Tlf: CVR-nr Beretning om den løbende revision 2011 udført indtil medio maj måned 2012

Transkript

1 Tlf: BDO Kommunernes Revision Sofiendalsvej 11 Boks 7030 DK-9200 Aalborg SV VIBORG KOMMUNE Beretning nr. 13 (side ) Beretning om den løbende revision 2011 udført indtil medio maj måned 2012 Delberetning om revisionen af regnskabet for året 2011 BDO Kommunernes Revision,, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.

2 Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING REGNSKABSFØRING OG INTERNE KONTROLLER Principper for økonomistyring Bilagsbehandling og interne kontroller Tilsyn med bogføringsenheder GENNEMGANG AF UDVALGTE BALANCEPOSTER Likvide beholdninger Øvrige balanceposter LØN- OG PERSONALEOMRÅDET VEDERLAG M.V. TIL POLITIKERE IT-SIKKERHED REVISION AF DE SOCIALE OMRÅDER MED STATSREFUSION Generelt Formål Revisionens omfang og udførelse Forretningsgange m.v Personsager Tilbud til udlændinge Førtidspensioner Kontante ydelser (herunder børnetilskud og børnefamilieydelser) Revalidering (herunder ledighedsydelse og fleksjob) Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder, servicejob og forsikrede ledige) OPFØLGNING PÅ TIDLIGERE REVISIONSBEMÆRKNINGER REVISIONENS BEMÆRKNINGER

3 Til Viborg Byråd 1 Indledning I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for afgives hermed beretning om revisionsarbejder vedrørende 2011 udført indtil medio maj Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves det, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen skal det vurderes, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger og den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vores beretning om tiltrædelse pr. 1. januar 2007 (beretning nr. 1). Revisionen i den anførte periode har omfattet de områder, der er omtalt i denne beretning. Vi gør opmærksom på, at revisionen for regnskabsåret 2011 først er afsluttet, når vi har revideret årsregnskabet og har afgivet revisionsberetning herom. 2 Regnskabsføring og interne kontroller 2.1 Principper for økonomistyring Vi har gennemgået kommunens principper for økonomistyring og herunder vurderet om principperne fortsat beskriver rammen og reglerne for, hvordan kommunens økonomistyring, kasse- og regnskabsvæsen m.v. udøves i praksis. Der er ikke etableret en fuldstændig funktionsadskillelse mellem disponerende, registrerende og kontrollerende funktioner i kommunen, bl.a. begrundet i hensynet til en effektiv udnyttelse af ressourcerne. Vi har gennemgået udvalgte kontroller, som er eller bør være forankret i kommunens principper for økonomistyring med tilhørende bilag. I vores gennemgang af de interne kontroller har vi fokuseret på, om ledelsen har etableret interne kontroller til imødegåelse af de risici, som er forbundet med manglende funktionsadskillelse, eksempelvis at der er kontrol af pengestrømme, som ikke er omfattet af NemKonto, interne kontroller rettet mod personer, der indberetter i udbetalingssystemer, tilsynet med betalingsformidlingen, herunder manuelle bilag. 270

4 Det er fortsat vores opfattelse, at principperne for økonomistyring i fornødent omfang beskriver rammen og reglerne for kommunens kasse- og regnskabsvæsen, herunder niveauet for de interne kontroller og ledelsestilsynet. Vi har i tidligere revisionsberetninger anbefalet, at der foretages en gennemgang og ajourføring af principperne for økonomistyring, idet principperne ikke på alle områder beskriver de faktiske forhold. Kommunen har udarbejdet en tidsplan for arbejdet, hvorefter det forventes, at den politiske godkendelse af de ajourførte principper for økonomistyring vil ske inden sommeren De interne kontroller, som vi har fokuseret på ved dette revisionsbesøg, er behandlet i de efterfølgende afsnit. Vi har ikke under vores revision konstateret fejl som følge af besvigelser. 2.2 Bilagsbehandling og interne kontroller Vi har efterprøvet, om bilagsbehandlingen i kommunen overholder de regler, som er vedtaget i principperne for økonomistyring og i det hele taget er tilrettelagt hensigtsmæssigt og betryggende. Vi har foretaget stikprøvevis bilagsrevision med fokus på manuelle udgiftsbilag. Vi har desuden efterprøvet, om kommunen foretager fornøden kontrol af indberetninger i NemKonto-registret, og om der er tilrettelagt en betryggende kontrol ved ændringer i betalingsoplysninger i økonomisystemet Prisme. Det er vores opfattelse, at kommunens bilagsbehandling, som udgangspunkt, er velfungerende og dermed tilrettelagt hensigtsmæssigt og betryggende. Dette begrundes bl.a. med, at Økonomistaben har etableret tilsyn med bilagsbehandlingen i de enkelte bogføringsenheder. Vores stikprøvevise bilagskontrol viste dog, at der i flere tilfælde ikke var vedhæftet dokumentation på manuelt oprettede bilag. Vi vil anbefale, at der i bilagskontrollen sættes fokus på de manuelle udgiftsbilag, som efter vores vurdering er forbundet med en øget risiko for fejl og besvigelser. Årsagen er, at betalingen ikke hænger sammen med en ekstern elektronisk faktura. Vores stikprøvevise bilagsrevision har ikke afdækket fejl, og de reviderede bilag er konteret efter Indenrigs- og Sundhedsministeriets autoriserede konteringsregler. Vores kontrol viste, at der er udført kontrol af dokumentationen for oprettelser og ændringer i NemKonto-systemet. Vi har konstateret, at der kan være en risiko for fejl i forbindelse med ændringer af kreditorer i økonomisystemet Prisme, idet kontrollen af ændringerne udføres af en person med rettighed til selv at oprette/ændre kreditorer. Økonomistaben har oplyst, at der efterfølgende er iværksat en kontrol mod denne risiko. 271

5 2.3 Tilsyn med bogføringsenheder Vi har fulgt op på økonomistabens tilsyn med de decentrale enheder via udførelse af intern revision. En væsentlig del af den interne revision er rettet mod at vurdere, om der decentralt er etableret de fornødne forretningsgange for budgetkontrol, ledelsestilsyn med bogføringen samt bilagsbehandlingen generelt. Vi har undersøgt, om tilsynet med de decentrale enheder på områderne Team Voksen, Team Ældre og Team Kultur er gennemført som forudsat i Vores opfølgning på ledelsestilsynet ved decentrale enheder på områderne Team Voksen, Team Ældre og Team Børn og Unge viste, at der foreligger planer for udførelse af tilsynet, men at der pr. november 2011 ikke var gennemført det planlagte antal besøg. Økonomistaben har efterfølgende fremsendt dokumentation for, at der er udført en række kontrolbesøg i december 2011 og januar Besøgsplanerne for gennemførelse af besøg ved de decentrale enheder er revurderet, således at der vil blive gennemført tilsyn ved samtlige decentrale enheder over en 3-årig periode. Det er herefter vores opfattelse, at der udføres et tilstrækkeligt tilsyn med de decentrale enheder. 3 Gennemgang af udvalgte balanceposter 3.1 Likvide beholdninger Vi har under revisionsbesøget rekvireret afstemninger af de likvide beholdninger i pengeinstitutter pr. 15. oktober Ved kontrollen har vi konstateret beholdningernes tilstedeværelse, deres tilhørsforhold til kommunen samt anbringelse pr. eftersynsdagen. Vi har gennemgået afstemninger af konti i pengeinstitutter og af udvalgte mellemregningskonti tilknyttet det likvide område. Herudover har vi vurderet kommunens forretningsgange for den løbende afstemning af kontiene. Kontrollen af beholdninger i pengeinstitutter viste, at bevægelser på de likvide konti bogføres løbende, at kontiene afstemmes i henhold til afstemningsoversigten og at afstemningerne ikke indeholder uafklarede poster. Det er vores opfattelse, at der sker en betryggende kontrol med kommunens likvide beholdninger. 272

6 3.2 Øvrige balanceposter Vi har ved revisionsbesøget fokuseret på at undersøge, om de enkelte afdelinger overholder reglerne i principper for økonomistyring om løbende afstemning af balancekonti. Afstemningsprocedurerne skal sikre, at balancens poster løbende bliver afstemt og udlignet, så der ikke opstår uafklarede mellemværender og differencer med borgere, virksomheder og myndigheder. Økonomistaben har beskrevet kravene til afstemning af balancekonti, som bl.a. indeholder en beskrivelse af ansvarsfordelingen, tidsterminer og de indholdsmæssige krav til en afstemning. Økonomistaben har også etableret et løbende tilsyn med, at afstemningsrutinerne bliver overholdt. Vi har stikprøvevis efterprøvet, om de enkelte afdelinger er ajour med afstemningsarbejdet i forhold til fastlagte regler og tidsterminer. Det er vores opfattelse, at der er etableret en betryggende forretningsgang på området, som sikrer en løbende afstemning af balancens poster. Dette underbygges af vores stikprøver på udvalgte balanceposter. I forbindelse med vores kontrol har vi konstateret, at enkelte konti ikke var med på den afstemningsoversigt, der definerer afstemningsansvarlig og afstemningshyppighed for hver enkelt statuskonto. Økonomistaben har oplyst, at der efterfølgende er foretaget en ajourføring af afstemningsoversigten med henblik på at sikre, at samtlige statuskonti bliver afstemt. Det er videre oplyst, at forretningsgangen for anvendelse og ajourføring af oversigten er præciseret over for de relevante medarbejdere. Den samlede procedure for afstemning af statuskonto vil indgå i den forestående ajourføring af principperne for økonomistyring. Vedrørende konto for leverandørgæld har vi i lighed med tidligere år konstateret, at der er en del ældre poster vedr. kreditnotaer. Økonomistaben har efterfølgende dokumenteret, at kontoen er gennemgået, og at de fleste poster nu er udlignet. Det er desuden oplyst, at kreditnotaer fremadrettet vil blive gennemgået minimum en gang i kvartalet. 4 Løn- og personaleområdet Lønrevisionen har til formål at sikre, at procedurerne omkring indberetning og udbetaling af løn fungerer betryggende. Vores lønrevision tager afsæt i en vurdering af de arbejdsgange og interne kontroller, som har væsentlig betydning for løndannelsen både centralt og decentralt. På baggrund af denne vurdering har vi udvalgt 20 lønsager til test af forretningsgangene. Kontrollen har omfattet lønudbetalinger for perioden januar til oktober 2011, og stikprøven har omfattet både nye og fortsættende lønsager. 273

7 I lønsagerne har vi bl.a. påset, at der foreligger underskrevet ansættelsesbrev at lønindplaceringen, jf. ansættelsesbrevet, er i overensstemmelse med gældende overenskomst at der er overensstemmelse mellem ansættelsesbrevet og den udbetalte løn at der foreligger dokumentation for udbetalte særydelser at særydelser er udbetalt med korrekt beløbssats. Det er vores opfattelse, at kommunens etablerede forretningsgange vedrørende lønadministrationen er betryggende og fungerer hensigtsmæssigt. Vi har ikke fundet væsentlige fejl eller mangler i de gennemgåede stikprøver. 5 Vederlag m.v. til politikere Vi har foretaget gennemgang af udbetalte vederlag, diæter og godtgørelser til borgmester, udvalgsformænd og byrådsmedlemmer. Gennemgangen af udbetalte vederlag m.v. viste enkelte mindre væsentlige fejludbetalinger. Fejlene er rettet, og herefter er udbetalingerne foretaget i henhold til gældende regler og kommunens bestemmelser i øvrigt. Gennemgangen viste, at byrådet ikke har fastlagt et regelsæt for dokumentation og kontrol i forbindelse med udbetaling af erstatning for tabt arbejdsfortjeneste. Da området i vid udstrækning er baseret på skønsmæssige vurderinger i de konkrete tilfælde, anbefales det, at der fastsættes rammer for udøvelsen af disse skønsmæssige vurderinger. 6 It-sikkerhed Kommunens it-anvendelse har betydning for en lang række processer, som er relevante for regnskabsaflæggelsen. It-anvendelsen muliggør effektive interne kontroller, men it kan også udgøre en risiko for disse. Derfor foretager vi hvert år en vurdering af, hvad it-anvendelsen betyder for kommunens interne kontrolmiljø. Ved gennemgangen, som er udført i januar 2012, har vi fortaget en opfølgning på vores tidligere revision med fokus på følgende områder: Prisme Silkeborg løn. 274

8 Som et led i den løbende forvaltningsrevision vurderer vi også, hvordan kommunen overordnet har tilrettelagt styringen af og tilsynet med kommunens generelle it-sikkerhed. Ved vurderingen tager vi udgangspunkt i den opdeling, som fremgår af standarden for itsikkerhed, ISO : Strategi og regler for it-anvendelse og it-sikkerhed Organisering af it-sikkerhedsarbejdet Informationsrelaterede aktiver Medarbejdersikkerhed Fysisk sikkerhed Netværk og drift Adgangsstyring Anskaffelse, udvikling og vedligeholdelse af informationsbehandlingssystemer Sikkerhedshændelser Beredskabsstyring Lovbestemte og kontraktlige krav. Gennemgangen har vist, at vi kan basere vores revision på fungerende generelle it-kontroller i og omkring de enkelte systemer, og at kommunens it-anvendelse ikke indebærer revisionsmæssige risici, som ikke i forvejen er dækket af vores revision at kommunens overordnede styring af it-sikkerheden er tilfredsstillende. Uden at det har påvirket vores konklusion, har revisionen alligevel givet anledning til anbefalinger fra vores side. Anbefalingerne er mundtligt oplyst til it-afdelingens ledelse i forbindelse med afslutningen på revisionen, og de vigtigste heraf er kort skitseret nedenfor: Kommunen har ajourført sin it-sikkerhedspolitik med virkning fra 25. maj Der er siden maj - og bliver fortsat - arbejdet med implementeringen af elementerne i it-sikkerhedspolitikken. Generelt har vi i forhold til opfølgningspunkterne konstateret, at aktiviteter for afhjælpning af punkterne enten allerede er igangsat eller er planlagt til at finde sted i Tidligere revisioners anbefalinger er i vidt omfang stadig gældende og vedrører: Risikovurderinger af systemer og it-drift Implementering af systemejeres opgaver Beskrivelse og udførelse af formaliserede kontroller og tilsyn til kommunens informationssikkerhed Beskrivelse og udarbejdelse af de ledelsesmæssige forventninger til driftsdokumentation, ændringsstyring og styring af sikkerhedshændelser. 275

9 7 Revision af de sociale områder med statsrefusion 7.1 Generelt De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr. 858 af 2. juli 2010 samt bekendtgørelse nr af 22. december 2010 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Socialministeriets, Beskæftigelsesministeriets og Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integrations ressortområder (revisionsbekendtgørelsen) bekendtgørelse nr af 24. oktober 2005 om kommunale revisorers revision af børnefamilieydelser Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: Nyetablerede sager Sager af væsentlig økonomisk karakter Sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter Sager efter revisors vurdering. Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. 276

10 7.2 Forretningsgange m.v. I henhold til regnskabs- og revisionsbekendtgørelsen på områder med statsrefusion og tilskud skal kommunen have tilrettelagt interne kontroller til sikring af kvaliteten i sagsbehandlingen. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer, procedurer for sagsbehandling samt kvalitetskontrol) på følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: Tilbud til udlændinge Førtidspensioner Kontante ydelser (herunder børnetilskud samt børnefamilieydelser) Revalidering (herunder ledighedsydelse og fleksjob) Arbejdsmarkedsforanstaltninger. Vi har foretaget test af kontroller af 21 personsager for at efterprøve kommunens forretningsgange, kvalitetskontrol og andre interne kontroller. Det er vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange, interne kontroller samt at der administreres i overensstemmelse med disse. Det er dog vores vurdering, at kommunens kvalitetskontrol/ledelsestilsyn på nedenstående områder enten ikke har været udført i overensstemmelse med kommunens retningslinjer eller har været mangelfuld: Borgerservice Borgerservice omfatter personsagsområderne pensioner, boligstøtte, barselsdagpenge, børnetilskud og familieydelser. Kommunens procedure for intern kontrol i Borgerservice er ikke efterlevet i 2011, da der ikke er foretaget temakontrol i enkeltsager i Seneste kontrol er foretaget i oktober Vi anbefaler, at kommunens procedure for intern kontrol snarest efterleves. Familieafdelingen Familieafdelingen omfatter personsagsområdet Servicelovens 41 og 42. Det er konstateret, at der ikke foretages ledelsestilsyn eller kontrol af personer med indberetningsadgang i Desuden foretages der ingen kontrol med udbetalinger. Vi har efterfølgende fået forelagt en handleplan vedrørende ledelsestilsyn for 2012, hvor familieafdelingen er overgået til nyt økonomistyresystem. Status i maj måned 2012 er, at der iværksættes ledelsestilsyn på udvalgte sagsstammer i maj 2012, og at ledelsestilsynet får særlig høj prioritet primo juni Vi vil følge op på dette inden den afsluttende beretning for 2011 i august Visitation Social Visitation Social omfatter personsagsområdet Servicelovens

11 Kommunens procedure for intern kontrol i Visitation Social er, at der hvert kvartal udtages 3 sager til fagligt ledelsestilsyn samt 3 sager til økonomisk ledelsestilsyn. Den udførte kontrol i 2011 har dog ikke omfattet konkrete sager i forhold til Servicelovens 100. Det er efterfølgende oplyst, at ledelsestilsynet fremadrettet også vil omfatte konkrete sager i forhold til Servicelovens Personsager På de under afsnit omtalte personsagsområder har vi foretaget gennemgang af udvalgte stikprøver af personsager for at efterprøve kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis samt overholdelse af gældende lovgivning. Vi har i de følgende afsnit redegjort for resultatet af personsagsgennemgangen og anført antallet af sager, som vi har gennemgået på de enkelte personsagsområder. Der er redegjort for, om der er konstateret væsentlige fejl og mangler på området, og hvorvidt disse har haft udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning. Såfremt der er tale om generelle fejl og mangler, vil dette være anført Tilbud til udlændinge Vi har foretaget gennemgang af 12 personsager på følgende områder: 4 sager vedrørende hjælp i særlige tilfælde 4 sager vedrørende integrationsprogram 4 sager vedrørende introduktionsydelse. Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler Førtidspensioner Vi har gennemgået 8 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. 278

12 7.3.3 Kontante ydelser (herunder børnetilskud og børnefamilieydelser) Vi har gennemgået 64 personsager på følgende områder: 24 sager på kontanthjælps- og aktiveringsområdet 11 sager på sygedagpenge-/barselsdagpengeområdet 11 sager, jf. SL 41 og 42 (merudgifter til børn og tabt arbejdsfortjeneste) 4 sager, jf. SL 100 (merudgifter til voksne) 4 sager på børnetilskuds-/børnefamilieydelsesområdet 10 sager på boligstøtteområdet. Der er ved gennemgangen konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager med umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: I 7 sager vedrørende kontanthjælp/aktivering er der ikke foretaget vurdering af, om der skal udarbejdes sygeopfølgningsplan I 1 sag er sygedagpenge konteret forkert. Der er ved gennemgangen konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: I 7 sager vedrørende kontanthjælp/aktivering er opfølgning på det individuelle kontaktforløb i flere tilfælde foretaget for sent I 8 sager vedrørende kontanthjælp/aktivering er der ikke foretaget vurdering af, hvorvidt der skal foretages læse- og skrivetest I 6 sager vedrørende kontanthjælp/aktivering er der ikke udarbejdet en jobplan forinden opstart af tilbud I 3 sager vedrørende sygedagpenge er første opfølgningssamtale foretaget efter 8 uger efter første sygedag, og i 2 sager er efterfølgende opfølgningssamtaler foretaget for sent. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet, på trods af de anførte fejl, generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler Revalidering (herunder ledighedsydelse og fleksjob) Vi har foretaget gennemgang af 20 personsager på følgende områder: 6 sager vedrørende fleksjob 6 sager vedrørende ledighedsydelse 8 sager vedrørende revalidering. Der er ved gennemgangen konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: I 2 sager vedrørende revalidering og i 3 sager vedrørende ledighedsydelse er opfølgning på det individuelle kontaktforløb i flere tilfælde foretaget for sent I 3 sager vedrørende revalidering er der ikke udarbejdet en jobplan forinden opstart af tilbud I 1 sag vedrørende ledighedsydelse er revurdering, jf. AKL 74c, ikke foretaget rettidigt. 279

13 På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at områderne, på trods af de anførte fejl, generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler Arbejdsmarkedsforanstaltninger (herunder, servicejob og forsikrede ledige) Vi har foretaget gennemgang af 10 personsager på følgende områder: 5 sager vedrørende forsikrede ledige 5 sager vedrørende forsikrede ledige med løntilskud (offentlige arbejdsgivere). Der er ved gennemgangen konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: i 2 sager vedrørende forsikrede ledige er der ikke foretaget rettidig opfølgning, jf. LAB 17. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at områderne, på trods af de anførte fejl, generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. 8 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved revisionen har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger. Nedenfor er tidligere afgivne revisionsbemærkninger samt den opfølgning, der er gennemført af kommunen i forhold til bemærkningerne, gengivet. Revisionsberetning nr. 12 (side 257): Særlig gennemgang på fleksjobområdet samt opfølgning på det individuelle kontaktforløb Revisionen skal hvert år gennemgå halvdelen af kommunens nye bevillinger samt halvdelen af alle de sager, hvor der skal foretages revurdering. På baggrund af resultatet af den særlige gennemgang på fleksjobområdet i 2010 er det vores opfattelse, at revurderinger på ledighedsydelse ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. Vi har konstateret flere sager, hvor revurderingerne ikke er foretaget eller foretaget for sent, ikke anvendt tilbud i forbindelse med revurderingen samt ikke redegjort for den pågældendes ressourcer samt muligheden for at anvende og udvikle dem. 280

14 Disse fejl kan få en væsentlig refusionsmæssig betydning, hvis kommunen skal holde udgiften til ledighedsydelse uden for refusion i 36 måneder. Beskæftigelsesministeriet træffer beslutning herom. Da der desuden er fejl og mangler i over 20 % af de udtagne sager, kan Beskæftigelsesministeriet, jf. gældende bestemmelser, tillige anmode om gennemgang af samtlige sager med eventuel yderligere refusionsmæssig betydning. Endvidere har vi ved personsagsgennemgangen vedrørende ledighedsydelse konstateret, at opfølgningen på det individuelle kontaktforløb i samtlige gennemgåede sager foretages for sent. Forvaltningen har allerede iværksat tiltag for at sikre, at revurderinger på ledighedsydelse samt opfølgning på det individuelle kontaktforløb frem over foretages korrekt. Dette er sket bl.a. ved afholdelse af en temadag i samarbejde med en konsulent fra BDO. Arbejdsmarkedschefen har herudover over for os oplyst, at området er blevet tilført flere ressourcer, ligesom der er gennemført it-understøtning for at styrke ledelsestilsynet fremadrettet. Byrådets besvarelse: Det fremgår af byrådets besvarelse, at der i løbet af 2010 er iværksat en række tiltag, og at det allerede i 2. halvår af 2010 kunne ses, at fejl og mangler i sagerne var reduceret. Der er igangsat ledelsestilsyn 2 gange årligt med afdelingens konkrete sager. Dertil kommer øget ledelseskontrol 5 timer ugentligt. Herudover er der igangsat følgende konkrete tiltag: Omorganisering af personale For at sikre rettidig revurdering i sagerne er der udarbejdet intern it-understøtning Afholdt temadag med BDO Kommunernes Revision i juni 2011 med henblik på at få klarlagt procedure og krav inden for området. Endvidere arbejdes der løbende med en række øvrige processer/arbejdsgange, som skal sikre generelt bedre økonomistyring samt optimere og strukturere sagsbehandlingen. På grundlag af byrådets besvarelse og vor opfølgning anser vi bemærkningen som afsluttet. 281

15 9 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har ikke givet anledning til bemærkninger. Viborg, den 31. maj 2012 BDO Kommunernes Revision Jan Hansen Registreret revisor (Fremsendt elektronisk forsynet med digital signatur) 282