Forslag til tilpasning af den administrative organisering med virkning fra 1/

Transkript

1 NOTAT til tilpasning af den administrative organisering med virkning fra 1/ maj 2018 Journal nr. 1. Baggrund Byrådet har i forbindelse med vedtagelse af budget besluttet, at der skal udarbejdes en analyse af de administrative opgavers størrelse, indhold, placering og udførelse, herunder en analyse af ledelsesstrukturerne. Der er fra politisk side tilkendegivet et særligt fokus på antallet af lederstillinger. Sagsbehandler Hmsoe Økonomiudvalget fik på møde i april måned en første afrapportering. I forlængelse heraf har direktionen igangsat en afdækning af de administrative opgaver, der løses inden for de enkelte fagområder samt analyseret organiseringen og ledelsesstrukturen. På den baggrund er der udarbejdet et oplæg til tilpasning af den administrative organisation, som er beskrevet nærmere under punkterne Centerstrukturen evalueres/erfaringsopsamles efter 1 år (dvs. oktober 2019) med henblik på evt. tilpasning af strukturen. 2. Høring et om tilpasning af den administrative organisering sendes til høring i de involverede Med-udvalg, jfr. nedenfor. Der vil efterfølgende blive fremsendt forslag til ændringer i den nuværende MED-struktur. Høringsperioden løber fra d. 1. juni 20. juni 2018 i følgende udvalg: Direktørområde Strategi, Service og Koordination Teknik, Miljø og Erhverv Udvalg, hvor forslag skal i høring Del Med-udvalget for Strategi, Service og Koordination Formelle personalemøder i Økonomi og Udvikling Byrådssekretariat Personaleafdeling IKT og Digitalisering Del Med-udvalget for Teknik, Miljø og Erhverv Høringen omhandler følgende forslag Pkt. 3 og Pkt. 11, jfr. neden for Oprettelse af to centre under Strategi, Service og Koordination, jfr. pkt. 3 IKT og Digitalisering overflyttes til direktørområdet Teknik, Miljø og Erhverv, pkt. 11 IKT og Digitaliering overflyttes til direktørområdet Teknik, Miljø og Erhverv, pkt. 11

2 Direktørområde Velfærd, Arbejdsmarked og Sundhed: Opvækst, Uddannelse og Kultur Udvalg, hvor forslag skal i høring Del Med-udvalget for Velfærd, Arbejdsmarked og Sundhed Koordinerende lokaludvalg for Sundhedsområdet Lokaludvalg for: Sundhedssekretariatet Træningsenheden Koordinerende lokaludvalg for Ældre og Social Service Lokaludvalg for: Visitationen Voksenafdelingen og Stab Del Med-udvalget for Opvækst, Uddannelse og Kultur Koordinerende lokaludvalg for Kultur og Fritid Koordinerende lokaludvalg for 0-16 års området Lokaludvalg for UBK og formelt personalemøde i Børne- og Skolesekretariatet Høringen omhandler følgende forslag Pkt. 3-8, jfr. neden for Oprettelse af center for Politik, Sundhed og Personale, jfr. pkt. 3, overflytning af borgernære sundhedstilbud til Træningsenheden, jfr. pkt. 4, overflytning af sundhedsfaglige konsulentfunktioner til Ældre og Social Service, jfr. pkt. 5 og overflytning af de brugerstyrede centre til Kultur og Fritid, jfr. pkt. 6 Overflytning af sundhedsfaglige konsulentfunktioner fra Sundhed, jfr. pkt. 5, sammenlægning af Visitation og Voksenafdeling, jfr. pkt. 7 samt nedlæggelse af afdelingslederstilling vedr. Plejeboliger og Døgnpleje, jfr. pkt. 8 Pkt. 6, pkt. 9 og pkt. 10 jfr. nedenfor Overflytning af de brugerstyrede centre fra Sundhed, jfr. pkt. 6 og Nedlæggelse af lederstilling af idrætsområdet, jfr. pkt. 10 Sammenlægning af UBK og Børne- og skolesekretariatet, jfr. pkt. 9 Sammenlægning af UBK og Børne- og skolesekretariatet, jfr. pkt. 9 Høringssvar behandles på ekstraordinært møde i Hoved MED-udvalget den 25. juni Hoved MED-udvalget har mulighed for at afgive høringssvar senest kl. 16 samme dag. Direktionen træffer endelig beslutning om forslaget til tilpasning af den administrative organisering den 26. juni Høringssvar sendes til Personaleafdelingens funktionspostkasse, personale@frederikssund.dk senest den 20. juni /9

3 3. Oprettelse af to centrale centre i Strategi, Service og Koordination Ressourcefællesskab Stærkere faglige miljøer Færre lederstillinger Forestående implementering af nyt økonomi- og lønsystem Ønske om robusthed i organiseringen Styrke udviklingen og den strategiske ledelse af større tværgående udviklingsdagsordener Styrke sammenhængen mellem uddannelsesområdet og HR Der etableres to centrale tværgående centre: Center for Politik, Sundhed og Personale Center for Økonomi Med forslaget om at oprette 2 centrale tværgående centre ønsker direktionen at samle og styrke de tværgående drifts- og udviklingsfunktioner for at sikre en stærkere og mere sammenhængende understøttelse af Byråd, ledelse og den samlede organisation. Direktørområdet skifter samtidig navn til Politik, Økonomi og Personale. Konsekvenser pr. 1. oktober 2018 Sundhedsafdelingen, Byrådssekretariatet og Personaleafdelingen nedlægges som selvstændige afdelinger. Konsekvens for Sundhedsafdelingen: Afdelingen overføres samlet til Center for Politik, Sundhed og Personale, dog overføres sundhedsfaglige funktioner (dokumentationskonsulent, inkontinensklinikken herunder myndighedsopgave, patientsikkerhed og hygiejne) til Ældre og Social Service. Samarbejdet med de brugerstyrede centre overføres til Kultur og Fritid, samtidig overføres en medarbejder fra Sundhed til Kultur og Fritid. Konsekvens for Byrådssekretariatet: Afdelingen overføres samlet til Center for Politik, Sundhed og Personale. Funktionen som kommunikationschef nedlægges og funktionen overgår til afdelingsleder for Politik, Jura og Kommunikation. Konsekvens for Personaleafdelingen: Lønsektionen overføres til Center for Økonomi. Forhandlings- og HR-team overføres til Center for Politik, Sundhed og Personale. Konsekvens for Økonomi- og Udviklingsafdelingen: Udviklingsenheden overføres til Center for Politik, Sundhed og Personale. Konsekvens for Personalecheffunktionen: Den nuværende personalechef har meddelt, at hun ønsker at gå på pension i Personalecheffunktionen overgår derfor til Centerchefen for Politik, Sundhed og Personale pr. 1. april Referencedirektører pr. 1. oktober 2018: Center for Politik, Sundhed og Personale: Kommunaldirektøren er referencedirektør i opgaver vedr. politik, jura, personale, byrådssekretariat og Hoved MED. Direktøren for Velfærd, Arbejdsmarked og Sundhed er referencedirektør i opgaver vedr. sundhed og forebyggelse. Center for Økonomi: Kommunaldirektøren er referencedirektør. 3/9

4 Center for Politik, Sundhed og Personale pr. 1. oktober 2018: Detaljeret organisationsplan for administrationen i Center for Politik, Sundhed og Personale Nuværende sekretariatsenhed i Byrådssekretariatet Juridisk Enhed Borgerrådgiver Betjening af Byråd, Økonomiudvalg og Borgmester Direktion og chefgruppe (Malene Størup sekretær direktion, Merete Pagter sekretær chefgruppe) Kommunikation Udviklingsenhed fra Økonomi: ex. på opgaver er projektledelse af frikommuneforsøg, facilitering af direktørnetværk, tværgående analyser og arbejdsgangsanalyser Nuværende stab på Sundhedsområdet Projektledelse af tværsektorielt sundhedshus Projektledelse af projekter i det borgernære sundhedsvæsen og akutområdet Sundhedspolitik og tværgående implementering Effektregnskaber på sundhedsområdet Projektledelse af Børnebroen Uddannelsesområdet (sosu og sygepleje) Administrative opgaver på hele Sundhedsområdet Betjening af Velfærdsudvalg og Social- og Sundhedsudvalg HR-enhed fra Personaleafdelingen: betjening af Hoved MED, arbejdsmiljø, bistand til lederrekrutteringer, trivselsundersøgelser, organisationsudvikling 4/9

5 Center for Økonomi pr. 1. oktober 2018: 4. Overflytning af borgernære sundhedstilbud til Træningsenheden Samle de borgernære sundhedstilbud på Sundhedsområdet under samme ledelse og i sammenhæng til sundhedstilbud i Træningsenheden Skabe større synergi mellem de borgerrettede sundhedstilbud Følgende sundhedstilbud, som pt er placeret i Sundhedstilbud og Uddannelse i den nuværende Sundhedsafdeling, flyttes til Træningsenheden under områdeleder Niels Lund Jans: Forløbsprogrammer Den afklarende samtale Rygestop Lær at tackle Træning inkontinens Diætist indsats Forebyggende hjemmebesøg 5. Overflytning af sundhedsfaglige konsulentfunktioner til Ældre og Social Service Skabe større sammenhæng mellem kvalitetsudvikling og drift Styrke samarbejdet om borgerne Følgende tværgående sundhedsfaglige funktioner, som pt er placeret i Sundhedstilbud og Uddannelse i den nuværende Sundhedsafdeling, flyttes til Ældre og Social Service: 5/9

6 Dokumentationskonsulent Patientsikkerhed Hygiejne Inkontinensklinikken herunder myndighedsopgave ift. inkontinenshjælpemidler 6. Overflytning af de brugerstyrede centre til Kultur og Fritid Skabe større synergi mellem de brugerstyrede centre og fritidsområde Styrke fokus på frivillighed og udmøntning af Frivilligstrategien på tværs af organisationen De brugerstyrede centre overflyttes fra det nuværende Sundhedsområde til Kultur og Fritid sammen med en konsulentstilling, hvor det anslås, at ca. ¼ af tiden bruges på samarbejdet med de brugerstyrede centre. Konsulentstillingen placeres i Kultur- og Fritidssekretariatet med reference til kultur- og fritidschef Anders Munch Skovgren. De brugerstyrede centre ligger under Social- og sundhedsudvalget politikområde. Centrene modtager kommunalt tilskud i henhold til 79 i Lov om Social Service til aktiviteter og arrangementer. Ved at tilføre Kultur- og Fritid yderligere konsulentressourcer er ambitionen at styrke arbejdet med frivillighed på tværs af kommunen, herunder styrke den tværgående implementering af Frivilligstrategien. 7. Sammenlægning af Visitation og Voksenafdeling Effektivisering i opgavevaretagelsen og øget robusthed Helhedsorientering og koordinering af ydelser Bedre fagligt miljø og tværfaglighed Forventning om, at øget koordinering omkring borgere på tværs af afdelinger og andre aktører vil forbedre borgerens oplevelse og øge effektiviteten i såvel myndighed som drift Sammenlægning af de to myndighedsafdelinger, Visitation og Voksenafdeling i Ældre og Social Service med en fælles afdelingsleder. et indebærer en reduktion på 3 årsværk frem mod Funktionen som hjerneskadekoordinator nedlægges og opgaver i forbindelse med ny-diagnosticerede borgere med sen-hjerneskade fordeles i relevante afdelinger. Funktionen som socialfaglig konsulent bortfalder og opgaverne fordeles blandt øvrige medarbejdere i den fælles myndighedsafdeling og andre relevante afdelinger. Det antages endvidere, at der ved fælles myndighed kan ske effektivisering på øvrige koordinator- og lederfunktioner, svarende til 1 årsværk. Den nye myndighedsafdeling vil have omkring 50 ansatte og der er derfor behov for, at den hidtidige leder af Voksenafdelingen bliver stedfortræder for afdelingslederen og får koordinerende ansvar og ledelsesansvar for dele af afdelingen. 6/9

7 8. Nedlæggelse af afdelingslederstilling vedr. Plejeboliger og Døgnpleje Reduktion af ledelseslag mellem fagchefen og ledere af omsorgscentre og døgnpleje i lighed med organisering i forhold til de sociale botilbud. Stillingen som afdelingsleder vedr. Plejeboliger og Døgnpleje nedlægges for at skabe en ensartet ledelsesstruktur i Ældre og Social Service, således at alle niveau 3 ledere i fremtiden refererer direkte til fagchefen. Ved nedlæggelse af stillingen overgår afdelingslederen til en stilling som chefkonsulent i staben med reference til fagchefen. Chefkonsulenten understøtter fagchefen i forhold til alle driftsopgaver og i forhold til den nye fælles myndighedsafdeling. Chefkonsulenten skal løse en række udviklings- og optimeringsopgaver og skal sammen med fagchefen sikre sammenhæng til sundhedsområdet. Chefkonsulenten indgår i ledelsesgruppen i Ældre og Social Service. Den nuværende chefkonsulentstilling i staben nedlægges, når stillingsindehaveren fratræder sin stilling pr. 1/ for at gå på pension. Ældre og Social Service pr. 1. oktober 2018: 7/9

8 9. Sammenlægning af Udviklingscenter for Børn og Børnekultur (UBK) og Børne- og Skolesekretariatet En stærk fælles afdeling i Børn og Skole med fokus på både myndighed, forvaltning og udvikling Færre lederstillinger Styrkelse af det faglige miljø Det nuværende UBK og Børne- og skolesekretariat sammenlægges og de nuværende afdelinger nedlægges dermed i deres nuværende form. Samlingen af de to afdelinger i et fælles Børn og Skole muliggør nedlæggelsen af afdelingslederstillingen i Børneog Skolesekretariatet, som pt er vakant. Afdelingslederen i UBK bliver ny afdelingsleder for den nye afdeling Børn og Skole. Med samlingen af de to afdelinger forventes der at opstå en ny synergi i Børn og Skole samt en stærk sammenhæng mellem de medarbejdere der primært arbejder med myndighedsfunktioner og de medarbejdere der primært arbejder med udvikling. Børn og Skole pr. 1. oktober 2018: 8/9

9 10. Nedlæggelse af stillingen som leder af idrætsanlæg i Kultur og Fritid Færre lederstillinger Stillingen som leder af Frederikssund Idrætsanlæg er pt vakant og besat ved konstituering. Ved nedlæggelse af stillingen overgår den konstituerede leder til sin hidtidige stilling som konsulent og ledelsen af idrætsområdet varetages herefter af kultur- og fritidschefen. Kultur og Fritid pr. 1. oktober 2018: 11. Overflytning af IKT og Digitalisering til direktørområdet Teknik, Miljø og Erhverv Sammenhæng mellem fysisk placering af chefområderne i Slangerup og referenceforholdet til direktør IKT og Digitalisering er placeret i administrationscentret i Slangerup. I administrationscentret er de tekniske områder ligeledes placeret med reference til direktør Kristian Nabe Nielsen for Teknik, Miljø og Erhverv. IKT og Digitalisering overflyttes til Teknik, Miljø og Erhverv pr. 1. oktober 2018 og direktørområdet skifter samtidig navn til Teknik, Erhverv og IKT. Ikrafttræden Som nævnt indledningsvis gennemføres der MED-høring inden sommerferien, således at direktionen kan træffe endelig beslutning den 26. juni Den nye struktur har ikrattræden til 1. oktober De afledte lokalemæssige tilpasninger og samling af medarbejdere i de nye centre mv planlægges og gennemføres i løbet af efteråret. 9/9