MedComs hjemmepleje-sygehusprojekt

Transkript

1 MedComs hjemmepleje-sygehusprojekt Understøttelse af sundhedsaftaler Patient plejeforløb - informations flow H O S P I T A L Indlæggelses advis Indlæggelsessvar Indlæggelsesrapport Korrespondance Genoptræningsplan Plejeforløbsplan Melding om færdigbehandling Spørgsmål frem og tilbage Udskrivningsrapport Udskrivningsadvis Slutstatus kvalitets samarbejde H J M M P L J Indholdsfortegnelse MedComs hjemmepleje-sygehusprojekt Baggrund...2 Præsentation af standarder i MedComs hjemmepleje-sygehusprojekt...2 Formål med brug af MedComs hjemmepleje-sygehusstandarder...3 Hvad skal der ske?...3 Koordinering til 2. generation af sundhedsaftaler...3 Deltagelse i MedComs pilotgruppe for hjemmepleje-sygehusstandarder...3 Hovedmilepæle over de kommende 1½ år...4 Samarbejdsaftale...5 MedComs samarbejde med VANS og sygehus-kommuneleverandørgruppen...5 Praktisk gennemførsel af test og certificering...5 Teknisk understøttelse af forsendelsesflow beskrivelse af forsendelsesscenarier...6 Oversigt over pilottestforløb og pilotimplementering...6 Tilmeldingsproces...7 Kontaktperson hos MedCom...7 1

2 Baggrund MedCom har i 2009 i MedCom6-projektperioden i samarbejde med en national sygehushjemmeplejearbejdsgruppe foretaget en opdatering af de kommunikationsstandarder, som kan anvendes i kommunikation mellem hjemmepleje og sygehus i forbindelse med indlæggelse og udskrivelse. Opdatering er foretaget for at sikre, at standarderne kan anvendes som understøttelse af de sundhedsaftaler, som regioner og kommuner indgår omkring indlæggelse og udskrivelse. Præsentation af standarder i MedComs hjemmepleje-sygehusprojekt 3 eksisterende hjemmepleje-sygehusstandarder er ændret, og 1 ny standard er defineret. De 4 standarder er følgende: 1. Indlæggelsesrapport fra hjemmeplejen til sygehus. Der kan være behov for at sende 2 versioner af indlæggelsesrapporten. Den første version afsendes automatisk, når hjemmeplejen modtager et indlæggelsesadvis. Den anden version er med en manuel opdatering af indlæggelsesrapporten, som sendes efter behov. Parterne skal aftale, om indlæggelsesrapporten skal sendes indenfor bestemte tidsrammer (foregår ofte via sundhedsaftalerne). 2. Plejeforløbsplan fra sygehus. Her kan man oplyse, om der er sket ændringer under indlæggelse i dialog mellem hjemmepleje og sygehus inden udskrivelse. Planen kan også fungere som varsling. 3. Melding om færdigbehandling er en administrativ servicemeddelelse, som sikrer, at hjemmeplejen får besked, når en indlagt borger bliver registret færdigbehandlet på sygehuset. Det skal sikres, at meddelelsen bliver sendt automatisk ved registrering af færdigbehandling i sygehussystemet. 4. Udskrivningsrapport fra sygehus til hjemmepleje. Parterne skal aftale, om udskrivningsrapporten skal sendes indenfor bestemte tidsrammer i forhold til udskrivelsestidspunktet (skal rapporten evt. sendes før udskrivning?) Indlæggelsesrapport Plejeforløbsplan Melding om færdig behandling Udskrivningsrapport I elektronisk kommunikation mellem hjemmepleje og sygehus kan brugen af de 4 ovennævnte standarder suppleres med brug af korrespondance til ad hoc-kommunikation samt basal adviskommunikation (indlæggelses- og udskrivningsadvis samt indlæggelsessvar). 2

3 Formål med brug af MedComs hjemmepleje-sygehusstandarder - Hjemmepleje-sygehuskommunikationsstandarderne skal understøtte den kommunikation, som er nødvendig mellem hjemmepleje og sygehusplejepersonale i forbindelse med indlæggelse og udskrivelse. Rammen for, hvilken information der skal udveksles, vil ofte være beskrevet i den enkelte regions og kommunes sundheds- og samarbejdsaftaler. - Understøttelse af en lettere struktureret beskrivelse af funktionsevne, da status for funktionsevne bidrager til den sundhedsfaglige medarbejders overblik over borgerens/patientens evne til egenomsorg. Samtidig skal brugen af den lettere strukturerede beskrivelse bidrage til en fælles dokumentations- og forståelsesramme på tværs af sektorer. - Brug af elektroniske kommunikationsstandarder skal bidrage til at lette den skriftlige dokumentation, bidrage til at reducere antallet af telefonopkald samt bidrage til, at brug af fax ophører. - Understøtte kommunikation af meddelelser, som er baseret på XML-standarder hos både afsender og modtager. Hvad skal der ske? Hjemmepleje-sygehusstandarderne er frigivet til pilotimplementering hos regioner og kommuner samt programmering hos leverandørerne. Beslutning om at anvende standarderne bør ske i et samarbejde mellem region og samarbejdskommuner. Det anbefales at indgå en MedComsamarbejdsaftale om anvendelse af MedComs standarder, således at parterne forpligter hinanden og MedCom til at gennemføre projektet. Dernæst skal den enkelte region og kommune i samarbejde med sin systemleverandør afklare, hvorledes standarderne skal fungere i forhold til det lokale fagsystem (PAS, PJ og OJ). Koordinering til 2. generation af sundhedsaftaler Beslutning om implementering af MedComs hjemmepleje-sygehusstandarder bør indgå som en del af en fælles kommunikationsstrategi for implementering af sundhedsaftaler lokalt. Ofte kan hjemmepleje-sygehusstandarderne understøtte den sundhedsfaglige kommunikation som plejepersonalet skal udveksle på tværs af sektorer. Deltagelse i MedComs pilotgruppe for hjemmepleje-sygehusstandarder Region og kommune skal være indstillet på at deltage i MedComs pilotgruppe for test og implementering, da der skal foregå en løbende indsamling af hvorledes projektet er organiseret lokalt viden og erfaringer i brugen af standarderne hvorledes problemer løses koordinering i forhold til henvendelser til leverandører behov for rettelser formidling af succeser Der vil være 4-6 møder årligt i pilotgruppen. Møderne kan efter ønske suppleres med lokale møder og specifikke møder med leverandører. 3

4 Hovedmilepæle over de kommende 1½ år 1. Standarder er stillet til rådighed af MedCom siden februar Der er lagt mindre rettelser ind 2. Testfaciliteter stilles til rådighed af MedCom september 2010 (tilpasset leverandørgruppens behov) 3. tablering af projektorganisationer nationalt (MedCom) og regionalt (den enkelte region) med kommunal deltagelse (den enkelte kommune), herunder aftaler om organisering og deltagelse lokalt i løbet af sommeren/sensommeren Regioner og kommuner indgår aftaler med leverandører og aftaler/koordinerer tidsplaner med egne leverandører 5. Gennemførsel af pilotudvikling hos den enkelte leverandør, MedCom-certificering af leverandør og fælles workshops og evt. programmeringsseminar for leverandører sensommer/efteråret Forsendelsestest skal gennemføres lokalt. Dette sker i en løbende proces. Vær opmærksom på, om leverandøren er MedCom-godkendt inden lokal forsendelsestest! 6. Pilotimplementering og organisatorisk udbredelse i den enkelte region og kommune MedCom-leverancer - Generel projektledelse - Koordinering af leverandøraktiviteter - Test og certificering - Monitorering af dataleverance og anvendelse - Teknisk og organisatorisk support - Vedligeholdelse af information på hjemmeside - Sekretariatsunderstøttelse af arbejdsgrupper - Deltagelse i nationale arbejdsgrupper (Koordinationsgruppen SST, SFI i Digital Sundhed) Regioners og kommuners leverancer - lokal projektorganisering - Pilotgruppedeltagelse i projektperioden - Koordinering til eget bagland herunder koordinering til sundhedsaftalesamarbejdet samt ledelsesopbakning - vt. samarbejde med IT-organisation og uddannelsesafdeling - Indgå kontrakt med leverandør om køb af snitflader - Lokal projektbeskrivelse eller protokol, evt. som en del af lokal IT-strategi og/eller sundhedsaftale - Lokal projektplan skal beskrive, hvem kan hvad i egen organisation - Løbende koordinering lokalt og nationalt Nødvendig allokering af projektressourcer hos regioner og kommuner Brug af MedComs hjemmepleje-sygehusstandarder bør foregå med koordinering til etablerede samarbejdsfora omkring sundhedsaftaler og evt. andre IT-projekter (f.eks. kan udrulning af digital dokumentation for plejepersonale i PJ/PAS være en forudsætning) - Godkendelse af projektet i relevante ledelsesfora - Allokering af ressourcer til investering i elektroniske fagsystemer, projektorganisation, undervisning/implementering, test og deltagelse i MedComs nationale projektgruppe - Udpege projektleder og etablere intern projektorganisation - Aftale samarbejdsorganisation og samarbejdsbetingelser med samarbejdspartner. Samtidig aftales ambitionsniveau for omfang af deltagere (afklare om alle kommuner og alle sygehusafdelinger i den enkelte region kan/skal deltage på sigt) 4

5 - Kortlægge interne afhængigheder og aftale leverancer fra leverandører - Udarbejde projektplan for egen organisation - Udarbejde projektplan for test og pilotdrift med samarbejdspartner Samarbejdsaftale Deltagerne i MedComs pilotgruppe for pilotimplementering og udbredelse af hjemmeplejesygehusstandarder opfordres til at indgå en samarbejdsaftale med MedCom, således at den enkelte kommune og den enkelte region kender projektmuligheder lokalt, og der er indgået aftale om arbejdsmetoder, koordinering af test og implementeringskadence. Samarbejdsaftaler bør indgås i foråret/sommeren MedComs samarbejde med VANS og sygehus-kommuneleverandørgruppen MedCom har færdiggjort teknisk korrektur på hjemmepleje-sygehusstandarderne. Standarderne er klar. De 4 nye/opdaterede hjemmepleje-sygehusstandarder (indlæggelsesrapport, plejeforløbsplan, melding om færdigbehandling og udskrivningsrapport) findes kun i XML-format og ikke i DIFACT-format og vil derfor ikke kunne testes via MedComs eksisterende testsystem, som udelukkende kan modtage DIFACT-meddelelser. MedCom har holdt planlægningsmøde med VANS og sygehus-kommuneleverandørgruppen, hvor det blev aftalt, at VANS skal kunne gennemsende XML-meddelelserne der skal gennemføres test af VANS-forsendelse test- og certificeringsforløb skal gennemføres af alle leverandører Praktisk gennemførsel af test og certificering VANS og MedCom tester de nye/opdaterede hjemmepleje-sygehusstandarder via XMLtestlokationsnumre via hver VANS leverandører. Der oprettes en FTP-postkasse, som MedCom tømmer og tjekker manuelt. Dette sikrer, at vi ved, at VANS kan transportere og aflevere meddelelserne hver leverandør kan/skal anvende MedComs testserver på MedComs hjemmeside således at leverandøren renser de mest banale fejl ud, inden de begynder på pilottest i samarbejde med deres sygehus/region/kommue hver leverandør skal sende testfiler til MedCom og godkendes af MedCom, inden de begynder på pilottest i samarbejde deres sygehus/region/kommue. Dette igen for at eliminere basale fejl hver leverandør skal aftale første pilottest med VANS og samarbejdsparter. MedCom vil gerne have en tovholderfunktion her, da alle parter har oplevet, at der bliver testet for tidligt ovenstående proces kræver, at alle parter understøtter, at indledende testniveauer skal være gennemført, før der bliver sendt pilottest i virkelighedens verden Der foretages release med nye versioner med rettelser/opdateringer i forbindelse med testarbejdet for at sikre, at alle parter er på samme version, og at alle parter koordinerer indbyrdes. MedCom har ansat en ekstern teknisk konsulent til at sikre, at testniveauer bliver klargjort og gennemført. Udvikling og test kan forhåbentlig gennemføres i løbet af 2010, men er meget afhængigt af, at den enkelte leverandør får bestillinger på hjemmepleje-sygehusstandarderne fra regioner og kommuner. 5

6 Teknisk understøttelse af forsendelsesflow beskrivelse af forsendelsesscenarier Det er besluttet at anvende positiv kvittering på hjemmepleje-sygehusmeddelelserne, da meddelelser indgår i samarbejdet mellem den kommunale hjemmepleje og sygehuspersonalet, hvor der sker ansvarsskift for varetagelse af borgerens helbred/plejebehov. Overlevering af informationer er derfor afgørende for et godt patientforløb. Hvis det kliniske personale skal kunne stole på, at relevante data er overleveret, skal der anvendes positiv kvittering. Leverandørgruppen begrunder endvidere implementering af positiv kvittering som en forudsætning for, at leverandørerne har mulighed for at opsætte automatiserede besvarelser, som kan understøtte arbejdsgange hos det kliniske personale. F.eks. kan de kliniske parter have aftalt, at en meddelelse skal være fremsendt indenfor x antal timer. Hvis meddelelsen ikke er kommet, kan leverandøren opsætte regel for autosvar om manglende feedback. Organisatorisk implementering af positiv kvittering vil foregå på mange forskellige niveauer, da ikke alle systemer har en allokeret håndtering af positive kvitteringer. Oversigt over pilottestforløb og pilotimplementering Testplan hjemmepleje-sygehusstandarder 2010 UDKAST tilpasses ved leverandørindmelding Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 MedCom-XML-validator opdateret med januar hjemmepleje-sygehusstandarderne MedCom-certificeringsnotat for meddelelserne februar udarbejdet VANS etablerer XML-testpostkasser i samarbejde med MedCom MedCom modtager XML-testmeddelelser (efter aftale) VANS sender de nye XML-standarder til XMLtestpostkasse Kommunikationsvejledning om brugen af meddelelserne Release af rettelser? Certificering før pilottest hos regioner og kommuner Anvend MedComs validator under udvikling Test og certificering via MedComs testcenter efter aftale Release af rettelser? Programmeringsseminar Første pilottest hos region og kommuner Afvent klarmelding om at hver part er klar med sit lokationsnummer til at sende igennem! Koordiner/aftal testdag - aftal at hver part kan "samle" testfil op ved fejl/problemer! Aftal hvad positiv kvittering medfører og gennemfør test! Release af rettelser? Pilotdrift i hvor lang tid? Pilotdrift i hvor lang tid? augustseptember 6

7 Tilmeldingsproces MedCom har sendt en samarbejdsaftale, som indeholder MedComs opgaver, regioners og kommuners opgaver og en tentativ aktivitetsplan. Samarbejdsaftalen udfyldes og underskrives i foråret/sommeren Hvis region eller kommune ønsker et lokalt informations- eller koordineringsmøde om deltagelse i MedComs projekt for test, implementering og udbredelse af hjemmepleje-sygehusstandarderne, bedes regionen eller kommunen kontakte MedCom. Kontaktperson hos MedCom Projektleder Dorthe Skou Lassen Tlf Mobil dsl@medcom.dk 7