RejsUd2 resulterer i behandlingsfejl i Navision Stat for den oversendte batch. Her indsættes fagsystem Excel, såfremt der ønskes en nulstilling. Omdøb kreditorer oprettet med CPR nummer Omdøb Kreditor Medtag kun kreditorer med Udfyldt CPRnr. Kreditorbogføringsgruppe Nummerserie Sæt markering her, hvis du ønsker at kreditorer, hvor kreditor nr. er oprettet med CPRnr. skal omdøbes til et nummer, i en nummerserie. Sæt markering her, hvis kun kreditorer, hvor kreditor nr. og CPR nr. feltet indeholder CPR nr., skal have markering i feltet Rejsekreditor Har de kreditorer, der skal bruges som Rejsekreditorer, en speciel Kreditorbogføringsgruppe, kan du med fordel angive den her som filter. I dette felt kan der opsættes et kreditor nr. filter. Kun de kreditorer, der vælges her, vil blive omdøbt til et nummer fra den angivne nummerserie. Her skal du angive den nummerserie som er oprettet til rejsekreditorer. Omdøbningen vil så tage næste ledige nr. fra den valgte nummerserie, og omdøbe kreditorkortet til dette nummer.

4 Side 4 af 5 Rapportering Skjul CPR-Nummer Vis berørte kreditorer Vis berørte kreditorer Vis uberørte kreditorer med CPR Nr. Vis uberørte kreditorer med CPR Nr. Er der sat markering her, vises CPR-nummer ikke på udskriften. Er der sat markering her, vises kun de kreditor der er berørt af en af de tre kørselsdele, der beskrives ovenover. Sættes der markering, her viser rapporten de kreditorer som ikke er konverteret i kørslen, selv om kreditorkortet er opsat med CPR Nr. i feltet CPR nummer. Det vil være kreditorer, som er oprettet med et kreditor nr., fra en nummerserie. Dette vises i rapporten, for at give dig en mulighed for tjekke om disse kreditorer evt. også skal rettes. Kun Rejsekreditorer Kun kreditorer der er rettet d. De vil i så fald dog skulle rettes manuelt. Hvis Udskriv kun Rejsekreditorer er markeret, udskrives kun fællesmængden af de kreditorer, der både opfylder datofilteret og som er markeret som Rejsekreditor Indsættes der en dato, vil kun de kreditorer, hvor den angivne dato er lig med Rette den på kreditorkortet blive vist. I dette fejl kan der sættes et kreditor nr. filter op, kun de kreditor der vælges her vil få påført markering i feltet Rejsekreditor.

5 Rapport eksempel Side 5 af 5