Min Digitale Byggesag. KTC Syddanmark, 25. november 2011

Transkript

1 Min Digitale Byggesag. KTC Syddanmark, 25. november 2011

2 Hvad har vi lært? Hvad gør vi nu?

3 Mission KOMBIT s mission er at samle kommuner om fælles it-løsninger, der fremmer effektivitet og kvalitet Vi skaber værdi for kommuner ved at - samle kommunal forhandlingskraft for optimale itkontrakter 3 - styrke konkurrence og sikre flere leverandører på det kommunale itmarked - igangsætte og styre digitaliseringsprojekter med fokus på kommuners gevinster - fremme standardisering og sammenhæng på tværs af kommuner og løsninger

4 Kommunernes gevinst KOMBITS omkostninger Projekt

5 Projekt trekanten Økonomi Omfang Tid

6 MÅL med Min Digitale Byggesag Hjælpe kommunerne med at finde 1,8 mia. Kanalisere byggesager. Hurtigere, billigere mere ensartet Byggesagsbehandl. Opfylde KL s digitaliseringsplanen KOMBIT / <Projektnavn> 6

7 Digital byggesagsbehandling er baseret på at seks kommuner har gennemført pilotprojekt i samarbejde med EBST.

8 Dokumentationskrav 346X38X8

9 Kommunernes gevinster Oplyst til ABT fonden: Det er oplyst fra DOB-SOWS projektet, at gevinsterne stammer fra: timer fra rekvirering af sag og data samt validering af oplysninger timer fra dialog med borgerne - Timeprisen er oplyst til at være mellem 353 kr. og 529 kr. - Antallet af byggesager er mellem og om året (2010) - Antal afsluttede sager marts 10 til marts 11 er sager - Antallet af sager må forventes at falde efter seneste ændring af BR. 9

10 Kommunernes gevinster Potentiale. ingspotentiale Rationaliseringspotentiale (pr. år) (pr. år) min min. kr kr. ingspotentiale Rationaliseringspotentiale (pr. år) (pr. år) max max. kr kr. ring (kanalisering): 100 % digitalisering (kanalisering): gspotentiale (pr. Rationaliseringspotentiale år) (pr. år) min min. kr kr. gspotentiale (pr. Rationaliseringspotentiale år) (pr. år) max max. kr kr.

11

12 Målepunkter i rapporten: Kanalisering, hvor mange potentielle brugere anvender kanalen? Kvaliteten af ansøgningerne: Flere ansøgninger fyldestgørende Flere ansøgninger fagligt OK

13 Bruttosagsbehandlingstid! Er der noget at komme efter?

14 Kanalisering, hvor mange potentielle brugere anvender kanalen?

15 Før: Efter:

16 Bliver der brugt mindre arbejdstid på digitale ansøgninger?

17

18 Kommunernes gevinst KOMBITS omkostninger Projekt

19

20 Interaktionsdesign, for at forbedre anvendelighed for brugerne. IT arkitektur for at forbedre organisatoriske muligheder. Fælles governance.

21 Rammerne for MDB Hvad vil kommunerne? Økonomiaftalen Digitaliseringsstrategien Business case Rammearkitekturen for kommunerne

22 Styregruppe Projektledelse KOMBIT Fast kontaktperson KL Reference gruppe Dialogforum brugere. Dialogforum EBST Dialogforum interesseorg

23

24 Hvad er Min Digitale Byggesag MDB WEB baseret IT løsning, som kan bruges af borgere og virksomheder, som søger byggetilladelse. Ansøgningsproces, ikke automatisk byggetilladelse. Ca. 340 byggesags typer og 6 miljøansøgninger. Leder ansøger gennem dokumentationskrav. Udstiller indsamlede data for byggesagsbehandler. GIS baseret konfliktsøgning. Stiller fællesoffentlige data til rådighed samt visse lokale data.

25 Min Digitale Byggesag Interaktionslag Fælles off. logon. GIS konfliktsøgning Dokumentationskrav 346X38X8 Ansøgninger med relevant dokumentation. Hvilke sags emner. Udstilling af data Lokale data Fælles offentlige data, GEO og EJD Historiske bygge sager Lokale ESDH løsninger og fagsystemer.

26

27 Hvad er det brugeren ser? Hvad er det, der sker inde i regelmatricen?

28 Sagstyper Dokumentationskrav

29 Sagstyper Dokumentationskrav Ny - Antenner (tele) - med eventuelt teknikhus [1] Nedrivning - Antenner (tele) - med eventuelt teknikhus [2] Ombygning - Beboelseslejlighed max 150 m2 [3] Ny - Blandet bolig/erhverv - andet [4] Tilbygning - Blandet bolig/erhverv - andet [5] Ombygning - Blandet bolig/erhverv - andet [6] Nedrivning - Blandet bolig/erhverv - andet [7] Ny - Blandet bolig/erhverv - enfamiliehus mv. [8] Tilbygning - Blandet bolig/erhverv - enfamiliehus mv. [9] Ombygning - Blandet bolig/erhverv - enfamiliehus mv. [10] Nedrivning - Blandet bolig/erhverv - enfamiliehus mv. [11] Ny - Blandet bolig/erhverv - rækkehus [12] Tilbygning - Blandet bolig/erhverv - rækkehus [13] Ombygning - Blandet bolig/erhverv - rækkehus [14] Nedrivning - Blandet bolig/erhverv - rækkehus [15] Ændret anvendelse - Bolig til erhverv - enfamiliehus mv. [16] Ændret anvendelse - Bolig til erhverv - rækkehus [17] Ændret anvendelse - Bolig til fritidsbolig - enfamiliehus mv. [18] Ændret anvendelse - Bolig til fritidsbolig - rækkehus [19] Sammenlægning - Boligregulering - enfamiliehus mv. [20] Sammenlægning - Boligregulering - Etagebolig [21] Sammenlægning - Boligregulering - Rækkehus [22] Ny - Bygning under 10 m2 [23] Ombygning - Bygning under 10 m2 [24] Tilbygning - Bygning under 10 m2 [25] Nedrivning - Bygning under 10 m2 [26] Ombygning - Carport over 50 m2 [27] Ombygning - Carport under 50 m2 [28] Nedrivning - Carport over 50 m2 [29]

30 Sagstyper Planlagt arbejde Bygningsareal/form (u. areal) Bygningsareal/form (m. areal) Situationsplan Ubebyggede arealer Plantegning Facadetegninger Snittegning Lokalplan og byplanvedtægt Tinglyste deklarationer Bevaringsværdi og fredning Indretning Beskyttelseslinjer Konstruktioner Brandtekniske forhold Energiforhold Ventilation Indeklima Lysforhold Lydforhold Vandinstallationer Varmeinstallationer Afløbsinstallationer Renovation Mindre komplekst byggeri Byggeskadeforsikring Byggeskadeforsikring Landzonetilladelse Anden lovgivning Dokumentationskrav

31 Sagstyper Planlagt arbejde Bygningsareal/form (u. areal) Bygningsareal/form (m. areal) Situationsplan Ubebyggede arealer Plantegning Facadetegninger Snittegning Lokalplan og byplanvedtægt Tinglyste deklarationer Bevaringsværdi og fredning Indretning Beskyttelseslinjer Konstruktioner Brandtekniske forhold Energiforhold Ventilation Indeklima Dokumentationskrav Lysforhold Lydforhold Vandinstallationer Varmeinstallationer Afløbsinstallationer Renovation Mindre komplekst byggeri Byggeskadeforsikring Byggeskadeforsikring Landzonetilladelse Anden lovgivning

32 Sagstyper Andet: -Deklarationspåtegning -Ny F-gastanke -Udstykning -Sammenlægning Sted: -Landzone -Byzone -Sommerhusområde Anvendelse: -Bolig -Erhverv -Blandet bolig/erhverv -Landbrug Status: -Med landbrugspligt -Uden landbrugspligt -Objekttype bolig -Beboelseslejlighed -Andet -Antenne -Enfamiliehus -Rækkehus -Etagebolig -Dobbelthus -Etagebolig -Bygning under 10 m2 -Carport over/under 50 m2 -Garage over/under 50 m2 -Altan -Hævet terrasse -Overdækket terrasse over/under 50 m2 -Udhus over/under 50 m2 -Integreret carport -Integreret garage -Integreret udhus -Objekttype Erhverv -Industri/ lager -Tørringsanlæg for korn, frø og andre afgrøder -Garageanlæg -Butikker, forsamlingslokaler -Hoteller og lignende -Integreret carport -Integreret garage -Integreret udhus -Objekttype Landbrug -Avlsbygninger -Gylletanke -Driftsbygninger -Udendørs anlæg til husdyrgødning -Udendørs anlæg til korn og foder Aktivitet: -Nybygning -Nedrivning -Ombygning -Tilbygning -Ændret anvendelse -Skift i erhvervstype -Sammenlægning boligregulering -Matrikulære ændringer -Beskæring -Fældning Ombygningsart: -Altaner/ terrasser -Etablering af elevator -Etablering af nyt badeværelse og eller køkken -Tagetage -Indvendige vægge/ bærende konstruktioner -Eksisterende badeværelser -Eksisterende elevator -Varme og ventilationssystem -Ydre bygningsmæssige ændringer Ændret anvendelse art: -Erhverv til bolig enfamiliehus -Erhverv til bolig rækkehus -Fritidsbolig til bolig, enfamiliehus -Fritidsbolig til bolig, Rækkehus

33 Automatisk guidning Sted Anvendelse Objekttype Aktivitet

34 Anvendelse af GIS søgning: Orientering af borgerne om mulige vanskeligheder. Orientering af kommunen om hvilke emner, der (ikke) skal med i sagsbehandlingen. Fundne emner kan udløse dokumentationskrav til ansøgningen. Fundne emner kan begrænse omfanget af ansøgningsmuligheder.

35 Dokumentationskrav 346X38X8

36 Fælles offentlige data, GEO og EJD Plandata fra Plan.dk Arealdata fra Danmarks Miljøportal WFS/WMS services fra KMS Ejendomsdata fra OIS Ejendomsdata fra OIS Tingbogen? Højdemodel?

37 Interaktionsdesign Arkitektur

38 Interaktionsdesign Processer

39 Interaktionsdesign Hvem er inddraget:

40 Processer

41 Typiske sager.

42 Videoprototype

43 Afprøvning af Sagstyper:

44 Afprøvning af Sagstyper:

45 Identificerede idéer: Information i løsningen tilpasses brugertype.

46 Identificerede idéer: Eksempler på, processer og ansøgninger for sager, som ligner den aktuelle.

47 Identificerede idéer: Online sagsforum til diskussioner og kommentarer.

48 Identificerede idéer: Tilgang til al offentlig information, som vedrører ejendommen.

49 Identificerede idéer: Min digitale byggesagsmappe: Alle dokumenter og korrespondance. Følg processen. Del indholdet i mappen med rådgivere og håndværkere.

50 Identificerede idéer: Reminder ved færdigmelding.

51 Indgangen til regelmatricen. Sagsbehandlerorienteret eller bruger orienteret? Automatisk guidning Andet: -Deklarationspåtegning -Ny F-gastanke -Udstykning -Sammenlægning Sted: -Landzone -Byzone -Sommerhusområde Anvendelse: -Bolig -Erhverv -Blandet bolig/erhverv -Landbrug Status: -Med landbrugspligt -Uden landbrugspligt -Objekttype bolig -Beboelseslejlighed -Andet -Antenne -Enfamiliehus -Rækkehus -Etagebolig -Dobbelthus -Etagebolig -Bygning under 10 m2 -Carport over/under 50 m2 -Garage over/under 50 m2 -Altan -Hævet terrasse -Overdækket terrasse over/under 50 m2 -Udhus over/under 50 m2 -Integreret carport -Integreret garage -Integreret udhus -Objekttype Erhverv -Industri/ lager -Tørringsanlæg for korn, frø og andre afgrøder -Garageanlæg -Butikker, forsamlingslokaler -Hoteller og lignende -Integreret carport -Integreret garage -Integreret udhus -Objekttype Landbrug -Avlsbygninger -Gylletanke -Driftsbygninger -Udendørs anlæg til husdyrgødning -Udendørs anlæg til korn og foder Aktivitet: -Nybygning -Nedrivning -Ombygning -Tilbygning -Ændret anvendelse -Skift i erhvervstype -Sammenlægning boligregulering -Matrikulære ændringer -Beskæring -Fældning Ombygningsart: -Altaner/ terrasser -Etablering af elevator -Etablering af nyt badeværelse og eller køkken -Tagetage -Indvendige vægge/ bærende konstruktioner -Eksisterende badeværelser -Eksisterende elevator -Varme og ventilationssystem -Ydre bygningsmæssige ændringer Ændret anvendelse art: -Erhverv til bolig enfamiliehus -Erhverv til bolig rækkehus -Fritidsbolig til bolig, enfamiliehus -Fritidsbolig til bolig, Rækkehus

52 Dokumentationskrav 346X38X8

53 Indgangen til regelmatricen. Automatisk guidning Sted Anvendelse Objekttype Aktivitet

54 Gevinstjagten i forhold til processer. Hvad skal løsningen kunne? Min Digitale Byggesag +2 Proces yy Proces xx Administrative processer +2 Proces zz Historiske byggesag er +1 ESDH

55 Gevinstjagten i forhold til faglige processer. Min Digitale byggesag Interaktionsdesign Understøttelse af faglige processer

56 Tid Værdi 5 timer pr. sagsbehandling Ansøger MDB 2 timer Sagsbehandler Gennemfører bygningsregulerende udredning Beskriver projekteret objekt Udarbejder mangelliste Gennemfører teknisk udredning Undersøger byggesagsarkiv Gennemfører faglig udredning Oplyser byggesag Gennemfører vejledning Behandler dispensation Udarbejder vilkår Undersøger tingbogen Lukket kuvert / autorisation Governance Regel KOB Sag & Dokument 2 timer Sted 1 time Historisk arkiv ESDH

57 Gevinstjagten i forhold til administrative processer processer. Administrative processer Blandt andet: ESDH Opretter sag. Journalisere henvendelse. Sagsstyring. Afslutter sag. Følger op.

58 Gevinstjagten i forhold til Historisk byggesagsarkiv. Historiske byggesager Blandt andet: Fremfindelse af arkiverede byggesager. Ekspedition af forespørgsler

59 Business case Gevinst ved at kommunerne modtager komplette og validerede ansøgninger. Kanalisering Interaktionsdesign Understøttelse faglige processer Historiske byggesager Mulighed for gevinster ved Administrative processer Gevinst ved rationalisering af arbejdsgange. Organisering Ledelsesmæssigt fokus Kultur Øget vidensdeling +? Tilpasning af lovgivning Fælles governance +? Gevinst hos ansøgerne. Ens myndighedskrav Hurtig sagsbehandling Tilpasning af lovgivning +?

60 Kommunernes gevinst KOMBITS omkostninger Projekt

61 Værdi 5 timer pr. sagsbehandling Ansøger MDB 2 timer Sagsbehandler Governance Regel KOB Sag & Dokument 2 timer Sted 1 time Historisk arkiv ESDH

62 Tid Værdi 5 timer pr. sagsbehandling Ansøger MDB 2 timer Sagsbehandler Skaffer Ejendomsoplysninger Skaffer Bygværksoplysninger Gennemfører Konfliktsøgning Viser Sted Skaffer Temaoplysninger Undersøger Temaer Tegner Projekteret objekt Opdaterer Bygværksoplysninger Governance Regel KOB Sag & Dokument 2 timer Sted 1 time Historisk arkiv ESDH

63 Tid Værdi 5 timer pr. sagsbehandling Ansøger MDB 2 timer Sagsbehandler Fremfinde Regel Fastlægger Dokumentationsregel Fastlægger Ansøgningsregel Fastlægger Partsregel Fastlægger procesregel Fastlægger Temaregel Fastlægger Valideringsregel Fastlægger Funktionsregel Governance Regel KOB Sag & Dokument 2 timer Sted 1 time Historisk arkiv ESDH

64 Tid Værdi 5 timer pr. sagsbehandling Ansøger MDB 2 timer Sagsbehandler Opretter klassifikation Importerer klassifikation Retter klassifikation Læser klassifikation Søger klassifikation Lister klassifikation Retter organisations aktør Sletter Sletter organisations klassifikation aktør Opretter organisations aktør Passiverer klassifikation Lister organisations aktør Læser organisations aktør Importerer organisations aktør Søger organisations aktør Passiverer organisations aktør Governance Regel KOB Sag & Dokument 2 timer Sted 1 time Historisk arkiv ESDH

65 Tid Værdi 5 timer pr. sagsbehandling Ansøger MDB 2 timer Sagsbehandler Fastlægger sagspart Opretter sag Journaliserer henvendelse Besvarer henvendelse Gennemfører naboorientering Gennemfører partshøring Træffer afgørelse Tildeler fuldmagt Afslutter sag Arkiverer sag Behandler politisk Opfølger sag Opkræver gebyr Udarbejder rykker Behandler aktindsigt Governance Regel KOB Sag & Dokument 2 timer Sted 1 time Historisk arkiv ESDH

66 Tid Værdi 5 timer pr. sagsbehandling Ansøger MDB 2 timer Sagsbehandler Skanner byggesag Klassificerer byggesag Opmærker byggesag Flytter til historisk arkiv Governance Regel KOB Sag & Dokument 2 timer Sted 1 time Historisk arkiv ESDH