NOTAT. Budget- og regnskabsarbejdet i kommunen kan opdeles i 3 hovedaktiviteter:

Transkript

1 SOLRØD KOMMUNE ØKONOMIAFDELINGEN NOTAT Emne: Procedure og tidsplan for budgetlægning Til: Økonomiudvalget/Byrådet Dato: 4. februar 2009 Sagsbeh.: PZ Journalnr.: Budget- og regnskabsarbejdet i kommunen kan opdeles i 3 hovedaktiviteter: Budgetlægning for , Budgetopfølgning for 2009 Regnskabsaflæggelse for Regnskab 2008 Procedure og tidsplan for regnskabsaflæggelsen er udmeldt af økonomiafdelingen til alle på Sol-nettet den 12. december Den politiske behandling af regnskabet vil ske på møderne i maj måned, hvor Byrådet oversender regnskabet til revisionen og samtidig godkender Årsberetning 2008 og Bilag til Årsberetning 2008 som grundlaget for revisionens arbejde. Den formelle godkendelse af regnskabet vil ske samtidig med behandling af den afsluttende revisionsberetning i september. Aftalen er overholdt for budget 2009 Resultatet af budget 2009 for kommunerne under ét er, at skatteaftalen er overskredet med ca. 86 mio. kr., mens kommunernes budgetter for 2009 ligger ca. 700 mio. kr. under servicerammen. Velfærdsministeren har i brev den 22. januar 2009 udmeldt, at økonomiaftalen for 2009 dermed er overholdt, og kommunerne vil derfor få udbetalt den 1 mia. kr. i betinget bloktilskud, der var bundet op til aftale overholdelsen. Budgetopfølgning 2009 Budgetopfølgningen for 2009 vil blive foretaget gennem budgetrevisionen pr. 30. april 2009 og budgetrevisionen pr. 30. september 2009, hvor der også vil blive foretaget en vurdering af om rammen til serviceudgifter i budget 2009 kan overholdes. Resultatet af budgetrevisionen vil blive politisk behandlet på møderne i juni og november. Budget Dette notat indeholder en beskrivelse af procedure og tidsplan for budgetlægningen , der er opdelt i 2 faser. En faktafase, der går fra foråret og frem til slutningen af august, samt en politikfase fra slutningen af august og frem til budgetvedtagelsen. C:\Temp\eDagsorden.OfficeToPdfService\2b3cfd5e-f2d ea a1f.doc

2 Faktafasen tilvejebringer information og viden til brug for politikfasen: Drøftelser af institutioners og afdelingers årsplaner. Fagudvalgenes dialog med brugerbestyrelserne om det nuværende budget, de eksisterende mål og eventuelle forslag til ændringer. Byrådets temamøde den 25. maj Her bliver resultatet af budgetgennemgang , som Byrådet bestilte ved budgetvedtagelsen 2009, fremlagt, ligesom resultatet af budgetrevisionen pr vil blive gennemgået. Endvidere vil høringssvar fra brugerbestyrelserne og den lokale MED-struktur blive uddelt på mødet. Generelle drøftelser med det politiske bagland. I politikfasen foregår den egentlige politiske drøftelse og vedtagelse af budgettet: Byrådets budgetkonference den 28. August 2009, hvor direktionens budgetoplæg præsenteres, og en evt. pressemeddelelse udsendes. 1. behandling af Økonomiudvalgets forslag til budget den 7. september Inddragelse af byrådsgruppernes/listernes politiske bagland med udgangspunkt i Direktionens budgetoplæg, den fremlagte budgetgennemgang på Byrådets temamøde den 25. maj 2009 og budgetforslaget til 1. behandlingen med henblik på partiernes fremsættelse af ændringsforslag til Byrådets 2. behandling af budget Høring af brugerbestyrelserne vedrørende 1. Behandlingsforslaget i perioden september Aflevering af partiernes ændringsforslag den 21. september behandling af forslag til budget den 28. september 2009 i Økonomiudvalget og den 5. oktober 2009 i Byrådet. De enkelte aktiviteter beskrives i det følgende. Tids- og aktivitetsplanen fremgår sidst i notatet. Budgetlægningen for Udarbejdelse af administrativt budgetoplæg for drift og anlæg Det administrative budgetoplæg vil tage udgangspunkt i budgetoverslagsårene i budget , som fremskrives til 2010-priser. Budgetoverslagsår 2013 er identisk med 2012 i den tekniske udgave af budgetoplægget. Det forventes, at de første pris- og lønskøn vil blive udmeldt af KL i begyndelsen af marts måned Den demografiske udvikling i beregnes på alle områder ud fra den nye befolkningsprognose for 2009, og fremlægges i forbindelse med budgetgennemgangen Konjunkturudviklingen i estimeres på alle områder, og fremlægges i forbindelse med budgetgennemgangen Lønbudgettet beregnes ud fra principperne for lønsumsbudgettering og overgangsordningen til lønsumsstyring. Den tekniske ajourføring af budgetforslaget og budgetændringer fra lederne er integreret i budgetgennemgangen for , som Byrådet bestilte ved 2. Behandlingen af budget

3 Den lokale MED-struktur Den lokale MED-struktur (lokale MED-udvalg/personalemøder) har mulighed for at komme med høringssvar og ændringsforslag. Hvis der er konkrete ændringsforslag fra lokale MED-udvalg/personalemøder med økonomiske beregninger, skal der udarbejdes budgetændringsskema på ændringerne. Budgetændringsskemaerne og/eller høringssvarene skal sendes senest mandag den 11. maj 2009 til Økonomiafdelingen via e-post på adressen Da høringssvarene gives direkte videre til Byrådet skal høringssvarene fra den lokale MEDstruktur kunne stå alene dvs. uden henvisning til andre dokumenter. Fagudvalgenes dialog med brugerbestyrelserne Dialogmøderne har til formål at skabe en regelmæssig årlig dialog mellem det pågældende fagudvalg (de folkevalgte) og brugerbestyrelserne/råd (de brugervalgte). Dialogmøder er placeret i foråret, således at drøftelserne kan benyttes som inspiration i budgetlægningen for det kommende år. Det overordnede formål med dialogmøderne er, at drøfte: Områdets vilkår og udvikling. Brugernes behov og ønsker. Brugernes syn på kvaliteten. Nye tiltag og drøftelse af hvorledes disse tænkes finansieret. Med henblik på at sikre en sammenhæng mellem årsplanerne og dialogmøderne kan dialogen tage afsæt i: Fællestræk ved og evt. uddybning af områdets opfyldelse af de politiske mål fra året før (med afsæt i institutionernes årsplaner). De politiske mål for indeværende år og institutionernes egne mål til at føre de politiske mål ud i livet (med afsæt i institutionernes årsplaner). Områdets nuværende og kommende udfordringer (med afsæt i institutionernes beskrivelse af udfordringer i årsplanens del 4) og i forlængelse heraf aktuelle temaer. Konkret dagsorden, proces og metoder til dialog aftales i forhold til de enkelte områder. Det enkelte fagudvalgs møder med brugerbestyrelserne fremgår af tids- og aktivitetsplanen sidst i dette notat. Brugerbestyrelserne har udover dialogmøderne mulighed for eventuelt at indsende høringssvar. Høringssvarene sendes via den enkelte leder og skal sendes senest torsdag den 11. maj 2009 til Økonomiafdelingen via e-post på adressen Oekonomi@solrod.dk Høringssvarene fra brugerbestyrelserne skal kunne stå alene (uden henvisning til andre dokumenter), da de gives direkte videre til Byrådet. Byrådets temamøde den 25. maj 2009, kl Der er følgende emner: Fremlæggelse af budgetgennemgang 2010 med henblik på rebalancering af budgettet for Budgetrevision pr. 30. april 2009 Demografiændringer og befolkningsprognose Høringssvar fra brugerbestyrelser og den lokale MED-struktur bliver uddelt på mødet. 3

4 Direktionens budgetoplæg Med baggrund i de indkomne budgetændringsskemaer og høringssvar, samt Velfærdsministeriets udmelding af tilskud, udligning og statsgaranteret udskrivningsgrundlag udarbejder Økonomiafdelingen et tilrettet administrativt budgetoplæg til forelæggelse for Direktionen i august Direktionens budgetforslag sendes til Byrådet den 21. august Byrådets budgetkonference den 28. august 2009, kl Direktionen præsenterer budgetoplægget. Evt. udsendelse af pressemeddelelse vedr. budgetsituationen i behandling Borgmesteren udarbejder med baggrund i budgetkonferencen et oplæg til økonomiudvalgets budgetforslag til byrådets 1. behandling. Økonomiudvalget fremsætter på mødet mandag den 7. september 2009 budgetforslag til Byrådets 1. Behandling den 14. september Høring af brugerbestyrelserne vedrørende 1. behandlingsforslaget Byrådet/Økonomudvalget holder budgetorienteringsmøde for alle brugerbestyrelser torsdag den 10. september 2009 kl. 19. Høringsperioden for brugerbestyrelser løber fra den september, således at brugerbestyrelserne i forhold til det aktuelle budgetforslag, har mulighed for at supplere de synspunkter, de fremkom med i maj. Torsdag den 17. september 2009 kl. 12 er fristen for indsendelse af udtalelser fra Brugerbestyrelser, Lokale MED-udvalg og Personalemøder til Økonomiafdelingen via e-post på adressen Oekonomi@solrod.dk Høring af Hoved-MED-udvalget Der er møde i Hoved-MED-udvalget mandag den 21. september 2009, kl , således at Hoved-MED-udvalget har mulighed for at udtale sig på baggrund af de fremsendte høringssvar fra lokale MED-udvalg og personalemøder. Ændringsforslag fra partierne til budgetforslaget Ændringsforslag fra partierne skal sendes senest mandag den 21. september 2009, kl til Økonomiafdelingen via e-post på adressen Oekonomi@solrod.dk Byrådets 2. behandling af budget Økonomiudvalget indstiller ændringsforslagene til 2. behandlingen på mødet den 28. september Byrådet 2. behandler budgettet den 5. oktober 2009 og fastsætter samtidigt skatteprocent og takster. 4

5 Tids- og aktivitetsplan Tidspunkt Aktivitet Procedure og tidsplan fastlægges 9. februar 2009 Økonomiudvalget behandler procedure og tidsplan for budgetlægning februar 2009 Byrådet behandler procedure og tidsplan for budgetlægning februar 2009 Procedure og tidsplan udsendes til ledere og Hoved-MED-udvalg Boligudbygningsplan februar 2009 Økonomiudvalget behandler boligudbygningsplan 2009, der skal anvendes ved budgetlægningen for februar 2009 Byrådet behandler og godkender boligudbygningsplan 2009, der skal anvendes ved budgetlægningen for Befolkningsprognose februar-9.marts På baggrund af det politisk godkendte scenarie for boligudbygningsplan 2009 udarbejdes befolkningsprognosen for 2009 og frem. 23. marts 2009 Økonomiudvalget orienteres om befolkningsprognose marts 2009 Byrådet orienteres om befolkningsprognose maj 2009 Befolkningsprognosen 2009, og de økonomiske konsekvenser præsenteres som led i fremlæggelsen på budgettemadagen. Høringsperiode for MED-udvalg og brugerbestyrelser 6. april 2009 ØKA udsender høringsbrev til brugerbestyrelser og MED-Udvalg der beskriver grundlaget for høringen. 7. april 11. maj 2009 Høringsperiode for MED-udvalg og brugerbestyrelser. (uge 15-19) 11. maj 2009, Aflevering til Økonomiafdelingen via e-post: kl. 12 Høringssvar fra den lokale MED-struktur. Høringssvar fra brugerbestyrelserne. Høringssvarene fra brugerbestyrelserne og den lokale MEDstruktur skal kunne stå alene dvs. uden henvisning til andre dokumenter, da de gives videre direkte til Byrådet. 5

6 Tidspunkt Aktivitet Faktafase Det enkelte fagudvalg afholder dialogmøde med brugerbestyrelserne indenfor udvalgets område, ligesom der afholdes møder med i ledergruppen, bl.a. med udgangspunkt i årsplanerne på området. 12. januar januar marts februar marts april april maj september november 2009 Børneudvalget: Havdrup Skole, kl Uglegårdsskolen, kl Munkekærskolen, kl Jersie Skole, kl Ungdomsskolen/klub/SSP, kl Ungdomsforum kl Daginstitutioner/dagplejen, kl Børne- og Ungerådgivningen, kl Skolebestyrelserne, kl Skoleledere og fagkonsulenter 16. marts april april maj juni juni august november november 2009 Social- og Kulturudvalget: Bibliotek, kl Ældreområdets afdelinger, kl Musikskolens bestyrelse, kl Ældrerådet, kl Kulturelt Samråd, kl Solrød Idræts Union, kl Job- og SocialCenteret, kl Ældrerådet, kl Handicaprådet, kl Beboer/pårørende råd på Christians Have, kl april 2009 Møde i Beredskabskommission 18. maj 2009 Møde Økonomiudvalg og Hoved-MED-udvalg 25. maj 2009 kl (før Byrådsmøde) Byrådets budgettemamøde Forberedelse af budgetlægning : Fremlæggelse af budgetgennemgang 2010 Befolkningsprognose og økonomi Budgetopfølgning pr. 30. april Høringssvar fra brugerbestyrelserne og den lokale MEDstruktur. Politikfase 21. august 2009 Direktionen udsender budgetmateriale til byrådskonferencen den 28. august august 2009, kl Byrådets budgetkonference på Dansk Folkeferies center i Karlslunde. Direktionen præsenterer budgetoplæg Evt. pressemeddelelse om budgetsituationen i

7 Tidspunkt Aktivitet 1. behandling 7. september 2009 Økonomiudvalget fremsætter budgetforslag til 1. behandlingen i Byrådet 9. september 2009 Orienteringsmøde for lederne, tillidsrepræsentanter og medarbejderrepræsentanter i Hoved-MED-udvalg (punkt på DIA-dag). DIAdag er fra kl september 2009 Budgetforslag til Byrådets 1. behandling offentliggøres og sendes ud til høring. 10. september 2009 kl Byrådet/Økonomiudvalget holder orienteringsmøde for alle brugerbestyrelserne på Solrød Rådhus i kantinen. 14. september 2009 Byrådets 1. behandling af budgetforslaget for behandling 28. august 21. september september 2009, kl september 2009, kl september 2009, kl september 2009, kl september 2009, kl Inddragelse af det politiske bagland med henblik på partiernes fremsættelse af ændringsforslag. Frist for indsendelse af udtalelser fra Brugerbestyrelser, Lokale MED-udvalg og Personalemøder til Økonomiafdelingen på Oekonomi@solrod.dk De modtagne udtalelser fra brugerbestyrelser, lokale medarbejderudvalg og personalemøder udsendes elektronisk til byrådsmedlemmerne. Frist for indsendelse af ændringsforslag fra partierne til Økonomiafdelingen på Oekonomi@solrod.dk Møde i Hoved-MED-udvalget vedr. høringssvar fra brugerbestyrelserne og ændringsforslag fra partierne. Høringsmøde Beredskabskommission af 1. behandlingsforslag 28. september 2009 Økonomiudvalget indstiller ændringsforslag til byrådets 2. behandling af budgetforslaget oktober 2009 Byrådets 2. behandling af budget , herunder fastsættelse af skatteprocent, grundskyldspromille og takster, samt analyseog udbudsemner i