. KomUdbud udarbejder referater for hvert dialogmøde. Referater vil i anonymiseret form blive offentliggjort på KomUdbuds hjemmeside.

Transkript

1 Teknisk dialog vedr. udbud på ortoser Deltagere: Leverandører af ortoser, der har tilmeldt sig teknisk dialog Leverandør 1 Dato 9. og 10. marts 2015 Sted Sagsbehandler Vejle Kommune Susanne Fuglsang Agerbo Peder Dahl Lina Elkær Telefon direkte sufa@aarhus.dk pevda@vejle.dk linas@vejle.dk Referat Vejle Kommune har på vegne af KomUdbud den 5. februar annonceret vejledende forhåndsmeddelelse vedr. udbud på ortoser. I meddelelsen inviteres markedets leverandører til teknisk dialog vedr. kravspecifikation og tilbudsliste. Markedets leverandører inviteres til individuelle møder. KomUdbud udarbejder referater for hvert dialogmøde. Referater vil i anonymiseret form blive offentliggjort på KomUdbuds hjemmeside. 1. Velkommen 2. Kravspecifikation (udkast vedlagt som bilag) a. Autorisation hvad skal vi kræve? b. Leveringstider? Hvad er realistisk at kræve både i forhold til nylevering, tilretning og reparation? c. Personlig udlevering af produkter ctr. fremsendelse af produkter d. Evt. Ad 2a) Ad 2b) Der bør stilles krav om, at det altid er autoriserede bandagister, der har dialogen med borgerne. Ikke nok, at disse indestår for/garanterer kvalitet. Præfabrikerede produkter: én uge kan være lige presset nok, hvis produktet er særligt og ikke på lager (eksem- 1

2 pelvis dyre produkter med en meget lav omsætning) 2 uger ville være realistisk. Specialfremstillede produkter: Det anbefales, at formuleringen ændres fra 2 uger efter første afprøvning til 2 uger efter sidste afprøvning. Hertil kan tilføjes, at der maksimalt må gå 14 dage mellem hver afprøvning. Ad 2c) Ad 2d) Anbefaler ikke, at vi accepterer, at leverandørerne fremsender produkter, der ikke er afprøvet. CE-mærkning: Overvej at stille krav om, at de bløde produkter skal være økotex-mærket rigtig mange underleverandører tilbyder i dag mærkning til rimelige penge. Krav til identificering af personale: suppler evt. krav om navneskilt med billedlegitimation. Voksetillæg: det bør sikres, at der også er mulighed for forlængelse ikke kun foddelen. Ændr formulering til udvides og evt. forlænges. Afsnit under bestillingsproceduren ( det er alene ordregiver ) er i nogen grad modsigende i forhold til bestillingsprocedurens punkt 1 forsøg at omformulere. Bestillingsprocedure punkt 2: anbefaler, at der sendes en kopi af afgørelsen til bandagisten. Ansøgninger skal følges af afkrydset tilbudsskema/indeholde oplysninger om IKAs positionsnumre. Indlevering af produkt/modtagelse af bevilling: det bør fremgå, at der menes både og. Evt. blød op via formulering: Uopsættelige reparationer under vis beløbsgrænse kan iværksættes inden bevilling foreligger. Service: borgere og personale bør kun betjenes af autoriserede bandagister. Eksisterende formulering kan tolkes som om, at en fysioterapeut har en tilsvarende uddannelse og derved kunne opfylde kravet. I hvert fald bør det tilføjes, at den tilsvarende uddannelse være som bandagist. Turnusbandagister skal være under supervision. Opfølgning: I langt de fleste tilfælde henvender borgeren sig, hvis produktet ikke fungerer. 2

3 Opfordring til geografisk opdeling: Uhensigtsmæssigt at åbne op for, at der kan bydes med forskellige priser på forskellige geografiske områder. Forretningsadresse ligger indenfor en radius: vær opmærksom på, hvor mange nye steder leverandøren skal etablere sig. Dansk Handicapforbund stil krav til adgangsforhold til forretningslokale evt. med dokumentation - også af klinikrum og værksted. Kvalitetssikringsystem: Jysk Fællesindkøb vægtede på, hvilket kvalitetsstyringssystem leverandøren anvender (ISO). Arbejdstilynets vurdering - mest objektiv smiley (sikkerhed for medarbejdere, fysisk arbejdsmiljø) 3. Tilbudslister a. Hvilke varegrupper er relevante? b. Estimat på, hvor stor andel af de enkelte delelementer, der sælges/fremstilles (leverandør bedes overveje, hvorledes KomUdbud med fordel kan vægte tillæg/grundortoser). Ad 3b) Leverandør laver oplæg til vægtning/fordeling af tillægs ydelser. 3

4 Teknisk dialog vedr. udbud på ortoser Deltagere: Leverandører af ortoser, der har tilmeldt sig teknisk dialog Leverandør 2 Dato 9. og 10. marts 2015 Sted Sagsbehandler Vejle Kommune Susanne Fuglsang Agerbo Peder Dahl Lina Elkær Telefon direkte sufa@aarhus.dk pevda@vejle.dk linas@vejle.dk Referat Vejle Kommune har på vegne af KomUdbud den 5. februar annonceret vejledende forhåndsmeddelelse vedr. udbud på ortoser. I meddelelsen inviteres markedets leverandører til teknisk dialog vedr. kravspecifikation og tilbudsliste. Markedets leverandører inviteres til individuelle møder. KomUdbud udarbejder referater for hvert dialogmøde. Referater vil i anonymiseret form blive offentliggjort på KomUdbuds hjemmeside. 1. Velkommen Tidsplan: KomUdbud forventer at en ny kontrakt vil have kontraktstart 1. februar Positivt, at der indkaldes til individuelle møder. Store spørgemøder er ikke altid givtige. 2. Kravspecifikation (udkast vedlagt som bilag) a. Autorisation hvad skal vi kræve? b. Leveringstider? Hvad er realistisk at kræve både i forhold til nylevering, tilretning og reparation? c. Personlig udlevering af produkter ctr. fremsendelse af produkter? d. Evt. Ad 2a) Autorisationen er en beskyttet titel. Det anbefales at stille krav om autorisation. 4

5 Ad 2b) Præfabrikerede produkter: 90 % kan leveres fra dag til dag indenfor ugen anbefal at stille en uge som minimumskrav. Specialfremstillede produkter: flertallet af tilfældene kan leveres indenfor 6 uger. Evt. tilføj, at det forudsættes, at der er dialog ved særligt komplekse produkter. Hvis ikke frister kan overholdes skal der ske dialog. Regn altid i arbejdsdage (ikke kalenderdage) hjemme besøg: 10 arbejdsdage. Definer pris for hjemmebesøg for at motivere til, at borgere i udgangspunktet selv skal møde op på leverandørens forretningsadresse. Herved vil antallet af hjemmebesøg falde hvis hjemmebesøg er inkl. vil produkterne fordyres. Sørg dog for, at prisen på hjemmebesøg ikke vægtes for højt. Ad 2c) Ad 2d) Der kan sagtens laves ændringer/reparationer/ tilretninger, der ikke ændrer på pasform her kan produkter sagtens sendes. Udlevering af et nyt produkt vil altid ske ved personlig udlevering (med mindre der er tale om et standardprodukt, der ikke kræver tilretning). I praksis vil fysioterapeuter på institutioner kunne modtage og udlevere produkt til barnet, hvis denne ikke er til stede. Geografisk opdeling: anbefaler opdeling dyrere at levere til områder, hvor leverandøren ikke er etableret. Pga. fritvalgsreglerne, er det ikke altid rentabelt at etablere sig. Stil evt. krav om, at borgeren skal kunne navigere på leverandørens hjemmeside og læse CV er på dennes autoriserede personale. Underskrift på bevilling/følgeseddel i forbindelse med ud levering: underskrift ikke noget værd, men alene en omstændig, administrativ proces. Ikke muligt, hvor produk ter fremsendes. Tilpasningsperiode: Pas på definition af tilpasningsperiode. Der kan være tilfælde, hvor produktet går i stykker kort tid efter udlevering pga. forkert/utilsigtet brug. Produkter kan misbruges/ødelægges. Tilføj med mindre produktet har været udsat for utilsigtet brug. 5

6 Opfølgning: ved komplekse/individuelt fremstillede produkter skal der altid være opfølgning ikke aktuelt ved ikke tilrettede standardprodukter leverandør overvejer forslag til formulering. Beskyttelse af personfølsomme oplysninger: Leverandøren er registreret hos datatilsynet i forhold til at måtte opbevare personfølsomme oplysninger. Endvidere underskriver borgeren samtykkeerklæring om, at leverandøren må opbevare borgerens data (også efter endt kontrakt udløb). Opfordring: sænk de administrative byrder. Problematisk hvis leverandøren skal udregne pris i forhold til frit valg uden omkostninger for ordregiver. Som forbigået tilbudsgiver har man øget incitament til at søge varer udenfor tilbudsskemaet. Opfordrer til, at leverandøren skal have omkostninger dækket ved at skulle afgive tilbud på, hvad der er det bedst egnede, billigste hjælpemiddel. UNSPCS: findes ikke koder, der kan dække området ned på specificeret, relevant niveau. 3. Tilbudslister a. Hvilke varegrupper er relevante? b. Estimat på, hvor stor andel af de enkelte delelementer, der sælges/fremstilles (leverandør bedes overveje, hvorledes KomUdbud med fordel kan vægte tillæg/grundortoser). Ad 3a) Ingen produkter, der udelukkende henvender sig til frakturer måske der kan findes varianter hertil på tilbudslisten, men ingen grundortoser. Vægtning på grupper IKA-forslag. Alle grupper er relevante. Ad 3b) Leverandør laver oplæg til vægtning på tillæg + overvejer, hvordan vi løser, at fx knæled optræder på listen flere steder (muligt at indbyde på forskellig pris på samme produkt samme varenummer) Varenumre IKA positionsnumre. 6

7 Teknisk dialog vedr. udbud på ortoser Deltagere: Leverandører af ortoser, der har tilmeldt sig teknisk dialog Leverandør 3 Dato 9. og 10. marts 2015 Sted Sagsbehandler Vejle Kommune Susanne Fuglsang Agerbo Peder Dahl Lina Elkær Telefon direkte sufa@aarhus.dk pevda@vejle.dk linas@vejle.dk Referat Vejle Kommune har på vegne af KomUdbud den 5. februar annonceret vejledende forhåndsmeddelelse vedr. udbud på ortoser. I meddelelsen inviteres markedets leverandører til teknisk dialog vedr. kravspecifikation og tilbudsliste. Markedets leverandører inviteres til individuelle møder. KomUdbud udarbejder referater for hvert dialogmøde. Referater vil i anonymiseret form blive offentliggjort på KomUdbuds hjemmeside. 1. Velkommen Meget positivt med teknisk dialog. 2. Kravspecifikation (udkast vedlagt som bilag) a. Autorisation hvad skal vi kræve? b. Leveringstider? Hvad er realistisk at kræve både i forhold til nylevering, tilretning og reparation? c. Personlig udlevering af produkter ctr. fremsendelse af produkter? d. Evt. Ad 2a) Autorisation er bestemt et relevant krav at stille. Udlændinge kan også få autorisation, hvis de har en relevant, lignende uddannelse. Det er Sundhedsstyrelsen der giver autorisationen. 7

8 Ad 2b) Punkt 1.4 det bør fremgå at leveringstiden gælder fra det tidspunkt hvor bandagisten har modtaget bevillingen. 4 uger til levering af individuelt fremstillede produkter er fint. Der er dog forskel på genbestillinger og førstegangsydelser. Reparationstiden bør sættes til maksimalt 2-3 uger. Dette er en lang periode at undvære sit hjælpemiddel i for borgeren. Modtagerkvitteringer bruges næsten ikke længere. Der bruges ekstremt mange ressourcer på det, og underskriften giver ikke noget alligevel. Der er aldrig oplevet snyd fra borgere, så hvilket formål tjener de? Ad 2c) Ad 2d) Under punkt 1.1. kræves der, at alt materiale skal være på dansk. Det kunne være hensigtsmæssigt hvis brochure-materiale og andre bilag måtte afleveres på engelsk/tysk. Under punkt 1.2 Kvalitet Der henstilles til, at der stilles krav om en dokumenteret kvalitetsstyring for arbejdsprocesser og håndtering af reklamationer. Under punkt 1.3 Bevilling sendes til borgeren. Der henstilles til, at leverandøren også får en advis, da det i praksis giver problemer, når det kun er borgeren der får tilsendt bevillingen. Ofte opleves det f.eks. at borgeren ikke får tømt sin e-boks. Bandagisten kan ikke gå i gang før de har set bevillingen. Under punkt 1.6 Kontrol er et meget fordyrende element, som ikke giver mening i alle tilfælde. Det giver mest mening ved mere komplekse ydelser, eller hvor der kræves store individuelle tilpasninger. Men her ligger det i den sundhedsfaglige forpligtelse som bandagister, jf. deres autorisation, er underlagt i forvejen. Derfor findes det hverken nødvendigt eller hensigtsmæssigt, at stille krav om kontrol. Leverandør kunne godt tænke sig at man vægtede på flere kvalitative elementer, såsom åbningstid, lokalernes beskaffenhed og værkstedsfaciliteter. Leverandøren mener, at det vigtige rent kvalitativt er, om borgerne kan få tider der passer ind i deres hverdag, hvorfor f.eks. antal 8

9 åbningsdag pr. uge er vigtigt. Et andet vigtigt element ift. faciliteterne kunne være, hvor mange maskiner man har tæt på borgerne, så det er muligt at foretage reparation på stedet. Leverandør har gode erfaringer med at frit valg - leverandørerne får udleveret en tilbudsliste uden priser, som en afkrydsningsliste således, at der afgives tilbud på de samme parametre hos frit valg-leverandøren, som den der har aftalen. Leverandør henstiller til, at man stiller krav til, at leverandørens lokaler lever op til kravene fra Dansk Handicap Forbund. Brochure er udleveret. Leverandør henstiller til, at man deler opgaven op i geografiske delaftaler, da KomUdbud udgør et meget stort område. Der henvises til at opdelingen på brystproteseaftalen kunne være hensigtsmæssig. Leverandør mener at vi kunne få yderligere inspiration til et godt udbudsmateriale ved at kigge på udbuddet fra Jysk Fællesindkøb. Bl.a har det været godt, at der var stillet mange krav, der var en god kvalitativ vægtning bl.a. vedr og certificeringer, samt en god pointmodel for tildelingen. 3. Tilbudslister a. Hvilke varegrupper er relevante? b. Estimat på, hvor stor andel af de enkelte delelementer, der sælges/fremstilles (leverandør bedes overveje, hvorledes KomUdbud med fordel kan vægte tillæg/grundortoser). Ad 3a) Ad 3b) IKA-listen er et rigtigt godt udgangspunkt for en tilbudsliste, der skal dog positionsnumre på. Vil gerne komme med et bud på fordelingen af hvor meget der sælges/fremstilles af grundortoserne og de forskellige tillæg. Vil også gerne gennemgå tilbudsliste for om der er gengangere af tillæg. (Det er det samme mange steder). Dog vil et knæled der skal indarbejdes i titanium nogle gange tage meget længere tid end på en kulfiber. Dette kan ikke generelt lægges på grundortosens pris, da der kan være stor forskel på de enkelte tillæg. 9