Grundejerforeningen Fuglebakken indkalder til ordinær generalforsamling.

Transkript

1 Grundejerforeningen Fuglebakken indkalder til ordinær generalforsamling. Mandag d. 26. februar 2018 kl. 18:30-20:00 i festsalen på Møllevangsskolen (Møllevangs Allé 20, 8210 Aarhus V.). Program: 18:15 Dørene åbnes 18:30 Velkomst til generalforsamlingen 19:30 Valg til bestyrelsen 19:45 Uddeling af Årets PIP 19:50 Slut på generalforsamlingen :00 Ølsmagning (kræver separat tilmelding) HUSK TILMELDING SENEST 23. FEBRUAR 22:00 Tak for i aften Husk at tilmelding er nødvendig og skal ske senest den d. 23. februar 2018 til nedenstående: Trine Grove Nattergalevej Tlf. eller SMS Mail: trine.grove@gmail.com Dagsorden ifølge vedtægterne: 1. Velkomst. 2. Valg af dirigent. 3. Formandens beretning.! Se materiale side Fremlæggelse af regnskab og budget.! Se materiale side Indkomne forslag.! Se materiale side Fastsættelse af kontingent for 2018.! Se materiale side Valg til bestyrelsen i henhold til 5 samt suppleanter, revisor og revisorsuppleanter.! Se materiale side Eventuelt! Uddeling af Årets Pip - se materiale side 12.

2 3. Formandens beretning Bestyrelsens arbejde Det har været et endnu et spændende år i bestyrelsen for grundejerforeningen. Der er fortsat stor aktivitet i kvarteret både hvad angår hushandler, vejprojekt og det fortsat voksende sociale fællesskab. Det medfører naturligvis en del arbejde til bestyrelsen, men det er en sand fornøjelse at opleve de mange positive fremskridt, som arbejdet og de forskellige tiltag resulterer i. Bestyrelsesarbejdet generelt Der blev afholdt 10 officielle bestyrelsesmøder i bestyrelsesåret 2017, idet møderytmen fra tidligere blev fortsat. Vi mødes relativt ofte, men med møder af kortere varighed. Det medfører en begrænset arbejdsmængde pr. møde og sikrer, at opgaverne bliver løst på effektiv vis. Økonomi og kontingent Der er fortsat en sund økonomi i foreningen og ift. opsparingen af midler til renovering af vejene de kommende år. Vi oplever også en relativ effektiv håndtering af alle elementer omkring kontingentopkrævning, betalinger, rykkergebyr m.v. Med ens deadlines og procedurer år efter år, er der skabt mere klarhed for medlemmerne. Endvidere forventer vi, at det i de kommende år vil blive endnu nemmere for foreningens medlemmer at benytte forskellige digitale betalingsløsninger såsom netbank, mobil betaling m.v., når kontingentet skal betales. Det vil dog stadig være muligt at gå i banken og få dem til at foretage betalingen, såfremt man ønsker denne løsning. Endvidere tilbyder vi også en dag med mulighed for kontant betaling hos kassereren. Med andre ord er der utroligt mange muligheder for at få betalt kontingent rettidigt og derved mindske de mange (frivillige) arbejdstimer, som bestyrelsen bruger på kontingenthåndteringen. Der er dog stadig en del arbejde for kassereren ift. at følge op på manglende betalinger og indkræve gebyrer ved for sen betaling, så vi vil forsat anmode om, at medlemmerne er opmærksomme på at overholde deadlines og selv sørge for at få indbetalt kontingentet. Procedure ved indbetaling af kontingent: 1. Kontingentet fastsættes på generalforsamlingen i februar. 2. Kontingentinformation udsendes 1. marts via nyhedsbrev, facebook og på hjemmesiden. 3. Betalingsfristen er altid senest den 30. marts. 4. Betaling efter den 30. marts pålægges et administrationsgebyr på 100 kr. (Da vi ikke er en erhvervsvirksomhed kan vi pålægge dette gebyr, som er vedtaget på en generalforsamling). 5. Der kan betales via bankoverførsel eller grundejerforeningens MobilePay-løsning. Endvidere er der mulighed for kontant betaling hos kassereren den 13. og 15. marts kl NB: Vi skal i den forbindelse gøre opmærksom på, at det er den enkelte grundejer, der har ansvar for at vi har den rigtige -adresse. 2

3 Vej, kloak og sne Vedligehold af vej og kloak Udgifterne til nødlapning af huller i vejene og reparation af kloaker har været yderst begrænsede i Snerydning Der ryddes fortsat sne på vejene, når der falder mere end 5 cm sne. Det er bestyrelsens holdning, at dette niveau er passende, men vi hører naturligvis gerne fra grundejerne ift. jeres oplevelse af snerydningen i vintersæsonen. Milde vintre er naturligvis med til at mindske omkostningerne til snerydning, og igen i år er vi på grund af begrænsede snemængder endt under budget på denne post. Generelt har vi også oplevet, at grundejerne er gode til at få ryddet sne og glatførebekæmpe på egne fortove, så det er muligt at færdes sikkert i kvarteret. Glatførebekæmpelse af veje påhviler også den enkelte grundejer. Vi opfordrer som altid til at hjælpe hinanden således, at man evt. også lige rydder naboens fortov, såfremt de er bortrejst i en periode. Vejrenovering/vejprojekt Der er ikke asfalteret nye veje i forbindelse med vejprojektet i Derimod er der planlagt udlægning af slidlag på Blåmejsevej, Svalevej og dele af Fasanvej i efteråret Asfalt på de resterende veje er på nuværende tidspunkt planlagt til For alle veje gælder dog at evt. arbejde fra forsyningsselskaber kan ændre planerne. Vi er i øjeblikket i dialog med forsyningsselskaberne, der evt. skal arbejde på veje i den sydlige dele af kvarteret i 2018/2019. Dette kan betyde, at slidlag på Svalevej og dele af Fasanvej evt. udsættes. Der vil i 2018 blive nødlappet enkelte huller på de veje, som endnu ikke er blevet renoveret. En forudsætning for renovering af veje er fortsat, at grundejerne på de berørte veje sørger for at bringe deres kantsten i orden inden asfaltering. I samme ombæring opfordrer vi til at se på, om fortovet ligeledes skal renoveres. Vi har i de seneste år brugt meget tid på at informere samtlige grundejere omkring vejrenoveringen samt deres ansvar for at sikre, at eget fortov og kantsten er i ordentlig stand. Det har oftest været en positiv oplevelse at se grundejerne for de respektive vejstrækninger tage ansvar og gå sammen om at indhente tilbud m.v. og få arbejdet gennemført. Vi håber derfor, at de erfaringer, der er opnået hos både bestyrelsen og hos grundejerne, kan medvirke til at få de kommende vej- og fortovsrenoveringer til at køre endnu bedre. Vi gør dog stadig opmærksom på, at det er grundejernes ansvar at tage teten på vurderingen af, hvorvidt kantsten og/eller fortov trænger til renovering. Såfremt der opstår uenighed om renoveringsbehovet, kan vi bede kommunens vejinspektør om et vejsyn. Såfremt kommunen pålægger en grundejer at renovere fortov eller kantsten, er det en sag mellem kommunen og grundejeren og uden bestyrelsens ansvar. 3

4 Kommunikation Hjemmesiden Hjemmesiden opdateres fortsat løbende med aktuelle nyheder, og ligeledes er der også en række relevante informationer til grundejerne samt potentielle tilflyttere til kvarteret. Vi har åbnet op for annoncering under Lokale Tilbud, for bl.a. at give mulighed for promovere det lokale handels- og foreningsliv eksempelvis håndværkere m.v., som grundejerne i kvarteret gerne vil anbefale til andre. Facebook-gruppe Som supplement til hjemmesiden er vores facebook-gruppe for grundejere og andre med interesse i kvarteret blevet en stor succes. Det giver mulighed for at alle nemt kan komme til orde og dele stort og småt med relevans for kvarterets beboere. Gruppen har pt. rundet 315 medlemmer og vokser fortsat. Nyhedsbreve Vi sender fortsat nyhedsbreve ud via til alle de medlemmer, vi har på vores mail-liste og vi ser meget gerne at alle kommer med på -listen. Såfremt der enkelte grundejere, som ikke er på mail eller fortsat ønsker en fysisk udgave af nyhedsbrevet, omdeler dog fortsat en printet version. Såfremt der er vigtig information eller behov for ekstra opmærksomhed omkring arrangementer (eks. generalforsamling, fastelavnsfest, fredagskomsammen m.v.) omdeler vi til tider også en printet seddel eller materiale i postkassen til samtlige medlemmer. Årets arrangementer Fastelavnsfesten Foreningens årlig fastelavnsdag var igen et fint tilløbsstykke med ca. 70 deltagere. Der var masser af fine udklædninger og som altid blev der smadret tønder til den store guldmedalje! Arrangementet blev afsluttet med varm kakao og pølsehorn til ungerne. Fredagskomsammen ( sommerfesten ) Vores uformelle fredagskomsammen blev også et rigtig hyggeligt arrangement, med ca. 135 deltagende voksne og børn, der kom og gik i løbet af eftermiddagen/aften. Der er som altid en åben invitation til at hjælpe til med arrangementet enten i selve planlægningen sammen med festudvalget, eller på selve dagen ift. at stille op/oprydning og ikke mindst ift. at hjælpe med at grille, underholdning osv. Historisk rundtur i kvarteret Anført af Kjeld Kibsgaard var der igen mulighed for at få en spændende rundtur i kvarteret med små anekdoter og indblik i historien bag nogle af husene og kvarterets udvikling gennem tiden. Det er en rigtig fin måde at for både nytilflyttere, der gerne vil lære deres nye kvarter bedre at kende, og for de erfarne beboere, der gerne vil have opfrisket hukommelsen om kvarterets historie. Medhjælp eller idéer til arrangementer Bestyrelsen har med stor glæde oplevet opbakning og hjælp til diverse arrangementer og vil meget gerne takke dem, der giver en hånd med. Vi håber også, at endnu flere medlemmer fra tid til anden vil komme på banen og involvere sig i planlægning og afvikling af endnu flere spændende/sjove/inspirerende arrangementer. 4

5 Øvrige emner Nye medlemmer Der har også i 2017 været en del udskiftning i kvarteret som følge af køb og salg af huse. Derved får vi lidt indtægter fra ejendomsmæglerne, når de indhenter materiale fra grundejerforeningen ifm. salg af huse i kvarteret. Vi fortsætter den gode tradition med at byde nye grundejere velkomne i kvarteret, hvor et bestyrelsesmedlem afleverer et velkomstbrev med information om kvarteret og foreningen samt et eksemplar af den historiske bog om kvarteret. Opfordring til de frivillige medlemmer Der er i grundejerforeningen både tinglyste medlemmer samt mulighed for, at grundejere ud til offentlig vej kan bidrage og deltage i foreningens arbejde og aktiviteter som frivillige medlemmer ved at betale kontingent. Vi vil fra bestyrelsens side gerne opfordre alle, der bor ud til offentlig vej, om at støtte op om og deltage i fællesskabet her på Fuglebakken ved at melde sig ind i grundejerforeningen. Der er en yderst beskeden kontingentsats for de frivillige medlemmer, men det sender et enormt positivt signal til bestyrelsen samt de øvrige medlemmer, at man bakker op om foreningens arbejde. Vi ser jo gerne, at alle er med og benytter sig af de tilbud, som foreningen driver eksempelvis fastelavnsfest, sommerfest, facebook-gruppen, nyhedsbreve osv. osv. Så er du endnu ikke medlem, er hermed en direkte opfordring om at blive medlem af foreningen, for derigennem at blive en del af og samtidig bidrage til fællesskabet! Bestyrelsens blik på 2018 Fortsættelse af vejrenoveringsprojektet Bestyrelsen indstiller at vejprojektet fortsættes som planlagt, med de justeringer som til tider kræves pga. forsyningsselskabernes ændrede planer og graveaktiviteter medfører. Der var ikke planlagt noget asfaltarbejde i forbindelse med vejprojektet i Derimod er der planlagt udlægning af slidlag på Blåmejsevej, Svalevej og dele af Fasanvej i Asfalt på de resterende veje er på nuværende tidspunkt planlagt til For alle veje gælder dog at evt. arbejde fra forsyningsselskaberne kan ændre planerne. Er asfalteret Planlagt til 2018 Planlagt til

6 Nye bestyrelsesmedlemmer og suppleanter søges Som en bestyrelse baseret på frivilligt arbejde råder vi over begrænsede ressourcer, især i form af tid. Dertil er der arbejdsområder, hvor vi kan mangle faglige kompetencer. Det er derfor vigtigt for kvaliteten af det udførte arbejde, at vi også i fremtiden har mulighed for at trække på de mange gode og dygtige grundejere, som findes i vores kvarter. Vi mangler nemlig lidt flere hænder til at hjælpe med bestyrelsesarbejdet. De er pt. tre ledige pladser i bestyrelsen, som vi håber kan besættes ifm. generalforsamlingen. Der bliver lagt mange frivillige arbejdstimer i bestyrelsen, men vi er også blevet meget effektive og velorganiserede, hvilket betyder, at der er overskud til at arbejde mere med de sjove projekter, når de administrative pligter kan løses uden større problemer. Skulle man have fået lyst til at melde sig under fanerne og derved hjælpe med bestyrelsesarbejdet, er man meget velkommen til at rette henvendelse til formanden pr. mail på fuglebakkenaarhus@gmail.com eller pr. telefon på Afslutningsvis skal der også lyde en stor tak til grundejerne for jeres opbakning til vores arbejde og arrangementer gennem 2017, og vi ser derfor frem til et godt og spændende år i bestyrelsen. Thomas Mikkelsen Formand, Grundejerforeningen Fuglebakken 6

7 4. Regnskab og budget På generalforsamlingen gennemgår vi ikke regnskabet i detaljer, men fremhæver blot enkelte nøgletal og uddyber naturligvis gerne eventuelle spørgsmål. Årsregnskab for perioden 1. januar december 2017 Resultatopgørelse Regnskab 2017 Budget 2017 Regnskab 2016 Vej/kloak/sne Forening Vej/kloak/sne Forening Vej/kloak/sne Forening INDTÆGTER Kontingent, vej/kloak/sne - obligatorisk Kontingent, foreningen - obligatorisk Kontingent, foreningen - frivillig Renteindtægter, bank Indtægter ved salg af bog Ejendomsmægler Gebyrer Øvrige indtægter (Annoncer) Indtægter i alt OMKOSTNINGER Vej/kloak/sne Vedligeholdelse, vej Projekt vej Vedligeholdelse, kloak Snerydning Trafik/miljø Projekt legeplads I alt Arrangementer Fastelavn Øvrige arrangementer I alt Kommunikation Informationsmateriale Hjemmeside Anskaffelse af telefon I alt Administrationsomkostninger Kontorartikler m.v Forsikringer Porto, gebyrer og telefon Bestyrelsesmøder Generalforsamlingen Øvrige omkostninger I alt Omkostninger i alt Årets resultat

8 Balance Regnskab 2017 Regnskab 2016 Aktiver Kassebeholdning Danske Bank - Budget Aktiver i alt Passiver Egenkapital, forening Egenkapital pr. 1. januar Årets resultat Egenkapital pr. 31. december Egenkapital, vej/kloak/sne Egenkapital pr. 1. januar Årets resultat Egenkapital pr. 31. december Forudbetaling af kontingent Passiver i alt Bemærkninger til årsregnskabet: Indtægter fra kontingent - Der er i alt 267 tinglyste medlemmer á 950 kr. samt 41 frivillige medlemmer á 100 kr. Renteindtægter, bank - Der er ingen renteindtægter i Øvrige indtægter (annoncesalg og hjemmesideservices) - Tennisklubben (600 kr.) samt Fællesrådet (800 kr.) Vedligeholdelse, vej - Der er ikke foretaget vedligeholdelse af veje ud over enkelte nødlapninger af vejhuller. Projekt vej - Der er ikke brugt midler i 2017, da projektet er udsat til Vedligeholdelse, kloak - Der er ikke renset kloaker i 2017, da det som udgangspunkt kun gennemføres hvert andet år. - Der er ikke afholdt omkostninger til udskiftning/reparation af kloaker. Snerydning - Der er ikke brugt midler på snerydning i 2017, som følge af endnu en mild vinter. Trafik/miljø - Der er ikke brugt penge på trafik og miljø. Projekt den grønne plads - Der er ikke anvendt penge til "den grønne plads", da Århus Kommune foreløbigt har afholdt alle omkostningerne. Øvrige arrangementer - Der har være afholdt omkostninger til fredagskomsammen samt en historisk vandretur/rundvisning i kvarteret. 8

9 Budget 1. januar december 2018 Resultatopgørelse Budget 2018 Regnskab 2017 Regnskab 2016 Vej/kloak/sne Forening Vej/kloak/sne Forening Vej/kloak/sne Forening INDTÆGTER Kontingent, vej/kloak/sne - obligatorisk Kontingent, foreningen - obligatorisk Kontingent, foreningen - frivillig Renteindtægter, bank Indtægter ved salg af bog Ejendomsmægler Gebyr Øvrige indtægter (Annoncer) Indtægter i alt OMKOSTNINGER Vej/kloak/sne Vedligeholdelse, vej Projekt vej Vedligeholdelse, kloak Snerydning Trafik/miljø Projekt legeplads I alt Arrangementer Fredagskomsammen Fastelavn Øvrige arrangementer I alt Kommunikation Informationsmateriale Hjemmeside Anskaffelse af tlf I alt Administration Kontorartikler m.v Forsikringer Porto, gebyr og tlf Bestyrelsesmøder Generalforsamlingen Øvrige omkostninger I alt Omkostninger i alt Årets resultat

10 Balance Regnskab 2017 Regnskab 2016 Kassebeholdning Danske Bank - Budget Likvider i alt Aktiver i alt PASSIVER Egenkapital, forening Egenkapital pr. 1.januar Årets resultat Egenkapital pr. 31.december Egenkapital, vej/kloak/sne Egenkapital pr. 1. januar Årets resultat Egenkapital pr. 31 december Forudbetaling af kontingent Passiver i alt

11 5. Indkomne forslag Ingen indkomne forslag. 6. Kontingentsats for 2018 Med udgangspunkt i det fremlagte budget og de stillede forslag omkring vejrenovering vil bestyrelsen på generalforsamlingen stille forslag om følgende kontingenter for 2018: - Medlemskab af foreningen: 100 kr. - Vej/kloak/sne: 1000 kr. 6. Valg til bestyrelsen Valg til bestyrelsen i henhold til 5 samt suppleanter, revisor og revisorsuppleanter. Bestyrelsen (der kan vælges op til 7 bestyrelsesmedlemmer): - Thomas Mikkelsen / Nattergalevej 6 (ønsker genvalg) - Allan Timmermann / Tornskadevej 46B (ønsker genvalg) - Filip Meyer / Svalevej 26 (opstiller) - Trine Grove / Nattergalevej 22 (fortsætter - ikke på valg i år) - Tove Thomassen / Nattergalevej 15 (fortsætter - ikke på valg i år) - Der er altså 3 ledige pladser i bestyrelsen, da vi kan være op til 7 bestyrelsesmedlemmer. Vi håber derfor, at der er nye beboere i kvarteret såvel som dem der har boet her i mange år, der har lyst til at blive en del af bestyrelsen. Suppleanter (der kan vælges op til 2 suppleanter): - Der er endvidere mulighed for at have op til 2 suppleanter til bestyrelsen, såfremt der opstår kampvalg til bestyrelsesposterne. Revisorer (der skal vælges 2 revisorer): - Lise Hansen / Nattergalevej 37 (opstiller) - Steen Borregaard / Ørnevej 8 (fortsætter - ikke på valg i år) Revisorsuppleant (der skal vælges 1 revisor-suppleant): - Ledig 11

12 Baggrund: Grundejerforeningen uddeler igen i år Årets Pip. Med prisen ønsker grundejerforeningen at give et skulderklap til et eller flere medlemmer, som på forskellig vis er med til at gøre Pip-kvarteret til et endnu bedre sted at bo. Vi modtager derfor gerne gode, sjove eller kreative forslag til årets prisuddeling, som finder sted på generalforsamlingen. Måske har du/i verdens bedste naboer, der altid passer jeres hus når I tager på ferie. Måske er der et renoveringsprojekt i kvarteret, som har resulteret i et flot hus. Måske er det en helt tredje ting som du/i synes fortjener lidt ekstra ros og et officielt skulderklap. Præmisser og uddelingskriterier: - Prisen uddeles på generalforsamlingen. - Alle kan sende en eller flere nomineringer til Årets PIP (deadline 5. februar). - Bestyrelsen udpeger vinderen. Dette års nomineringer: Bestyrelsen udvælger en vinder blandt nedenstående nomineringer. Legedage på den grønne plads - Jan Tovgaard og Mette Andersen / Blåmejsevej 18 Der er rigtig mange børn i pipkvarteret så Jan og Mette har taget initiativ til fælles legedage på søndage ca. 1 gang i måneden af et par timers varighed på legepladsen samt den grønne plads. På den måde kan kvarterets børn komme og lege med hinanden, og lære nye venner at kende. Fra gammelt til nyt - renovering af hus på Blåmejsevej - Karina Svanborg og Kasper Bunk / Blåmejsevej 27 På Blåmejsevej 27 står nu et nyt og moderne hus, som eksempel på, at man godt kan få et rigtig fint slutresultat ved at renovere og bygge videre på et eksisterende hus! Karina og Kasper har med egne tegninger forvandlet det ældre hus til en moderne og stilfuld bolig til hele familien. Arbejdsgruppen bag projekt Den Grønne Plads - Stinne Bille / Nattergalevej 33, Camilla Waldstrøm / Fuglebakkevej 25, Lars Lynggaard Christensen / Nattergalevej 7 Der er udarbejdet skitser, sendt ansøgninger til forskellige fonde og holdt møder med kommune og grundejerforeningens bestyrelse, for at få skabt et godt projekt på den grønne plads. Første etape er gennemført med etablering af en legeplads for ældre børn og nu fortsætter arbejdsgruppen med indsatsen for at sikre næste etape, som indebærer et bedre fællesområde til arrangementer på den grønne plads. 12