Vejledning til OS2dagsorden 19. oktober 2016 Syddjurs Kommune

Transkript

1 Indholdsfortegnelse 1. OS2dagsorden - generelt Log på OS2dagsorden på ipad og PC Forsiden i OS2dagsorden Kalender Halvårskalender Det enkelte møde Tag personlige noter Opret et delbart talepapir til et dagsordenspunkt Send et dagsordenspunkt til en ven Samlede pdf-dokumenter/udskrivning/se alle noter/talepapirer/bilag Mine indstillinger og adviseringer Bilag: Log ind med SMS-engangskode via 33 Bilag: ipad opret genvej på hjemmeskærm OS2dagsorden er udviklet af i samarbejde med Ballerup, Ishøj, Sønderborg og Bellcom. OS2dagsorden er open source, platforms- og styresystemsuafhængigt, og fungerer i alle nye browsere, eks. Safari, Chrome, Firefox og Internet Explorer. Side 1 af 37

2 1. OS2dagsorden generelt OS2dagsorden er s papirløse mødeapplikation, der udnytter de nyeste teknologiske muligheder til at hjælpe medarbejdere, medlemmer af byråd, udvalg og interne mødeorganer til bedre forberedelse og overblik. OS2dagsorden rettigheder og status på dagsordner og referater Alle brugere af OS2dagsorden har adgang til alle åbne punkter på de politiske og organisatoriske møder. 4 rettighedstyper Medlem af betyder at man er medlem af udvalget og kan se alle punkter, også lukkede og person. Følger ++ betyder at man ikke er medlem man alligevel kan se alle punkter, også lukkede og person. Følger+ betyder at man ikke er medlem man alligevel kan se lukkede punkter. Følger betyder at man ikke er medlem og kun kan se åbne punkter. 5 typer status for en dagsorden / referat Planlagt betyder at mødet er planlagt og er i kalenderen intet er publiceret endnu Dagsorden betyder at der er publiceret en dagsorden, men bilag er ikke konverteret til pdf og html Dagsorden+ betyder at der er publiceret en dagsorden, og bilag er konverteret til pdf og html Referat betyder at der er publiceret et referat, men bilag er ikke konverteret til pdf og html Referat+ betyder at der er publiceret et referat, og bilag er konverteret til pdf og html Mødedeltagere kan tilføje: Personlige noter til tekstudsnit i dagsordenpunkter og bilag (se afsnit 7) Delbare talepapirer til dagsordenpunkter (se afsnit 8) Side 2 af 37

3 2. Log på OS2dagsorden på ipad og PC PC: Du kan logge ind på OS2dagsorden på følgende måder: Internt Det Digitale Skrivebord: - Tryk på ikonet i proceslinjen på Det Digitale Skrivebord, ikonet på skrivebordet på Det digitale skrivebord eller i Start-menuen (vælg Alle Programmer). Eksternt eks. hjemmefra: Log ind via - Klik på medarbejderlinket i menuen øverst og vælge OS2dagsorden. Man kan både logge ind med NemID og via engangskode på SMS. Side 3 af 37

4 - Log derefter ind med din sædvanlige it-bruger ipad via Worx Home: - Du logger på OS2dagsorden via Worx Home på Ipad. Side 4 af 37

5 ipad via SMS-engangskode: - Åbn Safari på Ipad og gå på - Under menupunktet Medarbejder øverst vælger du OS2dagsorden - Vælg fanen Log ind med SMS kode - Indtast dit almindelige it-brugernavn og adgangskode - Klik på Log ind Side 5 af 37

6 Du modtager nu en engangskode på SMS på den mobil, du har registreret i. - Indtast den kode, du modtager på SMS - Klik på Log ind Udvidet vejledning inkl. oprettelse af bogmærke ipad-hjemmeskærm findes som bilag sidst i denne vejledning. Side 6 af 37

7 3. Forsiden i OS2dagsorden (PC og ipad) Navn på bruger Link til vejledning Mine indstillinger - her kan du ændre på indstillinger, herunder hvilke udvalg du ønsker at følge Pilen afgør, om højremenuen Viser dagsordner på er synlig eller kollapset. På kommende møder i ipad er højremenuen de udvalg, man er kollapset fra start. Medlem af eller Følger/Følger+ Outlook -kalender med møder Halvårskalender til print og Seneste 8 møder i overblik alle udvalg Talepapir er oprettet (hvid taleboble) *) og Note er oprettet (gult ikon) *) Link til Budgetmateriale Søgning på kriterier og fritekst + betyder at alle bilag er konverteret til pdf og html Oversigt over de udvalg du følger eller er medlem af Side 7 af 37

8 4. Kalender (PC og ipad) Kalender på dagsniveau Hvor der er møder, er datoen fremhævet - Klik på en dato i Kalender - Kalenderen vil disse den pågældende dags møder med start- og evt. sluttidspunkt - Klik på det enkelte møde og få yderligere oplysninger som f.eks. dagsorden, referat og mødedeltagere Side 8 af 37

9 Kalender på månedsniveau - Start som Kalender på dagsniveau - Klik foroven på Måned - Klik på det enkelte møde og få yderligere oplysninger som f.eks. dagsorden, referat og mødedeltagere Side 9 af 37

10 5. Halvårskalender (PC og ipad) Kalenderen viser kun møder for det indeværende år: - Klik på Halvårskalender - Klik på det enkelte møde og få yderligere oplysninger, f.eks. dagsorden, referat og mødedeltagere Udskriv kalenderen: - Tryk foroven til højre på Print - Der dannes nu en pdfudgave, som du kan printe Side 10 af 37

11 6. Det enkelte møde På forsiden kan du se: - De første kommende møder: brug pilene nedenunder rammen til at bladre frem og tilbage i møderækkerne - De 8 seneste afholdte møder - Hvis du har lavet noter til mødet: angivet ved et gult ikon til venstre for mødet - Hvis du har lavet talepapirer til mødet: angivet ved et taleboble-ikon til venstre for mødet Side 11 af 37

12 For at åbne et bestemt møde: - Klik på den pågældende linje et vilkårligt sted Du kan også åbne mødet fra: - Dagskalenderen - Månedskalenderen - Halvårskalenderen Når du klikker på enkeltpilene: Side 12 af 37

13 - Der vender nedad, folder punktet sig ud uden af åbne alle elementerne (eks. Resume og Sagsfremstilling) - Der vender opad, lukkes punktet sammen igen. Side 13 af 37

14 Når du klikker på dobbeltpilene - Der vender nedad, folder hele dagsordenspunktet sig ud, inkl. alle elementerne (eks. Resume og Sagsfremstilling) - Der vender opad, samles hele dagsordenspunktet sig igen, inkl. alle elementerne (eks. Resume og Sagsfremstilling) Side 14 af 37

15 Klik på kollaps-pilen i bunden for at sammenfatte dagsordenspunktet igen Hængelås ud for et punkt betyder, at det er et lukket punkt, som du kun kan se, hvis de har rettighederne Medlem eller Følger+ Side 15 af 37

16 7. Tag personlige noter (PC og ipad) - Åbn det pågældende møde - Marker ord/område, som du vil tage en note til. - Klik på det blå felt Lav note Det markerede ord/område bliver nu gult Ud fra det pågældende møde på forsiden i mødedetaljer og ud for det pågældende punkt vil der nu være anført et gult ikon: Side 16 af 37

17 Udskriv noter fra mødedetaljer (kun PC) - Vælg Mødenoter - Slå høremenuen med kalendere og søgefeltet fra: Brug pilen i øverste højre hjørne Side 17 af 37

18 - Du kan nu printe noterne ud (Tast CTRL+P): Side 18 af 37

19 8. Opret et delbart talepapir til et dagsordenspunkt Talepapir: - Åbn det pågældende møde - Klik på Nyt talepapir til højre for det enkelte dagsordenspunkt Side 19 af 37

20 Skriv en titel/overskrift - Skriv din tekst - Tryk på Gem Ud for det pågældende møde på forsiden og i Mødedetaljer vil der nu være anført en taleboble Ved det enkelte punkt står talepapiret nederst på siden. Her kan du redigere og slette. I feltet deles med kan du dele dit talepapir med kollegaer Side 20 af 37

21 Rediger/slet talepapir - Tryk på hhv. Rediger hhv. Slet - Udfør ændringen - Tryk på Gem hhv. slet Side 21 af 37

22 Udskriv talepapir fra punktet - Vælg Print talepapir Du får nu overskriften for punktet samt talepapiret udskrevet Udskriv talepapir fra Mødedetaljer: - Vælg Print alle talepapirer - Tast CTRL+P Du får nu kun overskriften for punktet med og talepapirerne Side 22 af 37

23 Del talepapir - Klik på: DEL MED FLERE BRUGERE Udsøg enkeltvis de personer, der skal kunne se talepapiret i deres version af OS2dagorden. - Klik derefter på Gem - Fjern fluebenet, hvis personen ikke længere skal kunne se talepapiret - Klik på Gem Side 23 af 37

24 9. Send et dagsordenspunkt til en ven Hvis du ønsker at sende et punkt til en anden: - Klik på knappen Send til en ven I det næste skærmbillede skriver du dit navn, din besked til modtager og modtagers mailadresse. Klik på Send : Side 24 af 37

25 Modtageren får nu en mail fra OS2dagsorden samt punktet i sin helhed, dog uden evt. noter og talepapirer, du måtte have udfærdiget Side 25 af 37

26 10. Samlede pdf-dokumenter/udskrivning/ se alle noter/talepapirer/bilag Når du åbner et møde, kan du vælge mellem: - Hent samlet dokument i pdf - Mødenoter - Print alle talepapirer - Se et preview af et bilag Side 26 af 37

27 Udskriv enkelte bilag - Gå ind under selve mødet - Gå ind på dagsordenspunktet - Klik på bilaget du vil udskrive - Tryk på Hente PDF-Version - Åbn pdf-dokumentet - Tryk CTRL+P og udskriv bilaget Side 27 af 37

28 Print på ipad: - Du kan printe fra ipad hjemmefra via AirPrint - At printe fra administrationen på ipad er ikke muligt Side 28 af 37

29 Se preview af et bilag Tryk på pilen ud for et bilag for at se et preview Side 29 af 37

30 11. Mine indstillinger og adviseringer Når du åbner Mine Indstillinger på, kan du redigere i: Fulde navn (vises ved fx deling af talepapir) Organisationsenhed Kalendervisning Side 30 af 37

31 PC: Her kan du også tilføje og fjerne de udvalg, du ønsker at følge: Tryk på udvalget i Mulige udvalg og hiv denne over i Følger Find det / de ønskede udvalg i Mulige udvalg Klik på klokkeikonet, hvis du ønsker at modtage en mail, når der kommer nyt indhold i et udvalg, du følger Klik på gem Side 31 af 37

32 Ipad: Når du åbner Mine Indstillinger på Ipad, kan du redigere i: Sæt flueben ved de ønskede udvalg ved at klikke på dem i listen Følger Klik Gem Side 32 af 37

33 Bilag: Log ind med SMS-engangskode via PC / ipad / Mobil - Åbn en browser (Explorer, Firefox, Chrome, Safari) og gå hen til - Under menupunktet Medarbejder øverst vælger du det system du vil logge på, eks. OS2dagsorden. Side 33 af 37

34 - Vælg fanen Log ind med SMS kode - Indtast dit almindelige it-brugernavn og adgangskode. - Klik på Log ind Side 34 af 37

35 - Du modtager nu en engangskode på SMS på den mobil, der er registreret i Syddjurs. - Indtast den kode du modtog på SMS. - Klik på Log ind. - Du er nu henne ved OS2dagsorden. Side 35 af 37

36 Bilag: ipad opret genvej på hjemmeskærm - Klik på i øverste højre hjørne, når du er logget på OS2dagsorden. Side 36 af 37

37 Vælg Du har nu en genvej på din ipad Genvejen kan nu benyttes til log-ind på OS2dagsorden fremadrettet. Side 37 af 37