God læselyst. Sekretariatet for Danmarks Private Skoler grundskoler og gymnasier 2/13

Transkript

1 1/13

2 Den 25. januar 2018 blev en ny ferielov vedtaget. Den træder endeligt i kraft den 1. september For at sikre overgangen fra den gældende ferielov med forskudt ferie til den nye ferielov med samtidighedsferie indføres en overgangsordning fra 1. januar 2019 til 31. august Denne vejledning har til formål overordnet at beskrive overgangsordningen og gennemgå, hvordan skolerne skal forholde sig til overgangen og den nye ferielov. Vejledningen kan både læses i sin helhed og bruges som opslagsværk. Pga. sidstnævnte mulighed, vil der være en række gentagelser gennem vejledningen. Moderniseringsstyrelsen og de faglige organisationer aftalte som led i overenskomstforhandlingerne i forsommeren 2018, at der skulle udarbejdes en ny ferieaftale for staten med tilhørende vejledning. Det er endnu uvist, hvornår disse lægger klar. Nærværende vejledning er derfor ikke fyldestgørende, da der er områder og konsekvenser, som endnu ikke er belyst. Når den nye ferieaftale for staten foreligger, bliver denne vejledning opdateret. Skolerne er altid velkomne til at kontakte Danmarks Private Skolers sekretariat ved spørgsmål, der ikke er behandlet i denne vejledning eller for uddybning af vejledningens indhold. God læselyst. Sekretariatet for Danmarks Private Skoler grundskoler og gymnasier 2/13

3 Forord... 2 Indledning Overgangsordning Fonden: Lønmodtagernes Feriemidler Indbetaling til fonden Opkrævning fra fonden Fondsferiedage Samtidighedsferie Optjening og afholdelse Ferie på forskud Ferieafholdelse under virksomhedslukning Bilag 1 Centrale begreber i den nye ferielov Bilag 2 Tidslinje for overgangsordning /13

4 Folketinget har vedtaget en ny ferielov, som træder i kraft d. 1. september Loven medfører ændringer i grundprincipperne for optjening og afvikling af ferie. Med den nye lov går man fra forskudt optjent og afviklet ferie til det der kaldes samtidighedsferie, hvor ferie optjenes og afvikles samtidigt. For at sikre overgangen fra den gældende ferielov til den nye indføres en overgangsordning fra d. 1. januar 2019 til d. 31. august Kapitel 1 i denne vejledning beskriver ordningen, og hvad skolen skal gøre undervejs i perioden. Overgangsordningen omfatter et sæt overgangsregler. De medfører bl.a., at ansattes feriedage fra d. 1. september 2019 til d. 31. august 2020 (kaldet overgangsåret) skal indefryses. Indefrysning betyder, at ferien hverken kan afholdes eller udbetales. I tillæg er det besluttet at oprette en ny fond: Lønmodtagernes Feriemidler, hvor feriepengene fra overgangsåret skal indberettes og indbetales til. Kapitel 2 omhandler, hvad skolen skal være opmærksom på i forbindelse med indefrysningen af optjent ferie og skolens forpligtelser over for fonden og ansatte. Med den nye ferielov indføres, som nævnt, samtidighedsferie. Det indebærer, at ansatte i princippet kan optjene ferie den ene måned og afholde det måneden efter. Kapitel 3 gennemgår overordnet, hvad skolen skal være opmærksom på, når ansatte skal til at afholde samtidighedsferie. Som nok bemærket følger der en række nye begreber med implementeringen af den nye ferielov. Der er en kort beskrivelse af alle de centrale begreber i vejledningens bilag 1. Derudover bliver begreberne beskrevet undervejs i kapitlerne. Det er vigtigt at forså, at selvom der er nye begreber, og der ændres ved nogle af grundprincipperne for ferieoptjening og -afvikling, så vil mange nuværende regler i ferieloven blive videreført og gælde efter d. 1. september Det gælder bl.a. at: Ansatte optjener ret til fem ugers betalt ferie om året (der optjenes 2,08 dages ferie pr. måneds ansættelse) Feriebetaling består enten af løn under ferie og et ferietillæg på 1 %. (1,5 % i Statens Ferieaftale) eller af feriegodtgørelse på 12,5 %. Optjent- ikke afholdt ferie afregnes ved fratræden som feriegodtgørelse Varsler for afholdelse af ferie sker efter de samme regler som i dag I nedenstående figur er et overblik over perioden fra nuværende ferielov til den nye. 4/13 Kilde: Beskæftigelsesministeriet

5 Som nævnt i indledningen bliver der indført en overgangsordning fra d. 1. januar 2019 til d. 31. august 2020, inden den nye ferielov endeligt træder i kraft. Det er nødvendigt, da der gøres op med perioderne for ferieoptjening og -afholdelse, som vi kender dem. Med indførelsen af samtidighedsferie fra og med d. 1. september 2020, kan ansatte begynde at afvikle ferie, samtidig med at ferien optjenes. De ansatte vil i forvejen have optjent ferie fra det foregående kalenderår, som vi kender det fra nuværende regler. For at hindre, at ansatte har ti ugers betalt ferie i det første år med samtidighedsferie, indefryses feriepenge optjent fra d. 1. september 2019 til d. 31. august 2020 (overgangsåret), og feriepengene indberettes og indbetales til fonden: Lønmodtagernes Feriemidler. Se mere om dette i kapitel 2. For et overblik over overgangsordningen med perioder for ferieoptjening og -afholdelse, se nedenstående figur. Kilde: Egen tilvirkning Øverst i figuren ses en tidslinje med væsentlige datoer i overgangsordningen. Til venstre i figuren er optjeningsårene listet. Optjeningsåret sammenholdes med det felt/de felter, der løber på tværs af tidslinjen og er direkte til højre for optjeningsåret. På følgende sider er der beskrivelser af, hvordan skolen skal forholde sig til væsentlige datoer i overgangsordningen. Tanken er, at beskrivelserne og ovenstående figur kan printes ud og læses sammen (se bilag 2 for en printvenlig version af figuren). Bemærk, selvom overgangsordningen begynder d. 1. januar 2019, skal skolen først foretage egentlige ændringer i august /13

6 1/ Se felt 1 Startdato for overgangsordningen og optjeningsåret / Ferieåret slutter 1/ Se felt 2 Ferieåret starter 31/ Se felt 3 & 4 Den første ændring, som følge af overgangsordningen, træder i kraft. 1/ Se felt 5 Ny optjeningsperiode starter og løber indtil 31/ / Ferieåret slutter d. 30/ / Se felt 4 31/ Se felt 5 Skolen skal notere, at overgangsordningen begynder. Der sker ingen ændringer ift. afholdelse og optjening af ferie endnu. Selvom der starter en overgangsordning, kan optjent ferie i kalenderåret 2017 stadig afholdes efter de nuværende regler, og indtil ferieåret slutter d. 30. april Skolen skal som hidtil opgøre den enkelte ansattes ferieregnskab for ferieåret Har den ansatte ikke afholdt sin ferie, kan pågældende have krav på at få udbetalt feriepenge for de resterende dage. Afregning sker efter de hidtidige regler. Ferie optjent i kalenderåret 2018 afholdes som hidtil, og indtil ferieåret slutter d. 30. april Optjeningsåret forkortes. Det startede d. 1. januar 2019 og slutter d. 31. august Da optjeningsperioden kun er 8 mdr. lang, optjenes der færre feriedage. Som hidtil optjenes 2,08 feriedage pr. måned. Dvs. at der i perioden fra 1. januar 2019 til 31. august 2019 optjenes 16,64 feriedage (2,08 feriedage x 8 mdr.). For afholdelse af disse feriedage se under dato 1/ Optjeningsåret er ikke længere lig med kalenderåret. Det er en permanent ændring, som er med til at etablere det nye feriemønster, som bliver til den nye ferieordning (samtidighedsferie). For afholdelse af feriedage optjent i overgangsåret 1. september 2019 til 31. august 2020 se dato 31/ Skolen skal som hidtil opgøre den enkelte ansattes ferieregnskab for ferieåret Har den ansatte ikke afholdt sin ferie, kan pågældende have krav på at få udbetalt feriepenge for de resterende dage. Afregning sker efter de hidtidige regler. De 16,64 feriedage - optjent i perioden d. 1. januar 2019 til d. 31. august afholdes fra d. 1. maj 2020 til d. 31. august Af hensyn til hovedferien kan ferie varsles til afvikling inden d. 30. september Skolen skal være opmærksom på, at ansatte, som normalt holder 4-5 ugers sommerferie i juli/augustmåned, ikke vil have optjent nok feriedage til det. De 25 feriedage - optjent i overgangsåret d. 1. september 2019 til d. 31. august indefryses. Feriedagene kan hverken afholdes eller udbetales, førend den ansatte forlader arbejdsmarkedet. Feriepengene fra perioden indberettes til Lønmodtagernes Feriemidler. Se mere om fondsindbetaling mv. i kapitel 2. 1/ Den nye ferielov træder i kraft, og samtidighedsferie er fuldt implementeret. Se mere om samtidighedsferie i kapitel 3. 1 Optjeningsåret, der efter de nuværende regler løber fra 1. januar 2019 til 31. december Ferieåret, der efter de nuværende regler løb fra 1. maj 2018 til den 30. april Ferieåret, der efter de nuværende regler løber fra 1. maj 2019 til den 30. april Ferieåret, der efter de nuværende regler løb fra 1. maj 2019 til den 30. april /13

7 Som konsekvens af, at den optjente ferie fra overgangsåret (1. september 2019 til 31. august 2020) indefryses, er det besluttet at oprette en fond: Lønmodtagernes Feriemidler 5. Her skal arbejdsgiver indbetale feriepenge fra overgangsåret. Fonden overtager således forpligtelsen til at udbetale de indefrosne feriepenge til medarbejderne. Det er vigtigt, at skolen ikke udbetaler feriepengene fra overgangsåret til de ansatte. Skolen skal i stedet indberette og indbetale de tilgodehavende feriepenge fra overgangsåret til Lønmodtagernes Feriemidler. Skolen kan dog selv vælge, om pengene betales til fonden med det samme eller om indbetalingen udskydes. Heri ligger tre muligheder: 1. Skolen indbetaler beløbet fra overgangsåret til Lønmodtagernes Feriemidler med det samme. 2. Skolen tilbageholder pengene mod en årlig indeksering og indbetaler dem først, når fonden udbetaler pengene til den ansatte/tidligere ansatte. 3. Skolen indbetaler for nogle medarbejdere, men ikke for andre. F.eks. hvis skolen vil indbetale for fratrådte ansatte, for ungarbejdere med begrænset ansættelse eller for de ældste medarbejdere. I sommeren 2021 skal skolen første gang tage stilling til, om de ønsker at indbetale eller tilbageholde feriepengene fra overgangsåret. Vælger skolen at indbetale til fonden, skal skolen være opmærksom på, at pengene beregnes med 12,5 %. af den ferieberettigede løn. Fonden underretter herefter skolen og ansatte om de indberettede oplysninger. Der vil være mulighed for at gøre indsigelser mod disse oplysninger frem til d. 30. juni Vælger skolen at tilbageholde pengene helt eller delvist sker det mod en årlig indeksering. Indekseringen beregnes på baggrund af det beløb, som skolen har valgt at tilbageholde og indekseringen afspejler lønudviklingen det foregående kalenderår. Indekseringen fastsættes én gang årligt inden d. 31. maj. Skolen skal hvert år tilkendegive over for fonden, om de fortsat ønsker at beholde pengene. Skolen vil modtage opkrævninger fra fonden i takt med, at feriepengene udbetales til ansatte/tidligere ansatte, når de f.eks. forlader arbejdsmarkedet. Selvom skolen i første omgang vælger at tilbageholde pengene, kan skolen altid vælge at indbetale pengene til fonden, f.eks. når en medarbejder fratræder. 5 Fonden etableres under Lønmodtagernes Dyrtidsfond, som står for kapitalforvaltning og har det overordnede ansvar for Lønmodtagernes Feriemidler. Arbejdsmarkedets Tillægspension (ATP) bistår med administrativ og teknisk bistand samt varetager den daglige drift. 7/13

8 Fonden udbetaler, som nævnt, de tilgodehavende feriepenge til den ansatte/tidligere ansatte. Det sker, når folkepensionsalderen opnås, eller hvis vedkommende ansøger om udbetaling, i forbindelse med at pågældende forlader arbejdsmarkedet ved at: Få tildelt førtidspension, efterløn eller fleks-ydelse Få udbetalt alderspension Tage varigt ophold i udlandet Har skolen ikke indbetalt de tilgodehavende feriepenge for den ansatte/tidligere ansatte, der fratræder arbejdsmarkedet, vil fonden opkræve det skyldige beløb af skolen. Betaler skolen ikke opkrævningerne til tiden, vil fonden opkræve hele skolens udestående til fonden. Skolen får også en opkrævning af fonden i tilfælde, hvor: Skolen opløses, ophører eller går konkurs Der sker en virksomhedsoverdragelse, og den overtagne virksomhed ikke overtager skolens feriepengeforpligtelse Har skolen ikke midler til at indbetale tilgodehavende feriepenge til fonden, vil de ansatte stadig få udbetalt deres feriepenge. Det skyldes, at fonden står inde for alle feriepengekrav overfor medarbejderne, således at skolen alene har en forpligtelse overfor fonden. Nye og tilbagevendte medarbejdere på arbejdsmarkedet, som starter i 2019, kan risikere at optjene få eller slet ingen feriedage til afholdelse i foråret og sommeren 2020 pga. perioden med indefrysning, der starter d. 1. september Disse ansatte vil være omfattet af en anden overgangsordning medmulighed for at få fondsferiedage. Denne ordning er anderledes end den, der ellers er beskrevet i denne vejledning. For at kunne gøre brug af fondsferiedage, skal den ansatte: optjene færre end 8,3 feriedage i perioden fra 1. januar 2019 til 1. september 2019 optjene feriedage fra d. 1. september 2019 til d. 31. december 2019 De feriedage, som den nyansatte optjener fra d. 1. september 2019 til d. 31. december 2019, vil under den almindelige overgangsordning blive indefrosset. Som noget særligt for nye eller tilbagevendte på arbejdsmarkedet kan disse optjente feriedage afholdes i foråret og sommeren I denne overgangsordning kaldes disse ellers indfrosne feriedage for fondsferiedage. Se figur 4 (på næste side) for overblik. 8/13

9 Det sikrer, at nye og tilbagevendte på arbejdsmarkedet kan have op til 16,7 feriedage med betaling og dermed mulighed for at afholde betalt ferie i sommeren Eksempel: Skolen får en nyansat pr. d. 1. august Den ansatte vil optjene 2,08 dage fra d. 1. august til d. 1. september, som kan bruges i foråret og sommeren Den nyansatte kan desuden søge om fondsferiedage og få 8,3 feriefondsdage til afholdelse i samme periode. Fondsferiedage er et anliggende mellem fonden og den ansatte. Ansatte skal derfor selv rette sin henvendelse til Lønmodtagernes Feriemidler for at ansøge om fondsferiedage. 9/13

10 Dette afsnit omhandler, hvad skolen skal være opmærksom på, når ansatte skal til at afholde samtidighedsferie efter d. 1. september Samtidighedsferie betyder, at ansatte i udgangspunktet optjener og afholder deres ferie på samme tid over en periode på 12 måneder løbende fra d. 1. september til d. 31. august. Det er dog muligt for den ansatte at forlænge afholdelsesperioden med yderligere 4 måneder indtil d. 31. december. Kilde: Beskæftigelsesministeriet Hver måned optjenes 2,08 feriedage, som kan afholdes måneden efter. Tabellen nedenfor viser hvor mange optjente feriedage, der er til afholdelse hver måned på et år. Optjeningsmåned Feriedage til afholdelse September 0,00 Oktober 2,08 November 4,16 December 6,24 Januar 8,32 Februar 10,40 Marts 12,48 April 14,56 Maj 16,64 Juni 18,72 Juli 20,80 August 22,88 September 24,96 10/13

11 Eksempel på afholdelse af 4 ugers ferie i juli og 1 uges ferie i uge 42 En medarbejder holder 4 ugers ferie (4 x 5 dage = 20 dage) i juli. Medarbejderen har optjent 20,80 feriedage til afholdelse. Efter afholdelsen har medarbejderen 0,80 feriedage i overskud. Medarbejderen ønsker også at afholde 1 uges ferie (5 dage) i uge 42. Medarbejderen har 0,80 feriedage i overskud og mangler således 4,20 feriedage. Disse feriedage bliver optjent i juli og august i alt 4,16 feriedage (oprundet 4,20 feriedage). Medarbejderen har derfor i alt 5 feriedage, som kan afvikles i uge 42. Regnestykket for forudgående optjeningsår ser således ud: Afholdelse af sommerferie i juli (4 uger) Optjening af ferie fra september t.o.m. juni 10 mdr. x 2,08 feriedage = 20,80 feriedage 20,80 feriedage 20 dages ferieafholdelse = 0,80 feriedage i overskud Afholdelse af efterårsferie i uge 42 (1 uge) Optjening af ferie fra juli t.o.m. august 2 mdr. x 2,08 feriedage = 4,16 feriedage + 0,80 feriedage i overskud 5 feriedage 5 dages ferieafholdelse = 0 dage tilbage. Ferie på forskud betyder, at skolen har mulighed for at aftale med den ansatte, at der kan afholdes ferie, inden den er optjent. Betingelsen er, at den ansatte kan nå at optjene de antal feriedage, der er blevet afholdt på forskud inden udgangen af ferieåret d. 31. august. Den ansatte kan således ikke afholde mere end 25 feriedage på forskud på et ferieår (1. september 31. august). Hvis den ansatte fratræder inden feriedagene er blevet optjent, kan skolen modregne værdien af den afholdte ferie i tilgodehavende løn. Hvis skolen har virksomhedslukket under en ferie, skal skolen sikre, at den ansatte har optjent ferie til alle de dage, hvor virksomheden kollektivt holdet lukket. Har skolen ikke sikret sig det, skal skolen betale den ansattes løn på de pågældende dage. Lønnen beregnes på grundlag af lønmodtagerens sædvanlige løn i de sidste fire uger før virksomhedslukningen. 11/13

12 Med implementeringen af den nye ferielov følger en række nye centrale begreber, som kort er beskrevet i dette bilag. Inden den nye ferielov med samtidighedsferie træder i kraft den d. 1. september 2020, indføres en overgangsordning. Den løber fra d. 1. januar 2019 til d. 31. august Der sker dog først ændringer, som skolen skal forholde sig til fra d. 1. september Overgangsordningen er nødvendig, fordi den nye ferielov etablerer et nyt feriemønster og gør op med ferieåret og optjeningsåret, som vi kender det i dag. For at sikre overgangen fra den gældende ferieordning med forskudt ferie til den nye ferieordning med samtidighedsferie indføres et sæt overgangsregler, der bl.a. indebærer, at feriedagene fra d. 1. september 2019 til d. 31. august 2020 (kaldet overgangsåret) indefryses, og feriepenge skal indberettes til fonden: Lønmodtagernes Feriemidler. Læs mere om overgangsordningen i kapitel 1. I overgangsordningen er der et overgangsår, som løber fra d. 1. september 2019 til d. 31. august Det er i denne periode, at feriedagene indefryses. Feriepengene fra overgangsåret skal indberettes til fonden: Lønmodtagernes Feriemidler. Det er vigtigt, at skolen ikke udbetaler feriepengene, der er optjent i overgangsåret, direkte til den ansatte. Som konsekvens af, at den optjente ferie fra overgangsåret d. 1. september 2019 til d. 31. august 2020 indefryses, er det besluttet at oprette en fond, hvor feriepengene skal indberettes og indbetales til. Fonden etableres under Lønmodtagernes Dyrtidsfond, som står for kapitalforvaltning af de tilgodehavende feriepenge. Arbejdsmarkedets Tillægspension (ATP) bistår fonden med administrativ og teknisk bistand og varetage den daglige drift. Læs mere om fonden i kapitel 2. Nye og tilbagevendte på arbejdsmarkedet, som starter i 2019, kan risikere at optjene få eller slet ingen feriedage til afholdelse i foråret og sommeren 2020 pga. perioden med indefrysning, der starter d. 1. september For at kunne gøre brug af fondsferiedage, skal den ansatte optjene færre end 8,3 feriedage inden d. 1. september Den ansatte skal desuden optjene feriedage fra d. 1. september 2019 til d. 31. december 2019, da det er feriedage fra denne periode, som bliver til fondsferiedage. Som noget særligt bliver disse optjente fondsferiedage ikke indefrosset, men kan afholdes i foråret og sommeren Fondsferiedage er et anliggende mellem fonden og den ansatte. Ansatte skal derfor selv rette sin henvendelse til Lønmodtagernes Feriemidler for at ansøge om fondsferiedage. Læs mere om fondsferiedage i afsnit 2.3. Samtidighedsferie indebærer, at ferie optjenes og afholdes over samme tid i perioden d. 1. september til d. 31. august. Ferieafholdelsesperioden kan dog udvides frem til d. 31. december. Med samtidighedsferie kan ferie optjent den ene måned i princippet afholdes måneden efter. Læs mere herom i kapitel 3. I den nye ferielov har skolen mulighed for at indgå en aftale om ferie på forskud, således at de ansatte kan holde en længere ferie tidligt i ferieåret, selvom de ansatte først optjener retten til denne ferie senere på året. Læs mere om ferie på forskud i afsnit /13

13 Øverst i figuren ses en tidslinje med væsentlige datoer i overgangsordningen. Til venstre i figuren er optjeningsårene listet. Optjeningsåret sammenholdes med det felt/de felter, der løber på tværs af tidslinjen og er direkte til højre for optjeningsåret. 13/13