Halsnæs Ny Boligselskab

Transkript

1 Halsnæs Ny Boligselskab Endelig indkaldelse ordinært repræsentantskabsmøde onsdag den 14. marts 2018 kl i fælleslokalet beliggende Vognmandsgade 16, kld., 3300 Frederiksværk Dagsorden Side 1 Valg af dirigent Godkendelse af årsberetning Godkendelse af årsregnskab Godkendelse af revisionsberetning Forelæggelse af boligorganisationens budget Behandling af indkomne forslag Forslag om vedtægtsændring Valg af formand Valg af bestyrelsesmedlemmer Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen Valg af revisor Kompetencedelegering m.v Eventuelt... 6 Udsendt den 1. marts 2018 Side 1 af 6

2 1 Valg af dirigent Repræsentantskabet skal vælge en dirigent til at lede mødet. Herudover vælges ofte et stemmeudvalg, der hjælper dirigenten i forbindelse med stemmeoptællinger. Det indstilles til repræsentantskabet at vælge dirigent og eventuelt stemmeudvalg. 2 Godkendelse af årsberetning Aflæggelse af bestyrelsens årsberetning herunder om forretningsførelsen for det senest forløbne år. Bestyrelsens skriftlige beretning fremgår af årsregnskabets side 11 til 20. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende bestyrelsens årsberetning. 3 Godkendelse af årsregnskab Afdelingernes årsregnskaber godkendes endeligt af boligorganisationens bestyrelse, mens repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af boligorganisationens årsregnskab. Årsregnskab for seneste regnskabsår kan ses på boligselskabets hjemmeside eller rekvireres ved henvendelse til Servicecenter Frederikssund. Det indstilles til repræsentantskabet at godkende boligorganisationens årsregnskab. 4 Godkendelse af revisionsberetning Repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse af revisionsberetningen, der kan ses på boligselskabets hjemmeside eller rekvireres ved henvendelse til Servicecenter Frederikssund. Det indstilles, at repræsentantskabet godkender revisionsberetningen. 5 Forelæggelse af boligorganisationens budget Side 2 af 6

3 Boligorganisationens budget for indeværende regnskabsår er godkendt af organisationsbestyrelsen på møde den 28. februar 2018 og forelægges til orientering. Det indstilles, at repræsentantskabet tager budgettet til efterretning. 6 Behandling af indkomne forslag Forslag, der ønskes behandlet på mødet, sendes til det lokale servicecenter, eller til bv@domea.dk, og skal være servicecenteret i hænde senest onsdag den 28. februar Ingen indkomne forslag. 6.1 Forslag om vedtægtsændring Organisationsbestyrelsen foreslår nedennævnte ændringer af vedtægterne. Alle ændringer er vist med rød skrift i vedlagte bilag. Bestyrelsens sammensætning Halsnæs Kommune har i forlængelse af kommunalvalget i 2017 meddelt, at man ikke længere ønsker at udpege et medlem til organisationsbestyrelsen. Bestyrelsen foreslår derfor en ændring af vedtægternes 11, stk. 1 så organisationsbestyrelsen fremover består af 7 medlemmer, hvor 6 medlemmer vælges af repræsentantskabet blandt beboerne og 1 medlem udpeges af og blandt medlemmerne af Domea.dks bestyrelse. Der foretages konsekvensrettelser i 11, stk. 4 og 10. Repræsentantskabets sammensætning Organisationsbestyrelsens medlemmer er fødte medlemmer af repræsentantskabet, men vedtægterne skal sikre, at de afdelingsvalgte repræsentanter udgør flertallet af repræsentantskabets medlemmer. Da bestyrelsen foreslås reduceret fra 9 til 7 medlemmer foreslås det desuden, at antallet af repræsentanter fra de enkelte afdelinger reduceres fra 4-6 til 3-5. Ændringen fremgår af vedtægternes 5, stk. 2. Skriftlig afstemning på repræsentantskabsmødet Det fremgår af vedtægternes 10, stk. 1, at der skal gennemføres skriftlig afstemning på repræsentantskabsmødet, hvis blot ét medlem af repræsentantskabet forlanger det. Bestyrelsen foreslår, at denne formulering ændres, så den følger normalvedtægten for almene boligorganisationer. Det indebærer, at skriftlig afstemning fremover skal gennemføres, hvis 1/3 af repræsentantskabets medlemmer forlanger det. Ved personvalg skal der dog også i fremtiden altid gennemføres skriftlig afstemning, og tilsvarende kan mødets dirigent altid beslutte, at en afstemning skal gennemføres skriftligt, uanset om mødedeltagerne forlanger det. Dette fremgår ikke af vedtægterne, men af almindelig praksis. Vedtægtsændringen kræver, at mindst 2/3 af repræsentanterne er mødt, og at mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget. Er mindre end 2/3 mødt, men mindst 2/3 af de afgivne stemmer for forslaget, afholdes nyt møde inden 2 uger. På dette møde kan Side 3 af 6

4 forslaget - uanset antallet af fremmødte - vedtages, hvis 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget. Sammen med indkaldelsen til det ordinære møde udsendes derfor en indkaldelse til et ekstraordinært møde den , hvor vedtægtsændringen om nødvendigt kan godkendes endeligt med 2/3 flertal uanset fremmødet. Bestyrelsen indstiller, at repræsentantskabet godkender forslaget til vedtægtsændring. 7 Valg af formand Repræsentantskabet har tidligere besluttet, at formanden for organisationsbestyrelsen vælges direkte af repræsentantskabet. På repræsentantskabsmøde den 23. november 2015 blev Trine Feldstedt valgt som formand. Trine Feldstedt ønsker at genopstille. Formanden vælges for 2 år. Bestyrelsen indstiller, at repræsentantskabet genvælger Trine Feldstedt til formand for 2 år. 8 Valg af bestyrelsesmedlemmer Organisationsbestyrelsen består af 9 medlemmer. 7 medlemmer vælges af repræsentantskabet, mens 1 medlem udpeges af Halsnæs Kommune, 1 medlem udpeges af og blandt medlemmerne af Domea.dks bestyrelse. Formand eller næstformand for bestyrelsen skal være beboer i boligorganisationen. Forud for repræsentantskabsmødet har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valg af Afgangsår Trine Feldstedt Formand Repræsentantskabet 2018 Mona Jensen Næstformand Repræsentantskabet 2019 Kirsten Madsen Medlem Repræsentantskabet 2019 Povl Povlsen Medlem Repræsentantskabet 2018 Kirsten Mortensen Medlem Repræsentantskabet 2018 Pernille Boldrup Medlem Repræsentantskabet 2019 Lise-Lotte Larsen Medlem Repræsentantskabet 2018 Preben Stampe Rasmussen Medlem Domea.dk Vakant Medlem Halsnæs kommune Side 4 af 6

5 Afgangsorden indebærer, at Trine Feldstedt, Kirsten Mortensen, Povl Povlsen og Lise- Lotte Larsen er på valg på næste ordinære repræsentantskabsmøde. Alle har oplyst, at de ønsker genvalg. Formanden vælges direkte af repræsentantskabet under et selvstændigt punkt på dagsordenen. Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger/genvælger 2 medlemmer til organisationsbestyrelsen for 2 år. 9 Valg af suppleanter til organisationsbestyrelsen Suppleanter vælges for 1 år og indtræder i bestyrelsen, når et medlem udtræder af bestyrelsen eller har længerevarende forfald. Ved valg af flere suppleanter skal der tages stilling til disses indbyrdes rangorden. På repræsentantskabsmøde i 2017 blev Jette Larsen valgt som 1. suppleant og Michael K. Kristiansen valgt som 2. suppleant. Det indstilles, at repræsentantskabet vælger suppleanter til organisationsbestyrelsen for 1 år. 10 Valg af revisor Revisor er på valg hvert år og genvalg kan ske. På repræsentantskabsmødet i 20xx genvalgtes revisionsaktieselskabet BDO. Det indstilles, at repræsentantskabet at vælger/genvælger revisor for indeværende regnskabsår. 11 Kompetencedelegering m.v. Repræsentantskabet kan beslutte at delegere følgende beslutningskompetencer til organisationsbestyrelsen. 1) Endelig godkendelse af afdelingernes regnskaber 2) Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme. 3) Overgang af en afdeling fra en boligorganisation til en anden. 4) Opdeling eller sammenlægning af afdelinger. 5) Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme. 6) Grundkøb. 7) Iværksættelse af nyt byggeri. Side 5 af 6

6 8) Pantsætning af afdelingernes ejendomme. 9) Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger. Repræsentantskabet kan til enhver tid tilbagekalde en delegeret kompetence, men det forudsætter, at der fremsættes forslag herom efter reglerne i vedtægterne. Af hensyn til sagsbehandling vedrørende tinglysning m.v. noteres det, at Domea.dk s.m.b.a. er boligorganisationens administrator Det indstilles, at repræsentantskabet delegerer beslutningskompetencen på de nævnte områder til organisationsbestyrelsen og bekræfter valget af administrator. 12 Eventuelt Side 6 af 6