Spørgsmål/Svar Udbud af Kontrakt om udvikling af koncernintranet til Skatteministeriets koncern

Transkript

1 Notat 18. december 2017 J.nr Kontor: Koncernkommunikation og Kanaler Spørgsmål/Svar Udbud af Kontrakt om udvikling af koncernintranet til Skatteministeriets koncern Initialer: AK Nr. Dato for modtagelse Bilag 1C - Kravmatrix Bilag 4 Samarbejdsorganisation Reference Spørgsmål Svar Bilag-1C-Kravmatrix.xlsx indeholder, ud over fanen Kravmatrix, også fanen Redegørelsesmatrix. På arket står angivet "Bilag 03B, Kravmatrix. Titel og formatering er identisk med Kravmatrix 03B i igangværende udbud om nyt intranet til Folketinget. Ordregiver bedes redegøre for fanens relation og referencepunkter i nærværende udbud. Bilag 4 angiver følgende: Tilbudsgiverens udfyldelse af punkt 8 udgør evalueringsgrundlag for underkriteriet Kvalitet Bemanding. Besvarelsen vil blive bedømt som angivet nedenfor under afsnittet 5.2. Evalueringsgrundlag. Der findes ikke et punkt/afsnit 8 i bilag 4. Menes der: Tilbudsgiverens udfyldelse af punkt 5.1 udgør evalue- Fanen Redegørelsesmatrix i Bilag 1C - Kravmatrix har ingen relation eller referencepunkter til nærværende udbud, da der er tale om en fejl. Bilag 1C er blevet opdateret pr som følge heraf. Tilbudsgiveren skal ikke udfylde punkt 8 i Bilag 4, da der er tale om en fejl. Tilbudsgiveren skal udfylde afsnit 5.1 Beskrivelse af projektbemanding. Evalueringsgrundlaget er beskrevet i slutningen af samme afsnit. Vejledning til tilbudsgiver i bilag 4 er blevet opdateret pr Ændringerne er markeret med rød.

2 ringsgrundlag for underkriteriet Kvalitet Bemanding. Besvarelsen vil blive bedømt som angivet nedenfor under afsnittet 5.2. Evalueringsgrundlag Må vi anvende illustrationer i forbindelse med besvarelse af udbudsmaterialet Bilag 1B Løsningsbeskrivelse I Bilag 1B Løsningsbeskrivelse afsnit 3 angives: I dette kapitel beskrives Leverandørens løsning generelt og i forhold til de af Kunden udvalgte og beskrevne fire særlige fokusområder. Er det korrekt forstået, at de særlige fokusområder er beskrevet i samme bilag, afsnit Den kommende løsning? I dette afsnit står der: Desuden har Kunden udpeget en række emner, som Leverandøren skal have særlig fokus på under hele udviklingsprojektet. Særlige fokusområder er følgende:, hvorefter der i punktopstilling beskrives følgende tre fokusområder: 1) Informationsarkitektur og metadata, 2) Videndeling og samarbejde samt 3) Brugervenlighed, personalisering og søgning. Vil ordregiver af hensyn til korrekt besvarelse af afsnit 3.1 præcisere hvor mange fokusområder der er udpeget af kunden og hvor de er beskrevet? Ja, det er tilladt at anvende illustrationer i forbindelse med besvarelse af udbudsmaterialet. Afsnit 3.1. Generelt skal i bilag 1B indeholde en overordnet, generel beskrivelse af tidbudsgiverens løsning, som giver ordregiver et helhedsindtryk af det af tilbudsgiver tilbudte, men afsnittet indgår ikke i den samlede tidbudsevaluering. Afsnittene Løsningsbeskrivelse - detaljeret tidsplan, Løsningsbeskrivelse - projektets afklaringsfase, Løsningsbeskrivelse personalefortegnelse, Løsningsbeskrivelse - opbygning af IA og metadata omhandler de, under kapitel 3 omtalte særlige fokusområder, som tilbudsgiveren skal besvare ved afgivelse af et tilbud. Besvarelserne vil blive evalueret under underkriteriet Kvalitet Løsningsbeskrivelse. Fokusområder under afsnit Den kommende løsning skal forstås som ordregivers Side 2 af 10

3 Som vi læser udbuddet, lægges der op til en løsning, hvor standard SharePoint Online tilpasses ved specialudvikling - uden brug af andre standardprodukter end SharePoint Online / Office 365. Der er et stort marked for add-on produkter til SharePoint Online, der muliggør, at Intranetløsninger kan etableres ved konfiguration af et add-on produkt frem for specialudvikling. I de fleste udbud ser vi, at udbyder eksplicit nævner, at de ønsker en løsning baseret på standardprodukter frem for specialudvikling. Hvordan ser Skatteministeriet på dette? Vil det være muligt at byde med en løsning, der etableres med et standardprodukt frem for specialudvikling? Hvordan skal licensprisen til et sådant standardprodukt i givet fald indgå i tilbud, kontrakt og vurdering af projektets pris? Bilag 1A - Krav 4.7 svartider. Løsningen skal baseres på SharePoint Online og Microsoft garanterer ikke nogen svartider for SharePoint Online. Hvordan skal det forstås, at leverandøren skal garantere svartider på en tilpasset SharePoint Online løsning, når Microsoft ikke kan garantere svartider på en ikke tilpasset SharePoint Online løsning? generelle forventning til den kommende løsning. Ordregiver ønsker en løsning, der så vidt muligt består af standardkomponenter i SharePoint Online samt O365, som efter behov tilpasses med specialudvikling. Det er muligt at byde med løsning, der etableres med et standardprodukt i det omfang leverandøren og den af leverandøren tilbudte løsning opfylder ordregivers krav. Det bemærkes i den forbindelse, at ordregiver stiller særlige krav til licensomkostninger og licensbetingelser, jf. krav 21 i bilag 1A, samt særlige betingelser omkring overdragelse af rettigheder til den færdigudviklede løsning, jf. kontraktens punkt 22 og 23. Ordregivers krav til svartider gælder kun de enkelte komponenter, der udvikles/opbygges af leverandøren, og således ikke hele SharePoint Online-miljøet. Det bemærkes desuden, at krav 4.7 er et konkurrencekrav og ikke et mindstekrav. Side 3 af 10

4 Bilag 1A Bilag 8 Databehandleraftale Bilag 1A Udbudsbekendtgørelsen Krav 10.2 Meddelelser og informationer. Kravet er et mindstekrav og er ret detaljeret. Vi har et standardprodukt, der opfylder kravet i forhold til tekst, filer og meta-data, men det er ikke muligt at indsætte andre webdele. Betyder mindstekrav her, at vi ikke kan bruge vores standardprodukt, der løser 90% af kravet, men er nødt til i stedet for at byde med specialudvikling til at løse dette krav? Det fremgår af Bliag 8 at personoplysninger kun må behandles af databehandleren i Danmark, hvordan tænker man dette overholdt, når der samtidig stilles krav om at løsningen udvikles på Office 365 miljø, som er placeret i Amsterdam eller Dublin? Opfylder det eksisterende SharePoint Online miljø hos Kunden i dag de maksimale svartider, som angives i Bilag 1A pkt. 4.7, for helt standard publiceringssider, der indeholder standard webdele? I forhold til kravet om referencer i udbudsbekendtgørelsen pkt. III.1.3, vil referencer, som stammer fra andre nordiske lande tælle med ligevægt i forhold til referencer fra Danmark? Kontrakt I kontraktens pkt. 22, fremgår det at Kunden erhverver alle rettigheder hvad angår de to hovedleverancer. Hvis en delmængde af leverancen Alle mindstekrav skal opfyldes 100% ved afgivelse af et tilbud, men det er op til leverandøren at fastsætte, hvordan mindstekravene opfyldes. Skatteministeriet har på baggrund af spørgsmålet opdateret Bilag 8 Databehandleraftalen. Det opdaterede Bilag 8 er uploadet på hjemmesiden. SharePoint Online-miljø er endnu ikke taget i brug. Til gengæld overholder kundens SharePoint on premis-miljø de angivne maksimale svartider. Ja, referencer, der stammer fra andre nordiske lande vil tælle med ligevægt i forhold til referencer fra Danmark. Som anført i Kontraktens pkt. 22 skal Kunden erhverve samtlige rettigheder til Hovedleverance 1 og 2. Side 4 af 10

5 i enten hovedleverance 1 eller 2 indeholder standard komponenter såsom et færdigt framework, færdige webdele, eller lignende, der ikke er udviklet som del af leverancen, men som bruges for at højne kvaliteten og effektiviteten i leverancen, forventes kildekoden til disse standard komponenter også overleveret eller vil det være tilstrækkeligt at der findes et fuldt dokumenteret og åbent API til at anvende dem i løsningen? Vil det blive vægtet postitivt i bedømmelsen af kvaliteten i løsningen, at den baserer sig på en standard intranet løsning (intranet-in-a-box)? Bilag 1A Bilag 8 Databehandleraftale Som opfølgning på spørgsmål-svar nr. 5 ( ): er det korrekt forstået, at såfremt leverandøren anvender et standardprodukt til opfyldelse af ordregivers krav så skal dette standardprodukt såvel som specialudviklede webparts udvikles/være udviklet i SharePoint Framework jf. MK 4.1 i bilag 1C? 1) Bilag 8 Databehandleraftale angiver: Databehandleren er instrueret i alene at behandle personoplysninger med det formål at varetage de i Aftalen fastsatte databehandlingsopgaver og må Al kildekode til standard eller ikke standard komponenter skal derfor overleveres til Kunden som en del af leverancen. Åbent API er derfor ikke tilstrækkeligt. Tilbudsgiverens løsningsforslag vil blive bedømt på baggrund af underkriterierne beskrevet i Udbudsbetingelserne og i overensstemmelse med det i Bilag 1A-1C angivne. Ja, anvendte standardprodukter og specialudviklede webparts mv., skal udvikles eller være udviklet i Share- Point Framework, jf. MK.4.1. [Besvares senere.] Side 5 af 10

6 alene handle efter dokumenteret instruks fra den Dataansvarlige ( Instruks ). Erfaringsmæssigt kan databehandleraftalens instruks påføre leverandøren yderligere krav og deraf afledte omkostninger. For at leverandøren kan vurdere det fulde omfang af databehandleraftalen og tilhørende instruks beder vi om at den omtalte instruksen føjes til udbudsmaterialet ) Udbudsmateriale fortæller ikke om der er specifikke krav til stedet/stederne for arbejdets udførelse. Kan ordregiver oplyse om der er begrænsninger i leverandørens mulighed for at arbejde fra leverandørens egne lokationer, og hvilke krav der eventuelt måtte være til at visse typer arbejde skal udføres på kundens lokation(er). Dette kan eksempelvis være ved leverandørens adgang til visse systemer. Af hensyn til planlægning af arbejdet ønskes oplyst på hvilke af ordregivers lokation(er) leverandøren skal/kan udføre arbejdet, fx til afklaringsforløb, arbejdsmøder, test osv Bilag 1A - Bilag 1A, Proces og udvikling angiver følgende:. og det er derfor nødvendigt, at Leverandøren i udviklingsfasen gennemfører et behovsafklaringsforløb. Bilag 1B, afsnit 3.2 og 3.3 Der er i udgangspunktet ikke begrænsninger i leverandørens mulighed for at arbejde fra leverandørens egne lokationer. Såfremt Kunden dog konkret måtte ønske det, skal leverandøren dog kunne arbejde på lokation, som i givet fald vil være Nicolai Eigtveds Gade 28, 1402 København K. Behovsafklaringsforløbet skal afvikles under afklaringsfasen, og inden udviklingsfasen påbegyndes. Ordregiver har præciseret afsnit Proces og udvikling samt MK 2.1. i Bilag 1A Side 6 af 10

7 angiver dog, at afklaringsforløbet er en selvstændig fase (afklaringsfase), der tidsmæssigt er placeret før udviklingsfasen. Bør 2 sætninger i Bilag 1A, Proces og udvikling omformuleres til. og det er derfor nødvendigt, at Leverandøren i afklaringsfasen gennemfører et behovsafklaringsforløb OG.Afklaringsforløbet skal afvikles i starten af afklaringsfasen og kan fx bestå af en række workshops, der målrettes de forskellige brugergrupper og afklaringsemner, som følge af tilbudsgiverens spørgsmål. Endvidere har ordregiver konsekvensrettet formuleringen af MK 2.1 i Bilag 1C Kravmatrix... Bilag 1B, side 4: Projektets foreløbige faser: En afklaringsfase Afklaringsfasen har til formål at give Leverandøren indsigt i behov, organisatoriske behov, brugerbehov samt behov for udvikling af særlige funktioner. Leverandøren skal desuden hjælpe Kunden med formulering af en strategisk vision og mål for koncernintranettet. Afklaringsfasens leverance/output er Side 7 af 10

8 en komplet afdækning af behov, hvilket skal danne grundlag for udvikling af Skatteministeriets nye koncernintranetløsning. En udviklingsfase I løbet af udviklingsfasen udvikler Leverandøren i tæt samarbejde med Kunden den kommende koncernintranetløsning på baggrund af resultater fra afklaringsfasen. Bilag 1B, side 8: Projektets afklaringsfase Det er et af mindstekrav, at Leverandøren afvikler et behovsafklaringsforløb, der har til formål at belyse definerede afklaringsemner og kommende bru-gerbehov, jf. Bilag 1A -, Proces og Udvikling. Bilag 1A, side 4: Proces og udvikling Denne er ikke en udtømmende beskrivelse af alle funktioner eller bruger- eller organisationsbehov, og det er derfor nødvendigt, at Leverandøren Side 8 af 10

9 i udviklingsfasen gennemfører et behovsafklaringsforløb. Dette afklaringsforløb skal indsamle viden fra forskellige brugergrupper som fx slutbrugere/medarbejdere, nuværende SharePoint-superbrugere, kommunikationsmedarbejdere samt ledelse fra departementet og de nye styrelser Bilag 1A - Krav 17.4 fremsætter ønske om at leverandørens tilpasning af intranettets layout er en automatisk process. Opdragsgiver bedes forklare/præcisere betydningen af ordet automatisk ift. tilpasning af layout Med Automatiseret tilpasning af layout mener Skatteministeriet, at skift af de styrelsesspecifikke temaer, herunder visning af de enkelte styrelses visuelle identiteter, skal kræve mindst mulig manuel administration Bilag 1A - 1) I krav 18.2 lyder teksten "Alle søgeresultater på koncernintranettet skal præsenteres på en søgeresultatside til styrelsen. Vil ordregiver præcisere om resultater skal vises på en fælles Søgeportal med mulighed for at filtrere på styrelse, eller om alle resultater fra koncernintranettet skal vises på en lokal søgeside under hver styrelse. Kan opdragsgiveruddybe og præcisere kravet? Eksempelvis kan det være indholdssider- og områder, der skifter temaer, visuelle elementer eller layout på baggrund af nogle prædefinerede variabler/scenarier (automatisk). MK 18.2 beskriver koncept for en styrelsesspecifik/lokal side for visning af søgeresultater. På søgeresultatsiden skal der være mulighed for opsætning af filter eller lign. funktionalitet til udvidelse af søgescopes, så der fx kan vises koncernfælles indhold eller indhold fra flere/andre styrelser, jf. afsnit Søgning i bilag 1A. Der er dermed Side 9 af 10

10 Kontrakt 2) I kontrakten er angivet at Skatteministeriets departement har afsnit 6 en udtrædelsesadgang jævnfør følgende formulering; For udtræden betaler Kunden for medgået tid baseret på de Bilag 5 angivne timepriser dog maksimalt et vederlag svarende til 2% af det samlede vederlag for Hovedleverance 1. Er det korrekt forstået at Opdragsgiver forventer, at afklaringsfasen i timeforbrug ikke overstiger mere end 2% af hovedleverance 1? ikke tale om en fælles søgeportal. Skatteministeriet har ved en fejl angivet 2%. Satsen skulle have været 25%. Kontrakten er opdateret med nævnte procentsats. Den reviderede kontrakt er uploadet på hjemmesiden. Side 10 af 10